Proceso de consulta especializada

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Procesos Asistenciales de Consulta Especializada		MPA1
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2003/01/10	2024/07/31	11

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad

Introducción

Oncomedic Ltda considera de vital importancia la atención al usuario, para lograr los mejores resultados es fundamental el conocimiento de los procesos administrativos y asistenciales que se realizan durante la prestación del servicio; el presente manual describe los procedimientos que se realizan para la realización de consultas, incluye los formularios y documentos requerido para la asignación de las citas desde el ingreso de los datos del paciente a la plataforma digital, ingreso a la lista de espera, asignación de cita, atención en la consulta entrega de documentos.

Objetivo

• Establecer los procedimientos requeridos antes, durante y después de la consulta especializada suministrada por Oncomedic ltda.
• Describir las diferentes modalidades de consulta suministrada en Oncomedic ltda.
• Informar sobre los protocolos de manejo utilizados dentro de la organización.

Alcance

El proceso inicia con la solicitud de consulta o la identificación de esta necesidad por parte de personal de Oncomedic, incluye todas las actividades que se realiza para la asignación de la cita, su ejecución y verificación.

Marco conceptual

El proceso de atención en consulta médica especializada es supremamente importante tanto para el usuario de Oncomedic como para la institución misma, se inicia con una adecuada orientación al paciente de acuerdo al servicio que requiere esto permite no solo optimizar el uso del recurso humano institucional sino también reducir los costos de la EPS contratantes logrando al mismo tiempo un mayor beneficio para los usuarios más aún en el área de manejo de Oncomedic donde se cuenta con multitud de opciones terapéuticas.

Adicionalmente Oncomedic Ltda acogiéndose a la Ley 12 DE 1987 por la cual se suprimen las barreras arquitectónicas y se dictan otras disposiciones a diseñado sus instalaciones pensando en el confort y comodidad de las personas con discapacidad motora o de orientación mediante las siguientes medidas:

1. Los pacientes con discapacidad motora y de orientación disminuida, ingresaran a las instalaciones de ONCOMEDIC por la rampa.
2. La atención por parte del personal asistencial se lleva a cabo en el primer piso.
3. El acceso a la sala de aplicación permite fácil tránsito a las personas con discapacidad.
4. Cuenta con baños adecuados para personas con discapacidad motora y de orientación disminuid dotados con puertas de fácil acceso, y de barandas para facilitar el apoyo del paciente.

Descripción del Proceso

Previos a la Consulta

Este proceso se puede realizar de dos maneras:

1- Procedimiento de ingreso del usuario a la base de datos (PROCESO 814 Visof)

• Ingresar por Salud Consulta pacientes Población

Se despliega una ventana

• Dar clic en el botón Nuevo

• Ingresa los datos del usuario:

- Documento de Identidad
- Nombre completo:
- Foto:(opcional)
- Archivo Imagen de firma: (Opcional)
- Sexo:
- Estado Civil:
- Tipo Afiliado:
- Estrato/Nivel:
- Fecha Nacimiento:
- Grupo Sanguíneo:
- Lugar de Residencia
- Dirección:
- Zona:
- Teléfonos
- Correo:
- Información Laboral
- Educación:
- Ocupación:
- Grupo Poblacional:

2- Ingresar a visof a la siguiente ruta:

• Ingresar Salud- central de citas-citas médicas, si es un paciente nuevo se puede crear en ese campo, diligenciando todos los datos personales del paciente.

• Clic en ver datos; se deben diligenciar todos los datos solicitados en los campos

Luego de diligenciar todos los campos dar clic en grabar datos del paciente.

