Programa de Gestión Documental

Regresar a Portada

Regresar al Manual de Procedimientos de Autocontrol

Identificación

Cuadro de Identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual del Subproceso de Gestión Documental  Wiki Institucional		OM-PGD
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 23/08/2010	(DD-MM-AA) 07-09-2011	2	No Aplica

Nombre: Manual del Subproceso de Gestión Documental Wiki Institucional OM-PGD

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:  23/08/2010

Revisó: Comité de Calidad Septiembre de 2011

Autorizó: Comité de Calidad  Septiembre de 2011

Introducción

La gestión documental es un eje fundamental en la organización pues no solo pemite establecer, estandarizar y prolocolizar los diferentes actividades que se realizan sino también evidenciar los desempeños de cada servicio, cada vez se hace mas importante la gestión de la información que parte de un adecuado soporte documental, que contenga información veraz, completa, precisa, actualizada y acorde con las necesidades de la organización.

Para tal fin Oncomedic a ideado una serie de herramientas informativas en linea que permita acceder a la información en forma ágil y oportuna, como el archivo central o manual general de procesos y procedimientos institucionales wiki, el archivo de gestión  que se encuentra en su servidor y  el sistema operativo Oncolinux2 para el manejo de historias clínicas lo que ha permitido un gran desarrollo institucional tanto a nivel asistencial como a nivel administrativo.

Oncomedic ltda a estado implementando la filosofía del uso racional y apropiado de los recursos tanto físicos como humanos y tecnológicos apuntando sus esfuerzos a ser una institución con el menor uso del papel, lo que le permite mayor agilidad en muchas de sus actividades, esto sumado a la tendencia del trabajo colaborativo y el criterio firme de que el conocimiento es universal y fluctuante por lo que aporta herramientas para que sus diferentes usuarios puedan acceder y aportar la información, lo cual se traduce en procesos y procedimientos actualizados que permiten auditorías en tiempo real dando mayor eficiencia en la ejecución del que hacer institucional.

De este modo la información es asequible y ordenada,  permite integrar el trabajo del personal de las diferentes áreas facilitando el proceso de comunicación interna y externa.

La responsabilidad u obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de institucional, así como de su organización y conservación corresponde a cada uno de los funcionarios de Oncomedic ltda pero es liderada por el departamento de calidad institucional.

Es igualmente responsabilidad de todos los usuarios de Oncomedic trabajar sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, conscientes de la importancia de la gestión documental, no solo como la memoria institucional, sino por su importancia  legal y contractual de acuerdo al tipo de documento, por tal motivo se creo el programa de gestión documental, con el cual se pretende brindar una herramienta para el manejo de la información.

La gestión documental representa una tarea de vital importancia en el desarrollo institucional pues permite la adecuada ejecución de las tareas reduciendo errores dando mayor eficiencia y eficacia no solo en el actuar sino en el evidenciar la labor que cumple la institución.

Objetivos

Objetivo General

Proporcionar un sistema de gestión documental con  información relevante, completa, precisa, actual y veraz  para la organización, estableciendo los lineamientos generales que permitan facil acceso,  integridad, confidencialidad de los bienes documentales que custodia de acuerdo a los pricipios legales y filosofia de la institución, para que constituya fiel testimonio del que hacer y permita la comunicación de la información, de forma segura, clara, facilitando su uso apropiado de modo que  genere mayor productividad.

Objetivos  Específicos

• Formular e Implementar el Programa de Gestión Documental en Oncomedic ltda con el fin de cumplir con la normatividad vigente.
• Definir los Procedimiento de Gestión Documental , en términos  ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
•  Estructurar los Procedimientos de Gestión Documental, metodología y de modo que orienten armónicamente el desarrollo institucional.
• Seguir la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.
  
• Conservar en forma apropiada material documental institucional que permita establecer no solo el contexto histórico, sino también el legal, administrativo y documental.
  
• Garantizará el continuo acceso y actualización de los documentos institucionales
  
• Establecer los lineamiento confidencialidad de la información documental que lo requiera, así como velar por el estricto cumplimiento de esta disposición.
  
