SARLAFT

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Políticas, Procedimientos y Metodologías para la implementación del sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo		SARLAFT
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2019/05/07	No aplica	1

Elaboró Ultima Versión:

Departamento contabilidad Oncomedic ltda

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad.

Junta de socios Acta 999, del 7 de Mayo de 2019.

Datos Generales

Datos de La Entidad

Nombre de La Entidad:

ONCOMEDIC LTDA

Nit:

800217198-4

Sigla:

Tipo de Personería:

JURIDICA

Dirección:

Carrera 4B 31 44 Barrio Cadiz

Teléfono:

Correo Electrónico:

mail@oncomedic.com

Página Web:

Certificación de existencia y representación legal

Matrícula 73845 de Enero 14 /1994

Ciudad, Departamento y País de Domicilio

Ibagué, Tolima, Colombia

Bienes y/o Servicios

CIIU 8699 - Otras actividades de atención de la salud humana.

Marco Normativo administrativo, financiero y contable:

NIIF Pymes Grupo 2

Fecha de Aprobación:

07-05-2019

Representante Legal:	Montoya Meneses Edwin Alexander
Oficial de Cumplimiento:	Lilia Esperanza Ángel Herrera

Introducción

El SARLAFT es el sistema de prevención y control que deben implementar los Agentes del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) para la adecuada gestión del riesgo de LA/FT, para lo cual deberán adoptar procedimientos y herramientas que contemplen todas las actividades que realizan en desarrollo de su objeto social y que se ajusten a su tamaño, actividad económica, forma de comercialización y demás características particulares.

Definición del SARLAFT Debido a los efectos nocivos de conductas delictivas asociadas con el lavado de activos y la gran presencia de bienes y recursos producto de actividades ilícitas, el Estado Colombiano ha promovido la implementación de un sistema eficaz que integre los esfuerzos y la vigilancia de las entidades participes del sistema financiero sin importar su objeto social, cuyo objeto es prevenir la utilización de este sistema para legalizar el producto de actividades predeterminadas como delitos.

El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo SARLAFT, es el conjunto integrado de elementos referidos a políticas, procedimientos, documentación, estructura organizacional, órganos de control, infraestructura tecnológica, divulgación, información y capacitación relacionados con el tema, a través de los cuales las instituciones, responden a las amenazas de ser utilizadas para la práctica de conductas delictivas por tales conceptos, con el objeto final de disminuir o desaparecer las posibilidades de pérdidas o daño por la exposición al riesgo de LA/FT.

El SARLAFT debe ser instrumentado por las entidades para protegerse frente al riesgo de LA/FT, a través de las etapas y elementos inherentes (los contenidos en la definición), con una dinámica de permanente retroalimentación, teniendo en cuenta las actividades que adelanten, en función de su objeto social.

Alcance

El presente manual y sus políticas será aplicado a ONCOMEDIC LTDA, ,tanto interna como externamente; lo cual se resume en sus Contrapartes: Clientes, Proveedores, PEPs, Contratistas, Socios, Empleados, Otros.

Objetivo

Reducir la posibilidad que la Entidad pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalización de bienes producto de conductas delictivas o de aquellos que estuvieren asociados a la materialización de ilícitos o para la canalización de recursos destinados a actividades terroristas; a través de la gestión del riesgo, prevención, detección y reporte de situaciones.

Para el caso de ONCOMEDIC LTDA el SARLAFT también tiene por objeto, mitigar el riesgo de pérdida o daño especialmente en los aspectos legales, reputacionales y económicos, en el evento que se pretenda utilizar a la empresa como medio para cometer tales delitos.

Debido al carácter integral del sistema, dicho objeto debe involucrar la participación de todo el componente humano de ONCOMEDIC LTDA, como estrategia y mecanismo de integración de todos los recursos disponibles para su consecución y, la adopción de medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación en efectivo, documentaría, de servicios relacionados con la misión institucional y otras actividades propias de la Entidad, sean utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

Tal objetivo incluye la implementación de alertas a nuevas modalidades y tipologías utilizadas por las organizaciones criminales, como también detección de operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con el direccionamiento de recursos de origen ilícito hacia la realización de actividades terroristas o, que pretendan el ocultamiento de activos provenientes de tales conductas.

Mediante este instrumento, se busca organizar e implementar en forma práctica los diferentes mecanismos disponibles, para constituir procedimientos que prevengan el lavado de activos, privilegiando una actitud vigilante por parte de los servidores de ONCOMEDIC LTDA, entendidos estos como funcionarios y contratistas, que impida su asociación con personas naturales, jurídicas o colectivos de las mismas, que pretendan usar o aprovechar la operación de la entidad, como instrumento o medio para el lavado de activos..

