Manual de Procedimiento de Elaboración de Manuales

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Procedimiento de Elaboración de Manuales Wiki Institucional		OM-PGD01A
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 23/08/ 2010	(DD-MM-AA)	1	No Aplica

Nombre

Manual de Procedimiento de Elaboración de Manuales Wiki Institucional OM-PGD01A

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

23 AGOSTO 2010

Revisó:

Comité de calidad

Autorizó:

Comité de Calidad  23 AGOSTO 2010

Introducción

ONCOMEDIC LTDA, se encuentra inmersa en la tarea constante de elaboración y actualización de sus procesos así como de los manuales que los documentan, el comité de calidad institucional integra la presente Guía Práctica para la Elaboración de Manuales de Procesos con el fin de estandarizar la presentación de los mismos.

De igual manera ONCOMEDIC LTDA ha venido implementando acciones de innovación y mejoramiento constante de la calidad basadas en la aplicación de metodologías vanguardistas en la gestión de recursos humanos físicos y tecnológicos, lo que ha permitido contar con estructuras orgánicas sustentadas en procesos de trabajo sistematizado que han generado nuevos productos y servicios, así como renovado constantemente los antiguos, bajo los principios de eficacia, eficiencia y calidad en beneficio de nuestros clientes, por tal razón y en aras de facilitar los procesos de integración de la información, adopta la herramienta de la wiki para tal fin.

El “Manual de Elaboración de Manuales”, tiene el propósito de servir de instrumento modelo en la elaboración y presentación de estos documentos. Para lograr este propósito, es indispensable la valiosa participación del personal responsable de la ejecución de los diversos procesos, ya que de esa forma contaremos con la experiencia y los conocimientos suficientes para identificar, enfrentar y resolver la problemática existente y garantizar la calidad de la operación.

Objetivos del Manual Elaboración de Manuales.

Objetivo General

El manual de elaboración de manules establece el marco metodológico para la elaboración, actualización, autorización de los manuales de ONCOMEDIC LTDA, para documentar los procesos clínicos y administrativos institucionales.

Objetivos Específicos:

1. Sustentar teórico-metodológicamente la elaboración y presentación de los Manuales.
2. Proporcionar una guía técnica-práctica que facilite la integración de los procesos operativos tanto en el área clínica como administrativa en el Sistema de Gestión de la Calidad de forma homogénea.
   

Marco Conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:

• Producción
  
• Recepción
  
• Distribución
  
• Consulta
  
• Organización
  
• Recuperación
  
• Disposición final de los documentos
  

Sustento Teórico

Estandarizar los manuales y con ello los procesos y procedimientos permite tener claridad en el que hacer de cada individuo reduciendo la posibilidad de errores mejorando así la calidad, de otro lado, establecer una metodología sistematizada para los manuales permite un actuar mas rápido y con mayor coherencia ante lo escrito y lo practico así como actuar de forma mas adecuada ante las posibles variaciones que puedan generarse
Los Manuales son instrumentos administrativos indispensables para apoyar la gestión de ONCOMEDIC LTDA, por ello deben incluir todos los componentes que intervienen en las diversas actividades, y constituirse en elementos fundamentales de que permiten la planear, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el trabajo.

En este contexto, los Manuales de ONCOMEDIC tienen como objetivos:

• Documentar las actividades de ONCOMEDIC LTDA.
• Delimitar la participación de las áreas de desempeño ( administrativo, asistencial).
• Contar con una descripción clara de la interacción de los procesos que de forma esquemática o con desagregación de actividades que facilite la comprensión del desarrollo y desempeño de los servicios sustantivos de ONCOMEDIC LTDA.
• Mejorar el desarrollo de las actividades rutinarias en todos los niveles, para propiciar la disminución de fallas u omisiones, el incrementar la productividad y calidad de los servicios ofrecidos.
• Establecer los criterios para la documentación correcta de los procedimientos operativos y favorecer la inclusión y secuencia de las actividades correspondientes a cada uno de los procesos, lo que permite el mejoramiento y desarrollo continuo de ONCOMDIC LTDA

Consideraciones Generales

Los conceptos de Proceso, Procedimiento son muy importantes en esta etapa de documentación, por ello, es necesario precisar su significado y características, para ONCOMEDIC:

Proceso:

El conjunto de procedimientos relacionadas o que interactúan y transforman elementos de entrada (recursos) en resultados (salidas).

