'''Autorizo Ültima Versión''': Comité de farmacia.
'''Elaboro:''' Luis Carlos Alvarez Quimico farmacéutico
= Introducción =
'''Reviso y Autorizo Ultima Versión''': Comité de Farmacia
En el presente manual se relaciona el procedimiento a seguir para la distribución de medicamentos y dispositivos médicos, actividad a cargo del personal del servicio Farmacéutico de Oncomedic Ltda.
= Introducción =
En primer lugar, encontramos descripción de las actividades a realizar para la entrega de medicamentos a la central de mezclas externa contratada con el fin de realizar los ajustes de dosis de medicamentos oncológicos, no oncológicos y reenvase de premedicaciones, teniendo en cuenta la orden de producción enviada por el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda, de acuerdo a la solicitud del servicio de enfermería, mediante la agendación de usuarios programados para quimioterapia.
En el presente manual se registra el procedimiento a seguir inmediatamente después el químico farmacéutico de calidad hace la liberación del lote de producción, que permite la fase de transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos (según sea el caso) hasta el servicio de enfermería de la IPS ONCOMEDIC LTDA, los clientes externos o usuarios. Para que este proceso se realice de la mejor manera sin perder el sello de calidad, hemos implementado el siguiente documento para que cada uno de los procedimientos se realice de la mejor manera con el fin de garantizar la estabilidad farmacológica y calidad de los productos, logrando la seguridad y satisfacción de nuestros usuarios.
De igual manera se registra el procedimiento para distribución medicamentos e insumos para entrega al servicio de enfermería o clientes externos, garantizando la estabilidad farmacológica y calidad en los medicamentos e insumos entregados, coordinando de esta manera un proceso seguro durante el tratamiento del paciente.
= Objetivos =
= Objetivos =
Línea 66:
Línea 64:
'''Objetivo General: '''
'''Objetivo General: '''
Cumplir con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad durante el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos, los cuales deben estar exentas de contaminantes, tóxicos, partículas materiales, y cambios ambientales severos, a los cuales pueden estar expuestos durante el transporte a las salas de aplicación, clientes externos y pacientes, garantizando que no se pierda su estabilidad farmacológica para lograr la eficacia del tratamiento fármacoterapéutico esperado.
Estandarizar el procedimiento de distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico de Oncomedic a las diversas unidades de entorno de la organización o al proveedor externo para la adecuación de medicamentos, así como la entrega al usuarios, cumpliendo con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad de la atención.
'''Objetivos Específicos'''
'''Objetivos Específicos'''
#Garantizar la seguridad y eficacia de la mezcla que sera administrada a los pacientes.
# Documentar las actividades que se deben ejecutar para garantizar una correcta distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico hasta las diversas unidades de entorno de Oncomedic Ltda
#Proteger las mezclas de cualquier contaminante externo, o fluctuaciones de las condiciones que puedan alterar la condición del producto durante el transporte y entrega de la misma.
#Establecer lineamientos procedimentales en el transporte de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos y dispositivos médicos,
# Establecer los lineamientos procedimentales en el despacho, transporte y entrega de medicamentos a central de mezclas contratada para adecuación de unidosis oncológicas, no oncológicas y reenvase de premedicaciones.
#Documentar la actividad que se realiza en el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas (UO) a enfermería y clientes externos.
#Garantizar la seguridad del procedimiento de trasporte de los diferentes productos evitando o controlando las posibles eventualidades en el mismo.
# Garantizar la seguridad en distribución de los medicamentos y dispositivos médicos entregados a pacientes, y clientes externos.
= Alcance =
= Alcance =
Inicia con la liberación del lote de producción por parte del químico farmacéutico de calidad hace el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos hasta el servicio de enfermería de la IPS ONCOMEDIC LTDA, los clientes externos o usuarios
El proceso inicia cuando el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda recibe solicitud de medicamentos o dispositivos de un usuario interno o externo, como la programación de pacientes para aplicación en sala enviada por el servicio de enfermería, hasta la entrega de medicamentos o dispositivos a la sala de aplicación, a proveedor externo para ajuste de dosis y a clientes externos o usuarios.
En el proceso de involucra personal de servicio farmacéutico, del servicio de enfermería, usuarios y proveedor externo.
= Procedimiento =
= Procedimiento =
Distribución de Unidosis Oncologicas y No oncologicas
=== Embalaje, Transporte y Entrega de Medicamentos a Central de Mezclas Externa'''Que:''' Alistamiento, transporte y entrega de medicamentos a central de mezclas externa contratada para realizar el ajuste de dosis de medicamentos oncologicos, no oncologicos y reenvase de premedicaciones.===
*'''Quien:''' Regente de Farmacia/Químico farmacéutico.
*'''Cuando:''' Luego de haber recibido la programación de quimioterapia y de haber realizado el despacho de medicamentos.
*'''Como:'''
1. Despachar los medicamentos requeridos de acuerdo a la agenda programación enviada por enfermería para el día siguiente
La actividad se realiza de la siguiente manera en Visof:
Revisar lo ordenado por el especialista: Ingresar a visof con su usuario y contraseña, ir a salud- admisiones-digitar el número de identificación del paciente- ir al campo “Modo cargue admisiones:” seleccionar “mostrar listado”-clic en cargar admisión
[[Archivo:IMAGEN 2 MD admisiones.jpg|centro]]
Identificar la última admisión de atención y dar clic en “ver HC oncología clínica” abrir la pestaña solicitudes y verificar que lo ordenado por el médico sean los medicamentos, las cantidades y las dosis que solicita enfermería.
Verificar lo solicitado por enfermería: ir a la siguiente ruta: Salud-central citas medicas
[[Archivo:IMAGEN 3 MD.jpg|centro]]
Selecciona la fecha del día siguiente (fecha en la que se va a realizar aplicación a los pacientes programados), da clic en el campo ver agenda completa
[[Archivo:IMAGEN 4 MD.jpg|centro]]
Se observan los pacientes programados para aplicación el día siguiente:
[[Archivo:IMAGEN 5 MD.jpg|centro]]
Seleccionar cedula de paciente, y busca la admisión del paciente (como se explica en el primer paso) para realizar la respectiva comparación de los medicamentos ordenados por el especialista antes de realizar el despacho.
Despacho de medicamentos: Luego se realiza el despacho del inventario operador para hacer la respectiva entrega a central de mezclas, para esto debe ingresar a Salud- Unidad de apoyo- Farmacia CE: entrega de pendientes
[[Archivo:IMAGEN 6 MD.jpg|centro]]
Ir al campo Bodega de usuario y seleccionar “OPERADOR” En el campo Paciente; se digita el número de cédula de la persona que se va a realizar el respectivo despacho, se selecciona la bodega de la cual se va a despachar, teniendo en cuenta que la de usuarios es la bodega de “OPERADOR” Clic en cargar ordenes
[[Archivo:IMAGEN 7 MD.jpg|centro]]
Se despliega una ventana en la cual se puede observar las ordenes realizadas por enfermería, dar clic en ver.
Aparece el listado de medicamentos e insumos solicitados por enfermería para la aplicación del paciente, pero se debe tener en cuenta el número de solicitud de la pestaña de servicios de la admisión, para esto se recomienda abrir una pestaña a parte en la cual se pueda evidenciar estos servicios solicitados de acuerdo al número del mismo.
[[Archivo:IMAGEN 8 MD.jpg|centro]]
Seleccionar los medicamentos a los cuales se va a realizar el despacho, teniendo en cuenta los respectivos lotes a despachar, el lote despachado en visof debe ser el mismo que tiene el medicamento en físico a entregar, (Si se despachan 3 lotes diferentes del mismo producto se debe tener en cuenta las cantidades exactas del lote especifico y no despachar todas las cantidades con un mismo lote, esto es solo si llega a dar el caso, de lo contrario despachar todas del mismo lote de acuerdo a lo recepcionado para el paciente).
