Diferencia entre revisiones de «Manual de Procesos del sistema de información, participación y satisfacción al usuario, Gestión de Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones»

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[[Proceso de Informacion al Usuario|Regresar a Proceso de Información a usuarios]]  
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[[MAS#Auditoria_Interna_de_Oportunidad_en_la_Asignaci.C3.B3n_de_Citas.|Regresar al Manual de Auditoria de Servicios]]
= Identificación  =


[[Programa de Calidad del Servicio Farmacéutico|Regresar a Calidad del Servicio Farmacéutico]]  
{| width="665" cellspacing="0" cellpadding="4"
|- valign="TOP"
| width="129" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" rowspan="4" | [[Image:Oncomedic.png]]
| width="327" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" colspan="2" | '''Nombre'''
| width="64" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | '''Código'''
| width="111" style="border: 1px solid #000000; padding: 0.1cm" rowspan="4" | [[Image:Saludarte.png]]
|- valign="TOP"
| width="327" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" colspan="2" | Manual de Proceso Atención e Información al Usuario Gestión de Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones 
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | MPI2
|- valign="TOP"
| width="156" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | '''Fecha de Emisión'''
| width="163" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | '''Fecha de Actualización'''
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | '''Versión'''
|- valign="TOP"
| width="156" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
2003/01/10


= <br>Identificación  =
| width="163" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
2025-08-29


'''Cuadro de identificación'''<br>
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | 10
<div>
|}
{| border="1" width="463" cellspacing="0" cellpadding="3"
 
'''Elaboró Ultima Versión:'''  
 
{| border="1" width="400" cellspacing="1" cellpadding="1" style=""
|-
| Edwin Alexander Montoya Meneses
| Gerente
|-
|-
| width="77" rowspan="4" | <br>
| Lucy Ramirez Londoño
[[Image:Logo Manual.png]]<br>
| Coordinador de Calidad
|}
 
'''Revisó y Autorizo Ultima Versión:'''Comité de Calidad y comité de ética


<br>
= Introducción =


| width="273" height="13" colspan="2" |
Para Oncomedic el usuario es fundamental y nuestro compromiso es ofrecerle un servicio con calidad, accesible, equitativo, pertinente  que genere la satisfacción del paciente y su familia y el mejor aprovechamiento de los recursos del sistema, en este sentido existe un compromiso organizacional por el buen trato y la resolución de las necesidades del usuario antes de llegar a la queja, sin embargo es indispensable aportar herramientas que permitan la escucha de los usuarios y la resolución de posibles situaciones de inconformidad que se puedan presentar, en este sentido se crea el presente manual de atención e información al usuario que busca establecer los lineamientos para lograr una apropiada comunicación y orientación no solo de los servicios a los que tiene derecho, sino también todos los aspectos que mejoren su experiencia de atención.
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">'''Unidad Administrativa'''</font></font>


| width="93" colspan="2" |
Oncomedic reconoce adicionalmente el respeto de los deberes y derechos, la voz de los usuarios y su satisfacción en todos los aspectos incluidas quejas y sugerencias como un instrumento imprescindible para el desarrollo y mejoramiento de la calidad organizacional pues sirve de marco de referencia para comparar la calidad esperada con la calidad observada.
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">'''Código'''</font></font>


|-
= Objetivo  =
| width="273" height="28" colspan="2" |
<span style="font-weight: bold;">Manual de Proceso Atención e Información al Usuario Respuesta a Quejas</span>


| width="93" colspan="2" |
Establecer los lineamiento procedimentales a seguir para una adecuada información al Usuario, incluida la gestión de  quejas, reclamos sugerencias, solicitudes, denuncias y felicitaciones, de modo que se generen las respuestas necesarias y el mejoramiento de la calidad del servicio.
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">MPI2</font></font>


|-
= Alcance  =
| width="134" height="14" |
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">Fecha de Emisión</font></font>


| width="133" |
Todos los funcionarios procesos o procedimientos de Oncomedic ltda deben tener estrategias de comunicación apropiados como herramienta  de calidad en la prestación del servicio, sin embargo son susceptibles de generar quejas, reclamos, sugerencias, solicitudes por parte de los clientes y/o usuarios externos y son evaluados según las indicaciones del presente manual.
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">Fecha de Actualización</font></font>


| width="43" colspan="2" |
= Marco Conceptual  =
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">Versión</font></font><br>


|-
== Marco Legal  ==
| width="134" |
2003/01/10


| width="133" |
* Artículo 95.7 de la Constitución Política de Colombia
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">2011/09/07</font></font>
* Decreto 1757 de 1994 por el cual se organizan y establecen las modalidades y formas de participación social en la prestación de servicios de salud, conforme a lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 40 del Decreto Ley 1298 de 1994.
* Circular Externa 047 de 2007 precisa la atención al usuario como pilar fundamental del acceso a la salud y en ella convergen la protección constitucional y legal de los derechos fundamentales de petición y a la salud.
* Ley 1755 de 2015 erradicar las barreras que puedan presentarse para acceder a los servicios de salud y prevenir la materialización de perjuicios irremediables para los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
* Circular externa 151000000010-5 de 2023 de la superintendencia de salud.


| width="43" colspan="2" |
== Marco Referencial  ==
8<br>


|}
El [[Modelo_de_Atención_En_Salud|Modelo de atención en salud de Oncomedic ltda]] permite garantizar el funcionamiento adecuado del Sistema de Información y Atención al Usuario (SIAU), el respeto de los derechos de los usuarios, así como incentivar el cumplimiento de los deberes durante la prestación de servicios y el seguimiento continuo de la satisfacción.
</div>
<br>


'''Elaboró:'''
El sistema de información y atención al usuario permite  fortalecer la calidad del servicio, partiendo de la identificación de  las necesidades, la percepciones de satisfacción y las expectativas de los usuarios, para generar estrategias que permitan establecer soluciones y  crecimiento institucional, incluye aspectos como: Servicios, Horarios, Trámites y requisitos para obtener servicios,deberes y derechos, gestión  de PQRS


{| border="1" cellspacing="1" cellpadding="1" style="width: 916px; height: 69px;"
Las PQRS que se realizan en el marco del acceso, la atención o la prestación del servicio de salud tienen connotación de derecho fundamental, protección constitucional y legal del derecho fundamental de petición y del derecho fundamental a la salud, que a su turno involucra otros derechos fundamentales como la vida misma, la dignidad y la intimidad.
|-
| Edwin Alexander Montoya Meneses
| Gerente
|-
| Lucy Ramirez Londoño
| Coordinador Asistencial
|-
| Fiorella Caypa Altare
| Coordinador Administrativo
|}


<br>
Resolver las PQRS de manera objetiva, oportuna y eficiente, garantizando  accesibilidad, efectividad, seguimiento y control, siendo resolutiva y constituyendo insumos para el mejoramiento continuo, genera acciones de mejoramiento que permitan no solo dar respuestas con suficiencia y oportunidad a las hallazgos, sino también esta pendiente de generar acciones preventivas que generen cada vez mas bienestar y satisfacción a los usuarios.


'''Autorizó Ultima Versión:''' Comité de Calidad&nbsp; 07 de Septiembre de 2011<br>
'''Definiciones'''  


= Introducción<br>  =
*'''Petición:''' Solicitud a través de la cual una persona por motivos de interés general o particular solicita la intervención de la entidad para la resolución de una situación, la prestación de un servicio, la información o requerimiento de copia de documentos, entre otros.
*'''Queja:''' Manifestación de una persona, a través de la cual expresa inconformidad con el actuar de un funcionario de la entidad.
*'''Reclamo:''' Solicitud a través de la cual los usuarios del Sector Salud dan a conocer su insatisfacción con la prestación del servicio de salud por parte de un actor del Sector Salud o solicita el reconocimiento del derecho fundamental a la salud.
*'''Reclamo de riesgo simple:''' Reclamo a través del cual los usuarios del Sector Salud dan a conocer su insatisfacción con la prestación del servicio de salud, sin que se identifique un riesgo inminente para la vida, la integridad del usuario, afectación a población vulnerable, ni cause gran impacto en el sector.
*'''Reclamo de riesgo priorizado:''' Reclamo que involucra algún riesgo para la integridad de las personas o que afecte a poblaciones vulnerables o causen gran impacto en el Sistema General de Seguridad Social en Salud o el Sector Salud.
*'''Reclamo de riesgo vital:''' Reclamo que involucra un riesgo inminente para la vida o para la integridad de la persona; puede tratarse de un usuario cuya condición clínica representa un riesgo vital, o que en caso de no recibir atención inmediata presenta alta probabilidad de pérdida de miembro u órgano; o que refiere presentar un dolor extremo de acuerdo con el sistema de clasificación usado; o manifiesta una condición en salud que de no recibir el servicio requerido en el corto plazo, podría presentar un rápido deterioro que pone en riesgo la integridad de la persona e incluso ocasionar la muerte.


