Diferencia entre revisiones de «Adquisicion de Medicamentos y Dispositivos Medicos»

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[[Central de Mezclas#Componente_Cient.C3.ADfico|Regresar a Servicio Farmacéutico]] <br>  
[[Procesos_del_Servicio_Farmacéutico|Regresar a Servicio Farmacéutico]] <br>  


<br>  
<br>  


= Identificación<br> =
= Identificación  =
<div>
<div>
{| border="1" width="565" cellspacing="0" cellpadding="3" style="width: 565px; height: 220px;"
<br>
|-
 
| width="77" rowspan="4" | <br>  
{| width="665" cellspacing="0" cellpadding="4"
[[Image:Logo Manual.png]]<br>  
|- valign="TOP"
| width="129" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" rowspan="4" |  
<br> [[Image:Oncomedic.png]]<br>  


<br>
| width="327" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" colspan="2" |
'''Nombre'''


| width="273" height="13" colspan="2" |  
| width="64" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |  
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">'''Unidad Asistencial'''</font></font>
'''Código'''  


| width="93" colspan="2" |
| width="111" style="border: 1px solid #000000; padding: 0.1cm" rowspan="4" |
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">'''Código'''</font></font>
[[Image:Saludarte.png]]


|-
|- valign="TOP"
| width="273" height="28" colspan="2" |  
| width="327" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" colspan="2" |  
<span style="font-weight: bold;">Manual de Adquisición y Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos</span>  
'''Manual de Adquisición Medicamentos y Dispositivos Médicos<br>'''


| width="93" colspan="2" |  
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |  
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">MPF06</font></font>
'''MPF6'''


|-
|- valign="TOP"
| width="134" height="14" |  
| width="156" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |  
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">Fecha de Emisión</font></font>
'''Fecha de Emisión'''


| width="133" |
| width="163" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">Fecha de Actualización</font></font>
'''Fecha de Actualización'''


| width="43" colspan="2" |  
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |  
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">Versión</font></font>
'''Versión'''


|-
|- valign="TOP"
| width="134" |  
| width="156" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |  
2010/04/01  
'''2010/04/01'''


| width="133" |  
| width="163" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |  
2011/09/07
'''2022-08-31'''


| width="43" colspan="2" |  
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |  
2<br>
'''&nbsp; &nbsp; &nbsp; 6'''


|}
|}
</div>  
</div>  
&nbsp;  
'''<u><br></u>'''&nbsp;  


'''Elaboro:&nbsp;'''Luis Carlos Alvarez Quimico farmaceutico
'''Elaboro:'''&nbsp;Servicio farmacéutico.


'''Reviso y&nbsp;Autorizo Ultima Versión:'''&nbsp;Comite de Farmacia y Terapéutica
'''Reviso y&nbsp;Autorizo Ultima Versión:'''&nbsp; Comité de farmacia y terapéutica.


<br> <br>  
<br>  


= Introducción: =
Nota: Según acta del comité de farmacia y terapéutica del mes de abril de 2013 se divide el manual de recepción y adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, generándose este nuevo documento


En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA, en donde se permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras de la institución, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.
<br> <br>


De igual forma se protocoliza la recepción de medicamentos suministrados por las EAPBS para ser aplicados a los pacientes dentro de su tratamiento de modo que se cumplan con los criterios de BPM de la organización
= Introducción:  =


En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico, y financiero de la IPS ONCOMEDIC LTDA, luego de realizar una correcta selección del proveedor, con el objetivo de adquirir los medicamentos y dispositivos médicos de calidad los cuales requiere la institución, esta actividad se realiza de acuerdo a la rotación de los insumos en salas de aplicación, consultorios, farmacias y área administrativa de Oncomedic o suministros solicitados por las entidades contratadas, de acuerdo a estas condiciones se realizan si es necesario pedidos diarios, semanales y mensuales mediante el proceso que se describe a continuación, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.