Procedimiento:

La secuencia lógica de actividades que son realizadas para lograr un fin determinado, es la sucesión cronológica de tareas básicas que agregan valor al producto o servicio concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad administrativa o clínica para la realización de una función dentro de su ámbito de competencia.
A diferencia de los procesos,se requiere además de un diagrama de flujo, una descripción pormenorizada de las actividades a realizar, esto permite conocer el trabajo con el detalle suficiente para poder estandarizar la operación, con el fin de mantener niveles óptimos de calidad, eficiencia y eficacia.

Actividad

Modo de ejecutar determinadas acciones puntuales que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una  acción especifica 

Manuales de Procesos

Los manuales se integrarán con los siguientes apartados:

Identificación

Cuadro de identificación

El cuadro de identificación permite obtener la primera información del manual  incluye:

1. Logo institucional la casilla izquierda del cuadro.
   
2. Descripción de la unidad operativa (Administrativa o asistencial), Margen superior zona central
   
3. Nombre del manual enunciado con la primera letra de cada palabra en mayúscula, en la zona central inferior a la información de la unidad
   
4. Fecha de emisión, tomando en cuenta enunciarla día, mes y año en la zona central inferior
   
5. Fecha de actualización, tomando en cuenta enunciarla día, mes y año en la zona central inferior
   
6. Código se realiza utilizando un sistema alfanumerico
   
7. Versión indica la cantidad de modificaciones que a tenido el manual luego de su autorización inicial
8. Paginas este apartado se aprobó inicialmente pero no es aplicable para documentos publicados en la wiki

	Unidad		Código
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA)	(DD-MM-AA)

Nombre:

Se anotara el nombre del documento utilizando la primera letra de cada palabra en mayuscula

Elaboró:

Se anotará el nombre  de la persona o de  unidad responsable que haya elaborado el documento / procedimiento asi como la fecha de su oficialización.

Revisó:

Se anotará el nombre del comité de calidad o el comité evaluador del documento y la fecha de la ultima  revisión, para tal fin se llenara el formato de verificación del manual.

Autorizó:

Se anotará el nombre del comité de calidad o el comité que autoriza el documento y la fecha de la Autorización de la versión, en constancia se firma el acta de verificación y aprobación del mismo y se guarda en el archivo institucional

Introducción

El propósito de la introducción es explicar al lector del manual los motivos que se persiguen con él, indicar su contenido y la forma en que deberá utilizarse y actualizarse, asimismo, señalar las áreas que participaron en su elaboración, si es el caso.

Considere los siguientes lineamientos para elaborar la introducción:

• La redacción debe ser concisa y clara.

• Se recomienda elaborarse en un máximo de dos párrafos.

• Deberá incluir información acerca del ámbito de su aplicación y de quienes son los destinatarios o usuarios del manual.

Objetivo del Manual.

Es la expresión cualitativa de los propósitos que pretende alcanzar, la unidad administrativa o clínica con la aplicación del manual, el objetivo debe responder a las preguntas: ¿qué?, ¿mediante que? y ¿para que?

El objetivo deberá iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.

Debe incluir el objetivo general y los objetivos específicos

Marco conceptual

Sustento legal:

En el que se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos jurídico - administrativos en vigencia, que se utilizan en la ejecución de los procesos, sub-procesos y procedimientos operativos, considerar exclusivamente los más importantes y que influyen directamente.

El orden de aparición de los ordenamientos será el siguiente:

• Constitución Política de Colombia

• Leyes

• Reglamentos

• Decretos

• Acuerdos

• Documentos normativos (Normas, lineamientos, programas y proyectos institucionales, manuales, guías, y catálogos, entre otros).

• Otras disposiciones aplicables (se anotarán los documentos que por su naturaleza, no pueden ser incluidos en la clasificación anterior).

Los ordenamientos deberán presentarse cronológicamente y se citará el numero de título, capítulo, artículo, fracción y letra del inciso con las descripciones correspondientes, la fecha de expedición o bien de publicación en el Diario Oficial.

Sustento teórico

Reúne información adicional que se requiere para documentar el manual

Descripción del Proceso

Un proceso es un conjunto de actividades o eventos coordinados que se realizan alternativa o simultáneamente un fin de producir un bien o servicio de acuerdo a objetivos previamente establecidos, mediante la utilización racional de recursos humanos, materiales, técnicos y financieros
Cualquier proceso tiene diversas fases:

• Planeación
• Organización
• Dirección
• Control.
  