ONCOMEDIC LTDA, mediante la aplicación de la ley y la implementación del SARLAFT, pretende prevenir conductas ilícitas relacionadas con esta figura tanto de sus servidores como de sus clientes y proveedores, hacerse partícipe del esfuerzo de conjunto del sector salud a fin de prevenir y descartar la posibilidad de ocurrencia de esta figura penal.

Definiciones

Agentes económicos: Son todas las personas que realizan operaciones económicas dentro de un sistema. Alta Gerencia: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa o corporativa de La Entidad. Son responsables del giro ordinario del negocio de La Entidad y encargadas de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de la misma. Se incluyen también el Director General o Presidente y el Contralor Interno..

Beneficiario Final: Se refiere a la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente y/o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a las personas que ejercen el control efectivo final sobre una persona jurídica u otra estructura jurídica..

Cliente y/o Contraparte: Es toda persona natural o jurídica con quien La Entidad formaliza una relación contractual o legal, sea contratista, proveedor, compradores de los servicios ofrecidos y/o cualquier figura contractual que suponga inyección efectiva de recursos..

Control de Riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, práctica u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice La Entidad..

Cumplimiento: La UIAF entiende que un reporte se cumplió cuando se efectúa dentro de los plazos estipulados en la CE y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas por el documento técnico, o cuando se corrigieron o subsanaron los errores dentro del período único de 10 días calendario contados a partir de la fecha en que la UIAF envía el correspondiente correo electrónico informando las inconsistencias..

Cumplimiento Extemporáneo: En todo momento la UIAF acepta información extemporánea perteneciente a cualquier período de reporte por parte de los sujetos obligados. No obstante, cualquier envío de los reportes que se realice en un lapso de tiempo superior a los plazos estipulados en la CE, o cualquier corrección que exceda los diez (10) días calendario después de recibido el correo electrónico por parte de la UIAF para corregir inconsistencias, se entenderá como cumplido extemporáneamente.

Debida Diligencia: Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe como actuar con el cuidado que sea necesario para evitar la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido económico y proactiva, se identifica como el conjunto de procesos o procedimientos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas..

Empresa: Hace referencia a una sociedad comercial, a una empresa unipersonal o a una sucursal de sociedad extranjera..

Empresa Obligada: Hace referencia a la Empresa que se encuentra obligada a darle cumplimiento a lo previsto en la normatividad correspondiente..

Factores de Riesgo de LA/FT: Son aquellas circunstancias y características de los clientes y/o contraparte, personas naturales y jurídicas, y de las operaciones que hacen que exista una mayor probabilidad de corresponder con una operación sospechosa de LA/FT..

Las entidades deben tener en cuenta como mínimo los siguientes:.

• Clientes/No usuarios,.
  
• Productos/Servicios.
  
• Canales de distribución .
  
• Jurisdicciones.
  

Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal.

Fuentes de riesgo de LA/FT: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT en una entidad y se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarle este riesgo en las operaciones, negocios o contratos que realiza..

GAFI: Grupo de acción financiera internacional..

Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas y procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT..

Herramientas de SARLAFT: Son los medios que utiliza La Entidad para prevenir que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones intentadas, inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las señales de alerta, indicadores de operaciones inusuales, programas para administración de riesgos empresariales y hojas electrónicas de control..

Incumplimiento: Se concluye que un reporte se incumplió, cuando en la base de datos de la UIAF, no consta ningún registro de reporte correspondiente a un período específico, por parte de un sujeto en particular..

Jurisdicción Territorial: Zonas geográficas identificadas como expuestas al Riesgo de LA/FT, en donde la Empresa desarrolla su actividad.

LA/FT: Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo..

Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal.

Listas nacionales e internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras.

Máximo Órgano Social: Es el máximo órgano de gobierno de La Entidad. Es la Asamblea General o quien haga sus veces y puede variar su denominación según la figura jurídica de la que se trate. Se conforman por accionistas en caso de una sociedad comercial por acciones, por socios en las sociedades comerciales con cuotas o partes de interés, por asociados, en caso de las organizaciones de economía solidaria, por afiliados en caso de una caja de compensación familiar. Su principal función es velar por el cumplimiento de los objetivos misionales de La Entidad, mediante la realización de asambleas, que puede darse de manera ordinaria o extraordinaria, según lo establece el Código de Comercio o la norma que regule cada tipo especial de La Entidad y los estatutos.