<br>
= Descripción =


En nuestra institución y de acuerdo a lo planteado en la&nbsp;&nbsp;la Norma ISO 9001:2000&nbsp;la información que suministra el usuario es&nbsp;decisiva en el proceso de mejora continua, las quejas y sugerencias son un instrumento imprescindible para el desarrollo y mejoramiento de la calidad organizacional pues permiten servir de marco de referencia para comparar la calidad esperada con la calidad observada, adicionalmete son una de las herramientas de comunicación con las partes interesadas hacia la organización, suministran datos relevantes sobre&nbsp;la satisfacción de los clientes,&nbsp;&nbsp;son herramientas fundamentales en la planificación de la mejora continua, proporcionan información concreta sobre aspectos de los Productos, Servicios y &nbsp;procesos de la Organización.
== Componentes del sistema de información, participación y satisfacción al usuario: ==


Usualmente se tiene la percepción que&nbsp;la existencia de una sugerencia o queja (en especial esta última) responde a una situación de gravedad pues manifiesta insatisfacción del cliente o parte interesada frente a problemas &nbsp;reiterados, sin embargo en Oncomedic ltda la queja&nbsp;constituye un elemento fundamental del sistema de calidad, estando directamente vinculadas a otros procesos de gestión de calidad como:
===Recursos físicos===


*Seguimiento y Medición de Indicadores de los Procesos.
Cumpliendo con lo establecido en la normatividad vigente se dispone de una oficina de Atención al Usuario asociada el departamento de calidad que cuenta con los recursos y áreas necesarias para ofrecer una atención óptima y oportuna, esta debidamente identificada, de fácil acceso y con la señalización que permite ubicarla fácilmente.
*Revisión y Seguimiento del Sistema de Calidad.
*Planificación de Auditorias Internas del Sistema de Calidad.
*Planificación de Objetivos del Sistema de Calidad.  


<br>
===Talento Humano ===


= Objetivo =
El Sistema de Información, Participación y Satisfacción al Usuario de Oncomedic ltda esta liderado por el departamento de calidad y  cuenta con el siguiente personal:


Establecer los lineamiento procedimientos procedimentales a seguir cuando se presentan quejas y reclamos relacionados con los productos y/o servicios que presta la empresa. de acuerdo con las políticas de calidad de la empresa de modo que se generen acciones tanto correctivas como preventivas que permitan mejorar la calidad de los productos y servicios de la empresa.
[http://oncomedic.com/wiki2/index.php/Manual_de_Funciones_de_Personal#Coordinador_de_Calidad| Coordinador de calidad]<br>
[http://oncomedic.com/wiki2/index.php/Manual_de_Funciones_de_Personal#Auxiliar_de_Calidad| Auxiliar de calidad]


= Alcance  =
Sin embargo existe el compromiso de todos los funcionarios con la calidad y seguridad del servicio


Todos las posibles quejas y reclamos que manifiesten los clientes y/o usuarios externos de los productos que suministre la empresa y/o los servicios asociados a la actividad comercial de la misma que estén relacionados con el alcance general del sistema de gestión de calidad de la empresa.
=== Horario de atención de la oficina de atención al usuario  ===


= Marco Conceptual  =
Lunes a viernes de 8:00am -5:00 pm <br>


== Marco Referencial  ==
===Sistema de Información y Capacitación a los Usuarios===


'''Definiciones'''
En Oncomedic creemos que una de las principales formas de obtener calidad en la atención es una apropiada comunicación, por tal motivo se realizan trabajo articulado desde el departamento de calidad, artesana y la asociación de usuarios para  establecer mecanismos mediante los cuales se da información a los usuario, esto permite que los usuarios se  conviertan en aliados en la prevención y el auto-cuidado, hagan valer sus derechos y respete sus deberes como afiliados al sistema de atención en salud.


*Producto: Medicamento o solución para nutrición parenteral
*Queja: Acción de los clientes externos mediante la cual se reporta un grado de descontento e insatisfacción de los involucrados debido a errores o equívocos en el cumplimiento de las especificaciones de calidad de un producto o servicio. La queja pone en manifiesto un hecho irregular o inconformidad en el funcionamiento de los servicios que presta la organización.
*Reclamo: Oposición o contradicción que un cliente y/o usuario manifiesta como injusto frente a un comportamiento derivado de la prestación de un servicio o por un producto de una organización; por medio de la cual se pide o exige solución.
*Sugerencia: Opinión, insinuación, inspiración, o idea que propone o aconseja algo.
*Consulta:So meter a consideración de la empresa, para su concepto un caso o asunto de su competencia.
*Acción Preventiva: Acción que hay que adoptar para eliminar las causas de una no conformidad potencial, de una queja, reclamo o cualquier situación no deseada, para prevenir su ocurrencia.
*Acción Correctiva: Acción que hay que adoptar y aplicar en el menor tiempo posible, cuando se detectan No conformidades en alguna de las áreas de la organización. Estas deben ser monitoreadas y evaluadas


= Descripción del Procedimiento =
=== Canales de comunicación con los usuarios===
* Carteleras institucionales
* Página WEB: En la página web de la entidad, [https://oncomedic.co/ oncomedic.com], [https://oncomedic.co/ oncomedi.co] y [https://oncologi.co/ oncologi.co]
* Página Facebook:[https://www.facebook.com/Oncomedic facebook oncomedic]
* Canal de youtube: [https://www.youtube.com/channel/UCH0WmVAmwLQnBEjzU9IsOAg artesana oncologico ]
* Teléfonos institucionales:
*  Correos electrónicos: mail@oncomedic.com, calidad@oncomedic.com, auditor@oncomedic.com
* Buzón de sugerencias: Nuestra entidad, tiene establecida la apertura de buzones de forma semanal los días viernes. Para ello, se ha
estipulado un formato de acta la cual debe ser diligenciada según lo encontrado en el momento de la apertura.


La administración de las quejas, reclamos y sugerencias en ONCOMEDIC LTDA se desarrolla a través de las Oficinas de Calidad, mediante procedimientos de control interno de carácter mandatorio frente a clientes externos e internos.  
[[Archivo:Apertura buzon.png]]


El procedimiento de administración de quejas y reclamos está compuesto por:
=== Actividades del subsistema===


== Recepción de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones  ==
La información tiene como objetivo mantener actualizados a los pacientes y familiares o usuarios externos sobre los servicios de salud, modelos de atención y otros temas de interés como:


La recepción de quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones se puede realizar a través de los siguientes medios:
* Procesos administrativos.
* Procesos de atención en salud.
* Educación en salud, prevención bienestar y autocuidado.
* Información de servicios.
* Divulgación de Deberes y Derechos
* Proceso PQRS.


=== Personal o verbal.  ===
=== Recepción de Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones  ===


*Se realiza directamente por el Cliente o su delegado de forma verbal, acudiendo ante la Oficina de Calidad. <br>
La recepción de quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones se puede realizar a través de los siguientes medios:
*Por teléfono, ante el coordinador de calidad de la empresa o del servicio
*En caso que el cliente quiera expresar la inconformidad con otro funcionario, éste le informa respetuosamente que debe dirigirse a la oficina de calidad para realizar su queja, o que puede hacerlo de forma escrita y depositarlo en el buzón de sugerencias. <br>
*En caso que el cliente no quiera realizar ninguna de las dos actividades anteriormente indicadas, el funcionario debe tomar nota de la queja y hacerla llegar a la oficina de calidad.<br>
*Si el cliente acude a la oficina de calidad para expresar su queja en forma verbal, se invita nuevamente a realizar un documento escrito en forma digital o en físico. <br>
*Sí el paciente definitivamente no desea hacer por escrito su queja, reclamo, sugerencia o inconformidad, el funcionario de la oficina de calidad llenará un informe describiendo la queja expuesta por el paciente, familiar o delegado.


<br>
==== Personal o verbal.  ====


=== Queja Escrita en Papel. ===
*Se realiza directamente por el Cliente o su delegado de forma verbal, acudiendo ante la Oficina de Calidad.
*Por teléfono, ante el coordinador de calidad de la empresa, en caso que el cliente quiera expresar la inconformidad con otro funcionario, éste le pedirá respetuosamente que se dirija a la oficina de calidad para realizar su queja o que diligencie el formato y lo deposite en el buzón de sugerencias, si la queja es del personal de calidad puede dirigirse directamente con la gerencia.
*En caso que el cliente no quiera realizar ninguna de las dos actividades anteriormente indicadas, el funcionario debe tomar nota de la queja y hacerla llegar a la oficina de calidad.
*Si el cliente acude a la oficina de calidad para expresar su queja en forma verbal, se invita nuevamente a realizar un documento escrito en forma digital o en físico.
*Sí el paciente definitivamente no desea hacer por escrito su Queja, Sugerencia, Reclamo, solicitud, denuncia y felicitación, el funcionario de la oficina de calidad llenará un informe describiendo la queja expuesta por el paciente, familiar o delegado.


*El cliente da a conocer una inconformidad, sugerencia o felicitación en el buzón de sugerencias, ubicado en zona visible de la recepción y debidamente identificado en los respectivos formatos de diligenciamiento de quejas, sin embargo el paciente puede usar otra papelería para tal fin. <br>
==== Queja Escrita en Papel. ====
*El usuario presenta la queja, sugerencia, reclamo o felicitación personalmente en la oficina de calidad en los formatos establecidos para tal fin o en papelería propia del cliente.


