Programa de Gestión Documental

Regresar a Portada

Regresar al Manual de Procedimientos de Autocontrol

Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual del Programa de Gestión Documental  Wiki Institucional		OM-MPGDWI
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 16-12-2010	7	No Aplica

Nombre

Manual del Programa de Gestión Documental Wiki Institucional wiki institucional OM-MPGDWI

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

5 de Noviembre de 2008

Revisó:

Comité de calidad Diciembre de 2008

Autorizó:

Comité de Calidad  diciembre de 2008

Introducción

Oncomedic ltda es una IPS privada que brinda servicios asistenciales de tercer y cuarto nivel, así como administrativos, para contribuir al mejoramiento de la salud de los colombianos. Por la importante labor que desarrolla, es necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales conformarán la memoria institucional, una parte fundamental del sistema de información de la entidad, se encuentra en el manual general de procesos y procedimientos institucionales wiki asi como en la base de datos de la institución, adicionalmente se ha implementado el uso de recursos tecnológicos que permiten el trabajo colaborativo como documentos google y el manejo de historias clínicas mediante el sistema operativo GaleNUx lo que ha permitido un gran desarrollo institucional tanto a nivel asistencial como a nivel administrativo.

Oncomedic ltda a estado implementando la filosofía del uso racional y apropiado de los recursos tanto físicos como humanos y tecnológicos apuntando sus esfuerzos a ser una institución con el menor uso del papel, lo que le permite mayor agilidad en muchas de sus actividades, esto sumado a la tendencia del trabajo colaborativo, y el criterio firme de que el conocimiento es universal y fluctuante por lo que aporta herramientas para que sus diferentes usuarios puedan acceder y aportar la información, lo cual se traduce en procesos y procedimientos actualizados que permiten auditorías en tiempo real dando mayor eficiencia en la ejecución del que hacer institucional

De este modo la información es asequible y ordenada, que permite integrar el trabajo del personal de las diferentes áreas facilitando el proceso de comunicación interna y externa.
La responsabilidad u obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de institucional, así como de su organización y conservación corresponde a cada uno de los funcionarios de Oncomedic ltda pero es liderada por el departamento de calidad institucional.
Es igualmente responsabilidad de todos los usuarios de Oncomedic trabajar sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, conscientes de la importancia de la gestión documental, no solo como la memoria institucional, sino documentación legal y contractual imprescindible, por tal motivo se creo el programa de gestión documental, con el cual se pretende brindar una herramienta para el manejo de la información.La gestión documental representa una tarea de vital importancia en el desarrollo institucional pues permite la adecuada ejecución de las tareas reduciendo errores dando mayor eficiencia y eficacia no solo en el actuar sino en el evidenciar la labor que cumple la institución.

Objetivos

Objetivo General

Normatizar de forma sistemática el programa de gestión documental de Oncomedic Ltda y hacer más eficiente su implementación.

Objetivos  Específicos

• Definir el Procedimiento de Gestión Documental , en términos  ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
•  Estructurar los Procedimientos de Gestión Documental, metodología y de modo que orienten armónicamente el desarrollo institucional.
• Seguir la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.
  
• Conservar en forma apropiada material documental institucional que permita establecer no solo el contexto histórico, sino también el legal, administrativo y documental.
  
• Garantizará el continuo acceso y actualización de los documentos institucionales
  
• Establecer los lineamiento confidencialidad de la información documental que asi lo requiera asi como velar por el estricto cumplimiento de esta disposición.
  
• Estimular a los usuarios internos y externos para el uso de las herramientas institucionales que permitan la actualización de y conservación de los valores documentales institucionales
  

Marco Conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:

• Producción
  
• Recepción
  
• Distribución
  
• Consulta
  
• Organización
  
• Recuperación
  
• Disposición final de los documentos
  

Sustento teorico

“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)” a nivel nacional Archivo Nacional .

La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y necesidad de búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión  documental que abrio la puerta a la posibilidad de digitaliazar la información

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

La definición y reglamentación de las comunicaciones escritas es el punto de partida para estandarizar y reglamentar los procedimientos de la entidad y una de las fuentes mas importantes que permite la fluidez ce la comunicación, el adecuado control actualización y eficiencia de la ejecución.
Todas las dependencias de la Institución son fuentes productoras de información, independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas; de
la calidad con la que se elaboren depende el éxito y la buena imagen organizacional.
Las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de seriedad, por tanto, su presentación, su distribución y la correcta redacción y utilización de técnicas , garantizan que el mensaje llegue adecuadamente al destinatario.

