Glosas

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Procesos Financieros Gestión de Glosas Devoluciones y Conciliación		MPAF2B
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2011-07-09	2023-06-30	4

Elaboró Ultima Versión:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad  

Introducción

La recuperación de cartera contribuye al apropiado flujo de caja, y con ellos a la estabilidad financiera organizacional, toma en cuenta el manejo de la facturación y las glosas desde acciones que permitan la reducción de estas ultimas como la identificación de las causas y gestión de los hallazgos, objeción apropiada en un procedimiento documentado y ordenado, contribuyendo en el desarrollo de mecanismos de mejoramiento para la corrección de los procesos como facturación, y otros procesos administrativos y/o asistenciales que la afectan, mejorando la eficiencia organizacional al reducir reprocesos, devoluciones y glosas, garantizando una oportuna recuperación de recursos económicos y mejoras en las conciliaciones.

Objetivo

Establecer los lineamientos procedimentales para la apropiada gestión de de glosas, devoluciones y conciliación de acuerdo a la normativa para darle el respectivo tramite, con el fin de reducir el porcentaje de glosas, devoluciones y gestionar la recuperación de cartera.

Alcance

Todos los funcionarios que tienen sus respectivos procesos de Oncomedic ltda con el fin de realizar estrategias que esten alineados a la normativa como herramienta de reducción de objeciones por parte del ente encargado del pago por la prestación de servicios.

Marco conceptual

Marco Legal

• Resolución 3047 de 2008 que tiene como objeto definir los formatos, mecanismos de envío, procedimientos y términos que deberán ser adoptados por los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de tales servicios.
  
• Anexo técnico 6, Manual único de glosas, devoluciones y respuestas.
  
• Decreto 4747 de 2007 Regular algunos aspectos de la relación entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo. Art 22, 23,24,25,26,27.
  
• Resolución 416 de 2009 Realiza unas modificaciones a la Resolución 3047 de 2008 y se dictan otras disposiciones. Art 2,3,4,5,6,7,8,9.
  
• Resolución 4331 de 2012 Adiciona y modifica parcialmente la Resolución 3047 de 2008, modificada por la Resolución 416 de 2009. Art 5.
  
• Resolución 6066 de 2016 Establece las condiciones, términos y fechas en que se debe desarrollar el proceso de glosas, la aclaración de cuentas y la depuración contable de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, Entidades Promotoras de Salud y las Entidades Responsable de Pago -ERP en el marco de las normas vigentes expedidas en materia contable por la Contaduría General de la Nación o por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo y los principios contables que rigen la materia
  
  

Definiciones:

Glosas: Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total de la factura por prestacion de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral,que requiere ser resuelva por parte del prestador de servicios de salud.

Devolución: Es una no conformidad que afecta en forma total la factura por prestación de servicios de salud,encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión preliminar y que impide dar un por presentada la factura. Las causales de devolución son taxativas y se refieren a falta de competencia para el pago, falta de autorización, falta de epicrisis, hoja de atención u odontograma, factura o documento equivalente que no cumple los requisitos legales, servicios no autorizados o servicios ya cancelados. La entidad responsable del pago debe informar al momento de la devolución la causales de la misma.

Autorización: Es la formalizacion a través de la emisión de un documento o la generación de un registro por parte de la entidad responsable del pago para la prestacion de los servicios requeridos por el usuario, de acuerdo con lo establecido entre el prestador de servicios de salud y la entidad responsable del pago

Respuesta a Glosas y Devoluciones: Se interpreta en todos los casos como la respuesta que el prestador de servicios de salud da a la glosa o devolución generada por la entidad responsable del pago

Conciliación: Se puede realizar en dos modalidades administrativa y factura a factura. La diferencia entre las 2 metodologías, es que permite mejorar la agilidad de la conciliación y efectividad en el flujo de recursos y depuración con base en la cartera cruzada entre partes.

Causales de Glosas

Facturación: Se presentan glosas por facturación cuando hay diferencias al comparar el tipo y cantidad de los servicios prestados con los facturados, o cuando los conceptos pagados por el usuario no se descuentan en la factura (copagos, cuotas moderadoras u otros), o cuando se presenten errores administrativos generados en los procesos de facturación

Tarifas: Se consideran glosas por tarifas, todas aquellas que se generan por existir diferencias al comparar los valores facturados con los pactados.

Soportes: Se consideran glosas por soportes, todas aquellas que se generan por ausencia, enmendaduras o soportes incompletos o ilegibles.

