Capacitación del personal

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Capacitaciones Wiki Institucional		OMTH03
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 08-09-2011	8	No Aplica

Nombre

Manual de Capacitaciones Wiki Institucional OMTH03

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

8 de Septiembre de 2011

Revisó:

Comite de calidad Septiembre de 2011

Autorizó:

Comite de Calidad  Septiembre de 2011

Introducción

Oncomedic requiere de planes o programas de capacitación son de gran importancia institucional e incluyen todos los aspectos del que hacer institucional desde habilidades para el trabajo, servicio al cliente, direccionamiento estratégico, calidad.

Objetivo

Establecer el marco conceptual para el desarrollo del programa de capacitación institucional

Marco conceptual

El programa de capacitación de personal  de Oncomedic ltda genera múltiples tareas que incluyen desde el proceso de identificación de los temas prioritarios de capacitación hasta la metodología de evaluación las actividades son:

● Enfoque de una necesidad especifica.

● Programación y desarrollo de la capacitación

● 

Una vez determinada la naturaleza de las habilidades, los conocimientos o comportamientos terminales deseados como resultado de la capacitación, el siguiente paso es la elección de las técnicas que van a utilizarse en el programa de capacitación con el fin de optimizar el aprendizaje.

Necesidades de Capacitación

Definir las necesidades de capacitación constituye la función inicial y estratégica de este proceso, requiere del estableciendo de un univentario de necesidades de acuerdo a ciertos factores que determina el comite de calidad y el mismo funcionamiento institucional.

La determinación de las necesidades de capacitación, es una responsabilidad del comite de calidad que tiene delegados de las diferentes areas operativas lo que permite determinar y priorizar estas necesidades.

Medios para determinar las necesidades de capacitación

Los principales medios utilizados para la determinación de necesidades de capacitación son:

• Evaluación del desempeño mediante las auditorias internas
• Observación de evidencia de trabajo ineficiente, como excesivo daño de equipo, atraso con relación al cronograma, quejas de usuarios, numero acentuado de problemas disciplinarios, alto índice de ausentismo, etc
• Cuestionarios y listas de verificación (check list) que pongan en evidencia las necesidades de capacitación.
• Encuestas al personal.
• Solicitud a jefes de area
• Análisis de cargos
  

Progamación y Desarrollo de la Capacitación

Una vez hecho el diagnostico de los requerimiento de capacitación, sigue la elección y prescripción de los medios de capacitación para sanar las necesidades percibidas.  La programación de la capacitación esta sistematizada y fundamentada sobre los siguientes aspectos, que deben ser analizados durante la determinación:

1. ¿Cuál es la necesidad?

2. ¿Dónde fue señalada por primera vez?

3. ¿Ocurre en otra área?

4. ¿Cuál es su causa?

5. ¿Es parte de una necesidad mayor?

6. ¿Cómo resolverla, por separado o combinada con otras?

7. ¿Se necesita alguna indicación inicial antes de resolverla?

8. ¿La necesidad es inmediata?

9. ¿Cuál es su prioridad con respectos a las demás?

10. ¿La necesidad es permanente o temporal?

11. ¿Cuántas personas y cuantos servicios alcanzaran?

12. ¿Cuál es el tiempo disponible para la capacitación?

13. ¿Cuál es el costo probable de la capacitación?

14. ¿Quién va a ejecutar la capacitación?

El diseño de la capacitación debe suministrar la siguiente información:

a. ¿QUÉ debe enseñarse?

b. ¿QUIÉN debe aprender?

c. ¿CUÁNDO debe enseñarse?

d. ¿DÓNDE debe enseñarse?

e. ¿CÓMO debe enseñarse?

f. ¿QUIÉN debe enseñar?

ORGANIZACIÓN DE LA CAPACITACION

Programación de las acciones de la  capacitación:

a. Fijación de la fecha y hora del evento

b. Determinación del auditorio adecuado donde se desarrollará el evento

c. Contratación de los instructores

d. Selección de participantes

e. Designación de los coordinadores

f. Preparación de los medios y materiales

g. Elaboración y manejo de la base de datos

EJECUCION DE LA CAPACITACION

Es la etapa de la puesta en marcha del plan de capacitación y desarrollo, específicamente se coordina y prepara el programa para el desarrollo del evento, utilizando los trípticos y/u otro medio para difundir la realización del evento. La ejecución de las actividades de capacitación pueden darse de distintas modalidades, dependiendo de la programación establecida: tele conferencia, seminario, películas- videos, cursos, etc.

En esta fase debe estar considerada los diversos medios de capacitación y decisiones de todos los aspectos del proceso, como motivar al personal hacia el aprendizaje, distribuir la enseñanza en el tiempo, asegurar el impacto, que se aplique lo aprendido, etc, Ello dependerá del contenido, de la enseñanza y características del educando. Hay que reiterar la importancia de los principios del aprendizaje como: la motivación, reforzamiento, repetición, participación activa y retroalimentación.