[[Archivo:IMAGEN 9 MD.jpg|centro]]
Luego de seleccionar los lotes a despachar y cantidad, debe escribir el nombre de quien recibe, en este caso, escribir el nombre de la auxiliar del servicio de enfermería, revisar que la información este diligenciada de manera correcta y dar clic en grabar despacho
[[Archivo:IMAGEN 10 MD.jpg|centro]]
*'''Que:''' Empaque de la mezcla e información de disponibilidad
Aparece una venta que indica “confirma grabar sin copago ni cuota moderadora” clic en aceptar
*'''Quién:''' Regente de farmacia central de Mezclas
[[Archivo:IMAGEN 11 MD.jpg|centro]]
*'''Cuándo: '''Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción
*'''Cómo'''
#Reempacar y sellar la Mezcla de acuerdo al [[Manual de Procesos y Procedimientos de Farmacotecnia|Manual Farmacotecnia]]
#Colocar las mezclas en la esclusa Semi gris – Negra
#Informar vía chat al servicio de farmacia y al servicio de enfermería de Oncomedic, en caso de ser necesario activar el proceso de transporte y entrega de mezclas
[[Image:Exclusa.png]]<br>
*'''Dónde: '''Área Gris <br>
*'''Porque: '''se requiere activar el proceso de transporte y entrega de mezclas
*Consideraciones especiales
#No dejar mas de cinco (5) minutos las mezclas en esclusa, ya que algunas deben ser refrigeradas de inmediato para que no pierdan su estabilidad farmacológica.
#Garantizar que los medicamentos y/o productos estén correctamente identificados de acuerdo a las condiciones farmacológicas del la mezcla precisando de ser necesario los requisitos de refrigeración o fotoprotección en la etiquetas.
#Garantizar que los medicamentos y/o productos estén correctamente empacados de acuerdo a las recomendaciones del fabricante. Las mezclas termosensibles se colocan en neveras de icopor o plásticas refrigeradas con pilas congeladas en la parte superior e inferior de la mezcla o de lo contrario se vera afectada la preparación y es posible que se pierda su propiedad farmacológica.(En la etiqueta se manifiesta “Refrigerar”) <br>Las mezclas fotosensibles se identifican en la etiqueta con la indicación “Proteger de la luz” pues si la mezcla se expone a la luz se vera afectada y es posible que pierda su estabilidad farmacológica. <br>Algunas mezclas no se deben agitar y si durante la manipulación o el transporte no se tiene el cuidado necesario es posible que la mezcla pierda su Propiedad farmacológica. (En la Etiqueta se manifiesta “No agitar”) <br> [[Image:Recomenraciones.png]]<br>Las mezclas que no son fotosensibles por seguridad se colocaran en una bolsa grande fotoprotectora, y luego en un recipientes seguros para el transporte.<br>Inmediatamente organizadas las mezclas de la manera requerida se debe sellar la nevera con cinta transparente.
#La persona de farmacia en el momento de realizar la entrega al encargado del transporte de las mezclas verifica el acta de transporte la cual debe estar completamente diligenciada, donde se estipula la fecha, medicamento mezclado, dosis, cantidad total de mezclas entregadas y nos indica si debe ir refrigerada o fotoprotegida. Esta verificación se realiza comparando lo estipulado en el acta con las mezclas que se entregan (Para UO).
#La persona que realiza el traslado de las mezclas debe conocer las recomendaciones para el mismo, enn ningún caso debe abrir la nevera de el traslado
<br>
Aparece una nueva ventana informativa ¿“desea grabar la entrega?” dar clic en aceptar.
[[Archivo:IMAGEN 12 MD.jpg|centro]]
[[Image:Acta Responsabilidad.png]]
<br>
*'''Que: '''Entrega de la mezcla al cliente
Se repite el proceso hasta terminar la totalidad de los despachos de acuerdo a lo solicitado por enfermería. Al terminar todos los despachos del paciente, los lotes despachados se pueden verificar en la admisión en la pestaña de servicios, donde aparece el medicamento y en la parte inferior el Lote, Cum, Fecha de vencimiento e Invima del medicamento despachado.
*'''Quien: '''Regente de farmacia o auxiliar de farmacia, Cliente
[[Archivo:IMAGEN 13 MD.jpg|centro]]
*'''Cuando:''' En el momento de entregar las mezclas a enfermería o cliente externo<br>
#Mezclas de Unidosis Oncológicas para clientes externos 9:00 am o antes. (Se reciben las ordenes de producción el día antes y se confirma la orden a las 7:30am)
#Las Mezclas de Unidosis Oncológicas para el servicio de enfermería de Oncomedic ltda se entregaran a las 8:30 am, (Se confirma la producción a las 7:00 am)<br>
#Las Unidosis No Oncológicas se entregaran a las 5:00 pm el día antes de la aplicación. (La programación debe estar lista antes de las 2:00pm).<br>
Tener en cuenta que solamente se despachan los medicamentos IV que se van a entregar a la central de mezclas, al igual que los subcutaneos que se entregan directamente a enfermería. El despacho de insumos lo realiza enfermería teniendo en cuenta que es un proceso administrativo para poder facturar el servicio, pero realmente los insumos se envían a enfermería de manera mensual.
#Tomar temperatura de mezclas termosensibles. (No puede ser mayor a 8ºC)
#Verificar fotoprotección, (Bolsa Negra), si es fotosensible.
#Nombre del paciente
#Medicamento
#Dosis
#Diluyente empleado para la mezcla
#Volumen final de la mezcla.
#Si no hay inconvenientes se da por terminado el proceso de entrega.
#Si hay inconveniente, se realiza devolución de la mezcla por no cumplir con alguno de los requisitos, se debe hacer bajo las condiciones adecuadas o requeridas por la mezcla (Fotoprotegida, refrigerada) y se informa de inmediato el motivo de la devolución al servicio de farmacia de oncomedic Ltda por medio de correo electrónico o personalmente.
#Firmar el acta de responsabilidad entrega de la mezcla.
#Firmar la constancia de recibido de la farmacia de las IPS Clientes (en caso que aplique)
#Registrar el Acta de entrega (Formulario 41), y quien recibe responde el acta (Formulario 42),donde confirma que esta de acuerdo con lo que se entrego en el formulario 41. y escribe las observaciones pertinentes.
[[Image:Formulario cuarentayuno.png]]
2 Para llevar un mejor control de las mezclas oncológicas recibidas por parte de CLINALTEC se realiza el ingreso diario del número de mezclas por el proceso de “orden de compra”
<u>Para Tener en cuenta:</u>
[http://oncomedic.com/wiki2/index.php/Contratacion Manual de Contratación]<br>
#Es importante tener en cuenta los horarios de entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas y no oncológicas a enfermería y clientes externos. Ya que la puntualidad hace parte del sello de calidad que nos debe identificar.
B- Generar la orden de producción en el formato de clinaltec<br>
#En caso de pacientes que requieren un periodo de infusión de medicamentos de 9 o mas horas; el servicio farmacéutico procurara entregar las mezclas oncológicas alrededor de las 8:30am.
#Cuando se tienen eventos programados que afecten el inicio de las actividades del servicio farmacéutico, por ejemplo las capacitaciones de los jueves, se realizan acuerdos previos para para programar los pacientes, en el caso anteriormente descrito se opto por citar los pacientes una hora después de lo acordado para los demás días
#No abrir la mezcla durante el transporte
#El personal que realiza el traslado de la mezcla debe estar capacitado para manejar derrames accidentales de la misma y contar con los aditamentos requeridos para tal fin.
<br>
<br>[[Archivo:Produccion Clinaltec.png]]
Pasar a revisión del químico farmacéutico el formato “Orden de producción” quien da las recomendaciones de modificación o da la aprobación para ser impreso y enviado a la central de mezclas externa.