Autorización: Se consideran glosas por autorización cuando los servicios facturados por el prestador de servicios de salud, no fueron autorizados o difieren de los incluidos en la autorización de la entidad responsable del pago.

Cobertura: Se consideran glosas por cobertura, todas aquellas que se generan por cobro de servicios que no estan incluidos en el respectivo plan, hacen parte integral de un servicio y se cobran de manera adicional.

Pertinencia: Se consideran glosas por pertinencia todas aquellas que se generan por no existir coherencia entre la historia clínica y las ayudas diagnosticas solicitadas o el tratamiento ordenado.

Devoluciones: Es una no conformidad que afecta en forma total la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago y que impide dar por presentada la factura.

Descripción del proceso

Recepción de glosas y devoluciones.

• Se recibe notificación al correo secretaria@oncomedic.com, mail@oncomedic.com, financiera@oncomedic.com.
• Se recibe notificación en físico se registra con el sello firma de quien recibe y fecha en la guía.
• Se crea carpeta en home/documentos/Financiera/Glosas/ se renombre con la eps que corresponde y se guarda la notificación de glosa recibida.

Cargue de glosas al sistema Visof

Cargue de glosa/devolucion Una a Una

• Se ingresa a la ruta: FINANCIERO- NOTAS DE FACTURACIÓN- GLOSAS DE FACTURACIÓN

Se da clic en el botón Nuevo

Se registra tercero (nombre/nit)
Se selecciona tipo de factura y número de factura
Se da TAB
Se selección tipo de glosa (código, nombre)
Valor glosado – oficio – descripción

Se da clic en el botón GRABAR

Cargue de Glosas Masivas (PROCESO 2332)

Se ingresa a la ruta: FINANCIERO- NOTAS DE FACTURACIÓN- GLOSAS CARGUE MASIVO

Se Debe crear archivo en Excel 97-2003 con la estructura establecida, esta no debe contener filas, ni columnas adicionales. - Fecha Recibo
- Tipo Doc
- Número Doc
- Oficio Glosa
- Fecha Glosa
- Cod Glosa
- Descripción
- Vr Glosa

Una vez se cuente con el archivo se selecciona archivo Se da clic en el botón cargar.

Respuesta a Glosas y Devoluciones

Se ingresa a la ruta para cargue una a una: FINANCIERO- NOTAS DE FACTURACIÓN- GLOSAS DE FACTURACIÓN

Se busca la glosa registrada

En el campo respuesta a glosa
Glosa no aceptada
Se selecciona área y subárea (si aplica)
Fecha de respuesta
Tipo de respuesta
Descripción de la respuesta
En el cambiar estado de glosa se debe seleccionar, rechazada, parcial, aceptada
En el campo cambiar a conciliada de la glosa se marca como SI solo si se va a finalizar el proceso de la glosa.
Se da clic en GRABAR RESPUESTA.

Glosa aceptada
Se selecciona área y subárea (si aplica)
Fecha de respuesta
Tipo de respuesta
Descripción de la respuesta, valor aceptado.
En el cambiar estado de glosa se debe seleccionar, rechazada, parcial, aceptada
En el campo cambiar a conciliada de la glosa se marca como SI solo si se va a finalizar el proceso de la glosa.
Se selecciona si la glosa es por concepto o servicio facturado. (Si es por servicio facturado, se debe registrar el valor en el/los servicios registrados en el campo GLOSAR, si es por concepto se selección si afecta o no iva )
Se selecciona tipo de nota crédito a realizar y concepto de nota crédito
Se da clic en GRABAR RESPUESTA.
Se genera PDF con la respuesta generada y la nota crédito creada

Valores Aceptados por la Entidad Aseguradora

Se ingresa a la ruta FINANCIERO- NOTAS DE FACTURACIÓN- GLOSAS DE FACTURACIÓN
Se busca la glosa registrada
En el campo VALORES ACEPTADOS POR LA ENTIDAD ASEGURADORA se da clic en el icono (+)
Se selecciona fecha de aceptación
Descripción de la aceptación
Valor aceptado
Se selecciona el estado de la glosa y si se cambia como conciliada (Si esto aplica solo para cuando se de por terminado el proceso, si se marca como si, la glosa se cierra y permitirá modificaciones ni adiciones)
Se da clic en el botón GRABAR ACEPTACIÓN

Reporte de Glosas

Se ingresa por la ruta: INFORMES- FINANCIERO - REPORTE DE GLOSAS DE SALUD.

se dan condiciones según requerimiento y se da clic en el botón PROCESAR.