<br>
*El cliente da a conocer una Queja, Sugerencia, Reclamo, solicitud, denuncia y felicitación en el buzón de sugerencias, ubicado en zona visible de la recepción y debidamente identificado en los respectivos formatos, sin embargo el paciente puede usar otra papelería para tal fin.
*El usuario presenta la Queja, Sugerencia, Reclamo, solicitud, denuncia y felicitación personalmente en la oficina de calidad en los formatos establecidos para tal fin o en papelería propia del cliente.


=== Web.  ===
==== Web.  ====


*El cliente puede escribir su queja en el Correo electrónico calidad@oncomedic.com.<br>
*El cliente puede escribir su queja en el Correo electrónico calidad@oncomedic.com.
*O mediante formulario digital, cuya dirección esta en la cartelera institucional
*O mediante formulario digital, cuya dirección esta en la cartelera institucional


<br>El Coordinador de calidad es el encargado de recibir las quejas y reclamos que manifiesten los clientes e instituciones con relación a la prestación de los servicios o productos suministrados por la organización, no obstante es responsabilidad de todos los empleados de la empresa estar atentos a las quejas y reclamos que manifiesten los clientes y orientar a dicho cliente al dirigirse al coordinador de calidad, en caso de quejas puntuales respecto al servicio farmaceutico pueden ser informadas al coordinador de calidad del mismo con reporte al coordinador de calidad de la organización.<br>
El Coordinador de calidad es el encargado de recibir las quejas y reclamos que manifiesten los clientes e instituciones con relación a la prestación de los servicios, no obstante es responsabilidad de todos los empleados de la empresa estar atentos a las quejas y reclamos que manifiesten los clientes y orientarlos.
 
==== Nota aclaratoria ====
Cualquier persona natural o jurídica puede ejercer su derecho de participación y generar Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones, no es necesario que lo haga a titulo personal, puede hacerlo en forma anónima, sin embargo esta ultima puede  ofrecer dificultades en su análisis gestión y respuesta.
 
=== Trámite De Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones  ===
 
Una vez recibidas las quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones a través de los diferentes canales con que cuenta la Institución se sigue el siguiente tramite.
 
==== Radicación y Sistematización de la Queja====
 
Para instaurar una PQRS, la entidad cuenta con un formulario establecido para ello el cual debe ser diligenciado por el usuario dentro de este se encuentran los siguientes datos:
 
*Numero de acta.
*Fecha.
*Nombre del paciente.
*Documento de identidad.
*Teléfono del paciente.
*Dirección del paciente.
*ERP del usuario.
*Motivo (Queja, Reclamo, Sugerencia, Felicitaciones).
*Nombre de la Persona quien diligencia la queja.
*Correo electrónico de enlace.
*Relación con el paciente.
*Teléfono de quien diligencia la queja.
*Servicio o funcionario del cual se esta quejando.
*Descripción de la queja.
*Firma.
 
[[Archivo:Instrumento man PQRSF.png]]


== <br>Trámite De Quejas, Reclamos, Sugerencia Y Felicitaciones ==
===== Personal o verbal. =====


Una vez recepcionadas las quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones a través de los diferentes canales con que cuenta la Institución se sigue el siguiente tramite.  
*Una vez escritas por los diferentes funcionarios de la entidad en el formato digital para recepción de quejas, la queja es radicada e inicia su proceso de análisis.


=== Radicación y Sistematización de la Queja<br> ===
===== Queja Escrita en Papel. =====


Para la radicación de la queja es importante suministrar los siguientes datos
*El buzón de sugerencias se abrirá por la auxiliar de calidad en presencia de un paciente o su familiar semanalmente, la auxiliar explicara al paciente el procedimiento, diligenciara el formato de recepción de quejas y solicitara la firma por parte del testigo.
*La queja es transferida la oficina de calidad donde se llena el formulario para análisis de quejas.
*Las quejas escritas en físico se escanean y se incorporan como evidencia del caso.


*Nombre del paciente
===== Web =====
*Documento de identidad
*Teléfono del paciente
*Dirección del paciente
*Persona quien diligencia la queja
*Relación con el paciente
*Teléfono de quien diligencia la queja
*Servicio o funcionario del cual se estan&nbsp; quejando<br>
*Descripción de la queja


==== Personal o verbal.  ====
*Las quejas que se encuentran en el Correo electrónico calidad@oncomedic.com, ingresan a la oficina de calidad donde son radicadas y se diligencia el formato para iniciar su análisis.
*Diariamente el funcionario de la oficina de calidad verifica si se lleno algún formulario digital, en cuyo caso radica la queja y llena la parte inicial del formato de análisis.
 
==== Radicación de la queja ====
 
Una vez recibida la PQRS, debe radicarse en el formulario en visof, de la siguiente manera; Ingresar a Visof - salud – sistema de calidad, e ingresar a PQRSF.
 
[[Archivo:PQRSF RUTA.png]]


*Una vez escritas por los diferentes funcionarios de la entidad&nbsp; en el formato digital para recepción de quejas, la queja es radicada e inicia su proceso de análisis
De inmediato se logra evidenciar la ventana de Registro de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones y/o Desviaciones.


==== <br>Queja Escrita en Papel. ====
[[Archivo:PQRSF.png]]


*El buzón de sugerencias se abrirá por la Coordinadora Administrativa en forma semanal, quien llenará el informe de apertura de buzón de sugerencias.<br>
Al dar clic en “nuevo”, se evidencia el formulario de Formulación, Estudio y Planes de Mejoramiento de PQRSF y/o Desviaciones.
*La queja es transferida a&nbsp; la oficina de calidad donde se radica en el formato anexo y se llena el formulario para análisis de quejas
*Las quejas escritas en físico se escanean y se incorporan como evidencia del caso<br>


==== <br>Web.<br>  ====


*Las quejas que se encuentran en el Correo electrónico calidad@oncomedic.com, ingresan a la oficina de calidad donde son radicadas, y se llena el formato para iniciar su análisis
[[Archivo:PQRSF 1.png]]
*Diariamente el funcionario de la oficina de calidad verifica si se lleno algún formulario digital, en cuyo caso radica la queja y llena la parte inicial del formato de análisis <br><br>


<br>


=== Análisis de Quejas  ===
En dicho formulario se debe realizar el registro de la PQRSF, así como las desviaciones, diligenciando todos los campos requeridos y adjuntar la imagen de la PQRSF radicada.


Una vez radicada la queja y digitalizado la parte inicial del formato debe ser clasificada como:  
Las PQRSF y se clasifican como:


*Quejas: Expresión de disgusto, inconformidad o enfado<br>
*Quejas: Expresión de disgusto, inconformidad o enfado.
*Reclamos: Expresión de disgusto que busca pedir o exigir algo por derecho  
*Reclamos: Expresión de disgusto que busca pedir o exigir algo por derecho.
*Solicitud: Expresión que busca pedir o exigir algo.<br>
*Solicitud: Expresión que busca pedir o exigir algo.  
*Sugerencias:&nbsp; Insinuación, inspiración, idea que se sugiere  
*Sugerencias: Insinuación, inspiración, idea que se sugiere.
*Felicitaciones:&nbsp;Manifestación de la satisfacción que se experimenta con motivo de algún suceso favorable.
*Felicitaciones: Manifestación de la satisfacción que se experimenta con motivo de algún suceso favorable.


Las quejas reclamos o sugerencias a su vez, las clasificamos dentro de Oncomedic como:  
Las quejas reclamos o sugerencias a su vez, las clasificamos dentro de Oncomedic como:  
Línea 195: Línea 234:
*Accesibilidad a los servicios: Existen dificultades logísticas para acceder a los servicios.
*Accesibilidad a los servicios: Existen dificultades logísticas para acceder a los servicios.


<br>
==== Análisis de Quejas  ====
 


=== Responsabilidad en la Gestión de Quejas  ===
Una vez radicada la queja y digitalizado se diligencia el formulario desprende la pestaña “estudio” donde se debe diligenciar la información de acuerdo a lo establecido en [http://oncomedic.com/wiki2/index.php/An%C3%A1lisis_de_Desviaciones_de_la_Calidad_Esperada_y_la_Calidad_Observada Análisis de desviaciones y generación del plan de mejoramiento]


*Funcionarios de la Empresa: Es responsabilidad de todos los empleados de la empresa estar atentos a las quejas y reclamos que manifiesten los clientes para que orienten al usuario en el reporte de su inconformidad de acuerdo al tramite anteriormente establecido, así como participar en el equipo auditor de la queja si es solicitado su colaboración.
[[Archivo:PQRSF1.png]]


.
==== Responsabilidad en la Gestión de Quejas  ====


*Coordinador de Calidad: Es el responsable de recibir y gestionar las quejas y reclamos de los clientes, usuarios e instituciones relacionadas con los productos y servicios suministrados; si el coordinador de calidad está ausente delegara a un funcionario para el ejercicio de esta función.
*Funcionarios de la Empresa: Es responsabilidad de todos los empleados de la empresa estar atentos a las quejas y reclamos que manifiesten los clientes para que orienten al usuario en el reporte de su inconformidad de acuerdo al tramite anteriormente establecido, así como participar en el equipo auditor de la queja si es solicitada su colaboración.


<br>
*Coordinador de Calidad: Es el responsable de recibir y gestionar las quejas y reclamos de los clientes, usuarios e instituciones si el coordinador de calidad está ausente delegara a un funcionario para el ejercicio de esta función.