• Estimular a los usuarios internos y externos para el uso de las herramientas institucionales que permitan la actualización  y conservación de los valores documentales institucionales
• Identificar los documentos requeridos en cada uno de los puestos de trabajo, con el fin de optimizar su uso
• Verificar el cumplimiento de las reglas de manejo de los documentos
• Socializar los documentos institucionales en forma adecuada

Alcance

Las adecuada gestión de los documentos se aplicara en todas las dependencias de la empresa, y es responsabilidad de todo el personal cualquiera que sea la forma de contratación, a través de las diferentes acciones descritas en el presente programa, destinadas a promover y proteger la información institucional.

Tales disposiciones son de carácter permanente y su cumplimiento esta a cargo del comité del comité de calidad, con la colaboración y asesoría de instituciones encargadas de la vigilancia y el control, como de personas naturales y jurídicas que desarrollan actividades sobre el particular.

Marco Conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:

• Producción
  
• Recepción
  
• Distribución
  
• Consulta
  
• Organización
  
• Recuperación
  
• Disposición final de los documentos
  

Sustento Teórico

“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos:

• La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO)
• El Consejo Internacional de Archivos (CIA)” a nivel nacional Archivo Nacional .
  

La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y necesidad de búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión  documental que abrio la puerta a la posibilidad de digitalizar la información

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

La definición y reglamentación de las comunicaciones escritas es el punto de partida para estandarizar y reglamentar los procedimientos de la entidad y una de las fuentes mas importantes que permite la fluidez ce la comunicación, el adecuado control actualización y eficiencia de la ejecución.
Todas las dependencias de la Institución son fuentes productoras de información, independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas; de
la calidad con la que se elaboren depende el éxito y la buena imagen organizacional.
Las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de seriedad, por tanto, su presentación, su distribución y la correcta redacción y utilización de técnicas , garantizan que el mensaje llegue adecuadamente al destinatario.

Políticas de Gestión Documental

Garantizar una adecuado manejo del ciclo vital del documento, para ello la alta dirección asume el compromiso en los siguientes aspectos:

• Asignar a los empleados la responsabilidad de la adecuada gestión documental en cada una de sus áreas de trabajo.
  
• Brindar el tiempo para que todo el personal que ingrese vinculado o temporal, reciba la capacitación los documentos institucionales
  
• Suministrar a cada trabajador los elementos requeridos para la gestión documental, exigiendo el uso de los documentos en el desarrollo de la labor pero también propiciando los medios para crear conciencia del valor del documento.
  
• Incluir en las reuniones de la gerencia y otros grupos de trabajo, el análisis y la toma de decisiones la gestión documental
  
• Realizar los reportes requeridos a nivel interno y externo de forma oportuna
  
• Evaluar el desempeño de la gestión documental como base para el desarrollo, productividad y la calidad de la institución.
  

Responsable

Coordinación del Subproceso: La coordinación del programa de gestión documental, estará bajo responsabilidad del coordinador de calidad institucional, persona designada por la Gerencia ONCOMEDIC.

Funciones del Coordinador del Subproceso de Gestión Documental:

Sus funciones son entre otras:

• Programar y dar capacitación en lo referente a gestión documental institucional.
  
• Proponer a la Dirección, la adopción los diferentes documentos requeridos en las diferentes actividades institucionales
  
• Colaborar con los funcionarios en la redacción y verificación de los documentos institucionales.
  
• Llevar registros y estadísticas de los documentos institucionales
  

• Coordinar las actividades gestión documental

• Recopilar y analizar la documentación institucional

• Coordinar los recursos disponibles para cumplir con el cronograma de actividades.
• Programar inspecciones periódicas a los puestos y áreas de trabajo para verificar los correctivos o acciones tomadas
• Dar a conocer a la población trabajadora, las normas o procedimientos del Programa de Gestión Documental
• Promover conductas y comportamiento para establecer adecuado manejo del ciclo vital del documento
  
• Velar por el buen funcionamiento y marcha del equipo humano y técnico institucional en cuanto al manejo de la información.
• Coordinar en conjunto con los líderes de áreas o departamentos, los protocolos y normas de uso de los documentos
  
• Las demás que se requieran, en el marco de la normatividad legal vigente para los esquemas de gestión de documentos institucionales
  

Recursos del Subproceso de Gestión Documental

Para poder desarrollar y poner en funcionamiento el programa de gestión documental es necesario destinar los recursos indispensables para el cabal cumplimiento de estas actividades y funciones la institución cuenta con recursos propios, sin embargo es posible acceder a la información desde cualquier equipo con acceso a internet.