D- Relacionar en el formato “Orden de producción de medicamentos cada uno de los medicamentos despachados a entregar especificando Nombre del paciente, identificación, Medicamento, dosis, via de administración, Volumen de dilución, laboratorio, lote, fecha de vencimiento, cantidad e invima, .<br>
=== Distribución de Nutriciones Parenterales ===
'''Orden de compra:''' Luego de realizar todos los despachos programados por enfermería, se realiza la orden de compra a proveedor de central de mezclas externo, para realizar este procedimiento, debe seguir la siguiente ruta en visof:
*'''Que: '''Empaque de la mezcla e información de disponibilidad
Ir a al módulo Almacén- gestión de compras-órdenes de compra
*'''Quién:''' Regente de farmacia central de Mezclas
*'''Cuándo:''' Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción
*'''Cómo'''
#Reempacar y sellar la Mezcla de acuerdo al [[Manual de Procesos y Procedimientos de Farmacotecnia|Manual Farmacotecnia]]
[[Archivo:IMAGEN 15 MD.jpg|centro]]
#Colocar la nutrición en la esclusa Semi gris – Negra
#Activar el proceso de transporte y entrega de la nutrición
[[Image:Exclusa.png]]
*'''Dónde:''' Área Gris
*'''Porque:''' se requiere activar el proceso de transporte y entrega de mezclas
<u>Consideraciones especiales: </u>
En el campo Nombre: escribir “CLINALTEC” (proveedor al cual se realizará la entrega de medicamento para preparación) clic en– nuevo
#No dejar mas de cinco (5) minutos la Nutrición parenteral en la esclusa, deben ser refrigeradas de inmediato para que no pierdan su estabilidad farmacológica.
[[Archivo:IMAGEN 16 MD.jpg|centro]]
#Garantizar que las NPT y/o producto correctamente identificados.
<br>
*'''Que: '''Entrega de la mezcla al cliente
*'''Quien:''' Regente de farmacia o auxiliar de farmacia, Cliente.
*'''Cuando:''' En el momento de entrega de las nutriciones segun negociación con el cliente
*'''Como:'''
#Mantener los producto seguros y protegidos del calor garantizando que la temperatura de la NP se mantenga entre 2 grados C a 8 grados C.
En el campo CC/Nit2 colocar en NIT del proveedor En el campo observaciones, escribir “solicitud mezclas para el día XX mes y año
#El acondicionamiento primario debe incluir los mismos datos en su etiquetado que el secundario de la NPT.
#Tomar temperatura de las nutriciones (No puede ser mayor a 8ºC)
#Verificar fotoprotección, (Bolsa Negra).
#Nombre del paciente<br>
#Volumen final de la nutrición.
#El traslado de la NPT debe hacerse en recipientes térmicos exclusivos, en condiciones pre establecidas
#Se debe asegurar que las NPT No contaminen otros materiales ni sean contaminados por otros.<br>
#Revisar el estado de Conservacion de la cadena de frio
#Si no hay inconvenientes se da por terminado el proceso de entrega.
#Si hay inconveniente, se realiza devolución de la nutrición por no cumplir con alguno de los requisitos, se debe hacer bajo las condiciones adecuadas o requeridas para la nutrición (Fotoprotegida, refrigerada) y se informa de inmediato el motivo de la devolución al servicio de farmacia de oncomedic Ltda por medio de correo electrónico o personalmente.<br>
#En ningún caso se debe abrir durante el transporte.
#El mensajero firma el acta de responsabilidad entrega del medicamento y hace firmar de la farmacia de los Clientes, la constancia de recibido.<br>
*'''Donde: '''Farmacia de Oncomedic ltda, Farmacia del cliente
[[Archivo:IMAGEN 17 MD.jpg|centro]]
*'''Porque:''' Es fundamental el adecuado transporte y entrega de la nutrición para que conserve su potencial terapeutico
<br>
=== Distribución de Mezclas Magistrales ===
*'''Que:''' Distribución de mezclas Magistrales
De despliega el listado de productos contratados para la respectiva preparación:
*'''Quien: ''' Regente de farmacia o auxiliar de farmacia, Cliente.
*'''Cuando:''' Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción
*'''Como:'''
#Colocar las formulas magistrales en la esclusa Semi gris – Negra
<br>
#Informa al servicio de farmacia para que se active el proceso de transporte y entrega de mezclas
[[Archivo:IMAGEN 18 MD.jpg|centro]]
<u>Consideraciones Especiales:</u>
#Garantizar que las formulas magistrales y/o producto se encuentren correctamente identificados.
Inmediatamente se escoja ítem y la cantidad, aparece el valor total (de acuerdo a la tabla de precios estipulada en el contrato). En caso de que no aparezca el valor, diríjase a productos y consumibles y consulte el valor que se encuentra ingresado.
#Asegurar que No contaminen otros materiales ni sean contaminados por otros.
#Mantener la formula magistral segura protegida de grados inaceptables de calor, luz, frío, humedad y otros factores negativos.
#Revisar que los las formulas magistrales y/o productos termolábiles: conserven las especificaciones de conservaciones del laboratorio fabricante.
#Si se entrega directamente al paciente, entregar instrucciones escritas de ser necesario, educar sobre el uso de la mezcla, sus efectos deseados, los efectos adversos posibles, signos de alarma y recomendaciones de retroalimentación, hacer firmar el Acta de entrega.
#Si se transporta a un cliente externo, entregar instrucciones escritas de ser necesario, firmar el acta de responsabilidad entrega del medicamento y la constancia de recibido.
*'''Donde: '''Farmacia Oncomedic, farmacia del cliente.
Clic en grabar- Aceptar- aceptar
*'''Porque: '''Es indispensable asegurar la entrega del producto en adecuadas condiciones al cliente final de acuerdo a la formula medica.
=== <br>Distribución de Productos Reenvasados o Reempacados<br> ===
[[Archivo:IMAGEN 19 MD.jpg|centro]]
*'''Que: '''Distribución de Productos reenvasados o reempacados
G. Luego de cerrada la orden de compra se autoriza por el QF.<br>
*'''Quien: '''Regente de farmacia o auxiliar de farmacia, Cliente.
*'''Cuando: '''Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción
*'''Como:'''
#Colocar las formulas magistrales en la esclusa Semi gris – Negra
3- '''Preparación para entrega:''' Colocar el medicamento en nevera de icopor teniendo en cuenta los requerimientos técnicos, en la medida que se realiza el despacho y el respectivo registro en el formato correspondiente; los medicamentos que requieren refrigeración se deben empacar con pilas congeladas ubicadas en la parte inferior y en las paredes laterales de la nevera, así como en el intermedio de los medicamentos y en la parte superior a fin de conservar la temperatura requerida (2°C a 8°C)). Para medicamentos que no requieran cadena de frío se debe embalar en nevera de icopor pero sin necesidad de pilas congeladas.
#Informa al servicio de farmacia para que se active el proceso de transporte y entrega de mezclas
<u>Consideraciones especiales:</u>
[[Archivo:IMAGEN 20 MD.jpg|centro]]
#Los productos reenvasados se entregan debidamente rotulados con fecha de vencimiento, lote, invima, nombre del paciente y día de entrega o dispensación.
Si el producto es entregado al paciente
#De acuerdo a lo solicitado por la central de mezclas, el formato de orden de producción se envían por correo electrónico antes de las 3:00 pm del día anterior a la producción.
#El transporte de los medicamentos se realiza por personal enviado por el proveedor, quien hace la entrega al personal de la central de mezclas
#Personal de la central de mezclas contratada recepciona los medicamentos comparando que lo relacionado en el listado enviado por correo electrónico concuerde con lo recibido, si se presenta faltante o sobrante de medicamentos se debe informar inmediatamente por correo electrónico al químico farmacéutico de Oncomedic Ltda, y realizar el envió del medicamento con las mezclas el día siguiente. El regente de farmacia debe hacer inmediatamente verificación del Kardex del medicamento, la cantidad requerida para el paciente, la cantidad recepcionada y la cantidad entregada.
# El personal de la central de mezclas inmediatamente realiza la recepción de los medicamentos responde el correo en el cual se adjuntó la información dando el visto bueno, de igual manera si se presentan diferencias en la información relacionada se debe informar por correo electrónico para que el regente de farmacia de Oncomedic ltda realice la corrección y debe enviar el correo corregido nuevamente hasta recibir el visto bueno de la información.