Solicitud de cita:

• Que: Solicitud de la asignación de una cita medica.
• Quien: El paciente o su delegado, adicionalmente personal de oncomedic ltda en el caso de pacientes que se encuentren en tratamientos activos.
• Cuando: Lunes a Viernes de 8:00 a 12:00 o de 2:00 a 5:00, o al salir el paciente de la consulta, para los casos de pacientes que por alguna razón médica o administrativa asociada a la gestión con la EPS no puedan tener la asignación deben ser ingresados nuevamente a lista de reserva así: si fue por atraso en la aplicación del medicamento al momento de salir de la aplicación el personal de enfermería realiza este trámite, si es una quimioterapia oral el personal que realiza seguimiento de estas realiza el ingreso, si es por una condición médica diferente a las descritas, por ejemplo el paciente se encuentra enfermo o los exámenes aún no están disponibles se solicita al paciente que nos informe para realizar la solicitud.
• Como:
  Solicitud de consulta paciente nuevo:
  Paciente o familiar hace llegar por correo electrónico a recepciondatos@oncomedic.com los siguientes documentos:
  -Paciente de Oncología: Reporte de patología, orden médica, autorización, copia de la cédula del paciente.
  -Paciente de hematología: Autorización, orden médica, copia de la cédula del paciente.
  -Paciente de Ginecología Oncológica: autorización, orden médica, copia de la cédula del paciente.
  Los documentos se envían a la Coordinadora médica (Dra Lucy) por correo electrónico a calidad@oncomedic.com quien se encarga de revisar los documentos enviados, en un periodo de 1 día hábil responde el correo informando que direccionamiento se dará al paciente.
  Nota: Solo se reciben Copias documentos del paciente.
  Nota: para la asignación de la primera consulta se pide el reporte de la biopsia según modelo de atención, con el objetivo de asegurar que los pacientes que ingresen al servicio tienen diagnostico oncológico y deben ser tratados por los profesionales con que dispone la organización.
  Paciente antiguo: Los pacientes que están en tratamiento activo en Oncomedic se ingresan a lista de reserva inmediatamente salen de consulta para el caso de tratamientos orales, o cuando se realiza la aplicación del medicamento en el caso de medicamentos parenterales, los pacientes que se encuentran en controles deben solicitar cita de acuerdo a los tiempos establecidos para los mismos y la disponibilidad de los exámenes solicitados para dicho control.

2- Ingreso de la información del paciente a la base de datos:

• Que: Ingreso de la información del paciente a la base de datos.
• Quien: Auxiliar operativo
• Cuando: Lunes, martes, jueves viernes de 8:00 am a 12:00 y de 2:00 pm a 5:00pm. Miércoles de 8:00 am a 11:00am y de 2:00pm a 5:00pm.
• Como: Solicitar al paciente autorización el manejo de sus Datos Personales ley 1581 de 2012 y basado en la política de Oncomedic para tal fin.

3- Asignación de citas

• Que: Asignación de la cita
• Quien: Central de citas
• Cuando: Para lograr una apropiada asignación de citas mensualmente se establecen 2 cortes uno del primero al día 15 y del 16 al 30 de cada mes; los pacientes que requieren consulta en el primer corte es decir entre el primero y el 15, son llamados para la asignación de la consulta entre el día 25 y 30 del mes anterior, por otro lado, el usuario que requiere su atención ente el 15 y 30 de cada mes se le asigna la cita entre el 10 y el 15.
• Como:

Procedimiento de asignación de citas

Dejar evidencia de la conversación en notas publicas colocando con quien se hablo, si fue posible la asignación o si el paciente pospuso por alguna causa la atención; en caso que el paciente no conteste se realizan 3 intentos durante el tiempo que se realizan las asignaciones, si definitivamente no contesta se deja nota publica.

En los casos donde el paciente no asista a la cita asignada se debe registrar como cita incumplida: Ruta visof: salud- central de citas-citas médicas- en afiliado se coloca el número de identificación del paciente- clic en ver citas del paciente –incumplir

Llegado el caso el paciente no puede asistir a la consulta asignada, pero informa por cualquiera de los medios de comunicación disponibles en Oncomedic Ltda (correo electrónico, telefónicamente), se ingresa a la siguiente ruta en visof: salud- central de citas-citas médicas- en afiliado se coloca el número de identificación del paciente- clic en ver citas del paciente –cancelar.