Monitoreo: Es el proceso continuo y sistemático que realizan los sujetos obligados, y mediante el cual se verifica la eficiencia y la eficacia de una política o de un proceso, así como la identificación de sus fortalezas y debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados. Es condición para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar la retroalimentación entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las lecciones aprendidas a partir de la práctica.

Oficial de Cumplimiento: El Oficial de Cumplimiento, o máxima persona encargada del cumplimiento del SARLAFT, es un funcionario de La Entidad vigiladaencargado de verificar el cumplimiento de los manuales y políticas de procedimiento de La Entidad, así como de la implementación del SARLAFT. Es un funcionario de mínimo segundo nivel jerárquico dentro de La Entidad, que depende directamente del Órgano de Administración o Dirección dentro de la estructura organizacional y funcional de La Entidad, y, es nombrado por la Junta Directiva o quien haga sus veces. A su vez, es el encargado de realizar los reportes a la UIAF y a la Superintendencia en caso de ser requerido. Dicho funcionario podrá ser nombrado, o su función podrá ser delegada a un funcionario ya existente en La Entidad vigilada siempre y cuando reúna las condiciones señaladas en el presente manual. Para el caso de los grupos empresariales oficialmente reconocidos, se puede nombrar a un mismo Oficial de Cumplimiento para todo el grupo, siempre y cuando este sea funcionario de alguna de las entidades que conforman dicho grupo y que reúna las condiciones señaladas en el presente manual..

Omisión de Denuncia de particular: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no denunciarlos ante las autoridades competentes.

Omisión de Reporte: Consiste en no presentar los reportes exigidos por los entes de control. Determinado por el artículo 325A del Código Penal colombiano, el cual establece prisión y multa.

Operación Intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por los agentes no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán reportarse a la UIAF.

Operación Inusual: Aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes y/o contrapartes, o que, por su número, por las cantidades tranzadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.

Operación Sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la UIAF.

Órgano de Administración o Dirección: Es la Junta Directiva o quien haga sus veces y puede variar su denominación según la figura jurídica de la que se trate. Sus principales funciones son la de dirigir y representar a La Entidad en la gestión técnica, administrativa y financiera, logrando realizar los objetivos y estrategias de la misma. Asimismo, establecer los principios y procedimientos para la selección de sus miembros, sus funciones y responsabilidades, la forma de organizarse, deliberar y las instancias para evaluación y rendición de cuentas.

Órgano de Control: Es la instancia creada al interior de la persona jurídica para ejercer las funciones de control interno. Sus principales funciones son las de evaluar, monitorear y verificar que los procesos y procedimientos a cargo de La Entidad, cumplan las metas y propósitos previamente planteados en torno a una gestión con calidad.

Personas Expuestas Políticamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan o han manejado recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan o gozaron de reconocimiento público. Las PEP extranjeras son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas prominentes en otro país, como por ejemplo los Jefes de Estado o de Gobierno, políticos de alto nivel, funcionarios gubernamentales o judiciales de alto nivel o militares de alto rango, ejecutivos de alto nivel de corporaciones estatales, funcionarios de partidos políticos importantes. Las PEP domésticas son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas internamente, a los cuales les aplica los mismos ejemplos que las PEP extranjeras mencionadas anteriormente. Las personas que cumplen o a quienes se les han confiado funciones prominentes por una organización internacional se refiere a quienes son miembros de la alta gerencia, es decir, directores, subdirectores y miembros de la Junta o funciones equivalentes. La definición de PEP no pretende cubrir a individuos en un rango medio o más subalterno en las categorías anteriores.

La sigla PEP también puede hacer referencia a Persona Expuesta Públicamente, en cuyo caso se incluye también a los artistas, deportistas y similares.

Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en La Entidad. Deben hacer parte del proceso de gestión del riesgo de LA/FT.

Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Productos: Son los bienes y servicios que produce, comercializa, transforma u ofrece la Empresa o adquiere de un tercero. En general, son las operaciones legalmente autorizadas que pueden adelantar las entidades vigiladas mediante la celebración de un contrato o figura similar.

Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de La Entidad y están dirigidos al Oficial de Cumplimiento y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.

Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad, por su propensión a ser utilizada directa o a través de sus operaciones, como instrumento para cometer los delitos de Lavado de Activos o la canalización de recursos para la Financiación del Terrorismo.

Riesgos Asociados al LA/FT: Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: contagio, legal, operativo y reputacional.

Riesgo de Contagio: En el marco de SARLAFT, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad directa o indirectamente, por acción de una persona natural o jurídica que posee vínculos con la Entidad.

Riesgo Legal: En el marco de SARLAFT, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

Riesgo Operativo: En el marco de SARLAFT, es la probabilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura, por fraude y corrupción, o por la ocurrencia de acontecimientos externos, entre otros.

