Politica de seguridad de la información

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Identificación

	Nombre		Código
	Política de Tratamiento de Datos Personales		MPSI
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2013/04/17	2021/02/19	3

Elaboró : Andres Felipe Montealgre

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comite de Calidad

Principios Generales Y Postulados.

La IPS ONCOMEDIC LTDA, identificada con registro Nit.800.217.198-4, en su calidad de responsable de TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, obtenidos en el marco de su función como institución del sector salud garantizara la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad personal y familiar, el buen nombre, la imagen, la autonomía, por tal razón todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia. Quien, en ejercicio de las actividades clínicas, medicas, asistenciales, académicas, comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a la IPS ONCOMEDIC LTDA ya sea de manera física o digital y en la cual está actúe como encargada del tratamiento o responsable del mismo, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla. La IPS ONCOMEDIC LTDA tendrá presente,en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. Por lo que la IPS ONCOMEDIC LTDA; garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, poniendo a disposición de éste, sin costo, los respectivos datos personales. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos. Esta política se enmarca en lo dispuesto en la Constitución Política, artículo 15, así como las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.

Marco Legal

La IPS ONCOMEDIC LTDA, se acoge a lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia; que dispone el amparo, protección y garantía de los derechos fundamentales de Habeas Data, la privacidad, la intimidad personal y familiar, el buen nombre, la imagen, la autonomía, así como el derecho a solicitar la actualización y rectificación respecto a los datos personales. Para los fines perseguidos por la IPS ONCOMEDIC LTDA, con relación a sus funciones, actividades y/o servicios se integran al presente Manual las siguientes disposiciones legales:

1. Constitución Política de Colombia – Art- 15.
2. Ley 1266 de 2008.
3. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009; 2952 de 2010 y Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013.
4. Ley 1581 de 2012.
5. Decreto Único 1074 de 2015 – Capítulo 26.
6. Circular 02 del 3 de Noviembre de 2015.
7. Sentencias de la Corte Constitucional C- 1011 DE 2008 Y c- 748 de 2011

Definiciones

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica y los demás principios y postulados legales y constitucionales que rigen los derechos fundamentales de circulan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

*AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. *DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. *DATO SENSIBLE: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación tales como: origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, los datos biométricos [1] , entre otros. *BASE: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. *DATO: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. *Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. *BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. *TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. *TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, custodia, seguridad, uso, circulación o supresión. *RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

1. Los datos biométricos son aquellos datos personales referidos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona que posibiliten o aseguren su identificación única, por ejemplo, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Principios Específicos

La IPS ONCOMEDIC LTDA, aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales.
*PRINCIPIO DE LEGALIDAD: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
*PRINCIPIO DE LIBERTAD: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
*PRINCIPIO DE FINALIDAD: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por La Compañía, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
*PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
*PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
*PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de la Compañía, será de medio.
*PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la IPS ONCOMEDIC LTDA., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
*PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. De igual manera todas aquellas personas en calidad de empleados, funcionarios y/o contratistas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información de cualquier tipo que se encuentre en ficheros, bases o bancos de datos, se comprometerán a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial dicha información la cual bajo ninguna razón o circunstancias podrá ser revelada, compartida o enviada a terceros, estas comprenden; información persona, comercial, contable, técnica, o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones de la IPS ONCOMEDIC LTDA. En esa misma línea será aplicable estas disposiciones no solo a las personas que actualmente trabajen en la IPS sino también a aquellas que sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Datos Sensibles

Son datos e información de un persona, por medio de la cual esta puede ser individualizada de otra, recaen sobre intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación tales como: origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual entre otros.

Tratamiento de Datos Sensibles

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

1. El Titular bajo su propia voluntad haya dado su consentimiento o autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un

derecho en un proceso judicial.

1. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales y seguridad de la información, se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio (físico o digital) que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Casos en que no se requiere la autorización:

1. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
2. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. Datos de naturaleza pública.
4. Casos de urgencia médica o sanitaria.
5. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
6. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de Datos Personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Deberes De La IPS ONCOMEDIC LTDA Como Responsable del Tratamiento de Datos Personales e Información Sensible

Para cuando la IPS ONCOMEDIC LTDA, actúe como responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los siguientes deberes y garantías con relación a los titulares de la información:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
   
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
   
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
   
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
   
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
   
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
   
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
   
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
   
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
    
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
    
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    

Deberes y derechos de los Titulares

El Titular de los Datos Personales e información tendrá los siguientes derechos y deberes:

1. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales.
2. Solicitar pruebas de la autorización otorgada a IPS ONCOMEDIC LTDA
3. Ser informado por IPS ONCOMEDIC LTDA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
4. Presentar consultas ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido en el acápite de consultas y reclamos, medios de contacto y requerimientos del presente Manual de Tratamiento de Datos Personales y Políticas de Seguridad de la Información.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento, según el Artículo 16 del Decreto 1377.
6. Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
7. El Titular de los Datos Personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. La Compañía no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular.

Medidas de Seguridad

La IPS ONCOMEDIC LTDA, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

Registro Nacional de Bases de Datos

La IPS ONCOMEDIC LTDA, realiza tratamiento de datos personales, entendido este como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de información de pacientes, usuarios, empleados, contratistas, proveedores con fines clínicos, médicos y/o asistenciales con relación al objeto social de la IPS consistente en el tratamiento de cáncer – oncología en sus diferentes áreas clínicas, medicas, asistenciales.