<br>


= Objetivo =
= Objetivo =


Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas practicas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirurgicos.
Garantizar que los productos adquiridos cumplan con las características, técnicas, legales y financieras requeridas para su adecuado uso y desarrollo organizacional


<br>


= Alcance  =


= Alcance =
El procedimiento se inicia con la identificación de las necesidades de adquisición del producto, descripción de las características requeridas, cotización si es necesario, orden de compra entrega de producto al servicio farmacéutico, gestión de la factura de compra
 
El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirurgicos


= Procedimientos  =
= Procedimientos  =


El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la adquisición de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:  
El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la recepción de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:  


== Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirurgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico  ==
=== Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico  ===


El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a:  
El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a:<br>
 
*Perfil epidemiológico de la institución


*Población usuaria y/o consumo histórico
*Población usuaria y/o consumo histórico
Línea 87: Línea 90:
*Comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios
*Comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios


*Oferta de servicios y presupuesto
*Oferta de servicios y presupuesto  
*Perfil epidemiológico de la institución


=== Coordinador Administrativo del Servicio Farmaceutico:  ===
<br>


*Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales.
'''Regente de Farmacia'''
*Genera semanalmente en el software, las solicitudes de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos, para periodos de un mes, quincena o semana mediante el análisis de existencias.
*Envía al departamento del área financiera , las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos&nbsp; empleando la solicitud por inventario de Oncolinux 2
 
[[Image:Solicitud_de_medicamentos_y_o_insumos_Medico_quirurgicos.png]]


*Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales. <br>
*Solicita mediante correo electrónico a enfermería el pedido de insumos de manera mensual. <br>
*Realiza la solicitud de cotización al proveedor mediante correo electrónico de acuerdo al medicamento o insumos que se requieran para suplir la necesidad del mes.  <br>
*Recibida la cotización, la envía al coordinador financiero para que autorice la compra.
<br>
<br>


=== '''Coordinación Financiera'''  ===
=== Coordinación Financiera ===


*Recibe del Coordinador Administrativo del servicio farmaceutico las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos&nbsp; y direcciona&nbsp; a Comité e compras; la necesidad requerida para la Institución,&nbsp; para su autorización.
*Recibe del regente de Farmacia las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza o rechaza la compra.<br>


[[Image:Solicitud de Medicamentos e insumos.png]]<br>
=== Regente de Farmacia ===


<br>  
*Realiza la solicitud de compra mediante correo electrónico con el proveedor. <br>  
*Continua con [[Recepcion de Medicamentos y Dispositivos medicos|Procedimiento Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos]].  Con una única diferencia y es que al momento de realizar el ingreso a almacén, se debe seleccionar la siguiente ruta:
Ingreso a visof- Almacen- Movimiento inventario- nuevo-documento de compra de insumos y materiales


*Genera la orden de compra de Medicamentos y dispositivos médicos:<br>
= <font face="Arial, sans-serif"></font>Cuadro de Procedimiento  =


[[Image:Orden_de_compras.png]]
{| border="1" cellspacing="1" cellpadding="1" style="width: 888px; height: 164px;"
|-
|
Nombre del Procedimiento.  


*Cotiza con los proveedores (laboratorios y distribuidores), los productos requeridos.
|
*Ejecuta la compra y recepciona remisiones y facturas de proveedores,&nbsp; para causar dichos documentos
Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos<br>


== Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos  ==
|-
|
Objetivo del Procedimiento


=== Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos por la IPS ONCOMEDIC LTDA  ===
| Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas prácticas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirúrgicos.<br>
|-
|
Responsable


El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad<br>
| Químico Farmacéutico- Regente de Farmacia
|-
|
Alcance


==== Regente de farmacia:  ====
| El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos <br>
|-
|
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento


*Recibe de la transportadora los productos (medicamentos y/o material médico quirúrgico) empacados en cajas, sin verificar el contenido y compara con el número de cajas registradas en la guía transportadora
|
*Solicita al Coordinador administrativo del servicio farmaceutico la Orden de Compra generada por la coordinación financiera.
*Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Médico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico<br>
*Revisa el contenido de las cajas, verifica con la orden de compra, el número de factura, el nombre de la distribuidora; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y o código de barras,&nbsp;estado físico de los productos, número de la guía transportadora y &nbsp;nombre de la empresa transportadora&nbsp;
*Orden de compra, factura y/o remisión
*Orden médica y datos del paciente&nbsp;  
*Página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.<br>
*Sistema Operativo de gestión de Historias clínicas


Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmaceutico o al coordinador financiero segun sea la no conformidad continuando con un proceso [[Programa de Calidad del Servicio Farmacéutico|Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto]]
|-
| Pasos
|
*Formula y/o Solicitud de medicamentos y/o insumos medico quirúrgico
*Trámite Administrativo de consecución de medicamentos
*Verificación de las BPM de los productos&nbsp;
*Recepción Técnica<br>


*Separa los productos con novedad y digital rotulo de cuarentena digital e identifica el producto
|}
*Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por orden de compra, escaneando la factura y subiendola como archivo adjunto&nbsp; remitiendolo a la bodega correspondiente
 
[[Image:Ingreso a Inventario Por Orden de Compra.png]]