Sin embargo en los manuales de procesos de Oncomedic ltda quedara plasmada su organización dirección y control debido a que la fase de planeación se lleva a cabo previamente a la documentación del mismo.

Cuadro de Procesos:

Nombre del proceso
Coordinador del proceso
Producto
Entrada
Pasos
Responsable del proceso

Diagrama de proceso

El diagrama de flujo de las actividades que integran cada proceso se presentará indicando las unidades administrativas o clínica a la que corresponda. El diagrama se elaborará con base en la secuencia de las actividades, la toma de decisiones, la simbología definida más adelante y deberá ser acorde con la descripción del proceso.

En la primera columna de la izquierda se da inició al proceso. El trazo inicia de arriba hacia abajo y de izquierda hacia la derecha; posteriormente el flujo puede retroceder dependiendo del proceso.

Para elaborar este diagrama se deben observar los siguientes lineamientos:

a) Describir conjuntos, de procedimientos requeridos para la realización de los procesos, es decir, elaborar un panorama general pero suficiente para comprender el trabajo integral que se realiza en la unidad administrativa o clínica correspondiente.

b) Indicar, en su caso, las instancias internas y/o externas que intervienen o participan en el proceso, etc.

1.- Comience con el trazo de columnas con líneas delgadas, en los encabezados de éstas anote las unidades administrativas en orden de participación de izquierda a derecha, donde el primer participante inicia la acción.
2.- Estandarice las dimensiones de sus hojas dejando espacio suficiente en cada columna, dependiendo del número de áreas que intervienen.
3.- Trace las líneas del flujo del proceso fuertes, utilizando las puntas de las flechas para indicar la dirección del flujo en cada sección del rayado.
4.- Si el flujo retrocede muestre como lo hace, utilizando las flechas o conectores de actividad, no repita el nombre del área participante en otra columna.
5.- Dibuje los símbolos de un mismo tamaño.
6.- Numere cada actividad del flujo, esta numeración debe corresponder con la del apartado
7.- Describa en lenguaje telegráfico cada actividad (el detalle de la actividad quedará establecida en la Descripción del proceso, por lo que no debe hacer una transcripción en los símbolos del diagrama).
8.- Incluya gráficamente en cada actividad los formatos que elabora, recibe y/o proporciona a otras áreas o los que archiva, señalando el número y cual es su distribución.
9.- Muestre la conexión con otros procesos, con sistemas computarizado.

Tabla de Convenciones de Diagrama de Flujo

Manuales de Procedimientos

Como se ha establecido, los procesos se integran con procedimientos los cuales se pueden realizar de manera secuencial o paralela y en ambos casos contribuirán a cumplir el objetivo del proceso.
Los procedimientos se definirán a partir de los productos o servicios que proporcione el área y que además tenga el sustento funcional.
Considerando lo anterior, se definirán los componentes que integran cada uno de los procedimientos del proceso y que se indican a continuación.

Identificación

Cuadro de identificación

El cuadro de identificación permite obtener la primera información del manual  incluye:

1. Logo institucional la casilla izquierda del cuadro.
   
2. Descripción de la unidad operativa (Administrativa o asistencial), Margen superior zona central
   
3. Nombre del manual enunciado con la primera letra de cada palabra en mayúscula, en la zona central inferior a la información de la unidad
   
4. Fecha de emisión, tomando en cuenta enunciarla día, mes y año en la zona central inferior
   
5. Fecha de actualización, tomando en cuenta enunciarla día, mes y año en la zona central inferior
   
6. Código se realiza utilizando las primeras letras de cada manual en la zona superior izquierda del cuadro
7. Versión indica la cantidad de modificaciones que a tenido el manual luego de su autorización inicial
8. Paginas este apartado se aprobó inicialmente pero no es aplicable para documentos publicados en la wiki

	Unidad		Código
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA)	(DD-MM-AA)

Nombre:

Se anotara el nombre del documento utilizando la primera letra de cada palabra en mayúscula

Elaboró:

Se anotará el nombre  de la persona o de  unidad responsable que haya elaborado el documento / procedimiento asi como la fecha.

Revisó:

Se anotará el nombre del comité de calidad o el comité evaluador del documento y la fecha de la revisión, para tal fin se llenara el formato de verificación del manual.