#El proveedor contratado realiza el ajuste de dosis de acuerdo a lo solicitado, guiados por los protocolos correspondientes, bajo las condiciones de adecuación requerida. Para confirmar que dichos procesos se realizan correctamente se debe hacer auditoria al proveedor de acuerdo a lo establecido en el manual de selección de proveedores.
#Luego de recibir las mezclas de acuerdo a la orden de producción y se realice la recepción técnica, el proceso se debe registrar de la siguiente manera:
Ingresar por “Recepción orden de compra”
#Explicar al paciente las recomendaciones de conservación y uso adecuado del medicamento, así como la importancia del cumplimiento farmacoterapeutico.
#Recolectar firma en acta de entrega.
Si el producto se entrega a un cliente externo:
[[Archivo:IMAGEN 22 MD.jpg|centro]]
#Garantizar que los medicamento reenvasados se encuentren correctamente identificados.
#Asegurar que No contaminen otros materiales, ni sean contaminados por otros.
#Mantener el medicamento o producto seguros y protegidos de grados inaceptables de calor, luz, frio, humedad y otros factores negativos.
#Revisar que los Medicamentos y/o productos termolabiles: conserven las especificaciones de conservaciones del laboratorio fabricante.
#El acondicionamiento primario debe incluir los mismos datos en su etiquetado que el secundario del medicamento y/o producto.
#Por ningún motivo se debe abrir durante el transporte o antes que el paciente lo vaya a tomar.
*'''Donde:''' Farmacia de Oncomedic o farmacia del cliente de acuerdo al contrato
*'''Porque:''' Permite la entrega de la cantidad exacta de medicamentos de acuerdo a la prescripción y no a la presentación comercial interviniendo unicamente en la forma en que es empacado y no en la presentación del producto
=== Dispensación de Medicamentos no Procesados en la Central de Mezclas. ===
*'''Que: '''Dispensación de los medicamentos y dispositivos médicos, aplicando las buenas prácticas de dispensación, contribuyendo al éxito del tratamiento terapéutico<br>
*'''Quien:''' Regente de Farmacia, auxiliar de farmacia, cliente
*'''Cuando:''' En el momento que el paciente requiera de la entrega de medicamentos para su administración en casa
*'''Como:'''
#Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción establecidos en el Decreto 2200 de 2005.
#No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de reducir la posibilidad de generar eventos adversos.
#Revisar la documentación presentada para la entrega de los medicamentos de acuerdo al [[Gestion de Autorizaciones|manual de autorizaciones]], los medicamentos que no están contemplados en la Resolución 5521 de 2013 deben ser prescritos y justificados por medio del Formato no POS.<br>
#Dispensar los medicamentos al paciente y elaborar acta física de entrega de medicamentos, formulario 37 “Dispensación de medicamentos e Insumos” Firmar por el paciente
#Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, método de reconstitución y administración, medición de la dosis, interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia. En caso de ser un medicamento nuevo, que no ha sido usado por el paciente o que represente un riesgo alto, realizar el proceso para una atención farmacéutica por parte del Químico del Servicio Farmacéutico de Oncomedic LTDA.
#Rectificar o Registrar los teléfonos y correos electrónicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico.
#Hacer el despacho de los medicamentos del inventario con el fin de nivelar inventario físico y magnético.<br>Despacho de medicamentos para la central de mezclas:<br>•De acuerdo a la programación enviada por el jefe de enfermería se verifica con la cédula de cada paciente la formula registrada en galenux.<br>• Si hay medicamentos autorizados para oncomedic se sacan de la gaveta uno(1) (No oncológicos) o del Extraíble uno(1) (Oncológicos), verificando la rotación de los mismos se dispensan los que presentan fecha de vencimiento mas cercana.<br>• Si son medicamentos que se han entregado por otras farmacias se encuentran almacenados por EPS: Nueva EPS (Gaveta 2), Salud Total (Gaveta 3), Golden group y famisanar (Gaveta 4), emcosalud, Asmetsalud (Gaveta 5), Comparta (Gaveta 6), los medicamentos de cada paciente están apartados por separadores y posiblemente retenidos por bandas de caucho, para evitar se confundan con los de otros pacientes.
[[Image:Medicamentos.png]]<br>• Se despachan del inventario, buscándolo de acuerdo a la estampilla de cada uno, se ubica en el inventario en la gaveta de la cual se tomo y se envía a la central de mezclas despacho manteniendo las condiciones de almacenamiento.
[[Image:DescargarInventario.png]]
[[Archivo:Imagen 9 Dm.jpg]]
<br>• Se colocan en el recipiente para la desinfección e ingreso al área de producción.<br>
'''Nota:''' dentro de la organización no se realiza suministro de medicamentos de control ni antibioticos.
Grabar y cerrar con el número de factura (la fecha de la recepción AÑO/MES/DIA) se genera a nombre de CLINALTEC la orden de pago. Esto se recopila mes a mes para contrastar con la factura que se recibe.
*'''Donde: '''Farmacia Oncomedic ltda
Realizar el descargue de la orden de compra, se debe hacer la recepción técnica de las mezclas, es el mismo paso a paso del proceso de recepción técnica, con la diferencia que se deben colocar los datos del proveedor CLINALTEC y las mezclas recepcionadas.
*'''Porque''': Es importante consolidar la educación del paciente sobre el medicamento a suministrar para lograr los mejores resultados terapeuticos y reducir el riesgo
=== Venta y Entrega de Medicamentos Directamente al Paciente ===
=== Entrega de Medicamentos, Dispositivos Médicos e Insumos a Enfermería. ===
*'''Que: '''Dispensación de insumos
*'''Que:''' Entrega de medicamentos en mezclas de unidosis oncológicas, no oncológicas, premedicaciones reenvasadas, medicamentos subcutáneos en jeringa prellena y dispositivos médicos.
*'''Quien:''' Jefe de enfermería, regente de farmacia
*'''Quien:''' Regente de Farmacia
*'''Cuando:''' Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción
*'''Cuando:''' El día de la aplicación del medicamento al paciente programado y al momento de recibir los medicamentos mezclados por el proveedor externo.
*'''Como:'''
*'''Como:'''
#Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción establecidos en el Decreto 2200 de 2005.
#Recibir las mezclas de unidosis oncológicas, no oncológicas y pre medicaciones reenvasadas de la central de mezclas externa en los horarios de 7:30am a 8:00am.
#No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de reducir la posibilidad de generar eventos adversos.
#Hacer limpieza del mesón de la sala de quimioterapia, lavado de manos general y colocación de guantes limpios previo a la manipulación de las unidosis.
#Revisar la documentación presentada para la entrega de los medicamentos de acuerdo al [[Gestion de Autorizaciones|manual de autorizaciones]], los dispositivos que no están contemplados en la Resolución 5521 de 2013 deben ser prescritos y justificados por medio del Formato no POS
#[[Archivo:Nevera_Marcada.png|centro]]Verificar que los medicamentos se encuentren embaladas, refrigeradas y fotoprotegidas de acuerdo a los requerimientos técnicos de cada uno.<br> -Tomar la temperatura de la nevera de icoṕor la cual no debe superar los 8°C en caso que contenga medicamentos que requieran cadena de frío, si los medicamentos técnicamente no requieren ser almacenados en cadena de frío la temperatura no debe exceder los 22°C.<br>
#Llenar los respectivos recibos de caja menor y/o Facturas para legalizar la venta.
#Comparar la orden de producción con los medicamentos recepcionados, corroborando que en la etiqueta del medicamento se registre de manera clara y correcta la siguiente información:<br> -Nombre del paciente.<br>-Documento de identidad. <br> -Nombre del medicamento. <br> -Concentración del medicamento. <br> -Dosis (mg, UI). <br>-Volumen de reconstitución del medicamento <br>-Vía de administración <br>-Vehículo de dilución <br>-Volumen final de la mezcla. <br>'''Nota:''' Este procedimiento se realiza por parte del funcionario del servicio farmacéutico en presencia de personal del servicio de enfermería quien de igual manera corrobora que los medicamentos que se están recepcionando sean los mismos que se solicitaron en la programación para aplicación a los pacientes.
