Proceso de Organización de la Información

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información Wiki Institucional		OM-PGD03
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 16-12-2010	7	No Aplica

Nombre

Manual de Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información Wiki Institucional OM-PGD03

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

5 de Noviembre de 2008

Revisó:

Comité de calidad Diciembre de 2008

Autorizó:

Comité de Calidad  diciembre de 2008

Introducción

Ante la gran cantidad de información que poseen las entidades de salud se hace necesario establecer la metodología para la adecuada organización de la información que permita acceder a ella en el momento en que se requiere de modo que el documento sea un instrumento vivo dentro de la institución y no simplemente un requisito obsoleto.

Objetivo del Manual.

Describir el manejo de la organización de los documentos de Oncomedic ltda

Marco conceptual

Sustento  Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

Sustento Teórico

Oncomedic cuenta con múltiples instrumentos para el adecuado manejo de la información, la mayoría de ellos son de tipo digital, y se permite el acceso vía internet lo que da la posibilidad de cumplir con los requisitos de ley o administrativos, cada vez mas instituciones permiten el suministro de información digital, sin embargo aun estamos lejos de lograr el objetivo de reducción de los documentos  físicos

La digitalización de la información es un reto, no solo por la resistencia de muchos sectores de la sociedad, incluyendo las entidades de control, si no también por las limitaciones propias de la tecnología con la que disponemos, esta labor titánica a sido de vital importancia para Oncomedic y representa una de sus fortaleza pues invita al trabajo colaborativo, a la actualización de los documentos y a la eficiencia y eficacia en el actuar

Los instrumentos usados para la organización documental son:

Wiki Institucional

Correo Electrónico Institucional

Sistema Digital de Manejo de Historias Clínicas Oncolinux

Descripción del Proceso

 Dentro de la filosofía de reducción del papel Oncomedic a planteado el siguiente procedimiento para el manejo de la información: se debe determinar el tipo de documento que se tiene, la ubicación dentro de el ambiente digital de la institución y el archivo físico del documento de acuerdo con la características del mismo, dentro del proceso de organización a demás del reconocimiento de la plataforma en la cual se va a ubicar es importante que cada documento cumpla con la características de codificación y archivo apropiadas

Cuadro de Proceso

Nombre del Proceso.	Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información
Coordinador del proceso	Oficina de Calidad Institucional
Producto	Adecuado manejo documental
Entrada	Documento interno o externo que requiere ser organizado dentro de la información institucional
Pasos	Clasificación del documento Codificación del documento Ubicación dentro de el ambiente digital de la institución Archivo Físico Búsqueda de la información dependiendo de las características del documento
Responsables del proceso	Coordinador de calidad

Anexos

Cuadro de  Codificación de documentos de oncomedic

Primera Raiz		Segunda Raiz		Tercera Raiz		Cuarta Raiz
OM	Documento de Oncomedic ltda	Procesos Misionales	CE	Servicio Misional Consulta Especializada	01	Pre-Consulta Oncologica
					02	Consulta por Internet
					03	Consulta por Oncología
					04	Consulta por Hematología
					05	Consulta por Ginecología Oncológica
					06	Consulta por Cirugía Oncológica
					07	Consulta por Oncología Oral
					08	Consulta Farmacológica
					09	Consulta de Transcripción de Historias Clínicas
			SA	Servicio Misional de Soporte Asistencial y Enfermería	01	Educación y Diagnostico Precoz del Cáncer
					02	Atención de Soporte en Enfermería del Paciente Oncológico
					03	Toma de Signos Vitales e Intervenciones durante la Consulta
					04	Aplicación de Medicamentos
					05	Aplicación de Medicamentos Oncológicos
					06	Atención de Urgencias en la Sala de Aplicación
					07	Atención de Otras Urgencias Oncologicas
			SF	Servicio Misional farmaceutico	01	Selección de Medicamentos
			RC	Servicio Misional de Referencia y Contrareferencia
			IU	Servicio Misional de Información al Usuario
			SS	Proceso Misional de Prestación de Servicios Administrativos Salud@rte
			SC	Servicio Misional de Consultoría Salud@rte
			TH	Proceso Administrativo de Gestión de Talento Humano	-C01	Código de Ética y Buen Gobierno
					-R01	Reglamento Interno de Trabajo
					-P01	Programa de Salud Ocupacional	A	Proceso de Manejo de Accidentes Laborales
							B	Proceso de Manejo de Accidentes Laborales Con Materiales que Representan Riesgo Biológico
							-R02	Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
							-S01	Subprograma de Medicina Preventiva
							-S02	Subprograma de Seguridad Industrial:
							-S03	Subprograma de Higiene Industrial
					01	Funciones de Personal
					02	Selección de Personal
					03	Manual de Capacitaciones
			AF	Manual Proceso de Gestión de Ambiente Físico Wiki Institucional	01	Manejo Inventario
					02	Manual de Mantenimiento de Equipos Wiki Institucional
					-P01	Programa de Gestión de Residuos Hospitalarios	A	Segregación de Residuos
					03	Limpieza de Areas Generales
					04	Proceso de Bioseguridad	A	Procedimiento de Lavado de Manos
							B	Manual Procedimiento de Uso de Equipo de Protección Personal Wiki Institucional
					05	Inventario de Servicios Publicos y Manejo de Eventualidades Wiki Institucional
			GC	Procesos de Gestión de la Calidad	01	Proceso de Autocontrol
					02	Procesos de Auditoría Interna	-P01	Manual Procedimiento de PAMEC Wiki Institucional
							-SP01	Sub Proceso de Auditoría de Servicios	A	Oportunidad en Consulta Especializada
									B	Oportunidad en la Asignación de Citas Para Tratamiento de Quimioterapia
									C	Oportunidad en Tratamiento de Radioterapia
									D	Oportunidad en la Entrega de Medicamentos
									E	Auditoría de Calidad de Historias Clínicas
									F	Auditoría de Tasa de Satisfacción Global
									G	Procedimiento de Auditoría de Respuesta
					03	Auditoría Externa
			CO	Procesos Administrativos de Contratación	01	Contratación de Personal
					02	Contratación de Proveedores	A	Inscripción de Proveedores
							B	Procedimiento de Evaluación y Selección del Proveedor
							C	Procesos de Evaluación de Los Servicios del Proveedores Wiki Institucional
			SS	Procesos Administrativos de Sistematización
			FI	Procesos Administrativos Financiera	01	Facturación
					02	Gestión de Glosas
					03	Recaudo de Cartera
					04	Conciliaciones
					05	Cobro Juridico
					06	Compras
					07	Pagos y Egresos
			-PGD	Programa de Gestión Documental	01	Producción de Documentos	A	Elaboración de Manuales
							B Manejo de Historias Clínicas
							C	Evaluación y Adopción de Guias de Manejo
							E	Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas
					02	Recepción y Distribución de Documentos
					03	Organización de la información
					04	Disposición Final de Información

Formato Verificador de Manual Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información