*Equipo Auditor: &nbsp;Debido a la complejidad, relevancia o incidencia de la queja puede&nbsp;requerir&nbsp;ser tratada junto con otras personas que apoyan la gestión gracias a su experiencia, experticia y/o conocimiento del tema a tratar, de modo que se conforma un equipo auditor de carácter temporal quien analizará y emitirá un concepto de la queja y/o reclamo asi como el plan de mejoramiento.
*Equipo Auditor: Debido a la complejidad, relevancia o incidencia de la queja puede requerir ser tratada junto con otras personas que apoyan la gestión gracias a su experiencia y/o conocimiento del tema a tratar, de modo que se conforma un equipo auditor de carácter temporal quien analizará y emitirá un concepto de la queja y/o reclamo así como el plan de mejoramiento.


=== <br>Investigación y gestión de la Queja  ===
==== Investigación y gestión de la Queja  ====


Una vez se conocen las características de la queja se procede a realizar investigación de la misma, se establece como política de empresa que el cliente y/o usuario o quien genere la queja o reclamo debe tener respuesta en un plazo máximo de 48 horas hábiles una vez la queja o reclamo ha sido recibida por algún funcionario de la empresa, para el caso de quejas dejadas en el buzón el tiempo aplica desde el momento de la apertura del mismo, esta respuesta puede ser parcial, se dará respuesta por escrito al interesado en un tiempo no mayor de 15 días, de tal manera que se proyecte una sensación de que la empresa es solidaria con los problemas de los clientes o usuarios.<br>
Una vez se conocen las características de la queja se procede a realizar investigación de la misma, el tiempo para dar respuesta por escrito al interesado en los tiempos establecidos.


Para la investigación de la queja se pueden solicitar los siguientes datos en caso de ser necesario.  
Para la investigación de la queja se pueden solicitar los siguientes datos en caso de ser necesario.  


*Solicitud de informe escrito de los hechos al funcionario implicado en dicha desviación si es necesario<br>
*Solicitud de informe escrito de los hechos al funcionario implicado en dicha desviación si es necesario.
*Captación de material probatorio necesario para poder tomar la decisión que solucione la queja presentada por el usuario mediante inspecciones a historias clínicas, formatos anexos y demás documentos que se requieran según el caso incluyendo llamado al paciente.<br>
*Captación de material probatorio necesario para poder tomar la decisión que solucione la queja presentada por el usuario mediante inspecciones a historias clínicas, formatos anexos y demás documentos que se requieran según el caso incluyendo llamado al paciente.  
*El funcionario de la oficina de calidad define si el caso puede ser resuelto sin mediar otra intervención o si se requiere del concepto de otro funcionario o de un comite de quejas <br>
*El funcionario de la oficina de calidad define si el caso puede ser resuelto sin mediar otra intervención o si se requiere del concepto de otro funcionario o de un comité.
*El caso de requerirlo se conformado un equipo auditor conformado por el coordinador de calidad y los funcionarios de Oncomedic requeridos según las características de la queja. Para dicha reunión se cita con un plazo no mayor de cinco (5) día hábiles. <br>
*El caso de requerirlo se conforma un equipo auditor con la presencia del coordinador de calidad y los funcionarios de Oncomedic requeridos según las características de la queja. Para dicha reunión se cita con un plazo no mayor de cinco (5) día hábiles.
*La citación puede hacerse desde el momento mismo de la recepción de la queja dando a conocer la situación, la consecución de las pruebas se realiza durante la espera de la reunión.  
*La citación puede hacerse desde el momento mismo de la recepción de la queja dando a conocer la situación, la consecución de las pruebas se realiza durante la espera de la reunión.  
*Una vez reunido el comité de quejas se exponen las quejas, se entrega el material probatorio disponible hasta el momento, se analiza el caso, se estima la magnitud de la desviación y sí es o no recurrente, se define si se requieren nuevas pruebas se identifica la debilidad, incumplimiento u oportunidad de mejora  
*Una vez reunido el equipo se exponen las quejas, se entrega el material probatorio disponible hasta el momento, se analiza el caso, se estima la magnitud de la desviación y sí es o no recurrente, se define si se requieren nuevas pruebas se identifica la debilidad, incumplimiento u oportunidad de mejora  
*<span style="line-height: 1.5em;">En el caso que se requiera de la citación de un tercero para consultar o indagar en un asunto particular en el que se vea involucrado en una queja o reclamo, se enviará un comunicado por escrito.</span>
*En el caso que se requiera de la citación de un tercero para consultar o indagar un asunto particular, se enviará un comunicado por escrito.
*&lt;span style="line-height: 1.5em;" /&gt;En el caso de quejas o reclamos que impliquen la gestión con productos no conformes se procederá según lo indicado en el procedimiento de producto no conforme, en tanto que si se trata de una gestión relacionada con productos retirados del mercado, la gestión se regirá a lo indicado en el procedimiento de RETIRO DE PRODUCTOS DEL MERCADO.  
*Una vez emitido el plan de mejoramiento se informará por escrito al interesado el resultado de la gestión de la queja o el reclamo.
*Una vez emitido el plan de mejoramiento se informará por escrito al interesado el resultado de la gestión de la queja o el reclamo. De igual forma se realiza un informe con las medidas adoptadas y los resultados obtenidos en los registros del lote correspondiente al comite de calidad.  
*En el caso que la queja emitida sea contra un funcionario que preste sus servicios en la empresa, se analizará la misma para establecer si esta incurrió en una conducta irregular que pueda dar origen a una investigación disciplinaria.  
*En el caso que la queja emitida sea contra un funcionario que preste sus servicios en la empresa, se analizará la misma para establecer si esta incurrió en una conducta irregular que pueda dar origen a una investigación disciplinaria.  
*Una vez finalizado este proceso, se procederá al cierre del caso.
*Una vez finalizado este proceso, se procederá al cierre del caso.
<br>


'''Diligenciamiento del Formato de Registro de Quejas y Reclamos'''  
'''Diligenciamiento del Formato de Registro de Quejas y Reclamos'''  
Línea 233: Línea 270:
A continuación se informan los aspectos importantes para diligenciar adecuadamente el registro en mención:  
A continuación se informan los aspectos importantes para diligenciar adecuadamente el registro en mención:  


*Consecutivo:&nbsp;El Director Técnico asigna el número consecutivo mediante el uso de seis dígitos, siendo los tres primeros el consecutivo y los cuatro últimos el año. <br>Ejemplo: 010-2012, es decir que es la queja o reclamo número 10 y se presenta en el año 2012.
* No. de Acta: Se asigna el número consecutivo mediante el uso de seis dígitos, siendo los dos primeros el consecutivo y los subsecuentes el mes, y los últimos dígitos del año acompañados de la letra Q. Ejemplo: 01052017Q, es decir que es la queja o reclamo número 01 y del mes 05 del 2017
*Tipo de queja o Reclamo:&nbsp;(Significa tipo de queja o reclamo) El Director Técnico indicará si es una queja interna, un reclamo interno, una queja externa o un reclamo externo. Esta clasificación es útil para generar los reportes de calidad periódicos enunciados en el cronograma anual de garantía de calidad y salud ocupacional.
*Fecha de Formulación: indica el día/mes/año en que fue recibida inicialmente la queja o el reclamo. Esta fecha contribuye al control de la respuesta al interesado.
*Nombre del responsable, cargo y empresa que hace la queja o reclamo:Se enuncia allí quien es el involucrado que hace manifiesto de la queja o reclamo.
*Fecha inicial del reporte:&nbsp;Se indica el año-mes-día en que fue recibida inicialmente la queja o el reclamo. Esta fecha contribuye al control del tiempo requerido para darle respuesta al interesado, el cual debe tener una respuesta formal en las 24 horas posteriores al levantamiento de la queja o reclamo.
*Áreas de la empresa implicadas:Se mencionan las áreas administrativas que&nbsp;están directamente implicadas en la queja o reclamo, tales como atención al cliente, despachos, ventas, contabilidad o servicio técnico.
*Fecha de Cierre:&nbsp;Se indica la fecha que le asigna el Director Técnico cuando este considera cerrada la queja o el reclamo ya sea por que se cumplieron las acciones de mejora planteadas o porque además el cliente o quien puso la queja o el reclamo está conforme.


'''DESCRIPCIÓN DE LA QUEJA O RECLAMO'''
=== Plan de mejoramiento  ===
 
Se debe establecer la razón de la gestión en donde se indicará las personas, los productos o los servicios involucrados. En el caso de los productos se debe detallar el lote o serial del producto así como su nombre completo o referencia comercial. Esta descripción debe ser concreta y fundamentada en hechos y evidencias.


*Responsable de la gestión de la queja o reclamo Se enuncia el nombre del Director Técnico y en los casos que aplique el nombre de las personas y sus cargos que conforman el Comité de atención de quejas y reclamos.
De acuerdo al  resultado del análisis se debe registrar el respectivo plan de mejoramiento, el cual se encuentra en la pestaña “planes”,  como se observa en la siguiente imagen:


<br>
[[Archivo:Plan mejoramiento.png]]


=== Plan de mejoramiento ===
El análisis de las quejas debe plantear un plan de mejoramiento que permita obtener la satisfacción del usuario, en caso de no ser posible lo anterior se debe explicar al paciente de forma clara la situación y el alcance institucional de su requerimiento el plan de mejoramiento debe incluir.


