Programa de Auditoria a Proveedores

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Identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual Procedimiento de Auditoría de Proveedores		MPC2F
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version
	(DD-MM-AA) 2011/09/08	(DD-MM-AA) No Aplica	1

Elaboró: Luis Carlos Alvarez

Revisó y Autorizó Ultima Versión: Comité de Calidad,   8 Septiembre de 2011

Introducción  

Existe gran numero de insumos, medicamentos y servicios que requiere la organización, con impacto en la salud de los pacientes, la productividad de la empresa y la calidad de la atención suministrada. A su vez el adecuado manejo de los proveedores nos enfrenta a nuevos retos debido no solo al impacto  dentro de la organización, si no también a la corresponsabilidad de la organización con los proveedores y el sistema de salud.

Oncomedic ltda es consciente de la necesidad de  evaluar constantemente la calidad de los proveedores y sus proceso, retroalimentandolos y ayudándolos como parte del compromiso organizacional que permite ir dando pasos a la excelencia operativa no solo de la empresa si no también del sector. 
 
Los recursos limitados del sector salud y las necesidades crecientes de los usuarios es imprescindible establecer mecanismos para lograr los mejores resultados con los recursos disponibles, implementando reglas claras para la evaluación de los proveedores

Objetivos

Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios en la cotidianidad, mediante la valoración de las especificaciones requeridas, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas  y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento internos y para los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten.

Alcance

La evaluación de los proveedores inicia desde el momento mismos en que se seleccionan los proveedores, la valoración de su desempeño cotidiano, el manejo de las posibles desviaciones y quejas que permita la toma de decisiones y la retroalimentación de los procesos de los proveedores y el mejoramiento mutuo   

Marco Legal

La calidad de la atención, en el marco del SGSSS y la normatividad vigente, se ha definido como la provisión de servicios de salud a los usuarios de forma accesible, equitativa y con un nivel profesional óptimo, considerando el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el fin de lograr la satisfacción de los usuarios, esta definición centrada en el usuario, involucra aspectos como accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la atención.

La ley 100 de 1993 establece el desarrollo de un Sistema de Garantía de la Calidad que incluye la Auditoria Médica tanto para las Instituciones prestadoras de servicios de salud como para las empresas 

El decretos 2174 de noviembre 28 de 1996 cobija a todas las personas naturales y jurídicas que integran el sistema general de seguridad social en salud, define las características de la calidad de la atención en salud, las cuales están dadas por el conjunto de características técnico-científicas, humanas, financieras y materiales que debe tener la seguridad social en salud, bajo la responsabilidad de las personas e instituciones que integran el sistema y la correcta utilización de los servicios por parte de los usuarios. Las características principales de la calidad de la atención en salud son: la accesibilidad, la oportunidad, la seguridad y la racionalidad técnica.

El decreto 1011 de 2006 define la auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención de salud como: “mecanismo sistemático y continuo de evaluación y mejoramiento de la calidad observada respecto de la calidad esperada de la atención de salud que reciben los usuarios.”, Esta definición centrada en el usuario, involucra aspectos como accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la atención todos estos aspectos estan impactados por los proveedores de los servicios. 

Marco Referencial

Para llevar a cabo una adecuada gestión de proveedores es necesario revisar la política de auditoria a los proveedores, sus criterios de evaluación, calificación y selección pues  este aspecto es fundamental en el desempeño de la organización, para tal fin es preciso elaborar un cronograma de auditorias a proveedores externos que se debe ejecutar apropiadamente y dejar constancia de las mismas mediante informes de auditorias a proveedores externos; así mismo es  fundamental definir responsables y conformar el equipo de auditores.

Proveedores Críticos: En la evaluación de los proveedores, es preciso establecer cuales son los que suministran servicios o productos que afectan la calidad de los procesos, servicios o productos de la organización, estos son denominados proveedor críticos y deben ser auditados; dentro de Oncomedic Ltda identificamos los siguientes:

• Proveedores de materias primas
• Empresa encargada de lavado de uniformes
• Empresas de mantenimiento y calibración de equipos
• Laboratorios de control de calidad fisicoquímico y microbiológico
• Empresas encargadas de la destrucción y disposición final de desechos
• Empresas encargadas de la distribución y suministro de medicamentos y dispositivos

Puntos de Inspección Y Autoinspección: Aquellos aspectos y lugares que dada su relevancia deben ser verificados según las instrucciones escritas referentes a la autoinspección e inspección, a fin de establecer las normas y requisitos de la auditoria y que pueden aplicar o no de acuerdo al tipo de servicio o producto que suministra:

