Proceso de Producción de documentos

Regresar al Proceso de Gestión Documental

Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Producción de Documentos		PGD1
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2010/08/23	2020-02-10	4

Elaboró Ultima Versión:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad  

Introducción

En la acción diaria de Oncomedic ltda es necesario elaborar continuamente documentos de muy diversas características y con niveles de importancia diferentes, el objetivo de dichos documentos no es solo expresar el concepto institucional, si no también servir de guía en los diversos procesos, procedimientos y actividades, ser lineamiento de acción para los diversos programas o  servir como argumento legal o de evidencia de acciones cotidianas de nuestro desempeño.

La adecuada redacción de los documentos institucionales facilita el desempeño, por tal motivo se debe velar porque cada uno de ellos cumpla con el objetivo propuesto y las normas institucionales y nacionales de la gestión documental.

Objetivo

Establecer el referente conceptual y la metodología para la elaboración de los diversos documentos institucionales.

Alcance

Este documento incluye los lineamientos generales que permiten la planeación, redacción, revisión y probación de los documentos de la organización

Marco conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:

• Producción
  
• Recepción
  
• Distribución
  
• Consulta
  
• Organización
  
• Recuperación
  
• Disposición final de los documentos
  

Sustento Teórico

La elaboración de un documento en terminos generales debe seguir un proceso que incluye cuatro etapas principales:

• Planeación
• Redacción
• Revisión
• Aprobación.

Planeación

En la etapa de planeación, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:

• Definir el objetivo o propósito del documento
• Analizar al lector o grupo de lectores
• Decidir el tono del documento
• Definir el alcance y la amplitud del escrito
• Investigar y recolectar información
• Clasificar, analizar e interpretar la información
• Organizar la información mediante un bosquejo o “outline”
  
  
  

Redacción

• Primera versión del texto tomando en cuenta la planeación pero abierto a nuevas ideas o nueva información sin perder de vista el objetivo del documento, asimismo,  concéntrese más en el contenido que en la forma.
• Integrar las fuentes seleccionadas dentro del concepto institucional mediante cita textual, resumen
• Revisión preliminar verificando ortografia y presentación del documento

Buenas Practicas de Documentación

• Simplicidad-brevedad:
  
• Documentación propia  que responda a la filosofia de la empresa
• Documentación como referencia, deberá traducirla cuidadosamente a la realidad de su Organización.
• Que refleje la relidad de la Empresa: que se adapte a sus procesos, a sus productos o servicios, a sus mercados y clientes.
• El uso de gráficos o esquemas facilita la comprensión: un diagrama de flujo puede describir perfectamente un Proceso. ¡Y con pocas palabras!
• Documentación descentralizada que permita su uso a quien lo requiere
  
• Facilidad de distribución conservando los niveles de acceso que se requieren
  
• Disponibilidad por parte de los usuarios
• Documentación Revisada y Aprovada que cumpla con los criterios empresariales
• Revisiones periódicas para evitar la obsolescencia
• Trazabilidad: no deben existir Documentosa aislados todos deben estar integrados y se reconocidos en el sitema
  

Presentación Del Documento según ICONTEC

Títulos Y Subtítulos

Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para identificar apartes de un tema específico. Para su tratamiento se recomienda:

• Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita.
  
• Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO.
  
• Los subtítulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos números separados por punto, se escribirán con mayúscula inicial y en negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria.
  
• Los subtítulos precedidos de tres números, o más, separados por punto se escribirán en cursiva. Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atención odontológica.
  
• Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es un error de lógica elemental. Ejemplo: después de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4.
  
• Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.

Uso De Las Letras Mayúsculas y Minúsculas

Siempre que se escriba con mayúscula habrá que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• El empleo de la mayúscula no exime de poner tilde cuando así lo exijan las reglas de acentuación. Ejemplos: Álvaro, África, Úrsula.
  
• En las palabras que empiezan con un dígrafo, como es el caso de ll, ch, gu y qu sólo se escribirá con mayúscula la letra inicial. Ejemplos: Guerrero, Llerena, Quesada.
  
• Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos y partidos políticos, entre otros, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Consejo Académico, Universidad de Medellín, Instituto de Ciencias de la Educación, la Real Academia de la Historia. Obsérvese que los artículos y las preposiciones se escriben con minúsculas.
  
• La primera palabra del título de cualquier obra se escribe con mayúscula. Sobra decir que si el título contiene un nombre propio, éste también llevará mayúscula inicial. Ejemplos: La marquesa de Yolombó, La casa de las dos palmas, Cien años de soledad.
  
• En las colecciones y en las publicaciones periódicas se escriben con mayúscula los sustantivos y los adjetivos que forman el título. Ejemplos: Revista Ingenierías Universidad de Medellín, Biblioteca de Autores Españoles.
  
• Los nombres de las disciplinas científicas, en cuanto tales, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Biología, Física, Química.
  
• Las palabras: ley, decreto, acuerdo, resolución, ordenanza y sus similares son sustantivos comunes. En consecuencia, se escriben con minúsculas. Ejemplos: acuerdo 10 de diciembre de 1990, ley 30 de 1992. Los nombres de algunas entidades, cuando se consideran conceptos absolutos, suelen escribirse con mayúscula inicial. Ejemplos: el peso de la Ley, la Libertad es el valor más preciado.
  
• Los nombre de los días de la semana, de las estaciones del año y de los meses se escriben con minúscula. Sólo llevarán mayúscula inicial los nombres de los meses cuando se alude a hechos históricos. Ejemplo: 12 de Octubre, día del descubrimiento de América.
  
• En algunos casos se usa mayúscula inicial para destacar ciertos conceptos importantes dentro del documento.

Normas de Puntuación

• El punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos y los puntos suspensivos sirven para marcar el ritmo del discurso. Se escriben sin dejar separación respecto de la palabra o signo que los precede, y separados, por un espacio, de la palabra que los sigue.
  
• Los signos de interrogación y de exclamación, los paréntesis y los corchetes modulan la entonación. Estos signos, en español, son dobles, esto es, se abren y se cierran. El signo de apertura se escribe con un espacio de separación de la palabra que le antecede y sin espacio entre el signo y la palabra que le sigue. El signo de cierre se escribe sin espacio respecto de la palabra que le antecede. Ejemplo: ¿Cuál de estas casas es más grande?
  
• Cuando se lee, la coma indica una pausa en la que se levanta ligeramente la voz. Sus principales usos son:Para delimitar y unir elementos de la misma categoría gramatical, es decir, sustantivos, verbos, adverbios, adjetivos, cuando éstos no van unidos por conjunciones. Ejemplo: En el mercado había naranjas, plátanos, mangos, piñas y limones.
  * Con los vocativos, esto es, cuando en la oración se llama a la persona a quien se está hablando o de quien se está hablando. Ejemplos: Te digo, Miguel, que te estás equivocando. Simón Bolívar, el Libertador, era venezolano.
  * Para marcar pequeñas interrupciones en lo que se dice. Ejemplo: Déjame el dinero, te lo ruego, antes que llegue Juan.
  * Con las locuciones y adverbios que sirven como conectores en la oración, entre los que están: al menos, con todo, de momento, efectivamente, en consecuencia, es decir, en conclusión, en primer lugar, en realidad, esto es, no obstante, sin embargo, por supuesto. Ejemplos: Por último, nos es grato comunicarle que... Te pido, por favor, que no llores más. Tienes que comer todo o, por lo menos, la sopa.
  * Se usa coma después de elementos subordinados que, generalmente, deben ir al final. Ejemplos: Por mucho que lo intentes, no vas a llevarte el coche. Cuando salía de la casa, empezó a llover.
  * La coma sirve para evitar repetir un verbo o una expresión verbal que se haya utilizado inmediatamente antes. Ejemplo: Ella es profesora en una universidad y él, en un instituto.
  * Se utiliza la coma en las llamadas aposiciones explicativas o incisos, esto es, en aquellas que explican algo sobre el elemento anterior. Ejemplo: El camarero, que era nuevo, no conocía a los clientes.
  * Se usa la coma en el encabezamiento de una carta para separar el lugar de la fecha. Ejemplo: Medellín, 18 de abril de 2004.
  