#Alistar los medicamentos o dispositivos medicos requeridos.
#Si el medicamento entregado por el proveedor cumple con lo requerido, se firma el recibido en el formato “Entrega técnica de medicamentos” donde el proveedor relaciona las mezclas oncológicas preparadas como también las premedicaciones. Es de aclarar que antes de firmar el funcionario del servicio farmacéutico debe corroborar que la información relacionada en dicho formato sea real.Llegado el caso se presenta alguna inconsistencia en cuanto al no cumplimiento de acuerdo al concentración del medicamento, Dosis (mg, UI), volumen de reconstitución del medicamento, Vía de administración, vehículo de dilución y volumen final de la mezcla se informa inmediatamente a la central de mezclas y se devuelve la mezcla correspondiente para que se realice el ajuste pertinente; dicha anomalía se debe dejar registrada en el formato de “Entrega técnica de medicamentos”, este evento se debe informar por correo electrónico a la central de mezclas contratada con copia al director técnico del servicio farmacéutico de Oncomedic ltda y se debe diligenciar en el formulario de “Reportes de desviaciones”
#Dispensar los medicamentos de venta al usuario.
[[Archivo:RECEPCION_DE_MEDICAMENTOS.png|centro]]
#Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, cómo reconstituirlos, cómo medir la dosis, qué cuidados debe tener en la administración, horarios , interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia.
#En caso de ser un medicamento de alto riesgo realizar la entrega en lugar asignado para la aplicación de acuerdo a las políticas de la empresa y la circular 002 generada el 13 de agosto de 2013.
#Para la entrega de medicamentos subcutáneos a enfermería el despacho y embalaje se realiza de acuerdo al procedimiento anterior y el traslado debe hacerse por personal del servicio farmacéutico quien transporta el medicamento en nevera portatil. Tener en cuenta que los medicamentos deben estar debidamente rotulados.
#Rectificar o Registrar los teléfonos y correos electrónicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico.
#Hacer el despacho de los medicamentos del inventario, Farmacia_Contenedor_Farmacia despacho. con el fin de nivelar inventario físico y magnético.
<br>
<br>
Nota: En caso de presentarse algún inconveniente o novedad durante la entrega de mezclas, subcutaneos y premedicaciones a enfermería, la auxiliar del servicio reporta dicha inconsistencia por medio de una desviación (ver proceso de desviación). De lo contrario, se da por entendido que toda la actividad se desarrollo sin ningún inconveniente y hay satisfacción total por parte del servicio.
=== Venta y Entrega de Medicamentos Directamente al Paciente. ===
Dispensación de Medicamentos
*'''Que:''' Dispensación de medicamentos de forma segura que permita la identificación y prevención de problemas potenciales relacionados con el uso de los medicamentos, mediante instrucciones sobre la adecuada utilización del mismo.
*'''Quien:''' Regente de Farmacia.
*'''Cuando:''' En el momento que el paciente requiera de la entrega de medicamentos para su administración fuera de la sala de aplicación Oncomedic ltda.
*'''Como:'''
=== '''Distribución de Insumos ''' ===
#Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado, que cumpla con las características y contenido de la prescripción establecidos en el Decreto 780 de 2016, que deroga al Decreto 2200. '''No dispensar sin orden medica'''.
#No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de reducir la posibilidad de generar eventos adversos.
#Revisar la documentación presentada para la entrega de los medicamentos de acuerdo al [[Gestion de Autorizaciones|manual de autorizaciones]], los medicamentos que no están en el plan de beneficios en salud deben ser prescritos y justificados en la plataforma MIPRES.
#Para poder despachar el medicamento, se debe realizar el proceso de ingreso del paciente por admisión, esto se debe solicitar en el servicio de recepción (llegado el caso que sea un paciente externo).
#Luego que el paciente este creado en el sistema el servicio de enfermería realiza la solicitud del medicamento de acuerdo a la orden médica entregada por el mismo
#Farmacia realiza la dispensación del medicamento de acuerdo a lo solicitado por enfermería y lo explicado en el proceso de despacho.
#Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: <br>-Condiciones de almacenamiento. <br>-Método de reconstitución y administración. <br>-Medición de la dosis. <br>-Interacciones con alimentos y otros medicamentos. <br>-Advertencias sobre efectos adversos. <br>-Contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia. <br>En caso de ser un medicamento nuevo, que no ha sido usado por el paciente o que represente un riesgo alto, realizar el proceso para una atención farmacéutica por parte del Químico del Servicio Farmacéutico de Oncomedic LTDA.
#Rectificar o Registrar los teléfonos y correos electrónicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico.
#Enviar a farmacia la solicitud de Dispositivos médicos a través del instrumento: Solicitud de medicamentos y/o dispositivos médicos
*'''Donde: '''Farmacia Oncomedic ltda
#Alistamientar y dispensar de los Dispositivos Médicos<br>
*'''Porque''': Es importante consolidar la educación del paciente sobre el medicamento a suministrar para lograr los mejores resultados terapéuticos y reducir el riesgo de que se presenten problemas relacionados con la utilización del medicamento.
#En caso de ser suministrados para un paciente en particular revisar detalladamente los dispositivos médicos solicitados y/o autorizados, e iniciar el alistamiento de los mismos.
#Entregar los dispositivos médicos al jefe de enfermería o al regente de farmacia. <br> Proceso de entrega en el sistema:
##Verificar la solicitud en GaleNux listado de pedidos y ordenes de compra, conformación y solicitud para quimioterapia.
##De acuerdo a la ubicación del insumo se saca y se despacha del inventario de la gaveta de origen a donde se halla hecho la solicitud:<br> *Central de mezclas- Central de mezclas Recepción<br> *Central de mezclas- Central de mezclas nevera<br> *Enfermería-Enfermería Recepción. <br> *Enfermería odontología. <br> *Enfermería Consultorio(1 o 2)
[[Image:DescargarInventario1.png]]<br> '''Donde:''' Desde la farmacia a sala de aplicación, Central de Mezclas, consultorios.<br>
'''Porque:''' Se logra una apropiada gestión de dispositivos médicos dentro de la organización.
Los medicamentos y dispositivos médicos se rotan y/o almacenan de acuerdo al Procedimiento [[Almacenamiento_de_Medicamentos_y_Dispositivos_Medicos|Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos]]
<br>
==== Recursos del Procedimiento: ====
Se despachan del inventario.
<br>Para desarrollar la actividad de transporte de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos, se debe contar con los siguientes recursos:<br><u>Recursos Humano:</u>
'''Nota:''' dentro de la organización no se realiza suministro de medicamentos de control ni antibioticos.
#Persona que entrega (Funcionario del servicio farmacéutico)
=== Distribución de Insumos. ===
#Persona que realiza el transporte de las Mezclas (mensajero)
#Persona que recibe (Funcionario de enfermería, o farmacia dependiendo del lugar donde se entreguen las mezclas)
<u>Recursos materiales:</u>
Para despacho de insumos mensualmente a enfermería se realiza el mismo proceso registrado en recepción de medicamentos; Se realiza el proceso de adquisición del insumo de acuerdo a lo descrito en el procedimiento de [http://oncomedic.com/wiki2/index.php/Contratacion compras]<br>• Enfermería realiza la solicitud de insumos por correo electrónico a medida que se van agotando, esto se realiza basados en el stock mínimo de insumos que se tienen en sala de quimioterapia.<br>• La solicitud se envía a cotizar con el proveedores<br>• La cotización se entrega al director comercial<br>• Luego del visto bueno se realiza la solicitud de compra al proveedor, la orden de compra en visof (almacén-gestión de compra-orden de compra) se realiza el procedimiento en forma similar que en las mezclas.<br>• Se recepcionan de la misma manera que se realiza con las mezclas oncológicas, de acuerdo a esto, se hace la recepción de la orden de compra (almacén-gestión de compra-recepción orden de compra) con la diferencia que en el formato de recepción se selecciona Bodega principal de farmacia y luego de acuerdo a lo solicitado se realiza el traslado a bodega sala de quimioterapia, en el campo Documento del Proveedor se debe colocar el Numero de factura, la fecha de vencimiento y la forma de pago.