El analisi de las quejas debe plantear un plan de mejoramiento que permita obtener la satisfacción del usuario, en caso de no ser posible lo anterior se debe explicar al paciente de forma clara la situación y el alcance institucional de su requerimiento el plan de mejoramiento debe incluir<br>
*Estrategia de mejoramiento.
 
*Planeación de la estrategia especificando los tiempos, alcance y planes de evaluación si aplica.
*Estrategia de mejoramiento<br>
*Ejecución de planes de mejora.
*Planeación de la estrategia o delegación del encargado de la planeación especificando los tiempos, alcance y planes de evaluación<br>
*Respuesta al usuario en los tiempos establecidos.
*Ejecución de planes de mejora&nbsp;
*Respuesta al usuario antes de 15 dias.  
*Evaluación y cierre del plan de mejora
*Evaluación y cierre del plan de mejora


Línea 315: Línea 344:


| width="50%" style="border-style: none solid solid; border-color: -moz-use-text-color rgb(0, 0, 0) rgb(0, 0, 0); border-width: medium 1px 1px; padding: 0cm 0.1cm 0.1cm;" |  
| width="50%" style="border-style: none solid solid; border-color: -moz-use-text-color rgb(0, 0, 0) rgb(0, 0, 0); border-width: medium 1px 1px; padding: 0cm 0.1cm 0.1cm;" |  
Acción tomada sobre un producto no conforme en el cuál se designa para su disposición final o eliminarlo
Acción tomada sobre un producto no conforme en el cuál se designa para su disposición final o eliminarlo  


|- valign="TOP"
|- valign="TOP"
Línea 340: Línea 369:
|}
|}


<br>
==== Respuesta a quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones ====
 
La respuesta completa, clara, precisa con la solución o aclaración de lo reclamado se envían a los usuarios mediante el uso del correo  electrónico o por los medios que el determine o puede solicitar información al correo electrónico auditor@oncomedic.com o calidad@oncomedic.com en caso de no contar con correo electrónico registrado se enviara a la dirección física registrada, adicionalmente deben informar al usuario que, en el evento de no obtener respuesta a la PQR, el usuario podrá comunicarlo a la Superintendencia Nacional de Salud.
<br>
 
<br>
 
==== Respuesta a Quejas, Reclamos Sugerencias Y Felicitaciones ====
 
<br>
 
Según las disposiciones legales vigentes la queja debe ser resuelta antes de quince (15) días; sin embargo, debido a los requerimientos de calidad propios de la empresa se requiere que estas quejas se resuelvan a la mayor brevedad considerandose como aceptables antes de 15 dias.
 
Dentro de la respuesta a Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones se debe proceder de la siguiente manera:
 
*Quejas: Se expresa el plan de mejoramiento que se instaurara.
*Reclamos: Se describen las posibles modificaciones en la situación, el alcance de ellas por parte de la institución o se informa la metodología posible para la mejora de la situación.&nbsp;
*Solicitud: Se describen las posibles modificaciones en la situación, el alcance de ellas por parte de la institución o se informa la metodología posible para la mejora de la situación.  
*Sugerencias: Se informa si se acogen o no se acogen las causas de esto.  
*Felicitaciones: Se agradece por la expresión de esta conformidad y se socializa en cartelera pública.
 
<br>
 
Debe enviarse por correo certificado y tenerse reporte de la empresa y el número de la guía de envío. En caso de no contarse con los datos del paciente se debe realizar un comunicado público y será exhibida en la cartela institucional, salvo alguna restricción legal.  
 
<br>


==== Evolución y Acciones de Seguimiento  ====
* '''Reclamos de riesgo simple:''' máximo de setenta y dos (72) horas a partir de la fecha de radicación con respuestas de accesibilidad, efectividad, seguimiento y control, siendo resolutiva y garantizando que las acciones adelantadas den respuesta a lo requerido, remitiendo los soportes de lo actuado adicionalmete se debe dar respuesta en casos especiales
** Consultas médicas: asignación dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su solicitud a los afiliados mayores de 62 años.
** Continuidad de servicios: Una vez la provisión de un servicio ha sido iniciada, este no podrá ser interrumpido por razones administrativas o económicas.


El coordinador de calidad verifica el cumplimiento del plan de mejoramiento y analiza el aprendizaje organizacional
Cada petición particular debe ser evaluada y valorada según las particularidades del caso y las condiciones del paciente, de manera que siempre se respete el derecho fundamental a la salud y se garantice la continuidad, la oportunidad y la integridad en el tratamiento en salud al usuario. Siempre se debe valorar la inmediatez que requiera cada caso y el término de setenta y dos (72) horas para resolver las PQR debe entenderse como plazo máximo otorgado siempre que no haya factores que requieran solución inmediata.


En el área especifica de Farmacia el coordinador de calidad del servicio farmacéutico estará encargado de las acciones correspondientes al manejo de las posibles desviaciones que se identifican en el analisis de las quejas. <br>
* '''Reclamos de riesgo priorizado:''' Estos reclamos en salud deberán ser resueltos con la inmediatez que la situación del paciente requiera y en todo caso no podrán superar el término máximo de cuarenta y ocho (48) horas.
* '''Reclamos de riesgo vital:''' Estos reclamos en salud deberán ser resueltos de manera inmediata y en todo caso no podrán superar el término máximo de veinticuatro (24) horas.
* '''Peticiones generales:''' Las peticiones generales, es decir aquellas que contienen solicitudes de información y/o no están relacionadas con la garantía del acceso a los servicios de salud, ni con la atención o prestación de servicios de salud y por tanto no tienen aplicación del artículo 20 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, se resolverán de conformidad con los términos de la citada Ley:
** Peticiones generales: quince (15) días hábiles.
** Solicitudes de información: diez (10) días hábiles.
** Copias: dentro de los tres (3) días hábiles - Si las copias son de historias clínicas o de exámenes y se requieran para una consulta o urgencia, serán catalogados como reclamos.


<br>CONSIDERACIONES PARA CORRECCIÓN DE CAUSAS REPETITVAS DE QUEJAS Y OTRAS DESVIACIONES<br>Debido a que uno de los objetivos de calidad establecido en el manual de calidad es mantener un porcentaje máximo del 1,5% de quejas y reclamos en el año (ver manual de calidad), en el programa de garantía de calidad anual se estableció la frecuencia de seguimiento de dicho objetivo.<br>Este seguimiento se debe realizar mediante un análisis sistemático de las quejas presentadas en el periodo de un año y mediante un histograma de frecuencia que presente el número de quejas versus el tipo de queja, se debe realizar el análisis.<br>El Director Técnico debe reunir todos los registros de quejas, realizar el cálculo del porcentaje de quejas (ver el cálculo en el manual de calidad) y clasificar las quejas en categorías en función de su origen y gravedad.<br>El análisis de quejas realizado de tal forma debe permitir determinar desviaciones de la calidad sistemáticas, para lo cual se recomienda el uso de métodos estadísticos y gráficos faciliten el análisis del origen de las quejas.<br>El Director Técnico elaborará un informe al Gerente general e indicará las acciones correctivas o preventivas necesarias para corregir la causa repetitiva de las quejas, esto en caso de que el análisis señale claramente el origen común de la mayor parte de las quejas. El informe se titulará “Análisis de los objetivos de calidad” y debe ser presentado antes de culminar el año con el fin de poder elaborar el programa de garantía de calidad sustentado parcialmente en dicho informe.<br>
La persona que genera la queja debe expresar por que medio quiere ser informado del tramite de la quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones, así mismo la metodología para indagar como va el procedimiento, Oncomedic  debe guardar la evidencia de la respuesta, en caso de no contarse con los datos del paciente se debe realizar un comunicado público y será exhibida en la cartela institucional, salvo alguna restricción legal.
==== Evaluación y Acciones de Seguimiento  ====


<br><br>
El comité de calidad el cumplimiento de los planes de mejoramiento y el aprendizaje organizacional.


<br>
[[Archivo:Seguimiento.png]]


== Cuadro de Procedimiento <br>  ==
== Cuadro de Procedimiento <br>  ==
Línea 385: Línea 399:
|-
|-
| Nombre del Procedimiento <br>  
| Nombre del Procedimiento <br>  
|  
| Gestión de Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones
Respuesta a quejas resueltas antes de 15 días
 
|-
|-
| Responsable <br>  
| Responsable <br>  
Línea 393: Línea 405:
|-
|-
| Alcance<br>  
| Alcance<br>  
|  
| Inicio: Identificación de una queja verbal o escrita en buzón de sugerencias o entregada en la oficina de calidad, recepción de correo electrónico o formulario electrónico<br>  
Inicio: Identificación de una queja verbal, o escrita en buzón de sugerencias o&nbsp;entregada en la oficina de calidad, recepción de correo electrónico o diligenciamiento del formulario electrónico<br>  
 
Fin: Aprendizaje organizaciónal, satisfacción del usuario <br>  
Fin: Aprendizaje organizaciónal, satisfacción del usuario <br>  
|-
|-
| Descripción de los procedimientos <br>  
| Descripción de los procedimientos <br>  
|  
| '''Recepción de Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones''' <br>
*Recepción de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones


- Personal o verbal.<br>
* Personal o verbal.
* Escrita en Papel.
* Recibida vía electrónica.