De igual manera IPS ONCOMEDIC LTDA se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus ficheros, bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior; en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la vida, a la salud, a la educación y a la libre cátedra. En suma, de lo anterior, la IPS procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Autorización y Consentimiento Del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio – físico o digital, que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de La IPS ONCOMEDIC LTDA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

Casos en que no se Requiere la Autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Medios y Manifestaciones Para Otorgar La Autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por la IPS, y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

Instrumento De Autorización Para La Recolección Y Tratamiento De Datos Personales

Prueba de la Autorización

La IPS ONCOMEDIC LTDA utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Aviso de Privacidad

Alcance y Contenido del Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

Privilegios De Los Titulares De La Información

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a la IPS ONCOMEDIC LTDA en su condición de responsable del tratamiento.
2. Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a la IPS Oncomedic ltda en su condición de Responsable del Tratamiento.
3. A recibir información por parte de la IPS Oncomedic, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
5. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
6. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes De La IPS ONCOMEDIC LTDA en Relación con el Tratamiento de los Datos Personales

La IPS Oncomedic ltda tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Garantías Del Derecho de Acceso

La IPS Oncomedic ltda garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

Consultas

Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, IPS ONCOMEDIC LTDA., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales la IPS garantiza:

1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
   
2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
   
3. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
   
4. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
   

Reclamo

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 22 del presente documento y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de la IPS ONCOMEDIC LTDA.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012 y en el decreto 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Implementación de Procedimientos Para Garantizar El Derecho a Presentar Reclamos.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a personal de la IPS Oncomedic ltda la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
• Su representante, previa acreditación de la representación.
• Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.
• La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por la IPS Oncomedic ltda señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso, dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Rectificación Y Actualización De Datos

La IPS ONCOMEDIC LTDA, tiene la obligación de validar, rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información y datos personales de éste que resulten ser incompletos o inexactos, de conformidad con los procedimientos y los términos señalados en el presente Manual. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular deberá indicar los yerros que presenta su información o que considere sean inexactos, incompletos y/o erróneos, acompañados de la documentación o constancia que avale su petición a fin de realizar las correcciones pertinentes.

La IPS ONCOMEDIC LTDA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, la IPS ONCOMEDIC LTDA habilitara los medios electrónicos, números de contacto, y otros métodos simplificados que considere pertinentes y faciliten el ejercicio de este derecho de parte de los titulares de la información.

Por otra parte, los medios, canales y áreas de atención serán informadas en el aviso de privacidad del documento en el quedaran consignados los datos e información de las personas; este estará a disposición de los interesados en la página web de la IPS ONCOMEDIC LTDA.

Supresión de Datos

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la IPS Oncomedic ltda la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta solicitud de supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la IPS Oncomedic ltda, Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Revocatoria De La Autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Seguridad de la Información y Medidas de Seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la IPS Oncomedic ltda adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Utilización y Transferencia Internacional de Datos Personales e Información Personal Por Parte de la IPS Oncomedic ltda

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con la IPS Oncomedic ltda la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con la IPS Oncomedic Ltda

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, la IPS Oncomedic ltda tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la IPS Oncomedic ltda solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

La IPS Oncomedic ltda también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades, de salud, judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos de salud, legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

Función de Protección de Datos Personales Al Interior de la IPS Oncomedic ltda

La IPS ONCOMEDIC LTDA como sociedad de carácter privado e institución del sector salud y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DE LA CUSTODIA, TRATAMIENTO, Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES; de clientes, usuarios y/o pacientes, proveedores, empleados y contratistas de la IPS; como de igual manera las distintas dependencias tanto operativas, científicas como administrativas actuarán como encargados del tratamiento de datos personales e información que tenga relación con las funciones y competencias que desarrolle cada una de estas áreas o dependencias al interior de la institución. Ahora bien, con relación a los datos personales de pacientes y/o usuarios, actuaran como responsables y encargados del tratamiento la Oficina de Recepción y el Oficial de Protección de Protección de Datos e Información.

Para el caso de datos contractuales, financieros y comerciales actuara como encargados del tratamiento el (la) Coordinador(a) Administrativo (a) y Financiero (a); en concomitancia con el oficial de protección de datos e información de la IP.

Para el caso de empleados y contratistas de la IPS ONCOMEDIC LTDA, actuara como encargado del tratamiento la Oficina de Gestión de Recursos y el Oficial de Protección de Datos e Información de la IPS.

La IPS ONCOMEDIC LTDA, designa a la Oficina de Recepción y el Call Center, como el área y la persona que recibirán, procesarán y canalizarán las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento; dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales, para lo cual se deberá contar con la supervisión, consulta y orientación del Oficial de Protección de Datos Personales e Información de la IPS, para cada caso en concreto.

En el evento en que usted considere que la IPS ONCOMEDIC LTDA, dio un uso inadecuado y/o contrario al autorizado por usted, y a las leyes aplicables a las Políticas de Seguridad de la Información y Protección de Datos Personales; podrá contactarnos a través de los siguientes medios o canales de contacto con los que cuenta la institución; medios o canales digitales, de correo electrónico, bajo comunicación dirigida al responsable de la protección de datos personales e información de la IPS ONCOMEDIC LTDA, - Oficial de Protección de Datos.

• habeasdata@oncomedic.com – recepciondatos@oncomedic.com.
• Dirección Oficinas: Carrera 4B No. 31-24 – B/ Cádiz, Ibagué, Tolima- Colombia.
• Teléfonos: (038) 266 3643 – 2702949.