En cualquiera de los casos se debe dejar nota administrativa y si no se reasigna la cita, el paciente se debe dejar en lista de reserva para el respectivo seguimiento.

Que: Recepción de documentación y gestión previa a la consulta

• Quien: Auxiliar administrativo
• Cuando: En el momento que acude el paciente a la consulta, justo antes de ingresar a la atención
• Como
  • Una vez llega el paciente, es posible buscarlo por la agenda del profesional, por el numero el documento del paciente, y se da Tab.

• Se visualizan las citas pendientes por cumplir del paciente
• Si el paciente cuenta con admisión anterior, se da clic en el botón cumplido.
• Este proceso da por cumplida la cita y genera la orden de servicio en la admisión vinculada anteriormente en la cita.

• Seleccionar el profesional que tiene asignada las citas para ese día.

• En el campo Que quiere hacer “ver agenda asignada”

• se evidencian los días que han sido agendado para el especialista.

2- Diligencie los datos solicitados para la cita, solicite al paciente la autorización original o en linea firmada por el paciente o acudiente, la orden, Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario.

Ingresar la información correspondiente a la autorización del servicio.

Nota: Antes de la consulta se debe verificar en el BDUA o/y FOMAG (magisterio) si el paciente se encuentra activo en la ERP que autoriza.

Copagos si el paciente tiene copago, luego de ingresar la autorización se despliega la ventana de caja

• Clic en hacer recibo
• Clic Imprimir copago
• Seleccionar la caja en donde ingresara el dinero.
• En el espacio nombre del tercero; los datos del paciente aparecen pre diligenciados.
• Tipo de copago: revisar si es copago o cuota moderadora y seleccionar de acuerdo al caso.
• Seleccionar si es en efectivo o banco y colocamos el valor del copago (Si es en bancos, colocamos el valor, seleccionamos la cuenta, el consecutivo del banco)
• Clic en Imprimir y grabar

NOTA: la caja debe estar abierta, esta se abre se cierra diariamente por financiera-caja-diario de caja. Cuando se cierra cada día inmediatamente se abre el día siguiente. La caja de banco es diferente por tal razón también se debe hacer cierre diario.

Verificar la Identidad del Paciente: Asegúrese de que todos los datos personales del paciente ( Documento de Identidad; Nombre completo; Sexo; Estado Civil; Tipo Afiliado; Estrato/Nivel; Fecha Nacimiento;Grupo Sanguíneo;Lugar de Residencia;Dirección;Zona;Teléfono;Correo;Información Laboral; Educación; Ocupación;Grupo Poblacional) sean correctos y estén debidamente verificados.

Revisar la Información de Contacto: Es vital que los números de teléfono y direcciones de correo electrónico proporcionados por los pacientes estén actualizados y sean válidos cada vez que el paciente asiste a nuestra IPS.

Documentación Completa: Consentimiento informado,documento de autorización y refrendación para el uso y tratamiento de datos personales,  deben estar debidamente completados y firmados por los pacientes o sus cuidadores.

Identificar desde el ingreso a la población vulnerable: identificar los siguientes casos: jóvenes en situación de calle, los migrantes, las personas con discapacidad, los adultos mayores y la población indígena, si se presenta alguno de estos casos se debe registrar durante el ingreso a la base de datos en visof.

Paciente admisionado listo para inicio de la consulta

• Que: Toma de signos vitales
• Quien: Médico tratante
• Cuando: Al ingreso del paciente para ser atendido en la consulta
• Como: 

1. Solicitar al paciente luego que a descansado un poco que pase al consultorio auxiliar
2. Pedir que deje a un lado, bolso, monedas o artículos que tenga que puedan modificar el peso
3. Ayudar a subir al paciente a la pesa de piso, ubicarlo en posición de pie mirando al frente
4. Tomar el peso del paciente y anotarlo en una hoja.
5. Tomar el pulso radial por 60 segundos y anotar
6. Tomar tensión arterial, en caso de pacientes mastectomizadas usar brazo contrario al procedimiento quirúrgico 
7. Anotar datos recolectados

Realización de la consulta

• Que: Realización de la consulta
  
• Quien: Profesional de la salud
  
• Cuando: durante el tiempo destinado para la atención
  
• Donde: Consultorio 1 y 2 , en caso de que el paciente presente discapacidad motora que le impida subir las escaleras para atender al usuario, el médico tratante baja y la consulta de efectúa en el consultorio auxiliar.
  