Recursos Humanos

La persona encargada de liderar el programa de gestión documental es el coordinador de calidad con el apoyo de el comité de calidad, sin embargo todos los funcionarios de la institución son responsables de la adecuada ejecución del programa de gestión documental.

Equipos y Elementos

Se cuenta con material escrito,  software y hardware para el desarrollo del programa.

Listado de Hardware
EQUIPOS	CARACTERISTICAS TECNICAS
Servidor Principal de plataforma Web	Se tiene servicio de Hosting en un servidor de Atlanta el cual brinda recursos de manejo en plataforma web.
Servidor Local	Equipo de Computo con una Board EI7, HD de un Tera y Ram de 16Mgb con conexion permanate a la red interna y externa de acceso interno por localhost y externo por ssh.
Equipos o estaciones de trabajo	Estas maquinas son catalogadas autonomas o dependientes esto varia desde el punto de vista de acceso grafico contando con procesos autonomos locales de Red.
SISTEMA DE RED
Moden de conexion a Web	Se cuenta con dos modenes por proovedores diferentes que permiten un acceso continuo a las plataformas web. Para una velocidad de 6 Gb.
Equipo de Balanceo	Es un equipo que hace laa interfaz entre los servidores de DNS y la red Interna es el encargado de dar DHCP internas.
Swiche de 36 puertos	Es el que se encarga de repartir e intercomunicar todas las estaciones de trabajo con el equipo de balanceo
Gabinete y proteccion de red	Es donde se almacenan los equipos anteriores y sale el cableado estructural especificacion 6 para hacer comunicaciones o por LAN o WLAN.
Equipos de Impresion
Kyocera KM2810	Maquina Multifuncional que permite el scaneo, copia e impresion de Documentos tipo tonner.
Epson 810	Maquina que apoya las tareaas de impresion de Facturacion y documentos administrativos.
Epson 300	Maquina que apoya las tareas de impesion de Farmacia y de Notas de Aplicacion.
Listado de Software
SOFTWARE	CARACTERISTICAS TECNICAS
Plataforma Web	En el servidor remoto se encuentra con plataformas SQL, PHP, SSH y HTML lo que le permite un acceso remoto y seguro.
Sistema operativo Local	Debian Version 6.0 en algunas maquinas esta con entorno escritorio y en otras esta solo acceso terminal. (Licencia_GNU)
Plataforma documental asistencial y administrativa	Oncolinux version 1.8 lo que permite accesso a las HC, Farmacia, Notas Clinicas y Facturacion. (Licencia_Oncolinux_13-22-2) y (Autorización de uso)
Plataforma documental administrativa y de Ofimatica	Se utiliza el servicio Apps de Google docs esto permite un manefo rapido, oportuno y en tiempo real de el manejo de los documentos.
Plataforma de Comunicacion	Sistema Apps de Google Chat que permite una interaccion permanente entre todos los funcionarios lo mismo que el manejo de dispositivos moviles.

Recursos Físicos

Se cuenta con salón de estantes y cajas para el archivo.

Recursos Financieros

Anualmente la gerencia y el área administrativa destina recursos para el desarrollo del programa de gestion documental

Descripción del Subproceso

Cuadro de Subprocesos:

Nombre del Subprocesoproceso	Gestion documental
Coordinador del Subproceso	Coordinador de calidad
Producto	Apropiado manejo de la documentacion institucional
Entrada	Requerimiento de documentales y documentos institucionales
Pasos	Produccion de documentos Recepcion y manejo de correspondencia Organizacion, consulta y recuperacion de la informacion Disposicion final de los documentos
Responsable del sub proceso	Jefe del area realiza el documento