Proceso de Producción de documentos

Regresar al Proceso de Gestión Documental

Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Proceso de Producción de Documentos  Wiki Institucional		OM-PGD01
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 23/08/2010	(DD-MM-AA) 16-12-2010	7	No Aplica

Nombre: Manual de Proceso de Producción de Documentos Wiki Institucional  OM-PGD01

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha: 23 AGOSTO 2010

Revisó: Comité de Calidad

Autorizó: Comite de calidad 07/09/2011

Introducción

En la acción diaria de Oncomedic ltda es necesario elaborar continuamente documentos de muy diversas características y con niveles jerárquicos de importancia diferentes, el objetivo de dichos documentos no es solo expresar el concepto institucional, si no también servir guía o de argumento legal o de evidencia de acciones cotidianas de nuestro desempeño.

La adecuada redacción de los documentos institucionales facilita el desempeño, por tal motivo se debe velar porque cada uno de ellos cumpla con el objetivo propuesto y las normas institucionales y nacionales de la gestión documental

Objetivo del Manual.

Establecer el referente conceptual y la metodologia para la elaboración de los diversos documentos institucionales

Marco conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:

• Producción
  
• Recepción
  
• Distribución
  
• Consulta
  
• Organización
  
• Recuperación
  
• Disposición final de los documentos
  

Sustento Teórico

La elaboración de un documento en terminos generales debe seguir un proceso que incluye cuatro etapas principales:

• Planeación
• Redacción
• Revisión
• Aprobación.

PLANEACIÓN

En la etapa de planeación, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:

• Definir el objetivo o propósito del documento
• Analizar al lector o grupo de lectores
• Decidir el tono del documento
• Definir el alcance y la amplitud del escrito
• Investigar y recolectar información
• Clasificar, analizar e interpretar la información
• Organizar la información mediante un bosquejo o “outline”
  
  
  

REDACCIÓN

• Primera versión del texto tomando en cuenta la planeación pero abierto a nuevas ideas o nueva información sin perder de vista el objetivo del documento, asimismo,  concéntrese más en el contenido que en la forma.
• Integrar las fuentes seleccionadas dentro del concepto institucional mediante cita textual, resumen
• Revisión preliminar verificando ortografia y presentación del documento

Revisión

La revisión de los documentos en oncomedic la realiza el comite de calidad o la persona delegada por este con el objetivo de verificar el cumplimiento del objetivo y de las normas propias de la gestión documental institucional, para tal fin se envia un comunicado donde se invita a leer el documento y se cita para su aprobación o modificación.

Autorización

A partir de la autorización el documento se considera patrimonio institucional

Descripción del Proceso

El proceso de emisión de documentos se realiza así:

• Un funcionario operativo u administrativo detecta la necesidad de un documento de cualquier índole
• El funcionario informa a el coordinador o coordinadores de su servicio la necesidad de dicho documento y discuten sobre los pro, contra y características del documento
• El coordinador de cada departamento presenta el proyecto  de la creación del nuevo documento especificando las características, alcance y necesidades para la escritura del documento
• El encargado de la sección documental aprueba el proyecto acepta las características propuestas e ingresa al listado maestro y a la wiki los datos de dicho documento como medida informativa del estado de dicho documento a fin de evitar duplicidad de esfuerzos, así mismo se define el encargado de la realización del mismo y se le informan los tiempos y requerimientos de dicho documento
• El encargado de la producción del documento, lo elabora en medio magnético y lo entrega al encargado de la gestión documental
• El encargado de gestión documental designa a un revisor para la evaluación del documento fijando criterios y tiempos para la misma
• El revisor aprueba o recomienda cambios al documento, e informa, en caso de no conformidad se solicita al redactor del documento las correcciones, cuando el documento cumpla con las recomendaciones del evaluador es devuelto al encargado de la gestión documental quien lo  envía a los integrantes del comité de calidad solicitando se revisión y aprobación
• El comité de calidad aprueba el documento.
• El encargado de gestión documental sube el documento a la wiki verifica se fidelidad e informa de ello a el redactor y revisores del texto con el fin de que verifiquen la fidelidad del mismo indicándoles que se cuenta con 8 días para modificaciones antes de considerar el documento como oficial
• Ante cualquier desviación en la calidad del producto se realiza informe y plan de mejoramiento y se procede a realizar las correcciones
• Una vez el documento es oficializado el encargado de la gestión documental informa al personal interesado sobre su publicación y la metodología utilizada para evaluar su conocimiento y ejecución.
• De ser necesario algún registro el encargado de gestión documental inicia un proceso igual al anteriormente descrito excepto en lo referente a la revisión por el comité de calidad a no ser que las características del registro así lo dispongan
• La incorporación o cambio de los registros no afecta la versión del documento oficial

Cuadro de Procesos:

Nombre del proceso	Proceso de producción de documentos
Coordinador del proceso	Coordinador de calidad
Producto	Documento claro, coherente con el concepto institucional
Entrada	Requerimiento de la redacción de un           documento
Pasos	Requerimiento de documentos Planeación de los requisitos del documento Redacción del documento Revisión del Documento Aprobación del documento.
Responsable del proceso	Jefe del area realiza el documento

Diagrama de Proceso

Procedimientos

Documentos Asistenciales
Documento	Descripción	Instrutivo de elaboración
Manual de Procesos	El conjunto de procedimientos relacionadas o que interactúan y transforman elementos de entrada (recursos) en resultados (salidas).	Procedimiento de Elaboración de Manuales
Manual de Procedimientos	Modo de ejecutar diversas actividades que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.
Manual de Actividades	Modo de ejecutar determinadas acciones puntuales que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una  acción especifica
Programas institucional		Procedimiento de Elaboración de Programas Institucionales
Sistema de Manejo de historia clínica]	Documento médico legal obligatorio y sometido a reserva, en el que se consignan cronológicamente las condiciones de salud del usuario, los actos médicos, procedimientos del equipo de salud, y documentos anexos del paciente	Procedimiento Manejo de Historia Clínica
Guías de manejo	Son “directrices elaboradas sistemáticamente para asistir a los clínicos y a los pacientes en la toma de decisiones sobre la atención sanitaria adecuada para problemas clínicos específicos”	Procedimiento de Evaluación y Adopción de Guias de Practica Clínica

Documentos Administrativos
Documento	Descripción	Instructivo de Elaboración	Documentos Oncomedic
Comunicaciones Internas y Externas	Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a los funcionarios de la Institución o a personas ajenas a la misma, sobre las decisiones adoptadas en un asunto determinado, o para solicitarles su actuación en determinado sentido o para el suministro de información. La jerarquía de las comunicaciones: conceptos, oficios, memorandos y notas internas.	Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas	Comunicaciones Internas y Externas Oncomedic
Reportes		Informes Ordinarios Requeridos por Entidades de Control	DIAN