Observar la transparencia del aprendizaje esto es, aplicar al trabajo lo aprendido, para que la capacitación sea útil, lo opuesto es el fracaso, de allí que se debe capacitar en tareas similares al trabajo mismo.

Además debemos tener en cuenta, que el programa de capacitación debe ser planificado y con la interacción del método, calidad de instructores y características de los colaboradores a instruir, por ello, se debe hacer lo siguiente:

a. Análisis del Método: Contenido, características del individuo, aptitudes

b. Calidad de Instructores: es un aspecto fundamental en el éxito del programa de capacitación

c. Observar los principios del aprendizaje:

- Motivación, ayuda al aprendiz

- Reforzamiento a tiempo

- Evitar la tensión, es negativa

- Buscar la participación

- Facilitar la retroalimentación

Para que la capacitación se ejecute en forma armónica, y sobre todo que cumpla sus objetivos dependerá principalmente de los siguientes factores:

a. Adecuación del programa de entrenamiento a las necesidades de la organización.

La decisión de establecer determinados programas de entrenamiento debe depender de la necesidad de preparar determinados empleados o mejorar el nivel de los empleados disponibles. El entrenamiento debe ser la solución de los problemas que dieron origen a las necesidades diagnosticadas o percibidas.

b. La calidad del material del entrenamiento presentado.

El material de enseñanza debe ser planeado de manera cuidadosa, con el fin de facilitar la ejecución del entrenamiento. El material de enseñanza busca concretar la instrucción, objetivándola debidamente, facilitar la comprensión del aprendiz por la utilización de recursos audiovisuales, aumentar el rendimiento del entrenamiento y racionalizar la tarea del instructor.

c. La cooperación de los jefes y dirigentes de la empresa.

El entrenamiento debe hacerse con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y funciones. Su mantenimiento implica una cantidad considerable de esfuerzo y de entusiasmo por parte de todos los participantes en la tarea, además de implicar un costo que debe ser considerado como una inversión que capitalizará dividendos a mediano plazo y a corto plazo y no como un gasto superfluo.

Es necesario contar con un espíritu de cooperación del personal y con el apoyo de los dirigentes, ya que todos los jefes y supervisores deben participar de manera efectiva en la ejecución del programa. Sabemos que un director ejerce mucha influencia decisiva sobre la vida de un supervisor y, del mismo modo, éste sobre cada uno de los empleados.

El mejor entrenamiento que un superior puede tener es contar con una dirección adecuada y abierta, y el mejor entrenamiento que un empleado puede tener es contar con una supervisión eficiente.

d. La calidad y preparación de los instructores.

El éxito de la ejecución dependerá de interés, del esfuerzo y del entrenamiento de los instructores. Es muy importante el criterio de selección de los instructores. Éstos deberán reunir ciertas cualidades personales: facilidad para las relaciones humanas, motivación por la función, raciocinio, capacidades didácticas, exposición fácil, además del conocimiento de la especialidad.

Los instructores podrán ser seleccionados entre los diversos niveles y áreas de la empresa. Deben conocer a la perfección las responsabilidades de la función y estar dispuestos a asumirla. La tarea no es fácil e implica algunos sacrificios personales. Como el instructor estará constantemente en contacto con los aprendices, de él depende la formación de los mismos.

Es muy importante que este instructor llene un cierto número de requisitos. Cuanto mayor sea el grado en que el instructor posea tales requisitos, tanto mejor desempeñará su función.

e. La calidad de los aprendices.

Aparentemente, la calidad de los aprendices influye de manera sustancial en los resultados del programa de entrenamiento. Tanto que los mejores resultados se obtienen con una selección adecuada de los aprendices, en función de la forma y del contenido del programa de los objetivos del entrenamiento para que se llegue a disponer del personal más adecuado para cada trabajo.

EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

La evaluación es un proceso continuo que permite conocer en que medida se ha logrado cumplir los objetivos establecidos para satisfacer las necesidades determinadas en el planeamiento.

Al principio, es útil hacer un examen inicial (pre-prueba) para determinar el nivel de habilidad de cada participante y para recibir información de lo que esperan aprender. Estos datos pueden utilizarse para evaluar si se ha conseguido mejorar el conocimiento y las habilidades y si se ha satisfecho las necesidades de los participantes.

Se puede evaluar tanto el programa como a los participantes, con el único fin de conocer los logros, como las deficiencias, para considerarlos y/o corregirlos

Para la evaluación del programa se recomienda medir:

• La reacción o impacto que generó
• El aprendizaje para saber en cuanto se incrementaron los conocimientos, habilidades y destrezas de los participantes
• Las actitudes para conocer en cuanto ha modificado su conducta o comportamiento
• Los resultados finales para saber si la organización ha mejorado sus resultados, como por ejemplo incremento de ventas, índice de productividad, ausentismos, etc.