- Queja Escrita en Papel. &nbsp;- Queja recepcionada por la&nbsp;Web. <br>  
<br>'''Trámite De quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones'''


<br>
* Radicación
* Digitalización de la queja, sugerencia, reclamo, solicitud, denuncia y felicitación, en el formato de gestión de quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones de VISOF es factible ingresar imágenes


*Trámite De Quejas, Reclamos, Sugerencia Y Felicitaciones
'''Análisis de quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones'''


- Radicación <br>  
* Caracterización de la quejas.
* Investigación de la quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones
* Análisis de la quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones<br>


- Llenado de la parte inicial del formato de analisis de quejas<br>  
'''Plan de mejoramiento''' <br>


- Digitalización de la Queja
* Respuesta a quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones en los tiempos establecidos <br>


*Análisis de Quejas
- Caracterización de la queja<br>
- Investigación de la Queja
- Analisis de la queja<br>
<br>
*Plan de mejoramiento
*Respuesta a Quejas, Reclamos Sugerencias Y Felicitaciones <br>
*Evaluación del plan de mejoramiento<br>
*Evaluación del plan de mejoramiento<br>
|-
|-
| Periodicidad<br>  
| Periodicidad<br>  
| La evaluación se realizara Mensualmente, pero la apertura del buzón se realizara semanalmente a partir de Enero de 2010 <br>
| La evaluación de estadísticas, planes de mejoramiento y aprendizaje organizacional se realizara Mensualmente en el comité de calidad, y comité de etica. La apertura del buzón se realizara semanalmente con un funcionario de la organización y un testigo, se firmara el acta de apertura <br>
|-
|-
| Estándar <br>  
| Estándar <br>  
| Según las disposiciones legales vigentes100% de las quejas resueltas antes de 15 días; sin embargo, debido a los requerimientos de calidad propios de la empresa se requiere que estas quejas se resuelvan a la mayor brevedad considerándose como aceptables antes de 15 días.  
| Según las disposiciones legales vigentes el 100% quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones deben ser resueltas antes del tiempo establecido en el presente manual.
Otro indicador propio es el cumplimiento del 90% de los planes de mejoramiento<br>  
Cumplimiento del 100% de los planes de mejoramiento<br>
 
|}
|}


<br>
<br>


=== Diagrama de Flujo de Auditoria de Quejas Resueltas Antes De 15 Días ===
=== Diagrama de Auditoria a quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones Resueltas  ===


[[Image:Tramite p q r.jpg]]  
[[Image:Tramite p q r.jpg]]


= Formatos  =
= Formatos  =


=== [[Formato de verificación de apertura de buzón|Formato de Verificación de Apertura de Buzón]]  ===
*Formato de Verificación de Apertura de Buzón  
 
*Formulario de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitacione
=== [https://spreadsheets.google.com/a/oncomedic.com/spreadsheet/viewform?hl=es&formkey=dHA4NG1DcHl4Yzl3dy05eFpmMTQ4UFE6MA#gid=0 Formulario de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones]  ===
*Formato Manual de Quejas Sugerencias y Reclamos.
 
*Formato de Actas de Estudio de Quejas.
=== [[Formato manual de quejas sugerencias y reclamos|Formato Manual de Quejas Sugerencias y Reclamos]]  ===
*Formato de Respuesta a Quejas .
 
=== [[Formato de Actas de Estudio de Quejas]]  ===
 
=== [[Formato de Respuesta a Quejas]]  ===
 
=== [https://docs.google.com/a/oncomedic.com/spreadsheet/ccc?key=0Ar68YLOw33ECdF9QLXF2TGFrVzlmbk1LOHNOaldWU2c&hl=es#gid=0 Formato de Seguimiento a Quejas]<br> ===
 
A partir de abril de 2012 el informe &nbsp;y los detalles de la respuesta quejas se encuentran en home/documentos/Calidad/Respuesta_Quejas
 
<br>

Revisión actual - 18:29 30 dic 2025

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Identificación

Nombre Código
Manual de Proceso Atención e Información al Usuario Gestión de Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones  MPI2
Fecha de Emisión Fecha de Actualización Versión

2003/01/10

2025-08-29

10

Elaboró Ultima Versión:

Edwin Alexander Montoya Meneses Gerente
Lucy Ramirez Londoño Coordinador de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión:Comité de Calidad y comité de ética

Introducción

Para Oncomedic el usuario es fundamental y nuestro compromiso es ofrecerle un servicio con calidad, accesible, equitativo, pertinente que genere la satisfacción del paciente y su familia y el mejor aprovechamiento de los recursos del sistema, en este sentido existe un compromiso organizacional por el buen trato y la resolución de las necesidades del usuario antes de llegar a la queja, sin embargo es indispensable aportar herramientas que permitan la escucha de los usuarios y la resolución de posibles situaciones de inconformidad que se puedan presentar, en este sentido se crea el presente manual de atención e información al usuario que busca establecer los lineamientos para lograr una apropiada comunicación y orientación no solo de los servicios a los que tiene derecho, sino también todos los aspectos que mejoren su experiencia de atención.

Oncomedic reconoce adicionalmente el respeto de los deberes y derechos, la voz de los usuarios y su satisfacción en todos los aspectos incluidas quejas y sugerencias como un instrumento imprescindible para el desarrollo y mejoramiento de la calidad organizacional pues sirve de marco de referencia para comparar la calidad esperada con la calidad observada.

Objetivo

Establecer los lineamiento procedimentales a seguir para una adecuada información al Usuario, incluida la gestión de quejas, reclamos sugerencias, solicitudes, denuncias y felicitaciones, de modo que se generen las respuestas necesarias y el mejoramiento de la calidad del servicio.

Alcance

Todos los funcionarios procesos o procedimientos de Oncomedic ltda deben tener estrategias de comunicación apropiados como herramienta de calidad en la prestación del servicio, sin embargo son susceptibles de generar quejas, reclamos, sugerencias, solicitudes por parte de los clientes y/o usuarios externos y son evaluados según las indicaciones del presente manual.

Marco Conceptual

Marco Legal

  • Artículo 95.7 de la Constitución Política de Colombia
  • Decreto 1757 de 1994 por el cual se organizan y establecen las modalidades y formas de participación social en la prestación de servicios de salud, conforme a lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 40 del Decreto Ley 1298 de 1994.
  • Circular Externa 047 de 2007 precisa la atención al usuario como pilar fundamental del acceso a la salud y en ella convergen la protección constitucional y legal de los derechos fundamentales de petición y a la salud.
  • Ley 1755 de 2015 erradicar las barreras que puedan presentarse para acceder a los servicios de salud y prevenir la materialización de perjuicios irremediables para los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
  • Circular externa 151000000010-5 de 2023 de la superintendencia de salud.

Marco Referencial

El Modelo de atención en salud de Oncomedic ltda permite garantizar el funcionamiento adecuado del Sistema de Información y Atención al Usuario (SIAU), el respeto de los derechos de los usuarios, así como incentivar el cumplimiento de los deberes durante la prestación de servicios y el seguimiento continuo de la satisfacción.

El sistema de información y atención al usuario permite fortalecer la calidad del servicio, partiendo de la identificación de las necesidades, la percepciones de satisfacción y las expectativas de los usuarios, para generar estrategias que permitan establecer soluciones y crecimiento institucional, incluye aspectos como: Servicios, Horarios, Trámites y requisitos para obtener servicios,deberes y derechos, gestión de PQRS

Las PQRS que se realizan en el marco del acceso, la atención o la prestación del servicio de salud tienen connotación de derecho fundamental, protección constitucional y legal del derecho fundamental de petición y del derecho fundamental a la salud, que a su turno involucra otros derechos fundamentales como la vida misma, la dignidad y la intimidad.

Resolver las PQRS de manera objetiva, oportuna y eficiente, garantizando accesibilidad, efectividad, seguimiento y control, siendo resolutiva y constituyendo insumos para el mejoramiento continuo, genera acciones de mejoramiento que permitan no solo dar respuestas con suficiencia y oportunidad a las hallazgos, sino también esta pendiente de generar acciones preventivas que generen cada vez mas bienestar y satisfacción a los usuarios.

Definiciones

  • Petición: Solicitud a través de la cual una persona por motivos de interés general o particular solicita la intervención de la entidad para la resolución de una situación, la prestación de un servicio, la información o requerimiento de copia de documentos, entre otros.
  • Queja: Manifestación de una persona, a través de la cual expresa inconformidad con el actuar de un funcionario de la entidad.
  • Reclamo: Solicitud a través de la cual los usuarios del Sector Salud dan a conocer su insatisfacción con la prestación del servicio de salud por parte de un actor del Sector Salud o solicita el reconocimiento del derecho fundamental a la salud.
  • Reclamo de riesgo simple: Reclamo a través del cual los usuarios del Sector Salud dan a conocer su insatisfacción con la prestación del servicio de salud, sin que se identifique un riesgo inminente para la vida, la integridad del usuario, afectación a población vulnerable, ni cause gran impacto en el sector.
  • Reclamo de riesgo priorizado: Reclamo que involucra algún riesgo para la integridad de las personas o que afecte a poblaciones vulnerables o causen gran impacto en el Sistema General de Seguridad Social en Salud o el Sector Salud.
  • Reclamo de riesgo vital: Reclamo que involucra un riesgo inminente para la vida o para la integridad de la persona; puede tratarse de un usuario cuya condición clínica representa un riesgo vital, o que en caso de no recibir atención inmediata presenta alta probabilidad de pérdida de miembro u órgano; o que refiere presentar un dolor extremo de acuerdo con el sistema de clasificación usado; o manifiesta una condición en salud que de no recibir el servicio requerido en el corto plazo, podría presentar un rápido deterioro que pone en riesgo la integridad de la persona e incluso ocasionar la muerte.

