Informes de Comite

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Identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Procedimiento de Gestión de Comités		MPC05
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2003/01/10	2010/12/16	7

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Revisó y Autorizó Ultima Versión: Comite de Calidad

Introducción

Un comité es un equipo de trabajo que se reune dentro de una metodología establecida, con responsabilidades claras que contribuyen a la adecuada prestación de los servicios, encaminado a  planear y evaluar las acciones de la organización permitiendo el adecuado desarrollo y el mejoramiento continuo se la calidad por lo que requiere planes de trabajo, métodos para documentación de reuniones y avances, interacción entre los miembros, abordaje técnico para el  análisis y solución de problemas, entre otros.
Por lo anterior es fundamental establecer el propósito, alcance y responsabilidades de cada comité y el área dentro de la estructura organizacional a la que pertenece, definir las estrategias de reunión y métodos rigurosos de trabajo para que sean efectivas, productivas y contribuyan al sistema de autocontrol de la institución.
Miembros de un comité.
Los comités  deben contar con la presencia de los principales responsables del buen funcionamiento de los programas, procesos y acciones objeto de análisis permanente del comité en cuestión, otras personas pueden ser invitadas a reuniones específicas, para analizar problemas que afectan ocasionalmente el funcionamiento correcto de esos procesos o programas.
No hay un número ideal de personas que deban conformar un comité, pero deben estar presentes las personas necesarias para la toma de decisiones y la ejecución de las actividades propuestas entendiendo que el trabajo de un comité debe ser expedito, efectivo y eficiente, y que el tiempo de quienes lo conforman tiene un costo para la institución, más aun si se toma en cuenta que Oncomedic es una institución pequeña, el número de miembros de cada comité debe ser el mínimo posible.
Propósito y Alcance del comité.
Tener claridad del propósito del trabajo del comitá asegura su correcto funcionamiento, por tal motivo anualmente los comites deben presentar un plan de acción acorde a la misión del comité y clarificanco y viabilizando su propósito y alcance.
Analizar por qué y para qué existe el comité, cuál es el alcance de su acción, cuál el resultado esperado, dentro de lo establecido en la legislación vigente, si la hubiera, y cuál su necesidad dentro de la política y objetivos de calidad de la institución, que son a su vez un despliegue de su direccionamiento estratégico. En otras palabras un comité constituye un cómo para el cumplimiento de la política y objetivos de calidad, su responsabilidad en el cumplimiento de estos objetivos debe estar claramente establecida y su funcionamiento diseñado para responder a los planes de la organización, ser una herramienta para hacer el seguimiento a los resultados de los planes de mejoramiento y de la ejecución de los procesos estandarizados que se corrijan. Trabajo para el comité.
A partir del plan de mejoramiento de calidad se define un programa de auditoría, dentro del cual cada comité tiene una función. Para que el trabajo del comité sea productivo y una vez clarificado su propósito y alcance, es necesario un plan de trabajo para que los resultados esperados se den y el comité contribuya a los logros de la organización.
El plan de cada comité debe ser un despliegue del direccionamiento estratégico de la institución. Por consiguiente, los planes deberán negociarse con los niveles superiores y establecerse acorde con los siguientes criterios: *El comité define objetivos específicos que son la declaración general de lo que se propone lograr durante un lapso de tiempo y de acuerdo con las prioridades definidas para la organización. Los objetivos específicos del comité deben expresar su labor como respuesta a los objetivos y estrategia definidos en el nivel inmediatamente superior. *El comité define metas que hay que alcanzar, que constituyen la medida cuantitativa del objetivo y que deben ser realistas y estar acordes con la capacidad de la organización. Las metas deben ser acordadas con el nivel superior, como una contribución a los logros y metas de ese nivel. *Debe definir indicadores de seguimiento, que son la manera para monitorear el cumplimiento de la meta.De acuerdo con lo anterior, en el plan de mejoramiento de calidad están definidos
los objetivos, estrategias y metas de calidad para la institución. Para lograrlas son necesarios proyectos o conjuntos de acciones en cumplimiento de alguna de las cuales está la responsabilidad del comité. Con sus objetivos y metas específicas el comité clarifica su contribución a los logros de calidad y procede a definir un plan de acción detallado que establezca responsabilidades y medios para hacerlos realidad.
El comité debe describir las actividades (QUÉ) por realizar para obtener las metas, indicar las responsabilidades en cuanto a personas (QUIÉN); el tiempo de ejecución (CUÁNDO); espacio (DÓNDE) y forma (CÓMO) de desarrollarlas y por qué debe realizarse la actividad. Un formato (matriz 5W-1H) puede ser útil para la elaboración del plan de trabajo de un comité.
Los planes de acción definidos sirven al comité como tablero de control de las actividades, como instrumento de capacitación a las personas que participan del proyecto y como medio para revisar el cumplimiento del plan con su equipo y presentar su avance a los niveles superiores de la organización.
Los planes detallados deben guiar el hacer o ejecutar, que inicia con la capacitación a los implicados y que los diferentes responsables lleven a cabo las actividades definidas de acuerdo con el plan.
De manera complementaria, para que los planes se cumplan y lleven a las metas deseadas es necesario realizar seguimiento permanente con los indicadores definidos para cada meta, de forma sistemática y con una periodicidad definida, y así conocer de manera oportuna si se está logrando o no la meta deseada. Un formato (matriz de informe de tres generaciones) puede ser útil para tal fin