En cuanto a la evaluación de los participantes, se hace necesario aplicar tanto una prueba de entrada como de salida, independientemente de las evaluaciones parciales que pudieran aplicarse durante el desarrollo del evento de capacitación

Uno de los problemas relacionados con cualquier programa de capacitación se refiere a la evaluación de su eficiencia esta evaluación debe considerar dos aspectos principales:

• Determinar hasta qué punto la capacitación produjo en realidad las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.
• Demostrar si los resultados de la capacitación, presentan relación con la consecución de las metas de la empresa.

METODOLOGIA CALIFICACION:

La Calificacion a utilizar en las evaluaciones realizadas despues de efectuada la capacitacion es la siguiente:

1. Muy superior : si la calificacion oscila entre 4.5 y 5.0

2. Superior: Si la calificacion oscila entre 4.4 y 4.0

3. Bajo: Si la calificacion oscila entre 3.9 y 3.6

4. No aprobo: Si la calificacion oscila desde 3.5 hacia abajo

En el evento de no aprobar la evaluacion, el funcionario será sometido nuevamente al proceso de capaciatacion y evaluación dentro de la semana siguiente a la evaluación inicial.

En caso que nuevamente repruebe la evaluación de la capacitacion, se le realizará un llamado de atención con copia a la hoja de vida.

Proceso de cambio:

El proceso de capacitación y desarrollo se constituye un proceso de cambio. Los colaboradores mediocres se transforman en colaboradores capaces y probablemente los colaboradores actuales se desarrollen para cumplir nuevas responsabilidades.

A fin de verificar el éxito de un programa, los gerentes de personal deben insistir en la evaluación sistemática de su actividad.

Las etapas de evaluación de un proceso de capacitación:

■ Establecer normas de evaluación antes de que se inicie el proceso de capacitación.

■ Es necesario también suministrar a los participantes un examen anterior a la capacitación y la comparación entre ambos resultados permitirá verificar los alcances del programa. Si la mejora es significativa habrán logrado sus objetivos totalmente, si se cumplen todas las normas de evaluación y si existe la transferencia al puesto del trabajo.

Los criterios que se emplean para evaluar la efectividad de la capacitación se basan en los resultados que se refieren a:

● Las reacciones de los capacitados al contenido del programa y al proceso general.

● Los acontecimientos que se hayan adquirido mediante el proceso de capacitación.

● Los cambios en el comportamiento que se deriven del curso de capacitación.

● Los resultados o mejoras mensurables para cada miembro de la organización como menor tasa de rotación, de accidentes o ausentismo.

■ Además será necesario determinar si las técnicas de capacitación empleadas son más efectivas que otras que podrían considerarse. La capacitación también podrá comparase con otros enfoques para desarrollar los recursos humanos, tales como el mejoramiento de las técnicas de selección o estudio de las operaciones de producción.

Evaluación a nivel empresarial

La capacitación es uno de los medios de aumentar la eficacia y debe proporcionar resultados como:

a. Aumento de la eficacia organizacional.

b. Mejoramiento de la imagen de la empresa.

c. Mejoramiento del clima organizacional.

d. Mejores relaciones entre empresa y empleado

e. Facilidad en los cambios y en la innovación.

f. Aumento de la eficiencia.

Evaluación a nivel de los recursos humanos

El entrenamiento debe proporcionar resultados como:

a. Reducción de la rotación del personal.

b. Reducción del ausentismo.

c. Aumento de la eficiencia individual de los empleados.

d. Aumento de las habilidades de las personas.

e. Elevación del conocimiento de las personas.

f. Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas.

Evaluación a nivel de las tareas y operaciones

A este nivel el entrenamiento puede proporcionar resultados como:

a. Aumento de la productividad.

b. Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios.

c. Reducción del ciclo de la producción.

d. Reducción del tiempo de entrenamiento

e. Reducción del índice de accidentes.

f. Reducción del índice de mantenimiento de máquinas y equipos.

SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACION

El seguimiento de los resultados de la capacitación es fundamental para garantizar el efecto la misma y obtener información sobre posibles reajustes.

Aunque no es fácil medir con precisión los resultados de la capacitación, la evaluación puede conllevar dos dimensiones, desde el punto de vista de la empresa, en cuánto mejoró sus niveles de productividad y rendimiento económico, y desde el punto de vista del trabajador en cuánto posibilito su eficiencia y sus perspectivas de desarrollo personal.

Específicamente consiste en verificar el cumplimiento de objetivos, comparando el desempeño antes y después de la capacitación,  tasas de errores antes y después de la capacitación, ausentismos, etc..

Actualmente el control de la idoneidad o no del programa de capacitación esta en función al impacto en el trabajo, vale decir, si el personal mejoró de modo significativo su rendimiento, el trato al público, su identificación con la empresa, o cualquier otro indicador que permita cuantificar el cumplimiento de los objetivos del proceso de capacitación, será un éxito.

Capacitación de Inducción y Reinducción a empleados

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