Descripción

Componentes del sistema de información, participación y satisfacción al usuario:

Recursos físicos

Cumpliendo con lo establecido en la normatividad vigente se dispone de una oficina de Atención al Usuario asociada el departamento de calidad que cuenta con los recursos y áreas necesarias para ofrecer una atención óptima y oportuna, esta debidamente identificada, de fácil acceso y con la señalización que permite ubicarla fácilmente.

Talento Humano

El Sistema de Información, Participación y Satisfacción al Usuario de Oncomedic ltda esta liderado por el departamento de calidad y cuenta con el siguiente personal:

Coordinador de calidad
Auxiliar de calidad

Sin embargo existe el compromiso de todos los funcionarios con la calidad y seguridad del servicio

Horario de atención de la oficina de atención al usuario

Lunes a viernes de 8:00am -5:00 pm

Sistema de Información y Capacitación a los Usuarios

En Oncomedic creemos que una de las principales formas de obtener calidad en la atención es una apropiada comunicación, por tal motivo se realizan trabajo articulado desde el departamento de calidad, artesana y la asociación de usuarios para establecer mecanismos mediante los cuales se da información a los usuario, esto permite que los usuarios se conviertan en aliados en la prevención y el auto-cuidado, hagan valer sus derechos y respete sus deberes como afiliados al sistema de atención en salud.


Canales de comunicación con los usuarios

  • Carteleras institucionales
  • Página WEB: En la página web de la entidad, oncomedic.com, oncomedi.co y oncologi.co
  • Página Facebook:facebook oncomedic
  • Canal de youtube: artesana oncologico
  • Teléfonos institucionales:
  • Correos electrónicos: mail@oncomedic.com, calidad@oncomedic.com, auditor@oncomedic.com
  • Buzón de sugerencias: Nuestra entidad, tiene establecida la apertura de buzones de forma semanal los días viernes. Para ello, se ha

estipulado un formato de acta la cual debe ser diligenciada según lo encontrado en el momento de la apertura.

Actividades del subsistema

La información tiene como objetivo mantener actualizados a los pacientes y familiares o usuarios externos sobre los servicios de salud, modelos de atención y otros temas de interés como:

  • Procesos administrativos.
  • Procesos de atención en salud.
  • Educación en salud, prevención bienestar y autocuidado.
  • Información de servicios.
  • Divulgación de Deberes y Derechos
  • Proceso PQRS.

Recepción de Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones

La recepción de quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones se puede realizar a través de los siguientes medios:

Personal o verbal.

  • Se realiza directamente por el Cliente o su delegado de forma verbal, acudiendo ante la Oficina de Calidad.
  • Por teléfono, ante el coordinador de calidad de la empresa, en caso que el cliente quiera expresar la inconformidad con otro funcionario, éste le pedirá respetuosamente que se dirija a la oficina de calidad para realizar su queja o que diligencie el formato y lo deposite en el buzón de sugerencias, si la queja es del personal de calidad puede dirigirse directamente con la gerencia.
  • En caso que el cliente no quiera realizar ninguna de las dos actividades anteriormente indicadas, el funcionario debe tomar nota de la queja y hacerla llegar a la oficina de calidad.
  • Si el cliente acude a la oficina de calidad para expresar su queja en forma verbal, se invita nuevamente a realizar un documento escrito en forma digital o en físico.
  • Sí el paciente definitivamente no desea hacer por escrito su Queja, Sugerencia, Reclamo, solicitud, denuncia y felicitación, el funcionario de la oficina de calidad llenará un informe describiendo la queja expuesta por el paciente, familiar o delegado.

Queja Escrita en Papel.

  • El cliente da a conocer una Queja, Sugerencia, Reclamo, solicitud, denuncia y felicitación en el buzón de sugerencias, ubicado en zona visible de la recepción y debidamente identificado en los respectivos formatos, sin embargo el paciente puede usar otra papelería para tal fin.
  • El usuario presenta la Queja, Sugerencia, Reclamo, solicitud, denuncia y felicitación personalmente en la oficina de calidad en los formatos establecidos para tal fin o en papelería propia del cliente.

Web.

  • El cliente puede escribir su queja en el Correo electrónico calidad@oncomedic.com.
  • O mediante formulario digital, cuya dirección esta en la cartelera institucional

El Coordinador de calidad es el encargado de recibir las quejas y reclamos que manifiesten los clientes e instituciones con relación a la prestación de los servicios, no obstante es responsabilidad de todos los empleados de la empresa estar atentos a las quejas y reclamos que manifiesten los clientes y orientarlos.

Nota aclaratoria

Cualquier persona natural o jurídica puede ejercer su derecho de participación y generar Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones, no es necesario que lo haga a titulo personal, puede hacerlo en forma anónima, sin embargo esta ultima puede ofrecer dificultades en su análisis gestión y respuesta.

Trámite De Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones

Una vez recibidas las quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones a través de los diferentes canales con que cuenta la Institución se sigue el siguiente tramite.

Radicación y Sistematización de la Queja

Para instaurar una PQRS, la entidad cuenta con un formulario establecido para ello el cual debe ser diligenciado por el usuario dentro de este se encuentran los siguientes datos:

  • Numero de acta.
  • Fecha.
  • Nombre del paciente.
  • Documento de identidad.
  • Teléfono del paciente.
  • Dirección del paciente.
  • ERP del usuario.
  • Motivo (Queja, Reclamo, Sugerencia, Felicitaciones).
  • Nombre de la Persona quien diligencia la queja.
  • Correo electrónico de enlace.
  • Relación con el paciente.
  • Teléfono de quien diligencia la queja.
  • Servicio o funcionario del cual se esta quejando.
  • Descripción de la queja.
  • Firma.

Personal o verbal.
  • Una vez escritas por los diferentes funcionarios de la entidad en el formato digital para recepción de quejas, la queja es radicada e inicia su proceso de análisis.
Queja Escrita en Papel.
  • El buzón de sugerencias se abrirá por la auxiliar de calidad en presencia de un paciente o su familiar semanalmente, la auxiliar explicara al paciente el procedimiento, diligenciara el formato de recepción de quejas y solicitara la firma por parte del testigo.
  • La queja es transferida la oficina de calidad donde se llena el formulario para análisis de quejas.
  • Las quejas escritas en físico se escanean y se incorporan como evidencia del caso.
Web
  • Las quejas que se encuentran en el Correo electrónico calidad@oncomedic.com, ingresan a la oficina de calidad donde son radicadas y se diligencia el formato para iniciar su análisis.
  • Diariamente el funcionario de la oficina de calidad verifica si se lleno algún formulario digital, en cuyo caso radica la queja y llena la parte inicial del formato de análisis.

Radicación de la queja

Una vez recibida la PQRS, debe radicarse en el formulario en visof, de la siguiente manera; Ingresar a Visof - salud – sistema de calidad, e ingresar a PQRSF.

De inmediato se logra evidenciar la ventana de Registro de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones y/o Desviaciones.

Al dar clic en “nuevo”, se evidencia el formulario de Formulación, Estudio y Planes de Mejoramiento de PQRSF y/o Desviaciones.



En dicho formulario se debe realizar el registro de la PQRSF, así como las desviaciones, diligenciando todos los campos requeridos y adjuntar la imagen de la PQRSF radicada.

Las PQRSF y se clasifican como:

  • Quejas: Expresión de disgusto, inconformidad o enfado.
  • Reclamos: Expresión de disgusto que busca pedir o exigir algo por derecho.
  • Solicitud: Expresión que busca pedir o exigir algo.
  • Sugerencias: Insinuación, inspiración, idea que se sugiere.
  • Felicitaciones: Manifestación de la satisfacción que se experimenta con motivo de algún suceso favorable.

Las quejas reclamos o sugerencias a su vez, las clasificamos dentro de Oncomedic como:

  • Atención al usuario: Por desviación en la calidad en cuanto al trato, o relación interpersonal.
  • Información al usuario: Fallas en la comunicación con los usuarios que deterioran el servicio.
  • Seguridad en la intervención: Desviaciones que generan riesgo en la atención del paciente.
  • Accesibilidad a los servicios: Existen dificultades logísticas para acceder a los servicios.