Es de Anotar que en caso de requerirlo el funcionario puede acceder Remotamente ingresando a la pagina

• Como
  

1- Ingresar al sistema operativo, es de anotar que la clave es personal e intransferible y los datos allí consignados después del ingreso son responsabilidad del usuario.
- Ruta: Salud – Consultorio- HC oncología

- Aparece el listado de pacientes que se admisionaron para la consulta de ese día.
Teniendo en cuenta la hora para la cual fue agendado el paciente, así mismo es el ingreso a la consulta del mismo.
• Clic ver
• Clic Historia clínica
• Clic en agregar historia clínica
1. Registro de ingreso oncológico; se debe colocar el tipo de cáncer
• En el espacio de Inicio de la historia clínica; dichos campos ya aparecen pre diligenciados, colocar el nombre del acompañante, contacto y parentesco
2. Alertas Médicas (Patologías relevantes que puedan incidir en el tratamiento del paciente (General) o que representen riesgo para el personal asistencial (Especial))
• Seleccionar general, y si existe algún tipo de alerta colocarla en el espacio destinado para tal fin.
3. Registro Asistencial de la Historia Clínica
Registro de consulta
• Diligenciar los campos; Motivo de Consulta; Antecedentes Personales; Enfermedad Actual; Antecedentes Familiares.
• Examen Físico; se deben diligenciar todos los campos solicitados: Tensión Arterial, Frecuencia Cardíaca, Frecuencia Respiratoria, Temperatura, Peso, Talla, IMC, Superficie corporal, Índice E.C.O.G.(seleccionar dependiendo el estado del paciente), Indice Karnofsky (seleccionar dependiendo el estado del paciente)
• Examen Físico, diligenciar “Hallazgos Examen Físico”
• Exámenes Paraclínicos, diligenciar “Análisis Paraclínicos:”
• Análisis
• Seleccionar Diagnósticos
• Campo Planes de Tratamiento y Recomendaciones, diligenciar la Conducta
• Próximo Control, colocar si es mensual o trimestral dependiendo el tratamiento del paciente
• Clic en grabar y cerrar historia clínica

• Clic en la pestaña solicitudes, es el espacio donde hace las ordenes y formulas médicas.
• Clic en agregar solicitud de servicios
Ir a “Servicios Solicitados”
• Análisis
• En el campo Servicio; colocar el código o nombre de lo que se va a ordenar, en el caso de medicamentos colocar el nombre del medicamento y si es un servicio o procedimiento colocar el cups correspondiente.
• Cantidad: se coloca la cantidad de pendiendo lo requerido
• Unidad Medida: seleccionar la unidad de medida si es medicamento
• Seleccionar Vía Aplicación: (en caso de ser servicio no seleccionar nada)
• Colocar Observación / Posología: Según criterio del especialista
• Los campos Tipo de Orden:  Es PBS:  el sistema los selecciona de manera automática
• Clic en grabar servicio de pendiendo la cantidad de servicio que se vayan a ordenar al paciente
• Clic en grabar solicitud
En caso que el paciente requiera incapacidad se debe realizar antes de terminada la consulta, para esto se debe hacer lo siguiente:
Ir a la pestaña incapacidades
clic en agregar incapacidades

• Colocar Fecha Emisión
• El campo Historia Clínica: aparece pre diligenciado
• Tipo de Incapacidad: Seleccionar General
• Modo Incapacidad: seleccionar si es prorrogada o inicial
• Justificación: se coloca la justificación dependiendo el motivo por el cual le envía la incapacidad
• Servicio Md: Seleccionar consulta externa
• Solicita: Nombre del especialista
• No. Días: Colocar el numero de días de incapacidad
• Clic en grabar incapacidad