<br>  
<br>  


==== Químico Farmacéutico  ====
<br>


*Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
= Diagrama de Flujo  =
*Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena
*Recibe del Auxiliar de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
*Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventario.
*Envía a coordinación administrativa&nbsp; los documentos: &nbsp;Factura y número de orden de compra<br>


<br>
[[Image:Recepcion Medicamentos.png]]  
 
=== Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos&nbsp; por la EPS Y ARS  ===
 
*El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos enviados desde las EPS Y ARS contratadas, así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad
 
==== Regente de Farmacia  ====
 
*Recibe de un funcionario del servicio farmaceutico de las EAPBS contratantes &nbsp;los productos (medicamentos y/o dispositivos médicos), verificando&nbsp;nombre y documento del usuario, orden médica, medicamento y/o insumo, la dosis, cantidad, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y/o código de barras, estado físico de los productos, temperatura de conservación,&nbsp;el nombre de la EPS.
 
Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmaceutico y al funcionario del servicio farmaceutico de la institución contratante la no conformidad continuando con un proceso [[Programa de Calidad del Servicio Farmacéutico|Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto]]
 
*Separa los productos con novedad y identifica el producto en cuarentena
*Aplica los intrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspección de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos recepcionados&nbsp;
*Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por idrc, escaneando la remisión u orden medica y subiendola como archivo adjunto, remitiendolo a la bodega correspondiente<br>
 
[[Image:Ingreso a Inventario por IDRC.png]]  


<br>  
<br>  


==== Químico Farmacéutico  ====
<br>
 
*Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
*Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena
*Recibe del regente de Farmacia el registro de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.&nbsp;<br>  
*Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al inventario del sistema oncolinux 2 por idrc tal como se mostro previamente<br>
 
 
 
=== Recepción de Medicamentos y dispositivos médicos por devolutivos de enfermería  ===
 
<br>El servicio farmacéutico de la realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo de verificar las especificaciones técnicas con las que fueron manipulados los medicamentos y dispositivos médicos devueltos por el servicio de enfermería, así como las especificaciones de entrega.
 
<br>
 
==== '''Auxiliar de enfermería '''  ====
 
*Diligencia las cantidades sobrantes de medicamentos y dispositivos médicos en el campo "devolución"&nbsp;&nbsp;del documento hoja de devolutivos de enfermería
 
<br>
 
==== <br> '''Auxiliar de farmacia<br>'''  ====
 
*Recibe de la auxiliar de enfermería&nbsp;&nbsp; los productos (medicamentos y/o dispositivos medicos) listados en las canastas o recipientes plasticos destinados para ello, verificando el contenido y compara con las cantidades registradas en la devolucion<br>
*Realiza el movimiento de entrada al inventario interno de la IPS ONCOMEDIC LTDA
 
Nota: Si se presentan novedades en la recepción, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de recepcion digital &nbsp;
 
*Separa los productos con novedad y digita rotulo de cuarentena digital o manual e identfica el producto
 
<font face="Arial, sans-serif"></font>'''<font face="Arial, sans-serif"></font>'''
 
<br>
 
==== Químico Farmaceutico  ====
 
<br>
 
*Revisa el procedimiento de adquisicion de medicamentos y dispositivos medicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
*<font face="Arial, sans-serif">Verifica los parametros de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena&nbsp; &nbsp;</font>
*<font face="Arial, sans-serif">Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios&nbsp; y genera el comprobante de ingreso permanente.</font><br>
*<font face="Arial, sans-serif">Destina&nbsp; a archivo del servicio farmaceutico, los documentos: impresion acta de recepción técnica digital,&nbsp; l</font><font face="Arial, sans-serif">a devolucion de Productos&nbsp; </font><br>
*[[===FORMATO ACTA DE RECEPCION TECNICA===|FORMATO ACTA DE RECEPCION TECNICA]]
 
<br>
 
*VER REGISTROS:
 
[https://spreadsheets.google.com/a/oncomedic.com/ccc?key=0AkeBrWkIaiyadDc2bTN5OWZLT3J3UzFNbmFOeHBtd2c&hl=es Resultados de la Recepcion Tecnica Oncomedic LTDA]
 
== Inspección de Calidad de Medicamentos y Disposivos medicos  ==
 
*El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control de calidad de las especificaciones técnicas derivadas del laboratorio fabricante a través de tablas de muestreos e inspección de las características físicas e información técnica de los medicamentos y dispositivos médicos durante la recepción Técnica
 
<br>
 
==== Químico Farmacéutico  ====
 
*<font face="Arial, sans-serif">Supervisa las actividades de control de calidad de los medicamentos ydisositivos medicos recepcionados en el servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA&nbsp; </font>
 