Autorizó:

Se anotará el nombre del comité de calidad o el comité que autoriza el documento y la fecha de la Autorización, en constancia se firma el acta de verificación y aprobación del mismo y se guarda en el archivo institucional

Introducción

El propósito de la introducción es explicar al lector del manual los motivos que se persiguen con él, indicar su contenido y la forma en que deberá utilizarse y actualizarse, asimismo, señalar las áreas que participaron en su elaboración, si es el caso.

Considere los siguientes lineamientos para elaborar la introducción:

• La redacción debe ser concisa y clara.

• Se recomienda elaborarse en un máximo de dos párrafos.

• Deberá incluir información acerca del ámbito de su aplicación y de quienes son los destinatarios o usuarios del manual.

Objetivo del Manual.

Es la expresión cualitativa de los propósitos que pretende alcanzar, la unidad administrativa o clínica con la aplicación del manual, el objetivo debe responder a las preguntas: ¿qué?, ¿mediante que? y ¿para que?

El objetivo deberá iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.

Debe incluir el objetivo general y los objetivos específicos

Descripción de los Procedimientos

Es la narración objetiva de las actividades que integran el Procedimiento en secuencia cronológica y organizada expresada de manera clara, que permite al personal comprenderlas, seguirlas y aplicarlas.
En esta descripción de las actividades, se deberán manifestar, las fases de Planeación,Desarrollo, Evaluación y Mejora, del producto o servicio. Dicha descripción se puede realizar en el siguiente nivel de detalle:
2.- Describir actividad con un adecuado grado de detalle, para la descripción se deben observar los siguientes lineamientos:
1) Utilizar verbos conjugados en el tiempo presente de tercera persona en singular,por ejemplo, prepara, envía, analiza, desarrolla, por citar algunos.
2) Redactar cada oración o frase en orden lógico, esto es, primero el verbo y luego
el complemento.
3) De preferencia utilizar oraciones o frases cortas.
4) Usar palabras sencillas y evitar tecnicismos.
5) Evitar en lo posible incluir actividades que no agregan valor como recibir, enviar, registrar, por citar algunas.
6) En la medida de lo posible no utilizar abreviaturas.

• Una buena descripción de actividades responderá las siguientes preguntas:
¿Quién? (unidad administrativa o puesto responsable de ejecutarla)
¿Cómo?...
¿Cuándo?...
¿Con qué?...
¿Dónde?
Cuando así lo requiera el procedimientos, se deberán anexar las Instrucciones de Trabajo que se especifiquen en la descripción de actividades.

Cuadro de Procedimientos

Nombre del Procedimiento.
Producto
Responsable
Alcance
Pasos

Producto

Describe lo que se pretende lograr al efectuar el procedimiento.

Responsable

Se anotará el nombre del puesto en quien recae la responsabilidad operativa del
procedimiento, es necesario para una mejor identificación, anotar también el nombre de la unidad administrativa o clínica de adscripción.

Alcance

Es la delimitación del procedimiento, deben señalarse la primera y última actividad que se realizan, a fin de diferenciar claramente las áreas, aspectos o rubros que cubrirá, de aquellos que están fuera y por consiguiente formen parte de otro procedimiento. También se puede describir brevemente a quienes aplica y/o está enfocado, así como las áreas involucradas en su desarrollo.

Pasos

Son criterios de acción elegidos para guiar la toma de decisiones en la operación de los Procedimientos, sirven para orientar el desarrollo de sus actividades y para resolver problemas repetitivos. Se escribirán en este apartado, clasificándolos y ordenándolos siguiendo el ciclo lógico del procedimiento.

Formatos

En este apartado se colocan los formato que se requieren para los seguimientos de procedimientos

Los formatos deben llevar cuadro de identificación 

En los manuales se tendra tambien la evidencia de la aplicación de los formatos y de ser necesario evidencia fisica de su ejecución mediante actas

Manuales de actividades

Los manuales se integrarán con los siguientes apartados:

Identificación

Cuadro de identificación

El cuadro de identificación permite obtener la primera información del manual  incluye:

1. Logo institucional la casilla izquierda del cuadro.
   
2. Descripción de la unidad operativa (Administrativa o asistencial), Margen superior zona central
   
3. Nombre del manual enunciado con la primera letra de cada palabra en mayúscula, en la zona central inferior a la información de la unidad
   