    *No se debe separar el sujeto del predicado mediante una coma. Ejemplo de uso inadecuado de la coma: La Universidad de Medellín, ofrece el programa de   

      Ingeniería Ambiental.

• El punto y seguido se utiliza para separar oraciones dentro de un párrafo. El texto continúa en la misma línea.
  
• El punto y aparte se usa al final del párrafo, es decir, cuando hay un cambio de asunto o se pasa a tratar otro aspecto del mismo tema.
  
• El punto es necesario después de una abreviatura.
  
• No se usa el punto al final de títulos o subtítulos
  * Después de los signos de cierre de interrogaciones y exclamaciones.
  * Tampoco se usa para separar las letras que componen una sigla.
• se usa de los dos puntos delante de una enumeración previamente anunciada. Ejemplo: Había tres personas: dos hombres y una mujer
  * Antes de una cita textual que va entre comillas. Ejemplo: Jesús dijo: "Amaos los unos a los otros".
  * Al final de una afirmación que inmediatamente se explica o se desarrolla. Ejemplo: La fiesta fue un éxito: todo salió como se había previsto.
  * Después de saludo en las cartas, y tras las fórmulas de cortesía en instancias, discursos, documentos, etc. Ejemplo: Querida amiga: me alegró mucho recibir noticias de ti.
  * En textos administrativos y jurídicos, como constancias, decretos, sentencias..., después del verbo que suele preceder a cada uno de los apartados e indica la intención de los mismos. Ejemplo: HACE CONSTAR:
  * Para separar las horas de los minutos. Ejemplo: 15:20 horas
  
• se usa del punto y coma para separar los miembros de una enumeración, cuando los elementos son largos e incluyen comas. Ejemplo: La lista era larga: un ordenador, que acababa de comprar; la impresora, que todavía estaba sin estrenar; una mesa de madera, para reuniones esporádicas...
  * Para separar los miembros de una oración extensa con partes ya separadas con comas. Ejemplo: En la ciudad, la masificación, la contaminación y el aislamiento individual constituyen verdaderos problemas; en el campo, los inconvenientes pueden ser la escasez de servicios y las habladurías.
  * Delante de las conjunciones o locuciones pero, mas, aunque, no obstante, sin embargo, por el contrario... cuando la proposición anterior es extensa o contiene ya alguna coma. Ejemplo: llovía a mares, el camino estaba embarrado, la niebla nos desorientó y anduvimos varias horas sin rumbo fijo; no obstante, conseguimos llegar.
• Se usa de puntos suspensivos para indicar que alguien es interrumpido por su interlocutor. Ejemplo: Haces lo que quieres con mi dinero, y encima...
  * Cuando la palabra que sigue es malsonante. Ejemplo: ¡Eres un...!
  * Para indicar que lo que sigue se da por sobreentendido. Ejemplo: A buen entendedor...
  * Cuando se quiere sorprender al interlocutor con una salida inesperada. Ejemplo: Y después de tanta espera, resultó que el invitado era... ¡una burra!

• Las comillas se usan para citar los títulos de artículos, poemas o cuadros. En cambio, para los títulos de los libros, cuando ellos van en medio de un párrafo, se utiliza la letra cursiva. El uso más extendido de las comillas se refiere a la reproducción de citas textuales.
• Recomendamos utilizar la letra cursiva para la trascripción de citas textuales.
  

Definiciones ISO Utiles en la Gestión Documental

• Autor: Persona o colectividad responsable del contenido intelectual o artístico de un documento. (ver 7.1.1)
• Capítulo: División numerada o titulada de un documento escrito, que generalmente se distingue o diferencia de las divisiones que la siguen o que la preceden.
• Contribución: Texto independiente que forma una parte de una publicación.
• Documento principal: Este documento comprende las partes identificables separadas del todo pero que no son independientes ni física ni bibliográficamente.
• Editor: Persona o colectivo responsable de la producción y de la difusión de un documento.
• Edición: Conjunto de los ejemplares de un documento producido a partir un mismo ejemplar original obtenido de una matriz.
• Una edición puede comprender varias impresiones en las cuales aparecen cambios de menor importancia.