Análisis de Quejas

Una vez radicada la queja y digitalizado se diligencia el formulario desprende la pestaña “estudio” donde se debe diligenciar la información de acuerdo a lo establecido en Análisis de desviaciones y generación del plan de mejoramiento

Responsabilidad en la Gestión de Quejas

  • Funcionarios de la Empresa: Es responsabilidad de todos los empleados de la empresa estar atentos a las quejas y reclamos que manifiesten los clientes para que orienten al usuario en el reporte de su inconformidad de acuerdo al tramite anteriormente establecido, así como participar en el equipo auditor de la queja si es solicitada su colaboración.
  • Coordinador de Calidad: Es el responsable de recibir y gestionar las quejas y reclamos de los clientes, usuarios e instituciones si el coordinador de calidad está ausente delegara a un funcionario para el ejercicio de esta función.
  • Equipo Auditor: Debido a la complejidad, relevancia o incidencia de la queja puede requerir ser tratada junto con otras personas que apoyan la gestión gracias a su experiencia y/o conocimiento del tema a tratar, de modo que se conforma un equipo auditor de carácter temporal quien analizará y emitirá un concepto de la queja y/o reclamo así como el plan de mejoramiento.

Investigación y gestión de la Queja

Una vez se conocen las características de la queja se procede a realizar investigación de la misma, el tiempo para dar respuesta por escrito al interesado en los tiempos establecidos.

Para la investigación de la queja se pueden solicitar los siguientes datos en caso de ser necesario.

  • Solicitud de informe escrito de los hechos al funcionario implicado en dicha desviación si es necesario.
  • Captación de material probatorio necesario para poder tomar la decisión que solucione la queja presentada por el usuario mediante inspecciones a historias clínicas, formatos anexos y demás documentos que se requieran según el caso incluyendo llamado al paciente.
  • El funcionario de la oficina de calidad define si el caso puede ser resuelto sin mediar otra intervención o si se requiere del concepto de otro funcionario o de un comité.
  • El caso de requerirlo se conforma un equipo auditor con la presencia del coordinador de calidad y los funcionarios de Oncomedic requeridos según las características de la queja. Para dicha reunión se cita con un plazo no mayor de cinco (5) día hábiles.
  • La citación puede hacerse desde el momento mismo de la recepción de la queja dando a conocer la situación, la consecución de las pruebas se realiza durante la espera de la reunión.
  • Una vez reunido el equipo se exponen las quejas, se entrega el material probatorio disponible hasta el momento, se analiza el caso, se estima la magnitud de la desviación y sí es o no recurrente, se define si se requieren nuevas pruebas se identifica la debilidad, incumplimiento u oportunidad de mejora
  • En el caso que se requiera de la citación de un tercero para consultar o indagar un asunto particular, se enviará un comunicado por escrito.
  • Una vez emitido el plan de mejoramiento se informará por escrito al interesado el resultado de la gestión de la queja o el reclamo.
  • En el caso que la queja emitida sea contra un funcionario que preste sus servicios en la empresa, se analizará la misma para establecer si esta incurrió en una conducta irregular que pueda dar origen a una investigación disciplinaria.
  • Una vez finalizado este proceso, se procederá al cierre del caso.

Diligenciamiento del Formato de Registro de Quejas y Reclamos

A continuación se informan los aspectos importantes para diligenciar adecuadamente el registro en mención:

  • No. de Acta: Se asigna el número consecutivo mediante el uso de seis dígitos, siendo los dos primeros el consecutivo y los subsecuentes el mes, y los últimos dígitos del año acompañados de la letra Q. Ejemplo: 01052017Q, es decir que es la queja o reclamo número 01 y del mes 05 del 2017
  • Fecha de Formulación: indica el día/mes/año en que fue recibida inicialmente la queja o el reclamo. Esta fecha contribuye al control de la respuesta al interesado.

Plan de mejoramiento

De acuerdo al resultado del análisis se debe registrar el respectivo plan de mejoramiento, el cual se encuentra en la pestaña “planes”, como se observa en la siguiente imagen:

El análisis de las quejas debe plantear un plan de mejoramiento que permita obtener la satisfacción del usuario, en caso de no ser posible lo anterior se debe explicar al paciente de forma clara la situación y el alcance institucional de su requerimiento el plan de mejoramiento debe incluir.

  • Estrategia de mejoramiento.
  • Planeación de la estrategia especificando los tiempos, alcance y planes de evaluación si aplica.
  • Ejecución de planes de mejora.
  • Respuesta al usuario en los tiempos establecidos.
  • Evaluación y cierre del plan de mejora

Modalidades de Plan de Mejoramiento

Termino

Definición

Acción preventiva

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable

Acción correctiva

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable

Corrección

Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada

Reproceso

Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos

Reclasificación

Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales

Reparación

Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista

Desecho

Acción tomada sobre un producto no conforme en el cuál se designa para su disposición final o eliminarlo

Concesión

Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados

Permiso de desviación

Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto, antes de su realización

Liberación

Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso

Respuesta a quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones

La respuesta completa, clara, precisa con la solución o aclaración de lo reclamado se envían a los usuarios mediante el uso del correo electrónico o por los medios que el determine o puede solicitar información al correo electrónico auditor@oncomedic.com o calidad@oncomedic.com en caso de no contar con correo electrónico registrado se enviara a la dirección física registrada, adicionalmente deben informar al usuario que, en el evento de no obtener respuesta a la PQR, el usuario podrá comunicarlo a la Superintendencia Nacional de Salud.

  • Reclamos de riesgo simple: máximo de setenta y dos (72) horas a partir de la fecha de radicación con respuestas de accesibilidad, efectividad, seguimiento y control, siendo resolutiva y garantizando que las acciones adelantadas den respuesta a lo requerido, remitiendo los soportes de lo actuado adicionalmete se debe dar respuesta en casos especiales
    • Consultas médicas: asignación dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su solicitud a los afiliados mayores de 62 años.
    • Continuidad de servicios: Una vez la provisión de un servicio ha sido iniciada, este no podrá ser interrumpido por razones administrativas o económicas.

Cada petición particular debe ser evaluada y valorada según las particularidades del caso y las condiciones del paciente, de manera que siempre se respete el derecho fundamental a la salud y se garantice la continuidad, la oportunidad y la integridad en el tratamiento en salud al usuario. Siempre se debe valorar la inmediatez que requiera cada caso y el término de setenta y dos (72) horas para resolver las PQR debe entenderse como plazo máximo otorgado siempre que no haya factores que requieran solución inmediata.

  • Reclamos de riesgo priorizado: Estos reclamos en salud deberán ser resueltos con la inmediatez que la situación del paciente requiera y en todo caso no podrán superar el término máximo de cuarenta y ocho (48) horas.
  • Reclamos de riesgo vital: Estos reclamos en salud deberán ser resueltos de manera inmediata y en todo caso no podrán superar el término máximo de veinticuatro (24) horas.
  • Peticiones generales: Las peticiones generales, es decir aquellas que contienen solicitudes de información y/o no están relacionadas con la garantía del acceso a los servicios de salud, ni con la atención o prestación de servicios de salud y por tanto no tienen aplicación del artículo 20 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, se resolverán de conformidad con los términos de la citada Ley:
    • Peticiones generales: quince (15) días hábiles.
    • Solicitudes de información: diez (10) días hábiles.
    • Copias: dentro de los tres (3) días hábiles - Si las copias son de historias clínicas o de exámenes y se requieran para una consulta o urgencia, serán catalogados como reclamos.

La persona que genera la queja debe expresar por que medio quiere ser informado del tramite de la quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones, así mismo la metodología para indagar como va el procedimiento, Oncomedic debe guardar la evidencia de la respuesta, en caso de no contarse con los datos del paciente se debe realizar un comunicado público y será exhibida en la cartela institucional, salvo alguna restricción legal.

Evaluación y Acciones de Seguimiento

El comité de calidad el cumplimiento de los planes de mejoramiento y el aprendizaje organizacional.

Cuadro de Procedimiento


Nombre del Procedimiento
Gestión de Quejas, Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones
Responsable
Coordinador de calidad.
Alcance
Inicio: Identificación de una queja verbal o escrita en buzón de sugerencias o entregada en la oficina de calidad, recepción de correo electrónico o formulario electrónico

Fin: Aprendizaje organizaciónal, satisfacción del usuario

Descripción de los procedimientos
Recepción de Sugerencias, Reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones
  • Personal o verbal.
  • Escrita en Papel.
  • Recibida vía electrónica.


Trámite De quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones

  • Radicación
  • Digitalización de la queja, sugerencia, reclamo, solicitud, denuncia y felicitación, en el formato de gestión de quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones de VISOF es factible ingresar imágenes

Análisis de quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones

  • Caracterización de la quejas.
  • Investigación de la quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones
  • Análisis de la quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones

Plan de mejoramiento

  • Respuesta a quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones en los tiempos establecidos
  • Evaluación del plan de mejoramiento
Periodicidad
La evaluación de estadísticas, planes de mejoramiento y aprendizaje organizacional se realizara Mensualmente en el comité de calidad, y comité de etica. La apertura del buzón se realizara semanalmente con un funcionario de la organización y un testigo, se firmara el acta de apertura
Estándar
Según las disposiciones legales vigentes el 100% quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones deben ser resueltas antes del tiempo establecido en el presente manual.

Cumplimiento del 100% de los planes de mejoramiento


Diagrama de Auditoria a quejas, sugerencias, reclamos, solicitudes, denuncias y felicitaciones Resueltas

Formatos

  • Formato de Verificación de Apertura de Buzón
  • Formulario de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitacione
  • Formato Manual de Quejas Sugerencias y Reclamos.
  • Formato de Actas de Estudio de Quejas.
  • Formato de Respuesta a Quejas .