4. Fecha de emisión, tomando en cuenta enunciarla día, mes y año en la zona central inferior
   
5. Fecha de actualización, tomando en cuenta enunciarla día, mes y año en la zona central inferior
   
6. Código se realiza utilizando un sistema alfanumerico
   
7. Versión indica la cantidad de modificaciones que a tenido el manual luego de su autorización inicial
8. Paginas este apartado se aprobó inicialmente pero no es aplicable para documentos publicados en la wiki

	Unidad		Código
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA)	(DD-MM-AA)

Nombre:

Se anotara el nombre del documento utilizando la primera letra de cada palabra en mayuscula

Elaboró:

Se anotará el nombre  de la persona o de  unidad responsable que haya elaborado el documento / procedimiento asi como la fecha.

Revisó:

Se anotará el nombre del comité de calidad o el comité evaluador del documento y la fecha de la revisión, para tal fin se llenara el formato de verificación del manual.

Autorizó:

Se anotará el nombre del comité de calidad o el comité que autoriza el documento y la fecha de la Autorización, en constancia se firma el acta de verificación y aprobación del mismo y se guarda en el archivo institucional

Introducción

El propósito de la introducción es explicar al lector del manual los motivos que se persiguen con él, indicar su contenido y la forma en que deberá utilizarse y actualizarse, asimismo, señalar las áreas que participaron en su elaboración, si es el caso.

Considere los siguientes lineamientos para elaborar la introducción:

• La redacción debe ser concisa y clara.

• Se recomienda elaborarse en un máximo de dos párrafos.

• Deberá incluir información acerca del ámbito de su aplicación y de quienes son los destinatarios o usuarios del manual.

Objetivo del Manual.

Es la expresión cualitativa de los propósitos que pretende alcanzar, la unidad administrativa o clínica con la aplicación del manual, el objetivo debe responder a las preguntas: ¿qué?, ¿mediante que? y ¿para que?

El objetivo deberá iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.

Debe incluir el objetivo general y los objetivos específicos

Descripción de la Actividad

Un proceso es un conjunto de actividades o eventos coordinados que se realizan alternativa o simultáneamente un fin de producir un bien o servicio de acuerdo a objetivos previamente establecidos, mediante la utilización racional de recursos humanos, materiales, técnicos y financieros
Cualquier proceso tiene diversas fases:
Planeación.
Organización.
Dirección.
Control.

Sin embargo en los manuales de procesos de Oncomedic ltda quedara plasmada su organización dirección y control debido a que la fase de planeación se lleva a cabo previamente a la documentación del mismo.

Cuadro de Actividad:

Nombre del proceso
Coordinador del proceso
Producto
Entrada
Pasos
Responsable de la actividad

 Anexos

En este apartado se colocan todos los enlaces o anexos requeridos en el proceso, procedimiento o actividad

Formatos de verificación

En este apartado se colocan los formato que se requieren para los seguimientos de procedimientos tales como:

• Actas
• Formularios
• Registros 
• Encuestas
• Rótulos y etiquetas

Los formatos deben llevar cuadro de identificación
En los manuales se tendrá también la evidencia de la aplicación de los formatos y de ser necesario evidencia física de su ejecución mediante actas firmadas

Autorización y actualización de los Manuales de Procedimientos

Autorización

Una vez elaborados los Manuales de Procedimientos, los responsables procederán conforme a lo siguiente:

a) Deberán presentarlo al comité de calidad para revisión y firmas pertinente para tal fin se utilizara el Formato Verificador de Manuales

Modificación

La operación de los Procesos y Procedimientos será evaluada permanentemente con el propósito de incorporar mejoras que contribuyan a elevar la calidad de los servicios que éstos generan.
Estas acciones de mejora continua se realizan por lo general a nivel de Procedimiento y para su formalización se observarán los siguientes lineamientos:

• Los responsables de los procedimientos recogerán las opiniones y recomendaciones. Una vez analizadas las modificaciones que son factibles de implantar, se realizara la propuesta de modificación que incluye:
- Descripción y alcance de las mejoras
- Beneficios para los clientes y para la operación del procedimiento
• La solicitud de modificación y la propuesta se presentarán al comité de calidad Institucional, quien procederá a su análisis y emitirá el dictamen correspondiente.

Formato Verificador del Manual de Procedimiento de Elaboración de Manuales