Diferencia entre revisiones de «Programa de Gestión Documental»
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Revisión del 15:13 24 ago 2011
Regresar al Manual de Procedimientos de Autocontrol
Identificación
Cuadro de identificación
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Unidad Administrativa |
Código | ||
|
Manual del Procedimiento de Gestión Documental Wiki Institucional |
OM-MPGDWI | |||
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Fecha de Emisión |
Fecha de Actualización |
Version |
Pagina | |
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(DD-MM-AA) 10/01/2003 |
(DD-MM-AA) 16-12-2010 |
7 |
No Aplica | |
Nombre
Manual del Procedimiento de Gestión Documental Wiki Institucional wiki institucional OM-MPGDWI
Elaboró:
| Edwin Alexander Montoya Meneses | Gerente |
| Lucy Ramirez Londoño | Coordinador Asistencial |
| Fiorella Caypa Altare | Coordinador Administrativo |
Fecha:
5 de Noviembre de 2008
Revisó:
Comité de calidad Diciembre de 2008
Autorizó:
Comité de Calidad diciembre de 2008
Introducción
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.
En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:
- Producción
- Recepción
- Distribución
- Consulta
- Organización
- Recuperación
- Disposición final de los documentos
“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)” a nivel nacional Archivo Nacional .
La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.
A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y necesidad de búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión documental que abrio la puerta a la posibilidad de digitaliazar la información
En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.
En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental : bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental.
Objetivos
Objetivo General
Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental de Oncomedic Ltda y hacer más eficiente su implantación.
Objetivos Específicos
- Definir el Procedimiento de Gestión Documental , en términos ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
- Estructurar los Procedimientos de Gestión Documental, metodología y de modo que orienten armónicamente el desarrollo institucional.
- Seguir la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.