#Neveras de icopor
'''Donde:''' Desde la farmacia a sala de aplicación, consultorios.
#Bolsas foto protectoras
#Bolsas plásticas
'''Porque:''' Se logra una apropiada gestión y uso racional de dispositivos médicos dentro de la organización.
#Pilas frías.
#Stock de derrames
= Cuadro de Procedimiento =
= Cuadro de Procedimiento =
Línea 332:
Línea 299:
Nombre del Procedimiento.
Nombre del Procedimiento.
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Distribución de Medicamentos y Dispositivos Medicos <br>
Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos<br>
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Línea 339:
Línea 306:
Objetivo del Procedimiento
Objetivo del Procedimiento
| Cumplir con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad durante el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos, los cuales deben estar exentas de contaminantes, tóxicos, partículas materiales, y cambios ambientales severos, a los cuales pueden estar expuestos durante el transporte a las salas de aplicación, clientes externos y pacientes, garantizando que no se pierda su estabilidad farmacológica para lograr la eficacia del tratamiento fármacoterapéutico esperado.<br>
| Estandarizar el procedimiento de distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico de Oncomedic a las diversas unidades de entorno de la organización o al proveedor externo para la adecuación de medicamentos, así como la entrega al usuarios, cumpliendo con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad de la atención.
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Responsable
Responsable
| Regente de farmacia, bajo la supervisión del quimico farmaceutico
| Regente de farmacia, bajo la supervisión del químico farmacéutico
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Alcance
Alcance
| Inicia con la liberación del lote de producción por parte del químico farmacéutico de calidad hace el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos hasta el servicio de enfermería de la IPS ONCOMEDIC LTDA, los clientes externos o usuarios<br>
| El proceso inicia cuando el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda recibe solicitud de dispensación de medicamentos o dispositivos de un usuario interno o externo como la Agenda de pacientes para aplicación en sala enviada por el servicio de enfermería, hasta la entrega de medicamentos o dispositivos a la sala de aplicación, a proveedor externo para ajuste de dosis y a clientes externos o usuarios. En el proceso de involucra personal de servicio farmacéutico, del servicio de enfermería, usuarios y proveedor externo.
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Requisitos Generales de Operación del Procedimiento
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento
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*Sistema Operativo Oncolinux 2
*Manual de Distribución de medicamentos y dispositivos médicos, manual de autorizaciones
*Manual de Distribución de medicamentos y dispositivos medicos, manual de farmacotecnia, manual de autorizaciones
*Recurso humano
*Recurso humano
*Neveras de icopor
*Neveras de icopor
*Bolsas plásticas
*Bolsas foto protectoras
*Pilas frías.
*Bolsas plásticas
*Pilas frías.
*Stock de derrames
*Stock de derrames
*Termómetros calibrados
*Plataforma VISOF
*Formatos de proveedor externo
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| Pasos
| Pasos
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*Reempacar y sellar el producto terminado de acuerdo al Manual Farmacotecnia
#Realizar Programación de pacientes
*Colocar el producto en la esclusa Semi gris – Negra
#Validar información con la formula médica
*Activar el proceso de transporte y entrega del producto
#Solicitar mezcla de medicamentos a cliente externo
*Realizar la entrega de acuerdo a las especificaciones requeridas por el producto
#Alistamiento, despacho y embalaje de medicamentos
*Dejar evidencias
#Transporte y entrega de medicamentos a Proveedor externo
#Recepción de mezclas
#Entrega de medicamentos a Enfermería
#Realizar orden de compra y recepción técnica de las mezclas
#Archivar soportes
|}
|}
= Puntos Críticos =
= Puntos Críticos =
#Adecuada Identificación de los productos
#Adecuada Identificación de los productos
Línea 383:
Línea 353:
#Capacitación del personal que realiza el transporte
#Capacitación del personal que realiza el transporte
= Diagrama de Flujo<br> =
= Diagrama de Flujo =
[[Image:Distribucion.png]]
[[Archivo:Gráfico diagrama de flujo distribución de medicamentos.png]]
En el presente manual se relaciona el procedimiento a seguir para la distribución de medicamentos y dispositivos médicos, actividad a cargo del personal del servicio Farmacéutico de Oncomedic Ltda.
En primer lugar, encontramos descripción de las actividades a realizar para la entrega de medicamentos a la central de mezclas externa contratada con el fin de realizar los ajustes de dosis de medicamentos oncológicos, no oncológicos y reenvase de premedicaciones, teniendo en cuenta la orden de producción enviada por el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda, de acuerdo a la solicitud del servicio de enfermería, mediante la agendación de usuarios programados para quimioterapia.
De igual manera se registra el procedimiento para distribución medicamentos e insumos para entrega al servicio de enfermería o clientes externos, garantizando la estabilidad farmacológica y calidad en los medicamentos e insumos entregados, coordinando de esta manera un proceso seguro durante el tratamiento del paciente.
Objetivos
Objetivo General:
Estandarizar el procedimiento de distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico de Oncomedic a las diversas unidades de entorno de la organización o al proveedor externo para la adecuación de medicamentos, así como la entrega al usuarios, cumpliendo con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad de la atención.
Objetivos Específicos
Documentar las actividades que se deben ejecutar para garantizar una correcta distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico hasta las diversas unidades de entorno de Oncomedic Ltda
Establecer los lineamientos procedimentales en el despacho, transporte y entrega de medicamentos a central de mezclas contratada para adecuación de unidosis oncológicas, no oncológicas y reenvase de premedicaciones.
Garantizar la seguridad en distribución de los medicamentos y dispositivos médicos entregados a pacientes, y clientes externos.
Alcance
El proceso inicia cuando el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda recibe solicitud de medicamentos o dispositivos de un usuario interno o externo, como la programación de pacientes para aplicación en sala enviada por el servicio de enfermería, hasta la entrega de medicamentos o dispositivos a la sala de aplicación, a proveedor externo para ajuste de dosis y a clientes externos o usuarios.
En el proceso de involucra personal de servicio farmacéutico, del servicio de enfermería, usuarios y proveedor externo.
Procedimiento
Embalaje, Transporte y Entrega de Medicamentos a Central de Mezclas ExternaQue: Alistamiento, transporte y entrega de medicamentos a central de mezclas externa contratada para realizar el ajuste de dosis de medicamentos oncologicos, no oncologicos y reenvase de premedicaciones.
Quien: Regente de Farmacia/Químico farmacéutico.
Cuando: Luego de haber recibido la programación de quimioterapia y de haber realizado el despacho de medicamentos.
Como:
1. Despachar los medicamentos requeridos de acuerdo a la agenda programación enviada por enfermería para el día siguiente
La actividad se realiza de la siguiente manera en Visof:
Revisar lo ordenado por el especialista: Ingresar a visof con su usuario y contraseña, ir a salud- admisiones-digitar el número de identificación del paciente- ir al campo “Modo cargue admisiones:” seleccionar “mostrar listado”-clic en cargar admisión
Identificar la última admisión de atención y dar clic en “ver HC oncología clínica” abrir la pestaña solicitudes y verificar que lo ordenado por el médico sean los medicamentos, las cantidades y las dosis que solicita enfermería.
Verificar lo solicitado por enfermería: ir a la siguiente ruta: Salud-central citas medicas
Selecciona la fecha del día siguiente (fecha en la que se va a realizar aplicación a los pacientes programados), da clic en el campo ver agenda completa
Se observan los pacientes programados para aplicación el día siguiente:
Seleccionar cedula de paciente, y busca la admisión del paciente (como se explica en el primer paso) para realizar la respectiva comparación de los medicamentos ordenados por el especialista antes de realizar el despacho.