1. Recurso humano
2. Instalaciones
3. Mantenimiento de edificios y equipos
4. Almacenamiento de materias primas, medicamentos y productos
   
5. Control de calidad
6. Documentación
7. Saneamiento e higiene
   
8. Manejo de quejas
9. Control de etiquetas, artes, insertos o rótulos
10. Resultados de las autoinspecciones anteriores, y medidas correctivas adoptadas.
11. Logística de adquisición y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos
12. Sistema de informacion del medicamento

Conformación equipo auditor

Está conformado por el Director Técnico quien audita al los líderes de cada área en sus responsabilidades y viceversa. Se debe trabajar en la formación y capacitación continuada de Auditores internos. El equipo auditor debe mantener la independencia y objetividad de la auditoria, asegurando que los hallazgos y conclusiones se basarán solamente en evidencias verificables del cumplimiento de los procedimientos y la normatividad vigente. Criterios y plazos implementación acciones correctivas para auditorias internas

No conformidad Critica: Es aquella definida como inadmisible en la calidad, seguridad de los productos y el trabajador , se debe resolver en forma Inmediata. No conformidad Mayor: Es aquella que aparece como severa, se debe resolver en un plazo no mayor a 30 días. No conformidad menor: Es aquella que en aparece como Leve, se debe resolver en forma en un plazo no mayor a 60 días.

La fecha de plazo cuenta a partir del día de la presentación del Plan de Acción (Máximo 3 días después de presentación del Informe de No conformidades).

Definir el grado o nivel (clasificación) de las no conformidades

Criterios y plazos implementación acciones correctivas para auditorias a proveedores

Se aplican los criterios enunciados para auditoria interna pero se establece en común acuerdo con el proveedor el plazo para la acción correctiva. Se define el plazo para la accion correctiva entre el proveedor y el equipo auditor. DESARROLLO

TAREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Planificación

Grupo auditor Elaborar en equipo el programa de auditorias internas y a proveedores al inicio del año en el mes de enero y lo registra en el Programa de Garantía de Calidad, el cual será aprobado con firma el Gerente general.

Preparación

Grupo auditor Alistar los formatos oficiales de inspección y hojas de verificación. Revisar los registros de la última auditoria. Coordinar fecha y hora y comunicar al auditado para su aprobación

Ejecución

Auditor Líder Reunión de apertura :

El auditor presenta a los auditados el objetivo y el alcance, así como la metodología a seguir durante las actividades de la auditoria. Confirma la disponibilidad de los colaboradores y aclara detalles del plan de auditoria cuando se requiera

Desarrollo de la auditoria

Grupo auditor Establecer conversaciones con los auditados, verificar cumplimiento de los procedimientos e instructivos, revisar los registros y demás documentos pertinentes, hacer seguimiento de las auditorias anteriores y verificar su efectividad. Registrar las desviaciones detectadas.

Reunión de cierre Auditor Líder El auditor presenta a los auditados los aspectos relevantes de la auditoria, así como las no conformidades y/o observaciones. Para el caso de las auditorias internas, el auditado define las causas de las no conformidades y establece el plan de acción (5 días hábiles).

Plan de Acción Auditado Se realiza un plan de acción preventivo o correctivo según lo indicado el en procedimiento de manejo de acciones correctivas y preventivas

En el caso de las auditorias a proveedores, se define en común acuerdo de las partes quien y cuando se establece el plan de acción.

Informe de auditoría

Auditor Líder Elaborar el informe que consiste en documentar la verificación de los ítems revisados en el formato de inspecciones oficial que corresponde a una adaptación de las guías ICA-Invima de Buenas Prácticas de Manufactura. Anexo No. 1: Registro de no conformidades

El informe debe contener el consolidado de los Resultados de la auditoria

Conclusión Auditoria (ver formato) donde conste los resultados de No conformes y su valoración en Crítico, Mayor Menor, Observaciones; escribir las conclusiones referidas al cumplimiento de las BPM, nombre y firma de los participantes, fecha de la auditoria y finalmente las firmas de las personas auditadas y auditor.