Políticas

Políticas Gerenciales de Gestión Documental

La política de la empresa ONCOMEDIC LTDAen materia de gestión, es garantizar una adecuado manejo del ciclo vital de cualquier documento que tenga la institución, así como generar procesos y productos seguros que favorezcan la competitividad en el mercado mediante la reducción de los costos operacionales; para ello la alta dirección asume el compromisoen los siguientes aspectos:

• Asignar a los empleados la responsabilidad de la adecuada gestión documental en cada una de sus áreas de trabajo.
  
• Brindar el tiempo para que todo el personal que ingrese vinculado o temporal, reciba la capacitación los documentos institucionales
  
• Suministrar a cada trabajador los elementos requeridos para la gestión documental, exigiendo su uso de los documentos en el desarrollo de la labor pero también propiciando los medios para crear conciencia del valor del documento.
  
• Incluir en las reuniones de la gerencia y otros grupos de trabajo, el análisis y la toma de decisiones la gestión documental
  
• Realizar los reportes requeridos a nivel interno y externo de forma oportuna
  
• Evaluar el desempeño de la gestión documental como base para el desarrollo, productividad y la calidad de la institución.

Misión del Programa de Gestión Documental

Garantizar a los clientes internos y externos de Oncomedic una adecuada gestión documental, cumpliendo con las normas establecidas en la Legislación de

Visión del programa de gestión documental

Oncomedic contará con un personal altamente capacitado, entrenado y comprometido en la gestión documental, haciendo mas efectivo el manejo de documentos y con ello el desarrollo empresarial

Objetivo General

Diseñar y Ejecutar el Programa de Gestión Documental de Oncomedic ltda, con el fin de proporcionar condiciones que  permitan el acceso y así de la documentación apropiada  mejorando la productividad de la empresa.

Establecer los lineamientos generales que permitan proteger la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del que hacer institucional

Objetivos Específicos

1. Formular e Implementar el Programa de Gestión Documental en Oncomedic ltda con el fin de cumplir con la normatividad vigente.
2. Identificar los documentos requeridos en cada uno de los puestos de trabajo, con el fin de optimizar su uso
3. Implementar el programa de gestión de documentos y ciclo vital de los mismos incrementando el grado de eficiencia.
4. Generar en los trabajadores el valor del documento en el desarrollo empresarial
5. Verificar el cumplimiento de las reglas de manejo de los documentos
6. Verificar las tareas realizadas y la documentación de las mismas
7. Fortalecer las actividades propias la gestión de los documentos
8. Socializar los documentos institucionales en forma adecuada

Organización del Programa de Gestión Documental

Coordinación del programa

La coordinación del programa de gestión documental, estará bajo responsabilidad del coordinador de calidad institucional, persona designada por la Gerencia ONCOMEDIC.

Funciones del Coordinador del Programa de Gestión Documental:

Sus funciones son entre otras:

• Programar y dar capacitación en lo referente a gestión documental institucional.
  
• Proponer a la Dirección, la adopción los diferentes documentos requeridos en las diferentes actividades institucionales
  
• Colaborar con los funcionarios en la redacción y verificación de los documentos institucionales.
  
• Llevar registros y estadísticas de los documentos institucionales
  

• Coordinar las actividades gestión documental

• Recopilar y analizar la documentación institucional

• Coordinar los recursos disponibles para cumplir con el cronograma de actividades.
• Programar inspecciones periódicas a los puestos y áreas de trabajo para verificar los correctivos o acciones tomadas
• Dar a conocer a la población trabajadora, las normas o procedimientos del Programa de Gestión Documental
• Promover conductas y comportamiento para establecer adecuado manejo del ciclo vital del documento
  
• Velar por el buen funcionamiento y marcha del equipo humano y tecnico institucional en cuanto al menejo de la información.
• Coordinar en conjunto con los líderes de áreas o departamentos, los protocolos y normas de uso de los documentos
  
• Las demás que se requieran, en el marco de la normatividad legal vigente para los esquemas de gestión de documentos institucionales
  

Campo De Aplicación

Las adecuada gestión de los documentos se aplicaran en todas las dependencias de la empresa y clase de trabajo, cualquiera que sea la forma de contratación, tanto para empleados de tiempo completo, como para temporales, contratistas y subcontratistas, a través de las diferentes acciones descritas en el presente programa, destinadas a promover y proteger la información institucional

Tales disposiciones son de carácter permanente y su cumplimiento esta a cargo del comité del comite de calidad, con la colaboración y asesoría de instituciones encargadas de la vigilancia y el control, como de personas naturales y jurídicas que desarrollan actividades sobre el particular.