Despacho de medicamentos: Luego se realiza el despacho del inventario operador para hacer la respectiva entrega a central de mezclas, para esto debe ingresar a Salud- Unidad de apoyo- Farmacia CE: entrega de pendientes
Ir al campo Bodega de usuario y seleccionar “OPERADOR” En el campo Paciente; se digita el número de cédula de la persona que se va a realizar el respectivo despacho, se selecciona la bodega de la cual se va a despachar, teniendo en cuenta que la de usuarios es la bodega de “OPERADOR” Clic en cargar ordenes
Se despliega una ventana en la cual se puede observar las ordenes realizadas por enfermería, dar clic en ver.
Aparece el listado de medicamentos e insumos solicitados por enfermería para la aplicación del paciente, pero se debe tener en cuenta el número de solicitud de la pestaña de servicios de la admisión, para esto se recomienda abrir una pestaña a parte en la cual se pueda evidenciar estos servicios solicitados de acuerdo al número del mismo.
Seleccionar los medicamentos a los cuales se va a realizar el despacho, teniendo en cuenta los respectivos lotes a despachar, el lote despachado en visof debe ser el mismo que tiene el medicamento en físico a entregar, (Si se despachan 3 lotes diferentes del mismo producto se debe tener en cuenta las cantidades exactas del lote especifico y no despachar todas las cantidades con un mismo lote, esto es solo si llega a dar el caso, de lo contrario despachar todas del mismo lote de acuerdo a lo recepcionado para el paciente).
Luego de seleccionar los lotes a despachar y cantidad, debe escribir el nombre de quien recibe, en este caso, escribir el nombre de la auxiliar del servicio de enfermería, revisar que la información este diligenciada de manera correcta y dar clic en grabar despacho
Aparece una venta que indica “confirma grabar sin copago ni cuota moderadora” clic en aceptar
Aparece una nueva ventana informativa ¿“desea grabar la entrega?” dar clic en aceptar.
Se repite el proceso hasta terminar la totalidad de los despachos de acuerdo a lo solicitado por enfermería. Al terminar todos los despachos del paciente, los lotes despachados se pueden verificar en la admisión en la pestaña de servicios, donde aparece el medicamento y en la parte inferior el Lote, Cum, Fecha de vencimiento e Invima del medicamento despachado.
Tener en cuenta que solamente se despachan los medicamentos IV que se van a entregar a la central de mezclas, al igual que los subcutaneos que se entregan directamente a enfermería. El despacho de insumos lo realiza enfermería teniendo en cuenta que es un proceso administrativo para poder facturar el servicio, pero realmente los insumos se envían a enfermería de manera mensual.
2 Para llevar un mejor control de las mezclas oncológicas recibidas por parte de CLINALTEC se realiza el ingreso diario del número de mezclas por el proceso de “orden de compra”
B- Generar la orden de producción en el formato de clinaltec
Pasar a revisión del químico farmacéutico el formato “Orden de producción” quien da las recomendaciones de modificación o da la aprobación para ser impreso y enviado a la central de mezclas externa.
D- Relacionar en el formato “Orden de producción de medicamentos cada uno de los medicamentos despachados a entregar especificando Nombre del paciente, identificación, Medicamento, dosis, via de administración, Volumen de dilución, laboratorio, lote, fecha de vencimiento, cantidad e invima, .
Orden de compra: Luego de realizar todos los despachos programados por enfermería, se realiza la orden de compra a proveedor de central de mezclas externo, para realizar este procedimiento, debe seguir la siguiente ruta en visof:
Ir a al módulo Almacén- gestión de compras-órdenes de compra
En el campo Nombre: escribir “CLINALTEC” (proveedor al cual se realizará la entrega de medicamento para preparación) clic en– nuevo
En el campo CC/Nit2 colocar en NIT del proveedor En el campo observaciones, escribir “solicitud mezclas para el día XX mes y año
De despliega el listado de productos contratados para la respectiva preparación:
Inmediatamente se escoja ítem y la cantidad, aparece el valor total (de acuerdo a la tabla de precios estipulada en el contrato). En caso de que no aparezca el valor, diríjase a productos y consumibles y consulte el valor que se encuentra ingresado.
Clic en grabar- Aceptar- aceptar
G. Luego de cerrada la orden de compra se autoriza por el QF.
3- Preparación para entrega: Colocar el medicamento en nevera de icopor teniendo en cuenta los requerimientos técnicos, en la medida que se realiza el despacho y el respectivo registro en el formato correspondiente; los medicamentos que requieren refrigeración se deben empacar con pilas congeladas ubicadas en la parte inferior y en las paredes laterales de la nevera, así como en el intermedio de los medicamentos y en la parte superior a fin de conservar la temperatura requerida (2°C a 8°C)). Para medicamentos que no requieran cadena de frío se debe embalar en nevera de icopor pero sin necesidad de pilas congeladas.
De acuerdo a lo solicitado por la central de mezclas, el formato de orden de producción se envían por correo electrónico antes de las 3:00 pm del día anterior a la producción.
El transporte de los medicamentos se realiza por personal enviado por el proveedor, quien hace la entrega al personal de la central de mezclas
Personal de la central de mezclas contratada recepciona los medicamentos comparando que lo relacionado en el listado enviado por correo electrónico concuerde con lo recibido, si se presenta faltante o sobrante de medicamentos se debe informar inmediatamente por correo electrónico al químico farmacéutico de Oncomedic Ltda, y realizar el envió del medicamento con las mezclas el día siguiente. El regente de farmacia debe hacer inmediatamente verificación del Kardex del medicamento, la cantidad requerida para el paciente, la cantidad recepcionada y la cantidad entregada.
El personal de la central de mezclas inmediatamente realiza la recepción de los medicamentos responde el correo en el cual se adjuntó la información dando el visto bueno, de igual manera si se presentan diferencias en la información relacionada se debe informar por correo electrónico para que el regente de farmacia de Oncomedic ltda realice la corrección y debe enviar el correo corregido nuevamente hasta recibir el visto bueno de la información.
El proveedor contratado realiza el ajuste de dosis de acuerdo a lo solicitado, guiados por los protocolos correspondientes, bajo las condiciones de adecuación requerida. Para confirmar que dichos procesos se realizan correctamente se debe hacer auditoria al proveedor de acuerdo a lo establecido en el manual de selección de proveedores.
Luego de recibir las mezclas de acuerdo a la orden de producción y se realice la recepción técnica, el proceso se debe registrar de la siguiente manera:
Ingresar por “Recepción orden de compra”
Grabar y cerrar con el número de factura (la fecha de la recepción AÑO/MES/DIA) se genera a nombre de CLINALTEC la orden de pago. Esto se recopila mes a mes para contrastar con la factura que se recibe.
Realizar el descargue de la orden de compra, se debe hacer la recepción técnica de las mezclas, es el mismo paso a paso del proceso de recepción técnica, con la diferencia que se deben colocar los datos del proveedor CLINALTEC y las mezclas recepcionadas.
Entrega de Medicamentos, Dispositivos Médicos e Insumos a Enfermería.
Que: Entrega de medicamentos en mezclas de unidosis oncológicas, no oncológicas, premedicaciones reenvasadas, medicamentos subcutáneos en jeringa prellena y dispositivos médicos.
Quien: Regente de Farmacia
Cuando: El día de la aplicación del medicamento al paciente programado y al momento de recibir los medicamentos mezclados por el proveedor externo.
Como:
Recibir las mezclas de unidosis oncológicas, no oncológicas y pre medicaciones reenvasadas de la central de mezclas externa en los horarios de 7:30am a 8:00am.
Hacer limpieza del mesón de la sala de quimioterapia, lavado de manos general y colocación de guantes limpios previo a la manipulación de las unidosis.
