Recepcion de Medicamentos y Dispositivos medicos

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Identificación

	Unidad Asistencial		Código
	Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF06
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2010/04/01	2011/09/07	2

 

Elaboro: Luis Carlos Alvarez Quimico farmaceutico (Nueva versión en construcción)

Reviso y Autorizo Ultima Versión: Comite de Farmacia y Terapéutica

Introducción:

En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA, que permite realizar el ingreso de los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos por la organización, o dados en custodia por las instituciones contratantes, mediante procesos administrativos y técnicos con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.

Objetivo

Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas practicas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirurgicos.

Alcance

El proceso se inicia con el medicamento que debe ingresar a la organización suministrado por un proveedor mediante una orden de compra, traído por el servicio farmacéutico de otras instituciones incluye la recepción  en tres faces, que incluye verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos a usar en la organización

Procedimientos

Recepcion Preliminar

Cuando el medicamento llega al servicio farmacéutico se dispone en el área de recepción Técnica donde se verifican las cantidades contra la orden de compra ó la remisión traída por las EAPBS, se toma la temperatura para los medicamentos termosensibles y las condiciones generales (como averías o humedades) de los empaques primario y secundario.  

Para los medicamentos de alto costo, evaluar según el Proceso de Verificación de Calidad del Producto.   En caso de encontrarse una no conformidad, se deben realizar las observaciones pertinentes en la hoja de remisión del producto u orden de compra.  Para los envíos por empresas transportadoras se verificará el número de guía de la caja contra la hoja de la guía, cantidad de cajas y/o nevera(s), si coinciden se firma con nombre legible cédula, fecha y hora de recibido.  Como nota adjunta en la guía del transportador se dejará "contenido sin verificar".    

La persona que recibe, debe colocar su nombre y apellido legibles, la fecha (AAAAMMDD) y hora de recibido.  

Esta recepción da paso a las verificaciones posteriores en las cuales se aceptará o rechazará el producto.  Por lo tanto resulta ser un trámite administrativo que no representa la aceptación del mismo.  

Finalmente, este documento debe ser escaneado al servidor, lo cual genera un código de escaneo que debe ser consignado en la hoja de remisión del producto u orden de compra.

Se entrega copia del documento firmado a la persona que recibe 

Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos por la IPS ONCOMEDIC LTDA

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad

Regente de farmacia:

• Recibe de la transportadora los productos (medicamentos y/o material médico quirúrgico) empacados en cajas, sin verificar el contenido y compara con el número de cajas registradas en la guía transportadora
• Solicita al Coordinador administrativo del servicio farmacéutico la Orden de Compra generada por la coordinación financiera.
• Revisa el contenido de las cajas, verifica con la orden de compra, el número de factura, el nombre de la distribuidora; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y o código de barras, estado físico de los productos, número de la guía transportadora y  nombre de la empresa transportadora 

Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmacéutico o al coordinador financiero según sea la no conformidad continuando con un proceso Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto

• Separa los productos con novedad y digital rotulo de cuarentena digital e identifica el producto
• Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por orden de compra, escaneando la factura y subiéndola como archivo adjunto  remitiéndolo a la bodega correspondiente

Químico Farmacéutico

• Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
• Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena
• Recibe del regente de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
• Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventario.
• Envía a coordinación administrativa  los documentos:  Factura y número de orden de compra
  

Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos  por la EPS Y ARS

• El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos enviados desde las EPS Y ARS contratadas, así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad

Regente de Farmacia

• Recibe de un funcionario del servicio farmacéutico de las EAPBS contratantes  los productos (medicamentos y/o dispositivos médicos), verificando nombre y documento del usuario, orden médica, medicamento y/o insumo, la dosis, cantidad, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y/o código de barras, estado físico de los productos, temperatura de conservación, el nombre de la EPS.

Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmacéutico y al funcionario del servicio farmacéutico de la institución contratante la no conformidad continuando con un proceso Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto

• Separa los productos con novedad y identifica el producto en cuarentena
• Aplica los instrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspección de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos recepcionados 
• Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por idrc, escaneando la remisión u orden medica y subiéndola como archivo adjunto, remitiéndolo a la bodega correspondiente
  

Químico Farmacéutico

• Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
• Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena
• Recibe del regente de Farmacia el registro de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. 
  
• Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al inventario del sistema oncolinux 2 por idrc tal como se mostró previamente
  

Inspección de Calidad de Medicamentos y Disposivos Medicos

• El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control de calidad de las especificaciones técnicas derivadas del laboratorio fabricante a través de tablas de muestreos e inspección de las características físicas e información técnica de los medicamentos y dispositivos médicos durante la recepción Técnica

Químico Farmacéutico

• Supervisa las actividades de control de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos recepcionados en el servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA 

Auxiliar de Farmacia

• Realiza un muestreo de Medicamentos y dispositivos médicos recepcionados, basado en el manejo de la Tabla: Militar Estándar,  con el objeto de determinar: especificaciones de calidad de los productos.
• Registra las especificaciones de calidad de la muestra de medicamentos y dispositivos medicos  obtenida, en el formato: Inspección y Control de Calidad de Medicamentos y dispositivos medicos

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Adquisición y Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos
Objetivo del Procedimiento	Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas practicas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirúrgicos.
Responsable	Químico Farmacéutico
Alcance	El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico Orden de compra, factura y/o remisión Orden medica y datos del paciente  Página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. Sistema Operativo Oncolinux2
Pasos	Formula y/o Solicitud de medicamentos y/o insumos medico quirúrgico Tramite Administrativo de consecución de medicamentos Verificación de las BPM de los productos  Recepción Técnica Ingreso al Inventario

Diagrama de Flujo

Formatos

Formato Inspección y Control de Calidad