Recursos del programa de gestión documental

Para poder desarrollar y poner en funcionamiento el programa de gestión documental es necesario destinar los recursos indispensables para el cabal cumplimiento de estas actividades y funciones.

Recursos Humanos

La persona encargada de liderar el programa es el programa de gestión documental con el apoyo de el comite de calidad.

Equipos y Elementos

Se cuenta con material escrito,  software y hardware para el desarrollo del programa.

Recursos Físicos

Se cuenta con salón de estantes y cajas para el archivo.

Recursos Financieros

Anualmente la gerencia y el área administrativa destina recursos para el desarrollo del programa de gestion documental

Estrategias

• Considerar al documento como eje fundamental en las actividades institucionales que requiere ser tratado en forma apropiada en cada momento de su ciclo vital
• Promover dentro de la población trabajadora el adecuado menejo documental para mejorar la aficiencia, efectividad y seguridad de las acciones
  
• El apoyo mutuo y el trabajo mancomunado del personal directivo y de los trabajadores, cuyo resultado es el trabajo en equipo, será el pilar fundamental para el diagnóstico e implementación de medidas de control en la gestión documental.
• La capacitación será una de las herramientas indispensables del programa, pues permitirá la participación activa de los trabajadores en la minimización de los Factores perdida o uso inapropiado de la información  en cada puesto de trabajo.
• Fomentar la importancia de la conformación del comite de redacción en el desarrollo de habilidades específicas en la creación de documentos
• El Coordinador del programa  de gestión documental  será una persona indispensable en la comunicación, para lograr el cumplimiento de los objetivos misionales y de soporte de la institución
  

Componentes del Programa De Gestión Documental

Proceso de Producción de documentos

Documentos Asistenciales
Documento	Descripción	Instrutivo de elaboración
Manual de Procesos	El conjunto de procedimientos relacionadas o que interactúan y transforman elementos de entrada (recursos) en resultados (salidas).	Guía de Elaboración de Manuales
Manual de Procedimientos	Modo de ejecutar diversas actividades que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.
Manual de Actividades	Modo de ejecutar determinadas acciones puntuales que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una  acción especifica
Historia Clínica Oncolinux		Guia de Manejo de Historia Clinica Digital Oncolinux
Guias de manejo

Documentos Administrativos

La presentación de los actos administrativos y comunicaciones escritas debe llevarse a cabo con el formato Correspondiente para tal fin usando los instrumentos tecnológicos con los que dispone la entidad de modo que se pueda optimiza el proceso y los recursos.
El texto de los documentos debe distribuirse en forma que haga posible su buena lectura, comprensión, presentación permitiendo su fácil manejo y distribución.

En el caso de comunicaciones en papel es filosofía de la empresa su menor uso y su digitalización, sin embargo si es necesario su impresión las hojas, deben numerarse y en el encabezado de cada una de ellas transcribirse el epígrafe en su totalidad, entendiéndose por epígrafe el resumen fiel y comprimido del encabezamiento del acto administrativo o comunicación escrita que se desea expedir.

Para dar fe física de la actividad se firma un acta de verificación que es simplemente un cuadro con las respectivas firmas de asistencia.
Debe observarse sumo cuidado en la revisión y correcta numeración de los artículos, puntuación, redacción, entre otros, evitando palabras mal escritas y errores de ortografía en la transcripción.

La papelería que contiene el logotipo institucional debe utilizarse única y exclusivamente para asuntos oficiales, por tanto, queda prohibido la utilización de la
papelería oficial para tramitar asuntos personales.