Objetivo

Establecer los lineamientos fundamentales de conformación y acción de los comites institucionales

Descripción del Procedimiento

De acuerdo a las necesidades y requerimientos legales institucionales se crean los comites y se establece su perfil en cuanto a funciones, tiempos de trabajo y personal que lo conforman, posteriormente se sigue la metodologia propuesta para tal fin

Cuadro de procedimiento

Nombre del Procedimiento	Implementación y desarrollo de los Comite
Responsable	Coordinador de Calidad
Alcance	Inicio: Conformación de los comites. Fin: Plan de mejoramiento
Descripción de los procedimientos	Conformación de los comites Descripción de los lineamientos de trabajo Seguimiento de los linealientos de tabajo Plan de Mejoramiento
Periodicidad	De acuerdo al comite descrito
Estándar	Actas de Comite

Instrumentos del procedimiento

En acta 001-2007 de Enero 15 de 2007 se instauraron los comités de gestión de en Salud@rte Oncomedic ltda así:

• Comité Técnico de Calidad.

Coordina el sistema de garantía de calidad de la institucional mediante el análisis de los indicadores suministrados por el proceso de auditoría interna y externa y las condiciones especiales que se presenten en el desarrollo institucional.

• Comité de Farmacia y Terapéutica.

Promueve el uso racional de los medicamentos en términos de efectividad, seguridad y costo, tanto a nivel institucional a través de una adecuada política de medicamentos, como a nivel de instituciones externas mediante la regulación en la prestación del servicio farmacéutico y a nivel individual del paciente a través del seguimiento farmacoterapéutico.

• Comité de Ética y Buen Gobierno.

Vela por el cumplimiento del código de ética y buen gobierno institucional en todas las acciones administrativas y asistenciales

• Comité de Salud Ocupacional

Vela por el cumplimiento integral del programa de salud ocupacional de acuerdo a los requisitos de ley y buscando el bienestar de los funcionarios.

• Comité de Registros Asistenciales

Vela por el adecuado diligenciamiento y manejo de la historia clínica, así como promueve la adopción y mantenimiento de las normas nacionales sobre historia clínica y procedimientos de los registros clínicos del prestador, eleva, recomendaciones sobre los formatos de los registros específicos y anexos y mecanismos para mejorar los registros requeridos.

Dichos comités fueron descritos en acta de la fecha y se han reunido con los intervalos de tiempo estipulados para cada uno.

Posteriormente se creo:

• Comité de Gestión de Residuos Hospitalarios

Vela por la programación, divulgación y ejecución de las actividades del plan de acción del programa de gestión de residuos 

Las actas de los comités reposan en el archivo, sin embargo ante la política institucional de sistematización de procesos se decide continuar llevando las actas de los comités mediante el uso de la wiki institucional a partir de Enero de 2010, en el mes de abril de 2010 y en el proceso de re-ingeniería institucional se estudian nuevamente los comités y se replantea el trabajo de los mismos.

Comite de Convivencia

En respuesta a solicitud del delegado del ministerio de protección social del día 17/05/2011 se crean los lineamientos generales del comité de convivencia  de aduerdo a el artículo 14 de la Resolución número 2646 del 17 de julio de 2008 que contempla como medida preventiva de acoso laboral, conformar el Comité de Convivencia Laboral y establecer un procedimiento interno confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las conductas de acoso laboral”;

Comite de Compras

Es el encargado de aplicar la política de compras, verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar las ofertas con los criterios  definidos, para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa.  El director técnico del servicio farmacéutico dará concepto técnico al comité para  la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos. La institución creará
mecanismos que permitan adquirir los dispositivos médicos y los medicamentos  que deban utilizarse en las urgencias evidentes, que no estén incluidos en el Plan  Obligatorio de Salud (POS).

Comite de Tumores

Comite de Seguridad del Paciente