Verificar que los medicamentos se encuentren embaladas, refrigeradas y fotoprotegidas de acuerdo a los requerimientos técnicos de cada uno. -Tomar la temperatura de la nevera de icoṕor la cual no debe superar los 8°C en caso que contenga medicamentos que requieran cadena de frío, si los medicamentos técnicamente no requieren ser almacenados en cadena de frío la temperatura no debe exceder los 22°C.
Comparar la orden de producción con los medicamentos recepcionados, corroborando que en la etiqueta del medicamento se registre de manera clara y correcta la siguiente información: -Nombre del paciente. -Documento de identidad. -Nombre del medicamento. -Concentración del medicamento. -Dosis (mg, UI). -Volumen de reconstitución del medicamento -Vía de administración -Vehículo de dilución -Volumen final de la mezcla. Nota: Este procedimiento se realiza por parte del funcionario del servicio farmacéutico en presencia de personal del servicio de enfermería quien de igual manera corrobora que los medicamentos que se están recepcionando sean los mismos que se solicitaron en la programación para aplicación a los pacientes.
Si el medicamento entregado por el proveedor cumple con lo requerido, se firma el recibido en el formato “Entrega técnica de medicamentos” donde el proveedor relaciona las mezclas oncológicas preparadas como también las premedicaciones. Es de aclarar que antes de firmar el funcionario del servicio farmacéutico debe corroborar que la información relacionada en dicho formato sea real.Llegado el caso se presenta alguna inconsistencia en cuanto al no cumplimiento de acuerdo al concentración del medicamento, Dosis (mg, UI), volumen de reconstitución del medicamento, Vía de administración, vehículo de dilución y volumen final de la mezcla se informa inmediatamente a la central de mezclas y se devuelve la mezcla correspondiente para que se realice el ajuste pertinente; dicha anomalía se debe dejar registrada en el formato de “Entrega técnica de medicamentos”, este evento se debe informar por correo electrónico a la central de mezclas contratada con copia al director técnico del servicio farmacéutico de Oncomedic ltda y se debe diligenciar en el formulario de “Reportes de desviaciones”
Para la entrega de medicamentos subcutáneos a enfermería el despacho y embalaje se realiza de acuerdo al procedimiento anterior y el traslado debe hacerse por personal del servicio farmacéutico quien transporta el medicamento en nevera portatil. Tener en cuenta que los medicamentos deben estar debidamente rotulados.
Nota: En caso de presentarse algún inconveniente o novedad durante la entrega de mezclas, subcutaneos y premedicaciones a enfermería, la auxiliar del servicio reporta dicha inconsistencia por medio de una desviación (ver proceso de desviación). De lo contrario, se da por entendido que toda la actividad se desarrollo sin ningún inconveniente y hay satisfacción total por parte del servicio.
Venta y Entrega de Medicamentos Directamente al Paciente.
Dispensación de Medicamentos
Que: Dispensación de medicamentos de forma segura que permita la identificación y prevención de problemas potenciales relacionados con el uso de los medicamentos, mediante instrucciones sobre la adecuada utilización del mismo.
Quien: Regente de Farmacia.
Cuando: En el momento que el paciente requiera de la entrega de medicamentos para su administración fuera de la sala de aplicación Oncomedic ltda.
Como:
Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado, que cumpla con las características y contenido de la prescripción establecidos en el Decreto 780 de 2016, que deroga al Decreto 2200. No dispensar sin orden medica.
No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de reducir la posibilidad de generar eventos adversos.
Revisar la documentación presentada para la entrega de los medicamentos de acuerdo al manual de autorizaciones, los medicamentos que no están en el plan de beneficios en salud deben ser prescritos y justificados en la plataforma MIPRES.
Para poder despachar el medicamento, se debe realizar el proceso de ingreso del paciente por admisión, esto se debe solicitar en el servicio de recepción (llegado el caso que sea un paciente externo).
Luego que el paciente este creado en el sistema el servicio de enfermería realiza la solicitud del medicamento de acuerdo a la orden médica entregada por el mismo
Farmacia realiza la dispensación del medicamento de acuerdo a lo solicitado por enfermería y lo explicado en el proceso de despacho.
Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: -Condiciones de almacenamiento. -Método de reconstitución y administración. -Medición de la dosis. -Interacciones con alimentos y otros medicamentos. -Advertencias sobre efectos adversos. -Contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia. En caso de ser un medicamento nuevo, que no ha sido usado por el paciente o que represente un riesgo alto, realizar el proceso para una atención farmacéutica por parte del Químico del Servicio Farmacéutico de Oncomedic LTDA.
Rectificar o Registrar los teléfonos y correos electrónicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico.
Donde: Farmacia Oncomedic ltda
Porque: Es importante consolidar la educación del paciente sobre el medicamento a suministrar para lograr los mejores resultados terapéuticos y reducir el riesgo de que se presenten problemas relacionados con la utilización del medicamento.
Nota: dentro de la organización no se realiza suministro de medicamentos de control ni antibioticos.
Distribución de Insumos.
Para despacho de insumos mensualmente a enfermería se realiza el mismo proceso registrado en recepción de medicamentos; Se realiza el proceso de adquisición del insumo de acuerdo a lo descrito en el procedimiento de compras • Enfermería realiza la solicitud de insumos por correo electrónico a medida que se van agotando, esto se realiza basados en el stock mínimo de insumos que se tienen en sala de quimioterapia. • La solicitud se envía a cotizar con el proveedores • La cotización se entrega al director comercial • Luego del visto bueno se realiza la solicitud de compra al proveedor, la orden de compra en visof (almacén-gestión de compra-orden de compra) se realiza el procedimiento en forma similar que en las mezclas. • Se recepcionan de la misma manera que se realiza con las mezclas oncológicas, de acuerdo a esto, se hace la recepción de la orden de compra (almacén-gestión de compra-recepción orden de compra) con la diferencia que en el formato de recepción se selecciona Bodega principal de farmacia y luego de acuerdo a lo solicitado se realiza el traslado a bodega sala de quimioterapia, en el campo Documento del Proveedor se debe colocar el Numero de factura, la fecha de vencimiento y la forma de pago.
Donde: Desde la farmacia a sala de aplicación, consultorios.
Porque: Se logra una apropiada gestión y uso racional de dispositivos médicos dentro de la organización.
Cuadro de Procedimiento
Nombre del Procedimiento.
Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos
Objetivo del Procedimiento
Estandarizar el procedimiento de distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico de Oncomedic a las diversas unidades de entorno de la organización o al proveedor externo para la adecuación de medicamentos, así como la entrega al usuarios, cumpliendo con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad de la atención.
Responsable
Regente de farmacia, bajo la supervisión del químico farmacéutico
Alcance
El proceso inicia cuando el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda recibe solicitud de dispensación de medicamentos o dispositivos de un usuario interno o externo como la Agenda de pacientes para aplicación en sala enviada por el servicio de enfermería, hasta la entrega de medicamentos o dispositivos a la sala de aplicación, a proveedor externo para ajuste de dosis y a clientes externos o usuarios. En el proceso de involucra personal de servicio farmacéutico, del servicio de enfermería, usuarios y proveedor externo.
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento
Manual de Distribución de medicamentos y dispositivos médicos, manual de autorizaciones
Recurso humano
Neveras de icopor
Bolsas plásticas
Pilas frías.
Stock de derrames
Termómetros calibrados
Plataforma VISOF
Formatos de proveedor externo
Pasos
Realizar Programación de pacientes
Validar información con la formula médica
Solicitar mezcla de medicamentos a cliente externo
Alistamiento, despacho y embalaje de medicamentos
Transporte y entrega de medicamentos a Proveedor externo
Recepción de mezclas
Entrega de medicamentos a Enfermería
Realizar orden de compra y recepción técnica de las mezclas
Archivar soportes
Puntos Críticos
Adecuada Identificación de los productos
Conservación de los productos de acuerdo a los requisitos establecido
Transporte seguro
Entrega a conformidad
Capacitación del personal que realiza el transporte