<font face="Arial, sans-serif"><br></font>
 
'''<font face="Arial, sans-serif">Auxiliar de Farmacia</font>'''
 
<br>
 
*<font face="Arial, sans-serif">Realiza un muestreo de Medicamentos y </font><font face="Arial, sans-serif">dispositivos medicos recepcionados</font><font face="Arial, sans-serif">, basado en el manejo de la Tabla: Militar Estándar,&nbsp; con el objeto de determinar: especificaciones de calidad de los productos.</font>
*<font face="Arial, sans-serif">Registra las especificaciones de calidad de la muestra de medicamentos y dispositivos medicos&nbsp; obtenida, en el formato: Inspeccion y Control de Calidad de Medicamentos y </font><font face="Arial, sans-serif">dispositivos medicos</font>
 
<br>
 
== Formatos  ==
 
[[===Formato Inspeccion y Control de Calidad ===|Formato Inspeccion y Control de Calidad]]
 
<br>
 
*Ver Registros:[http://spreadsheets.google.com/a/oncomedic.com/ccc?key=0AkeBrWkIaiyadC1JN1VUNEVDeWhRMTQyN1VyT3ZocXc&hl=es Inspeccion y Control de Calidad de Insumos]
 
<br> Ver Registros:
 
[https://docs.google.com/a/oncomedic.com/#folders/folder.0.0B0eBrWkIaiyaNWNkZTJhN2YtMGQ2My00NTE3LWJjYzAtYmNjYzZlMzM1ZTg3 Registros de Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos]

Revisión actual - 20:23 19 oct 2022

Regresar a Servicio Farmacéutico


Identificación

Nombre

Código

Manual de Adquisición Medicamentos y Dispositivos Médicos

MPF6

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

Versión

2010/04/01

2022-08-31

      6


 

Elaboro: Servicio farmacéutico.

Reviso y Autorizo Ultima Versión:  Comité de farmacia y terapéutica.


Nota: Según acta del comité de farmacia y terapéutica del mes de abril de 2013 se divide el manual de recepción y adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, generándose este nuevo documento



Introducción:

En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico, y financiero de la IPS ONCOMEDIC LTDA, luego de realizar una correcta selección del proveedor, con el objetivo de adquirir los medicamentos y dispositivos médicos de calidad los cuales requiere la institución, esta actividad se realiza de acuerdo a la rotación de los insumos en salas de aplicación, consultorios, farmacias y área administrativa de Oncomedic o suministros solicitados por las entidades contratadas, de acuerdo a estas condiciones se realizan si es necesario pedidos diarios, semanales y mensuales mediante el proceso que se describe a continuación, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.


Objetivo

Garantizar que los productos adquiridos cumplan con las características, técnicas, legales y financieras requeridas para su adecuado uso y desarrollo organizacional


Alcance

El procedimiento se inicia con la identificación de las necesidades de adquisición del producto, descripción de las características requeridas, cotización si es necesario, orden de compra entrega de producto al servicio farmacéutico, gestión de la factura de compra

Procedimientos

El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la recepción de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:

Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a:

  • Población usuaria y/o consumo histórico
  • Comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios
  • Oferta de servicios y presupuesto
  • Perfil epidemiológico de la institución


Regente de Farmacia

  • Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales.
  • Solicita mediante correo electrónico a enfermería el pedido de insumos de manera mensual.
  • Realiza la solicitud de cotización al proveedor mediante correo electrónico de acuerdo al medicamento o insumos que se requieran para suplir la necesidad del mes.
  • Recibida la cotización, la envía al coordinador financiero para que autorice la compra.


Coordinación Financiera

  • Recibe del regente de Farmacia las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza o rechaza la compra.

Regente de Farmacia

Ingreso a visof- Almacen- Movimiento inventario- nuevo-documento de compra de insumos y materiales

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.

Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Objetivo del Procedimiento

Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas prácticas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirúrgicos.

Responsable

Químico Farmacéutico- Regente de Farmacia

Alcance

El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos

Requisitos Generales de Operación del Procedimiento

  • Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Médico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico
  • Orden de compra, factura y/o remisión
  • Orden médica y datos del paciente 
  • Página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
  • Sistema Operativo de gestión de Historias clínicas
Pasos
  • Formula y/o Solicitud de medicamentos y/o insumos medico quirúrgico
  • Trámite Administrativo de consecución de medicamentos
  • Verificación de las BPM de los productos 
  • Recepción Técnica



Diagrama de Flujo



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