Se entrega el informe al Gerente general (para las auditorias internas y a proveedores) y copia del informe al proveedor encabezado por el Gerente general o quien este delegue y que se considere actor de mejoras por parte del proveedor. Seguimiento a los planes de acción y Estado de No conformes Auditor Líder según lo indicado el en procedimiento de acciones correctivas y preventivas

MANEJO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Se realiza según lo conforme con el procedimiento de acciones correctivas y preventivas. Personal relacionado con auditorías internas y a proveedores CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS AÑOS 2010 Y 2011

AUDITORIA FECHA A REALIZAR RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE LA AUDITORIA Auditoría interna 2011-10-02 Director Técnico

Reporte de informe de acciones de mejora de la auditoría interna 2011-10-09 Director Técnico Auditoría a proveedores críticos 2011-12-02 Director Técnico

Reporte de informe de acciones de mejora de proveedores críticos 2012-01-15 Director Técnico Auditoría externa del sistema de calidad 2012-04-01 Gerente General

Reporte de informe de acciones de mejora de auditoría externa 2012-04-15 Director Técnico Auditoría interna 2012-10-02 Director Técnico

Reporte de informe de acciones de mejora de la auditoría interna 2012-10-11 Director Técnico Auditoría a proveedores críticos 2012-12-02 Director Técnico

Reporte de informe de acciones de mejora de proveedores críticos 2012-01-15 Director Técnico Documentación

Hacen parte de este capitulo toda la gestión documental institucional contenida en

   * Manual general de procesos Wiki institucional[1]
* Documentos de Soporte [2]
* Sistema de Manejo de Historias Clínicas [3]
* Modulo de Farmacia Oncolinux

Puntos Críticos del Servicio Farmacéutico e Indicadores Y Criterios de Calidad Auditoría de Selección y Adquisición de Medicamentos Auditoría de Calidad en Recepción Almacenamiento de Medicamentos Auditoría de Farmacotécnia en la Elaboración de Medicamentos Auditoria Producto Terminado Auditoria de la Distribución del Producto Fármaco Vigilancia Instalaciones y Equipos Monitoreo de Personal Gestión Documental Auditoria de Investigaciones y Docencia Información Farmacéutica Políticas de Detección de Desviaciones Auditorias Auto-inspecciones Y Auditorías De Calidad

El programa de auto-inspección permite detectar cualquier inconveniente en la implementación de las BPE y para recomendar las acciones correctivas necesarias. Las auto-inspecciones deben ser realizadas rutinariamente y tal vez, realizarse en ocasiones especiales, por ejemplo: desvíos a las especificaciones. El equipo responsable para la auto-inspección debe consistir en personal que pueda evaluar la implementación de las BPE objetivamente. Se deben implementar todas las recomendaciones para la toma de acciones correctivas. El procedimiento para la autoinspección es documentado y se realiza seguimiento. Elementos para la auto-inspección:

Estos pueden incluir cuestionarios sobre requerimientos de las BPP que cubran al menos los siguientes ítems:

   * Personal
* Instalaciones que incluyan las destinadas al personal; c. mantenimiento de edificios y equipamiento; d. almacenamiento de materias primas y productos terminados; e. equipamiento
* Preparacion y controles en proceso;
* Control de calidad;
* Documentación
* Sanitización e higiene
* Programas de validación y revalidación
* Calibración de instrumentos o sistemas de medidas
* Procedimientos de retiro de instituciones de salud
* Manejo de reclamos
* Control de rótulos
* Resultado de auto-inspecciones previas y cualquier acción correctiva tomada. 

Equipo De Auto-inspección

La dirección de la empresa debe designar un equipo de auto-inspección formado por personas expertas en sus respectivos campos y conocedoras de las BPE. Pueden integrar dicho equipo personas del centro de preparación o personas ajenas a el. Frecuencia de auto-inspección La frecuencia debe ser establecida en un procedimiento operativo normatizado. La auto-inspección debe realizarse, por lo menos, una vez al año. Reporte De Auto-inspección

Al finalizar se debe hacer un reporte que incluya:

   * Resultados de auto-inspecciones;
* Evaluación y conclusiones
* Acciones correctivas recomendadas. 

Auditorias de Calidad

Examen del sistema de gestión de la calidad con el propósito específico de mejorarlo. Una auditoria de calidad es conducida, generalmente por especialistas externos o independientes, o un equipo designado por la gerencia para este propósito. Tal auditoria también puede extenderse a proveedores y contratados. Auditoria de Proveedores críticos

Se entiende por proveedores críticos aquellos proveedores que le entregan a la empresa productos o servicios importantes y definitivos para la calidad de los productos o servicios de la empresa misma.

La contratación de proveedores requiere verificar la calidad de los suministros y de las materias primas y materiales de acondicionamiento que reúnen las especificaciones establecidas y aquellos servicios que afecten directamente o puedan comprometer la calidad del producto y/o las BPE. Los proveedores deben ser evaluados antes de ser aprobados e incluidos en el registro de proveedores aprobados. Para su evaluación se debe tener en cuenta el historial del proveedor y la naturaleza de los materiales y/o servicios a ser provistos. Si se requiere una auditoría, en esta se debe determinar la capacidad del proveedor para cumplir con los estándares de BPP. Proveedores

Se define actualmente que la empresa realizará auditorias o en su defecto calificación de auditores críticos basados en el formato : EVALUACIÓN DE PROVEEDORES CRITICOS en el mes de diciembre de cada año. Los proveedores considerados críticos son los siguientes:

   * Proveedores de manejo de residuos
* Proveedores de lavado de uniformes
* Proveedores de materias primas tipo droga blanca, excipientes e ingredientes activos
* Proveedores de materiales de envases y empaques
* Laboratorios de análisis microbiológicosy fisicoquímicos 

Actividades de Auditoría Interna y a Proveedores

Objetivo

Describir las actividades de planificación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas y a proveedores mediante planes de acción como resultado de las no conformidades y observaciones generadas por la auditoría.

Alcance

• Todas las áreas, procesos y personal de la empresa.
• Proveedores de productos y servicios considerados en el cronograma anual de garantía de Calidad.}

 Descripción de la actividad

La valoración de los proveedores es un proceso permanente que permite el mejoramiento de los mismos.

Ante alguna insatisfacción en la prestación del servicio o entrega de suministros se realiza un reporte en el Formatode no conformidad que es informado al proveedor.

Cada 6 meses se realiza el procedimiento de evaluación de los proveedores de acuerdo al instrumento anexo, para tal fin se toman en cuenta los reportes de no conformidad del servicio o de la entrega del suministro que se realizaron en el periodo a evaluar.

Posterior a su análisis se realiza un informe a la gerencia en cuanto a los resultados de la evaluación generada

La gerencia realiza informe para los diferentes proveedores solicitando plan de mejoramiento si es necesario.

Cuadro de la actividad

Nombre del Procedimiento.	Evaluación de Proveedores
Objetivo del Procedimiento	Valorar las características del servicio suministrado por los proveedor
Responsable	Departamento de Compras y Suministros/ Coordinador administrativo
Alcance	Departamento de Compras y suministro
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Instrumento de criterios de evaluación que permita reconocer los Atributos Básicos del Proveedor

Metodología de Evaluación

Items

Los items a evaluar y su calificacion segun su el formato son:

1. Conformidad del servicio= 60 puntos

2. Valoracion del servicio= 40 puntos

Sub Items

Los Sub- Items a evaluar son:

1. Conformidad Servicio:

1.1 Estructura

1.2 No conformidades por auditorias internas

1.3 Quejas, Sugerencias

2. Valoracion del Servicio para todos los Proveedores

2.1 Capacidad real en imprevisto, cambios de especificaciones y emergencias

2.2 Experiencia

2.3 Oportunidad prestacion servicios

2.4 Servicios Adicionales Ofrecidos

Peso Especifico

El peso especifico utilizado para los items es:

1. Conformidad del Servicio= 60 Puntos

2. Valoracion del Servicio= 40 Puntos

Para un total de 100 puntos el cual seria el puntaje maximo e ideal para cada proveedor

Peso Especifico

1. Conformidad del Servicio:

 Estructura

1.1 No conformidades por auditorias Internas Quejas, sugerencias:

Rango   Puntos

0%       60 puntos

1-3%    30 puntos

1. 4%     0 puntos

2.Valoracion del servicio para todos los proveedores

2.1 Capacidad respuesta en imprevistos: 10 puntos

2.2 Experiencia: 5 puntos

2.3 Oportunidad prestacion Servicios

Rango         Puntos

1-3 dias      15 puntos

4-5             10 puntos

6-7               5 puntos

>=8             0 puntos

2.4 Servicios Adicionales ofrecidos: 10 puntos

Resultados

De acuerdo a los resultados arrojados se realizara un análisis de cada proveedor bajo los siguientes patrones de medida:

   RANGO                  CALIFICACION   

1. 1-70 puntos Malo No Apto

2. 71-90 Puntos Sujeto a Revisión

3. 91-100 Puntos Apto

Nota: Si el proveedor llegase a calificar en el rango de 1-70 se suspendera el proceso y se le comunicara cual fue su calificacion, si el rango esta entre 71-puntos se hará una revisión interna y posteriormente se hablara con el proveedor para que realice actividades de mejoramiento en los puntos críticos,Y así pueda continuar con el proceso. Si el rango esta entre 91 y 100 puntos el proveedor sera apto y se procedera al proceso de contratacion