 Uso de  Abreviaturas

Los nombres que forman parte de un título figuran en la referencia (por ejemplo, un autor, un editor científico) pueden ser reducidos a iniciales, siempre y cuando no signifique una confusión al momento de la identificación de la persona.

Los nombres de Estados, provincias, países, etc., añadidos a los nombres de lugares dentro de los elementos de publicación o a los nombres colectivos pueden ser abreviados conforme su uso. Los nombres de Estados, de provincias o de países deben ser resumidos según los códigos alpha-2 o alpha-3 de la ISO 3166.

Los títulos de las publicaciones en serie pueden ser resumidos conforme a la ISO 4, a condición de que esta no implique ambigüedad.

Las otras palabras o términos típicos utilizados en las referencias bibliográficas pueden ser resumidos conforme a la ISO 832.

Para las patentes, el nombre de países o de la administración de emisión de patentes pueden resumirse conforme con el código ST 3 (World Intellectual Property Organization. Patent information and documentation handbook. Genova: WIPO, 1981-83) de la OMPI.

Salvo por las abreviaturas utilizadas corrientemente, la significación de todas las abreviaturas utilizadas en las referencias o las fuentes de estas deben figurar en una nota o en una tabla.

Uso de  Mayúsculas

La utilización de las mayúsculas debe estar conforme al uso de la lengua o de la escritura de la fuente desde la cual se extrajo la información.

Caracteres Tipográficos

Variados son los caracteres tipográficos que pueden ser utilizados para distinguir entre los elementos o para poner en evidencia los elementos más determinantes de la presentación de las referencias.

Es importante que todo documento sea claro sin enmendaduras o errores que dificulten su interpretación

Revisión

La revisión de los documentos en oncomedic la realiza el comite de calidad o la persona delegada por este con el objetivo de verificar el cumplimiento del objetivo y de las normas propias de la gestión documental institucional, para tal fin se envia un comunicado donde se invita a leer el documento y se cita para su aprobación o modificación.

Autorización

A partir de la autorización el documento se considera patrimonio institucional

Descripción del Proceso

El proceso de emisión de documentos se realiza así:

• Un funcionario operativo u administrativo detecta la necesidad de un documento de cualquier índole
• El funcionario informa a el coordinador o coordinadores de su servicio la necesidad de dicho documento y discuten sobre los pro, contra y características del documento
• El coordinador de cada departamento presenta el proyecto  de la creación del nuevo documento especificando las características, alcance y necesidades para la escritura del documento
• El encargado de la sección documental aprueba el proyecto acepta las características propuestas e ingresa al listado maestro y a la wiki los datos de dicho documento como medida informativa del estado de dicho documento a fin de evitar duplicidad de esfuerzos, así mismo se define el encargado de la realización del mismo y se le informan los tiempos y requerimientos de dicho documento
• El encargado de la producción del documento, lo elabora en medio magnético y lo entrega al encargado de la gestión documental
• El encargado de gestión documental designa a un revisor para la evaluación del documento fijando criterios y tiempos para la misma
• El revisor aprueba o recomienda cambios al documento, e informa, en caso de no conformidad se solicita al redactor del documento las correcciones, cuando el documento cumpla con las recomendaciones del evaluador es devuelto al encargado de la gestión documental quien lo  envía a los integrantes del comité de calidad solicitando se revisión y aprobación
• El comité de calidad aprueba el documento.
• El encargado de gestión documental sube el documento a la wiki verifica se fidelidad e informa de ello a el redactor y revisores del texto con el fin de que verifiquen la fidelidad del mismo indicándoles que se cuenta con 8 días para modificaciones antes de considerar el documento como oficial
• Ante cualquier desviación en la calidad del producto se realiza informe y plan de mejoramiento y se procede a realizar las correcciones
• Una vez el documento es oficializado el encargado de la gestión documental informa al personal interesado sobre su publicación y la metodología utilizada para evaluar su conocimiento y ejecución.
• De ser necesario algún registro el encargado de gestión documental inicia un proceso igual al anteriormente descrito excepto en lo referente a la revisión por el comité de calidad a no ser que las características del registro así lo dispongan
• La incorporación o cambio de los registros no afecta la versión del documento oficial