Es muy importante que los comunicados no contengan errores gramaticales, ortográficos, ni de puntuación. La presentación, tanto de originales como de copias, debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

De todas las comunicaciones enviadas dentro y fuera de la Institución  debe dejarse evidencia para su conservación por medio digital o en físico.

Todas las comunicaciones deben ser firmadas únicamente por el funcionario autorizado para ello, de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Cuando las comunicaciones deban enviarse en sobres, se colocarán los documentos completos así como los anexos correspondientes.

Para los actos administrativos que lo ameriten deben citarse las facultades legales que permiten su expedición, citando los artículos de la norma o normas que los confieren. El artículo final debe indicar la vigencia de la respectiva comunicación escrita, cuando así se requiera.

Los actos administrativos y comunicaciones externas o internas de la institución  deben cumplir con cierta estandarización, normas, calidad y presentación; además del uso de los formatos adecuados, deben estar elaborados de acuerdo con el tipo de información y la importancia de la comunicación.

Los documentos escritos expedidos por las diferentes dependencias de la Institución pueden ser de carácter general y particular, externos o internos, deberán
sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las directivas, mediante la reglamentación correspondiente. Las modificaciones, adiciones o derogaciones que a dichos escritos administrativos se efectúen, también deberán conservar la jerarquía normativa y la definición de cada escrito inicial.

Los escritos administrativos pueden ser actos administrativos y comunicaciones internas y externas.

Actos administrativos

Son las manifestaciones unilaterales de voluntad de la administración, tendientes a modificar el ordenamiento jurídico, es decir, a producir efectos jurídicos

Circular

Es una comunicación interna de carácter informativo, dispositivo o instructivo, dirigida a varios destinatarios. Se utiliza para dar a conocer actividades de la entidad, así como las normas generales y asuntos de interés común.
La competencia para expedir circulares le corresponde al Representante legal, coordinadores de areas .
Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo institucional o se envía por correo electrónico o la wiki.

Circulares Oncomedic

Acta

Documento en el que consta lo sucedido, tratado, o acordado en una reunión. Las actas se levantarán en relación con las actividades de la junta directiva, de los comités, o en cualquier actividad administrativa que así lo amerite.
Se guarda en la wiki y se firma un documento de constancia del mismo

Existen actas que permiten evidenciar actividades institucionales como documentos anexos en diferentes manuales

Comunicaciones internas y externas

Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a los funcionarios de la Institución o a personas ajenas al mismo, sobre las decisiones adoptadas en un asunto determinado, o para solicitarles su actuación en determinado sentido o para el suministro de información.
La jerarquía de las comunicaciones: conceptos, oficios, memorandos y notas internas.

Conceptos

Son escritos de carácter general o particular, internos o externos, mediante los cuales se precisan, aclaran o resuelven consultas técnicas, científicas, administrativas o jurídicas.
De conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, dichos conceptos no comprometen la responsabilidad de la entidad ni son de obligatorio cumplimiento o ejecución. La facultad para emitir conceptos radica en el  representante legal, los jefes de area, comités asesores.

Oficio

Es una comunicación oficial escrita que por su naturaleza, es externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar información, consultar o enviar una respuesta a otras entidades o personas naturales o jurídicas, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de competencia de quien las expide.
La facultad para firmar oficios le corresponde al representante legal y a los coordinadores de area. Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo del Institucional

Memorando

Es una comunicación oficial personalizada de carácter interno que se emplea para transmitir información, dar orientaciones y pautas a las dependencias institucionales, con aspectos informativos, de control, de coordinación o de trámite relacionados con la gestión de la entidad.
Están autorizados para firmar memorandos el representante legal o los  directores de area. Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo del Institucional

Nota interna

Es una comunicación de carácter interno, cuyo fin es transmitir información urgente o remitir documentación de pronto trámite. para tal fin se puede utilizar el correo electronico.
La facultad para expedir notas internas las tienen todos los funcionarios institucionales, no se deben imprimir y únicamente se tiene la evidencia digital

Reportes

Estos son algunos de los reportes que en la actualidad se deben hacer a las diferentes entes de control asi:

DIAN

Super Intendencia de Salud

Ministerio de la Proteccion Social

Secretaria de Salud Departamental

INVIMA

 

Correspondencia

En Oncomedic tener un archivo de correspondencia ágil permite ser mas eficiente en los diferentes procesos, para tal fin existen archivos de: