Proceso de Organización de la Información

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información Wiki Institucional		OM-PGD03
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 16-12-2010	7	No Aplica

Nombre

Manual de Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información Wiki Institucional OM-PGD03

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

5 de Noviembre de 2008

Revisó:

Comité de calidad Diciembre de 2008

Autorizó:

Comité de Calidad  diciembre de 2008

Introducción

Ante la gran cantidad de información que poseen las entidades de salud se hace necesario establecer la metodología para la adecuada organización de la información que permita acceder a ella en el momento en que se requiere de modo que el documento sea un instrumento vivo dentro de la institución y no simplemente un requisito obsoleto.

Objetivo del Manual.

Describir el manejo de la organización de los documentos de Oncomedic ltda

Marco conceptual

Sustento  Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

Sustento Teórico

Oncomedic cuenta con múltiples instrumentos para el adecuado manejo de la información, la mayoría de ellos son de tipo digital, y se permite el acceso vía internet lo que da la posibilidad de cumplir con los requisitos de ley o administrativos, cada vez mas instituciones permiten el suministro de información digital, sin embargo aun estamos lejos de lograr el objetivo de reducción de los documentos  físicos

La digitalización de la información es un reto, no solo por la resistencia de muchos sectores de la sociedad, incluyendo las entidades de control, si no también por las limitaciones propias de la tecnología con la que disponemos, esta labor titánica a sido de vital importancia para Oncomedic y representa una de sus fortaleza pues invita al trabajo colaborativo, a la actualización de los documentos y a la eficiencia y eficacia en el actuar

Los instrumentos usados para la organización documental son:

Wiki Institucional

Correo Electrónico Institucional

Sistema Digital de Manejo de Historias Clínicas Oncolinux

Descripción del Proceso

 Dentro de la filosofía de reducción del papel Oncomedic a planteado el siguiente procedimiento para el manejo de la información: se debe determinar el tipo de documento que se tiene, la ubicación dentro de el ambiente digital de la institución y el archivo físico del documento de acuerdo con la características del mismo, dentro del proceso de organización a demás del reconocimiento de la plataforma en la cual se va a ubicar es importante que cada documento cumpla con la características de codificación y archivo apropiadas

Cuadro de Proceso

Nombre del Proceso.	Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información
Coordinador del proceso	Oficina de Calidad Institucional
Producto	Adecuado manejo documental
Entrada	Documento interno o externo que requiere ser organizado dentro de la información institucional
Pasos	Clasificación del documento Codificación del documento Ubicación dentro de el ambiente digital de la institución Archivo Físico Búsqueda de la información dependiendo de las características del documento
Responsables del proceso	Coordinador de calidad

Anexos

Cuadro de  Codificación de documentos de oncomedic

Primera Raiz

Segunda Raiz

Tercera Raiz

Cuarta Raiz

OM

Documento de Oncomedic ltda

Procesos Misionales

CE

Servicio Misional Consulta Especializada

01

Pre-Consulta Oncologica

02

Consulta por Internet

03

Consulta por Oncología

04

Consulta por Hematología

05

Consulta por Ginecología Oncológica

06

Consulta por Cirugía Oncológica

07

Consulta por Oncología Oral

08

Consulta Farmacológica

09

Consulta de Transcripción de Historias Clínicas

SA

Servicio Misional de Soporte Asistencial y Enfermería

01

Educación y Diagnostico Precoz del Cáncer

02

Atención de Soporte en Enfermería del Paciente Oncológico

03

Toma de Signos Vitales e Intervenciones durante la Consulta

04

Aplicación de Medicamentos

05

Aplicación de Medicamentos Oncológicos

06

Atención de Urgencias en la Sala de Aplicación

07

Atención de Otras Urgencias Oncologicas

SF

Servicio Misional farmaceutico

01

Selección de Medicamentos

02

Proceso de Atención Farmacéutica

A

Dispensación Farmacéutica

B

Procedimiento de Evaluación del Servicio de Dispensación

C

Seguimiento Farmacéutico Personalizado

03

Procesos de Fármaco-Vigilancia

A

Diagnostico Institucional de la Gestión de Medicamentos

B

Manual de Procedimiento de Clasificación de PRM y PRUM y medidas de control

04

Procesos Control de Fármaco-Dependencia

05

Proceso de Adquisición y Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos

06

Proceso de Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos

A

Manual de Procedimiento de Almacenamiento de Insumos Hospitalarios

B

Manual de Procedimiento de Almacenamiento de Dispositivos

07

Proceso de Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos

A

Medicamentos (Unidosis) Hacia El Servicio De Enfermería de la IPS

B

Medicamentos (Unidosis) Hacia El Servicio De Hospitalización de IPS

C

Nutriciones Parenterales de la UCI IPS

08

Procesos de Farmacotecnia

A

Procedimiento de Ingreso al Area Biolimpia

B

Procedimiento Limpieza de Material Para Ingreso al Area Biolimpia

C

Procedimientos de Elaboración de Productos

1

Cronología de Trabajo

2

Adulto

3

Pediátrica

4

Ácido Zolédronico

5

Bevazucimab

6

Bleomicina

7

Bortezomib

8

Carboplatino

9

Ciclofosfamida

10

Cisplatino

11

Citarabina

12

Dacarbazina

13

Daunorrubicina

14

Docetaxel

15

Doxorrubicina

16

Doxorrubicina Liposomal

17

Eculizumab

18

Epirrubicina

19

Etopósido

20

Fluoracilo

21

Folinato de calcio

22

Gemcitabina

23

Ibandronato

24

Ifosfamida

25

Idarrubicina

26

Irinotecan

27

Mesna

28

Metetrotexato

29

Mitoxantrona

30

Oxaliplatino

31

Paclitaxel

32

Rituximab

33

Tocilizumab

34

Topotecan

35

Trabectidina

36

Trastuzumab

37

Vinblastina

38

Vincristina

39

Vinorelbina

40

Aciclovir

41

Amikacina

42

Ampicilina + Sulbactam

43

Cefalotina

44

Cefazolina

45

Cefepime

46

Cefoperazon

47

Cefoperazon + Sulbactam

48

Cefotaxime

49

Cefradina

50

Ceftazidime

51

Ceftriaxona

52

Ciprofloxacino

53

Claritromicina

54

Clindamicina

55

Doxiciclina

56

Gentamicina

57

Imipenem

58

Meropenem

59

Metronidazol

60

Oxaciclina

61

Peniciliana Benzatinica

62

Penicilina Cristalina(UI)

63

Piperacina + Tazobactam

64

Trimetropim Sulfametoxasol

65

Vancomicina

66

Clemastina

67

Cloruro de sodio

68

Cloruro de potasio

69

Gluconato de Calcio

70

Dexametasona

71

Furosemida

72

Heparina Sodica

73

Hidrocortisona

74

Sulfato de magnesio

75

Metoclopramida

76

Ondansetron

77

No Oncológicas Ranitidina

D

Elaboración Dosis Unitaria

E

Elaboración de Nutriciones Parenterales

F

Elaboración de Magistrales y Extemporaneas

1

Preparación de Agua con Conservantes

2

Base para Pomada

3

Jarabe Simple

4

Base para Crema

5

Buffer Citrato

6

Buffer Fosfato

7

Carboximetilcelulosa al 1 %

8

Vehículos para las Suspensiones

9

Base Gel

10

Magistrales Liquidas

G

Despeje de Area

H

Manejo de visitantes

I

Elaboración de Etiquetas

9

Gestión de Calidad del Servicio Farmacéutico

A

Manual de Procedimiento Auditoria en la Selección de Medicamentos

B

Manual de Procedimiento Auditoria en el Almacenamiento de Medicamentos

SS

Proceso Misional de Prestación de Servicios Administrativos Salud@rte

SC

Servicio Misional de Consultoría Salud@rte

BS

Procesos de Bioseguridad y Control de Infecciones

01

Procedimiento de Lavado de Manos

02

Manual Procedimiento de Uso de Equipo de Protección Personal Wiki Institucional

03

Proceso de Aseo Limpieza y Desinfección de los Servicios.