Nota: En la Pestaña No pos se deben ordenar los medicamentos o procedimiento que no están incluidos en el plan de beneficios, esto se realiza solamente para pacientes de régimen especial.
Ir a la pestaña Anexos
• Cargar el consentimiento informado, reporte de patología, resultado de exámenes médicos y demás documentos que se requieran.
• Clic en grabar anexos
• Ir a la pestaña imprimir
• Seleccionar los soportes a imprimir
• Seleccionar todos los soportes e Historia seleccionar HC completa (con componentes) • Clic en imprimir selección

Consideraciones generales

1. La atención puede iniciar con la preconsulta oncológica, permitiendo establecer un mayor contacto con el paciente, generar la historia clínica institucional, solicitar exámenes complementarios, remitir a la especialidad que se requiera para el tratamiento específico dadas las condiciones del paciente, esta actividad permite optimizar el recurso de las diferentes especialidades oncológicas priorizando la atención de acuerdo con las necesidades del paciente, de modo que no se satura la consulta de un especialista lo que permite mayor oportunidad en la atención.
   
2. La consulta de oncología clínica busca establecer el tratamiento del paciente mediante el uso de medicamentos antineoplásicos en adjuvancia, neoadjuvancia, control de la enfermedad y paliación.
3. El enfoque de Ginecología oncológica es principalmente la intervención quirúrgica del paciente con alteraciones en los órganos genitales femeninos, dentro de la organización solo se presta el servicio de consulta y se provee la atención del profesional para la realización de la cirugía.
4. La consulta de hematología busca brindar soluciones principalmente a los trastornos neoplásicos de las células sanguíneas
5. La consulta de oncología oral busca establecer diagnóstico de pacientes con tumores de cavidad oral, así como brindar tratamiento de soporte a los paciente con lesiones neoplásicas sometidos a tratamientos oncológicos que presentan toxicidades directas o indirectas del sistema estomatológico.
6. La consulta farmacéutica se suministra en pacientes que tienen indicado el tratamiento farmacológico con finalidad de dar indicaciones del manejo más apropiado de los medicamentos y sus posibles efectos secundarios o eventos adversos, educación para evitar complicaciones, identificar signos de alarma y manejo de complicaciones.
7. En las consultas de control el medico que ejecuta esta actividad valora signos de alarma, indicios de progresión o recidiva tumoral, educa al paciente y a la familia, solicita exámenes para la adecuada evaluación del estado del paciente hace control de síntomas generados por la enfermedad como por los tratamientos instaurados.
   
8. Transcripción de historia clínica:La administración ambulatoria de medicamentos es una necesidad que en ocasiones presentan los pacientes y las instituciones.
   Con el objetivo de cumplir la orden medica de pacientes formulados extrainstitucionalmente, se establecen los lineamientos articulado a los estándares de calidad y seguridad institucional así:
   - Paciente o su delegado entrega la historia clínica, orden medica y autorización del procedimiento de aplicación del medicamento.
   - La historia clínica es revisada y si es posible la aplicación en Oncomedic se abre la historia clínica y se siguen los procedimientos descritos como previos a la consulta.
   - Los datos de Consulta se ingresan por el personal de enfermería quien coloca en la historia un texto que identifique el procedimiento como una transcripción con el objetivo de cumplir la orden médica, el médico que realizo la prescripción y la fecha de la misma, en caso de requerir múltiples aplicaciones se hace la precisión en el plan.
   - Se realiza la formulación en el sistema tal y como la realiza el médico tratante y siguiendo la descripción previa a fin de realizar el trámite interno para la recepción de los medicamentos y la administración de los mismos.
   - Se realiza la solicitud de procedimiento de aplicación siguiendo el organizacional, La historia clínica es escaneada, se anexa a la solicitud y devuelta al paciente.
   - Los medicamentos o la autorización de entrega son recibidos por el servicio farmacéutico de oncomedic ltda y se continua con los procedimientos de recepción y administración.