Responsabilidad

Auditor

Preparar la auditoría, dirigir el trabajo del equipo de auditoría, dar instrucciones a los auditores, informar verbalmente al auditado sobre no conformidades y observaciones, informar al auditado y/o al solicitante los obstáculos encontrados en el desarrollo de la auditoria, elaborar y presentar el informe final de auditoría, permanecer dentro del alcance de la auditoria.

Auditado

Informar a sus colaboradores sobre la auditoría, permitir el acceso a las instalaciones, documentos y registros según lo solicite el auditor, cooperar con el auditor para permitir el logro del objetivo de la auditoria y determinar las acciones correctivas basadas en el reporte de no conformidades y observaciones de auditoría.

REGISTROS DE AUDITORIA

Formato Para la Auditoria

Aspecto técnico

Para proveedores de medicamentos, dispositivos médicos e insumos
Conformidad Técnica			60 puntos
Estructura		Rango	Puntos	Puntuación
No. de medicamentos, dispositivos médicos e insumos no conformes en el periodo X 100                                                             Total consumo en el periodo		0%	60
		1-3%	50
		4-6%	40
		7- 9%	30
		>= 10%	0
Para proveedores de servicios
Conformidad en la prestación del servicio			60 punto
Estructura		Rango	Puntos	Puntuacion
No. de no conformidades de servicio en el periodo                x100               No. total de servicios prestados por el proveedor en el periodo No conformidad por: Auditorias internas, Quejas, sugerencias Otros inconvenientes		0%	60
		1-3%	30
		.=4%	0
Valoración del servicio para todos los proveedores			40 puntos
Capacidad de respuesta en imprevistos, cambios de especificaciones y emergencias			10
Experiencia			5
Oportunidad en la entrega de productos y/o prestación del servicio de acuerdo a los plazos convenidos		Rango	Puntos	Puntuación
		1-3 días	15
		4-5 días	10
		6-7 días	5
		>= 8 días	0
Servicios adicionales ofrecidos(si el proveedor nos suministra apoyo tecnológico, educación continuada, recursos físicos y económicos)			10

Análisis de Desviaciones de la Calidad Esperada y la Calidad Observada

ITEMS

Los items a evaluar y su calificacion segun su el formato son:

1. conformidad del servicio= 60 puntos

2. Valoracion del servicio= 40 puntos

SUB ITEMS

Los Sub- Items a evaluar son:

1. Conformidad Servicio:

1.1 Estructura

1.2 No conformidades por auditorias internas

1.3 Quejas, Sugerencias

2. Valoracion del Servicio para todos los Proveedores

2.1 Capacidad real en imprevisto, cambios de especificaciones y emergencias

2.2 Experiencia

2.3 Oportunidad prestacion servicios

2.4 Servicios Adicionales Ofrecidos

PESO ESPECIFICO

El peso especifico utilizado para los items es:

1. Conformidad del Servicio= 60 Puntos

2. Valoracion del Servicio= 40 Puntos

Para un total de 100 puntos el cual seria el puntaje maximo e ideal para cada proveedor

PESO ESPECIFICO 

1. Conformidad del Servicio:

 Estructura

1.1 No conformidades por auditorias Internas Quejas, sugerencias:

Rango   Puntos

0%       60 puntos

1-3%    30 puntos

1. 4%     0 puntos

2.Valoracion del servicio para todos los proveedores

2.1 Capacidad respuesta en imprevistos: 10 puntos

2.2 Experiencia: 5 puntos

2.3 Oportunidad prestacion Servicios

Rango         Puntos

1-3 dias      15 puntos

4-5             10 puntos

6-7               5 puntos

>=8             0 puntos

2.4 Servicios Adicionales ofrecidos: 10 puntos

Descripción del Proceso

Cuadro de Proceso

Nombre del Proceso	Auditoria de servicios
Coordinador	Gerente.
Producto	Evaluación integral de los servicios proveedores
Entrada	ONCOMEDIC LTDA
Pasos	Evaluación a Proveedores Informe preliminar Análisis de resultados Plan de mejoramiento
Responsable	Coordinador administrativo y asistencial

Diagrama de Flujo

Instrumento Para Evaluación de Proveedores