Procedimiento de Elaboración de Programas Institucionales

Regresar al Proceso de Elaboración de Documentos

Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Procedimiento de Elaboración de Programas  Wiki Institucional		OM-PGD01B
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 23/08/2010	(DD-MM-AA) No aplica	1	No Aplica

Nombre

Manual de Procedimiento de Elaboración de Programas Wiki Institucional  OM-PGD01

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

23 AGOSTO 2010

Revisó:

Comité de Calidad

Autorizó:

Comite de calidad 

Introducción

El programa es una secuencia ordenada de acciones necesarias para operar, gestionar, administrar, promover, ejecutar un plan organizacional, requiere de la selección de fines  y  medios para obtenerlos.

Objetivos

Establecer los lineamientos fundamentales que se deben seguir en la redacción de un programa

Marco Conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:

• Producción
  
• Recepción
  
• Distribución
  
• Consulta
  
• Organización
  
• Recuperación
  
• Disposición final de los documentos
  

Sustento Teórico

Los programas institucionales se integrarán con los siguientes apartados:

Identificación

Cuadro de identificación

El cuadro de identificación permite obtener la primera información del manual  incluye:

1. Logo institucional la casilla izquierda del cuadro.
   
2. Descripción de la unidad operativa (Administrativa o asistencial), Margen superior zona central
   
3. Nombre del manual enunciado con la primera letra de cada palabra en mayúscula, en la zona central inferior a la información de la unidad
   
4. Fecha de emisión, tomando en cuenta enunciarla día, mes y año en la zona central inferior
   
5. Fecha de actualización, tomando en cuenta enunciarla día, mes y año en la zona central inferior
   
6. Código se realiza utilizando un sistema alfa-numérico
   
7. Versión indica la cantidad de modificaciones que a tenido el manual luego de su autorización inicial
8. Paginas este apartado se aprobó inicialmente pero no es aplicable para documentos publicados en la wiki

	Unidad		Código
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA)	(DD-MM-AA)

Nombre:

Se anotara el nombre del documento utilizando la primera letra de cada palabra en mayuscula

Elaboró:

Se anotará el nombre  de la persona o de  unidad responsable que haya elaborado el documento / procedimiento asi como la fecha de su oficialización.

Revisó:

Se anotará el nombre del comité de calidad o el comité evaluador del documento y la fecha de la ultima  revisión, para tal fin se llenara el formato de verificación del manual.

Autorizó:

Se anotará el nombre del comité de calidad o el comité que autoriza el documento y la fecha de la Autorización de la versión, en constancia se firma el acta de verificación y aprobación del mismo y se guarda en el archivo institucional

Introducción

El propósito de la introducción es explicar al lector del programa los motivos que se persiguen con él, indicar su contenido y la forma en que deberá utilizarse y actualizarse, asi mismo, señalar las áreas que participaron en su elaboración, si es el caso.

Considere los siguientes lineamientos para elaborar la introducción:

• La redacción debe ser concisa y clara.

• Se recomienda elaborarse en un máximo de dos párrafos.

• Deberá incluir información acerca del ámbito de su aplicación y de quienes son los destinatarios o usuarios del manual.

Objetivo del Programa.

Es la expresión cualitativa de los propósitos que pretende alcanzar, la unidad administrativa o clínica con la aplicación del manual, el objetivo debe responder a las preguntas: ¿qué?, ¿mediante que? y ¿para que?

El objetivo deberá iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.

Debe incluir el objetivo general y los objetivos específicos

Marco conceptual

Sustento legal:

En el que se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos jurídico - administrativos en vigencia, que se utilizan en la ejecución de los procesos, sub-procesos y procedimientos operativos, considerar exclusivamente los más importantes y que influyen directamente.

El orden de aparición de los ordenamientos será el siguiente:

• Constitución Política de Colombia

• Leyes

• Reglamentos

• Decretos

• Acuerdos

• Documentos normativos (Normas, lineamientos, programas y proyectos institucionales, manuales, guías, y catálogos, entre otros).

• Otras disposiciones aplicables (se anotarán los documentos que por su naturaleza, no pueden ser incluidos en la clasificación anterior).

Los ordenamientos deberán presentarse cronológicamente y se citará el numero de título, capítulo, artículo, fracción y letra del inciso con las descripciones correspondientes, la fecha de expedición o bien de publicación en el Diario Oficial.

Sustento teórico

Reúne información adicional que se requiere para documentar el manual

Políticas

Orienta ideológicamente  la toma de decisiones para la consecución de los objetivos organizacionales, debe ser descrito en términos claros precisos y concisos

Organización del Programa

Coordinación del programa

Enuncia el cargo del funcionario encargado de coordinar el programa.

Funciones del Coordinador del Programa

Describe en forma precisa y clara las funciones que debe cumplir el funcionario encargado de la ejecución del programa

Campo De Aplicación

Enuncia las dependencias o departamentos que están involucrados en el desarrollo del programa