Protocolo de Atención de Pacientes con Discapacidad

Protocolos de manejo

Los protocolos fueron adoptados de las guías del ministerio de protección social tomando en cuenta las patologías más comunes que se atienden dentro de la organización:

Diagnóstico y Autoevaluación Organizacional

Caracterización de la población

• • Caracterización de la población 2021
  • Caracterización de la población 2022
  • Caracterización de la población 2023
  • Caracterización de la población 2024

Adicionalmente actualmente estamos en el desarrollo de las actividades de implementación de la guías Manual de Evaluación, Adopción e Implementación de Guías de Practica Clínica

• Guías Ministerio

• Guia Completa Cáncer de Seno, Guía Adoptada Cáncer de Seno
• Guía de Práctica Clínica ​(GPC) para la detección temprana, diagnóstico, tratamiento, seguimiento y rehabilitación de pacientes con diagnóstico de cáncer de colon y recto​​​ Guía Adoptada Cáncer de Colon y Recto
• Guía de Práctica Clínica ​(GPC) para la detección temprana, diagnóstico, tratamiento, seguimiento y rehabilitación del cáncer de próstata​ Cáncer de Próstata
• Guía de Práctica Clínica ​(GPC) para el manejo del cáncer de cuello uterino invasivo Cáncer de Cuello Uterino
• Cáncer de Ovario
• Cáncer Gástrico
• Cáncer de Pulmón
• Cáncer del Sistema Nervioso
• Melanoma Cutaneo
• Leucemias
  
• Manejo Oral Del Paciente Con Cáncer
• Complicaciones del Paciente con Cancer
• Programa de Atención farmacéutica
  
  

Cuadro Consulta Especializada

Nombre del proceso	Consulta Especializada
Coordinador del proceso	Coordinador asistencial
Producto	Adecuada atención del usuario y asignación de citas
Entrada	Recepción
Pasos	Solicitud de la consulta por vía telefónica   Solicitud de reporte de histopatología e historia clínica   Ingreso de los datos del usuario al sistema   Asignación de la consulta de acuerdo con las necesidades del paciente   Solicitud de los documentos requeridos (Orden médica, Autorización)   Entrega de los documentos requeridos debidamente firmados. (Orden medica, Autorización)    Autorización en el sistema para que se realice la consulta    Consulta
Responsable del proceso	Coordinación asistencial

Cuadro Consulta de Atención Farmacéutica

Nombre del proceso	Consulta Farmacológica
Coordinador del proceso	Químico Farmacéutico
Producto	Identificación de PRM e Intervención Farmacéutica
Entrada	Recepción
Pasos	Solicitud y/o invitación a la consulta Farmacológica  por vía telefónica  Asignación de la consulta Farmacológica  de acuerdo de identificación previa de necesidades sospechosas de PRM en  el paciente Solicitud de documentos requeridos (Autorización institucional) Entrega de documentos debidamente firmados en recepción el día de la consulta Autorización de la consulta Farmacológica en el sistema institucional Consulta Farmacológica Intervención Farmacéutica y comunicación al medico tratante Fin
Responsable del proceso	Coordinación asistencial

Cuadro Transcripción de la Consulta

Nombre del procedimiento	Transcripción de historia clínica
Coordinador del proceso	Coordinador asistencial
Producto	Adecuado atención del usuario
Entrada	Recepción
Pasos	Solicitud del servicio de aplicación o suministro de medicamentos prescritos extrainstitucionalmente Presentación de la historia clínica y orden médica para la aplicación del medicamento. Transcripción por parte del personal de enfermería, coordinador asistencial o médico de base quien consigna dentro de la historia clínica que es una transcripción, el nombre del médico tratante, la fecha de la consulta. La historia clínica es escaneada y devuelta al paciente. Los medicamentos son recibidos por el servicio farmacéutico o la autorización de los mismos para se suministrados por parte de Oncomedic. La orden de aplicación de los medicamentos permite su aplicación de acuerdo con los requisitos establecidos por el médico tratante
Responsable del proceso	Coordinación asistencial

 

Diagrama