A

Procedimiento de Selección y Uso de Desinfectantes Según Ficha de la Secretaria de Salud Distrital de Bogota.Adaptada para Salud@rte Oncomedic

1

Actividad de Aplicación del Producto

B

Manual Procedimiento de Limpieza de Area

1

Limpieza de Central de Mezclas

1a

Limpieza de Cabina de Flujo Laminar

2

Limpieza de Sala de Aplicación de Medicamentos

2a

Limpieza Bombas de Infusión

3

Limpieza de Consultorio de Oncologia Oral

3a

Limpieza, Desinfección y Esterilización de Instrumentos de Oncologia Oral

4

Limpieza de Areas B

5

Limpieza de Areas C

6

Limpieza de Areas D

7

Limpieza de Areas de Deposito de Desechos

RC

Procesos de Referencia y Contrareferencia

IU

Procesos de Información al Usuario

Procesos Administrativos

TH

Proceso Administrativo de Gestión de Talento Humano

-C01

Código de Ética y Buen Gobierno

-R01

Reglamento Interno de Trabajo

-P01

Programa de Salud Ocupacional

A

Proceso de Manejo de Accidentes Laborales

B

Proceso de Manejo de Accidentes Laborales Con Materiales que Representan Riesgo Biológico

-R02

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

-S01

Subprograma de Medicina Preventiva

A

SISTEMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA PARA LA PREVENCIÓN DE LESIONES OSTEOMUSCULARES

-S02

Subprograma de Seguridad Industrial:

-S03

Subprograma de Higiene Industrial

01

Funciones de Personal

02

Selección de Personal

03

Manual de Capacitaciones

AF

Manual Proceso de Gestión de Ambiente Físico Wiki Institucional

01

Manejo Inventario

02

Manual de Mantenimiento de Equipos Wiki Institucional

-P01

Programa de Gestión de Residuos Hospitalarios

A

Segregación de Residuos

03

Limpieza de Areas Generales

04

Inventario de Servicios Publicos y Manejo de Eventualidades Wiki Institucional

GC

Procesos de Gestión de la Calidad

01

Proceso de Autocontrol

02

Procesos de Auditoría Interna

-P01

Manual Procedimiento de PAMEC Wiki Institucional

-SP01

Sub Proceso de Auditoría de Servicios

A

Oportunidad en Consulta Especializada

B

Oportunidad en la Asignación de Citas Para Tratamiento de Quimioterapia

C

Oportunidad en Tratamiento de Radioterapia

D

Oportunidad en la Entrega de Medicamentos

E

Auditoría de Calidad de Historias Clínicas

F

Auditoría de Tasa de Satisfacción Global

G

Procedimiento de Auditoría de Respuesta

03

Auditoría Externa

CO

Procesos Administrativos de Contratación

01

Contratación de Personal

02

Contratación de Proveedores

A

Inscripción de Proveedores

B

Procedimiento de Evaluación y Selección del Proveedor

C

Procesos de Evaluación de Los Servicios del Proveedores Wiki Institucional

SS

Procesos Administrativos de Sistematización

FI

Procesos Administrativos Financiera

01

Facturación

02

Gestión de Glosas

03

Recaudo de Cartera

04

Conciliaciones

05

Cobro Juridico

06

Compras

07

Pagos y Egresos

-PGD

Programa de Gestión Documental

01

Producción de Documentos

A

Elaboración de Manuales

B

Manejo de Historias Clínicas

C

Evaluación y Adopción de Guias de Manejo

E

Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas

02

Recepción y Distribución de Documentos

03

Organización de la información

04

Disposición Final de Información

Formato Verificador de Manual Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información