Riesgo Reputacional: En el marco del SARLAFT, es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, verdadera o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause una disminución de su base de clientes, disminución de los negocios o ingresos, o incurrir en procesos judiciales.

Riesgo Inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, cuya evaluación se efectúa sin considerar el efecto de los mecanismos de mitigación y de control.

Riesgo Neto o Residual: Es el nivel resultante del riesgo después de la aplicación de los mecanismos de control o mitigación existentes a los riesgos inherentes.

SARLAFT: Es el conjunto de políticas, procesos, procedimientos, formatos, documentos, entre otros, que deberán aprobar, adoptar e implementar las entidades para cumplir con lo expuesto en la Circular Externa correspondiente. La sigla significa Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

Segmentación: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos que comparten características homogéneas al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).

Señales de alerta o alertas tempranas: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Son realizadas por personas naturales o jurídicas que presentan como actividad económica principal o secundaria aquellas relacionadas con el sector y que pueden llegar a presentar a manera de ejemplo las siguientes situaciones:

– Características inusuales de las actividades, productos o lugares de procedencia. Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación, dirección del domicilio, o ubicación del usuario. – Inconsistencias en la información que suministra el cliente y/o contraparte frente a la que suministran otras fuentes.

– Facturas que contengan precios ostensiblemente diferenciales frente a los del mercado.

También se pueden incluir indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportuna y/o prospectivamente comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas por la entidad.

Servicios Son todas aquellas interacciones de las entidades con sus clientes o usuarios cuando existen. Se pueden integrar o gestionar como productos.

SIREL: Es la plataforma web usada por la UIAF para la recepción de su información de las obligaciones establecidas en la normativa de cada sector, de forma eficiente, oportuna y segura.

Transacciones en Efectivo: Es el recibo o entrega de dinero en efectivo de billetes o monedas, donde el sujeto de la transacción debe tener la condición de cliente y/o contraparte de La Entidad vigilada.

Transferencias: Es la transacción efectuada por una persona natural o jurídica denominada ordenante, a través de una entidad autorizada en la respectiva jurisdicción o fuera de ella, mediante movimientos electrónicos o contables, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica denominada beneficiaria, en otra entidad autorizada para realizar este tipo de operaciones. El ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona.

Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es una Unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, y que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el Lavado de Activos o la Financiación del Terrorismo. Asimismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

Usuario: Es toda persona natural a la que, sin ser cliente y/o contraparte, la Entidad le suministra o presta un servicio.

Marco Conceptual

El lavado o blanqueo de activos corresponde al conjunto de operaciones tendientes a ocultar o disfrazar el origen ilícito de bienes o recursos provenientes de actividades al margen de la ley, procurando darles una apariencia de legalidad. El lavado de activos es entonces, una conducta que no se agota en un solo acto, sino que requiere de múltiples etapas dirigidas hacia un mismo propósito: dar apariencia de legalidad a unos bienes que originalmente provienen de actividades ilícitas.

El lavado de activos comprende cualquiera de las conductas alternativas señaladas en el artículo 323 del código penal (adquirir, resguardar, invertir, transportar, transformar, custodiar, administrar, dar apariencia de legalidad, legalizar, ocultar, y encubrir) lo que significa que con el sólo hecho de que se verifique una de ellas se tendrá por perfeccionado o consumado el delito. Sin embargo la norma penal permite que se sancione también cualquier otro acto destinado a ocultar o encubrir su origen ilícito.

En la perspectiva de sensibilizar a las personas vinculadas a ONCOMEDIC LTDA, conviene mencionar los delitos fuente del lavado de activos y de financiación del terrorismo, como son los siguientes:

Delitos contra el sistema de salud y el sistema financiero,
Delitos contra la administración pública,
Delitos vinculados con el producto de acciones ilícitas ejecutadas bajo la figura de concierto para delinquir.
Enriquecimiento ilícito,
Extorsión,
Financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas,
Rebelión,
Secuestro extorsivo,
Tráfico de armas,
Tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas,
Tráfico de migrantes,
Trata de personas.

Activos Ilícitos son entonces, aquellos bienes muebles o inmuebles o el producto de los mismos obtenidos mediante la realización de conductas o actos considerados por la Ley como delitos. Ejemplo: El dinero o propiedades obtenidas o recibidas como producto de secuestro extorsivo, extorsión, tráfico de estupefacientes, trata de personas, hurto, contrabando, peculado, celebración indebida de contratos, enriquecimiento ilícito, etc.. La financiación del terrorismo corresponde al conjunto de actividades que permiten la circulación de recursos que tienen como finalidad la realización de actividades terroristas, o que pretenden el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. A diferencia del lavado de activos, el origen de los fondos tendientes a financiar el terrorismo puede provenir de una fuente lícita.

