Programa de Gestión Documental

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual del Procedimiento de Gestión Documental  Wiki Institucional		OM-MPGDWI
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 16-12-2010	7	No Aplica

Nombre

Manual del Procedimiento de Gestión Documental Wiki Institucional wiki institucional OM-MPGDWI

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

5 de Noviembre de 2008

Revisó:

Comité de calidad Diciembre de 2008

Autorizó:

Comité de Calidad  diciembre de 2008

Introducción

La gestión documental representa una tarea de vital importancia en el desarrollo institucional pues permite la adecuada ejecución de las tareas reduciendo errores dando mayor eficiencia y eficacia no solo en el actuar sino en el evidenciar la labor que cumple la institución.

ONCOMEDIC LTDA, se encuentra inmersa en la tarea constante de elaboración y actualización de su componente documental mediante la acción del encargado de calidad, así como de los diferentes coordinadores de área quienes crean los documentos y los someten a consideración del comité de calidad institucional quien lo aprueba o lo refiere para correcciones, iniciándose así el proceso de los documentos internos, de otro lado los documentos externos son recibidos y difundidos según las necesidades

De igual manera ONCOMEDIC LTDA ha venido implementando acciones de innovación y mejoramiento constante de la calidad basadas en la aplicación de metodologías vanguardistas en la gestión de recursos humanos, físicos y tecnológicos, lo que ha permitido contar con estructuras orgánicas sustentadas en procesos de trabajo sistematizado que han generado nuevos productos y servicios, así como renovado constantemente los antiguos, bajo los principios de eficacia, eficiencia y calidad en beneficio de nuestros clientes, por tal razón y en aras de facilitar los procesos de integración de la información, adopta la herramienta de la wiki, google docs, el programa oncolinux y la pagina oncologi.co para tal fin.

La política de gestión documental, tiene el propósito de servir de instrumento modelo en el ciclo vital del documento. Para lograr este propósito, es indispensable la valiosa participación del personal responsable de la ejecución de los diversos procesos, ya que de esa forma contaremos con la experiencia y los conocimientos suficientes para identificar, enfrentar y resolver la problemática existente y garantizar la calidad de la operación.

Objetivos

Objetivo General

Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental de Oncomedic Ltda y hacer más eficiente su implantación.

Objetivos  Específicos

• Definir el Procedimiento de Gestión Documental , en términos  ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
•  Estructurar los Procedimientos de Gestión Documental, metodología y de modo que orienten armónicamente el desarrollo institucional.
• Seguir la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

Marco Conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:

• Producción
  
• Recepción
  
• Distribución
  
• Consulta
  
• Organización
  
• Recuperación
  
• Disposición final de los documentos
  

Sustento teorico

“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)” a nivel nacional Archivo Nacional .

La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y necesidad de búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión  documental que abrio la puerta a la posibilidad de digitaliazar la información

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental : bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental.

Políticas

Políticas Gerenciales de Gestión Documental

La política de la empresa ONCOMEDIC LTDAen materia de gestión, es garantizar una adecuado manejo del ciclo vital de cualquier documento que tenga la institución, así como generar procesos y productos seguros que favorezcan la competitividad en el mercado mediante la reducción de los costos operacionales; para ello la alta dirección asume el compromisoen los siguientes aspectos:

• Asignar a los empleados la responsabilidad de la salud y seguridad en cada una de sus áreas de trabajo.
  * Brindar el tiempo para que todo el personal que ingrese vinculado o temporal, reciba la capacitación sobre los factores de riesgo y normas de seguridad relacionadas con el oficio a desempeñar.
  * Suministrar a cada trabajador los elementos de protección personal requeridos de acuerdo a los factores de riesgo a los que va a estar expuesto, exigiendo su uso durante el desarrollo de la labor pero también propiciando los medios para crear en este personal la conciencia de autocuidado.
  * Incluir en las reuniones de la gerencia y otros grupos de trabajo, el análisis y la toma de decisiones sobre el desempeño de la salud y la seguridad del personal en la empresa.
  * Reportar oportunamente los accidentes de trabajo, las autoridades competentes.
  * Evaluar el desempeño en salud ocupacional de la misma manera en que se evalúan los costos, la productividad y la calidad.

[editar] Misión

Garantizar a los funcionarios de Oncomedic un ambiente laboral sano, cumpliendo con las normas establecidas en la Legislación de Salud Ocupacional, 2400/79 – 1295/94 - a través de sus subprogramas. Tanto en educación, prevención, promoción y control de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
[editar] Visión

Oncomedic contará con un personal altamente capacitado, entrenado y comprometido en la prevención de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales y tendrá un ambiente laboral libre de factores de riesgo ocupacional, que garantice el bienestar de su equipo de trabajo.
[editar] Objetivo General

Diseñar y Ejecutar el Programa de Salud Ocupacional de Oncomedic ltda, con el fin de proporcionar condiciones laborales higiénicas y estimulantes a todos los funcionarios a través de la prevención y el control de los factores de riesgo ocupacional tendientes a promover estilos de vida saludables en el personal y a mejorar la productividad de la empresa.
[editar] Objetivos Especificos

1. Formular e Implementar el Programa de Salud Ocupacional en Oncomedic ltda con el fin de cumplir con la normatividad vigente sobre Salud Ocupacional.
2. Identificar los Factores de Riesgo en cada uno de los puestos de trabajo, con el fin de minimizar y controlar los mismos, priorizando de acuerdo al riesgo y el número de personas expuestas.
3. Implementar el programa de Medicina Preventiva y del Trabajo, con el ánimo de mejorar las condiciones de bienestar físico, mental y social de los trabajadores a efecto de alcanzar el mayor grado de eficiencia.
4. Generar en los trabajadores Asociados la conciencia de trabajar y desarrollar actividades de Salud Ocupacional, mediante la capacitación de conocimientos básicos, actitudes y prácticas que permitan prevenir y reducir los riesgos presentes en el medio de trabajo.
5. Verificar el cumplimiento de las reglas de prevención y control mediante las inspecciones a los puestos de trabajo realizadas
6. Consigna el suministro de material y elementos de seguridad industrial a cada uno de los trabajadores.
7. Fortalecer las actividades propias del vigia ocupacional.
8. Socializar el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial en los niveles que contemple la estructura organizacional.