Cuadro de Procesos:

Nombre del proceso	Proceso de producción de documentos
Coordinador del proceso	Coordinador de calidad
Producto	Documento claro, coherente con el concepto institucional
Entrada	Requerimiento de la redacción de un           documento
Pasos	Requerimiento de documentos Planeación de los requisitos del documento Redacción del documento Revisión del Documento Aprobación del documento.
Responsable del proceso	Jefe del area realiza el documento

Diagrama de Proceso

Procedimientos

Los Manuales son instrumentos administrativos indispensables para apoyar la gestión de ONCOMEDIC LTDA, por ello deben incluir todos los componentes que intervienen en las diversas actividades, y constituirse en elementos fundamentales de que permiten la planear, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el trabajo.

En este contexto, los Manuales de ONCOMEDIC tienen como objetivos:

• Documentar las actividades de ONCOMEDIC LTDA.

• Delimitar la participación de las áreas de desempeño ( administrativo, asistencial, farmacia).

• Contar con una descripción clara de la interacción de los procesos que de forma esquemática o con desagregación de actividades que facilite la comprensión del desarrollo y desempeño de los servicios sustantivos de ONCOMEDIC LTDA.

• Contribuir al mejoramiento del desarrollo de las actividades rutinarias en todos los niveles, para propiciar la disminución de fallas u omisiones, el incrementar la productividad y calidad de los servicios ofrecidos.

• Establecer los criterios para la documentación correcta de los procedimientos operativos y favorecer la inclusión y secuencia de las actividades correspondientes a cada uno de los procesos, lo que permite el mejoramiento y desarrollo continuo de ONCOMEDIC LTDA

Documentos Asistenciales
Documento	Descripción	Instructivo de elaboración
Manual de Procesos	El conjunto de procedimientos relacionadas o que interactúan y transforman elementos de entrada (recursos) en resultados (salidas).	Procedimiento de Elaboración de Manuales
Manual de Procedimientos	Modo de ejecutar diversas actividades que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.
Manual de Formatos	Los formatos permiten realizar los registros que sirven como evidencia de las actividades realizadas dentro de la organización
Programas institucional	Secuencia ordenada de acciones necesarias para operar, gestionar, administrar, promover, ejecutar políticas organizacional mediante el despliegue de estrategias alineadas con los objetivos organizacionales y los cambios del entorno, integrando a todo el personal hacia los objetivos propuestos mediante la asignación de tareas articuladas, uso controlado recursos para el logro de objetivos, medición de resultados concretos con base en indicadores y logro de objetivos.	Procedimiento de Elaboración de Programas Institucionales
Manuales de usuarios del sistema	Muestra al usuario de una manera rápida y eficaz como hacer su trabajo con el software con un enfoque que pretende mostrar la realidad de las tareas que se ejecutan en forma cotidiana, desglosando el procedimiento paso a paso, en forma organizada, concisa y comprensiva	Procedimiento de Elaboración de Manuales de Usuarios del Sistema
Manual de Evaluación y Adopción de Guías de Practica Clínica	Esta metodología para la adopción de las guías de practica clínica permite realizar una atención mas calificada, con datos cientificos basados en la evidencia	Procedimiento de Evaluación y Adopción de Guías de Practica Clínica

Documentos Administrativos
Documento	Descripción	Instructivo de Elaboración	Documentos Oncomedic
Comunicaciones Internas y Externas	Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a los funcionarios de la Institución o a personas ajenas a la misma, sobre las decisiones adoptadas en un asunto determinado, o para solicitarles su actuación en determinado sentido o para el suministro de información. La jerarquía de las comunicaciones: conceptos, oficios, memorandos y notas internas.	Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas	Comunicaciones Internas y Externas Oncomedic

Publicación de Documentos