Respecto de la financiación al terrorismo, en Colombia no existe una norma que de manera expresa sancione el delito de financiación del terrorismo de acuerdo con lo establecido en la Convención de Naciones Unidas sobre este delito. No obstante, el código penal Colombiano sanciona esta actividad mediante las figuras del concierto para delinquir (artículo 340 del código penal) y la administración de recursos relacionados con actividades terroristas (artículo 345 del código penal), con lo cual, de alguna manera, se estaría imponiendo una pena privativa de libertad a quienes financien el concierto o la asociación para delinquir a grupos armados al margen de la ley.

Quienes actúen como factores adoptarán medidas, metodologías y procedimientos orientados a evitar que las operaciones en que intervengan puedan ser utilizadas, directa o indirectamente, como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación; o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas; o para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas; o para buscar el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

Deberá informarse a las autoridades competentes sobre cualquier operación sospechosa de lavado de activos o actividad delictiva.

Marco Legal

El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, está fundamentado en los contenidos normativos de carácter general y especial previstos en la constitución, la ley, decretos y actos administrativos emitidos por los entes de vigilancia y control.

El marco legal existente en Colombia sobre la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, tiene como finalidad evitar que las entidades y sus operaciones y resultados, puedan ser utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de ilícitos.

La Entidad en cumplimiento con la Circular Externa 009 de 2016 de la Superintendencia Nacional de Salud y sus referencias, implementó el SARLAFT.

1. Normas Constitucionales. Artículos 6, 123, 333 inciso 5 y 335 de la Constitución Política.

2. Normas legales. Ley 365 de Febrero 21 de 1997 Ley 526 de Agosto 12 de 1999 Código Penal Artículos: 29, 30, 65, 319, 320, 321, 326, 327, 365, 376, 377, 382 y 412. En general aquellas enunciadas en el Código de Procedimiento Penal Ley 1126 de 2006 sobre financiación del terrorismo. Modificó la Ley 526 de 1999. Ley 1231 de 2008. Decreto 2669 de 21 de Diciembre de 2012. Artículo 9.

3. Normas Administrativas. 3.1 Circulares de la Superintendencia Nacional de Salud. Circular Externa 009 de 2016.

Las normas sobre prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, serán también aquellas dictadas con posterioridad a la adopción, aprobación, publicación y difusión del presente manual, que lo modifiquen o complementen.

Metodología Aplicada

• 40 Recomendaciones del GAFI 2012 - Estándares Internacionales sobre el Enfrentamiento al Lavado de Dinero, la Financiación del Terrorismo y la Proliferación.
  
• Gafi Guidance On The Risk-Based Approach To Combating Money Laundering And Terrorist Financing.
  
• Recomendaciones internacionales: Naciones Unidas, Gafi, Gafic, Gafilat Y Comité De Basilea.
  
• Estándar de Australia y Nueva Zelanda sobre administración de riesgos: AS/NZ: 4360.V
• Norma ISO 31000 - Gestión de Riesgo.
  
• Marco integrado de administración de riesgos corporativos. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO.

Estándar BASC 04-2012.

• Sistema de administración de riesgo LA/FT, de carácter cualitativo, soportada con el método DELPHI
  

Políticas del SARLAFT

ONCOMEDIC LTDA, ha establecido dentro de su cumplimiento para la aplicación de toda la normatividad colombiana la inclusión de políticas adaptadas a la ejecución de su actividad económica principal y aquellas actividades conexas mediante las cuales recibe todos sus ingresos, en cabeza de sus socios, Gerente y los órganos de control interno que activamente participaron en el proceso de ejecución de este manual con el fin de brindarle a todas las personas naturales y jurídicas relacionadas la tranquilidad de ser una empresa bien protegida.

Política De Prevención De Lavado De Activos Y Financiación Del Terrorismo

ONCOMEDIC LTDA., se compromete a proteger la Entidad de toda actividad delictiva derivada del blanqueo de capitales o la financiación terrorista; a través de la implementación del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo SARLAFT; aplicando la normatividad y recomendaciones de los entes de control correspondientes a las actividades económicas ejercidas, que permitan prevenir, eliminar o controlar los riesgos.

Políticas Generales El máximo órgano de la Entidad se asegurará del cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SARLAFT.

El SARLAFT aplicará implícitamente el planear, hacer, verificar y actuar.

La Entidad prevendrá que la organización sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas relacionadas con LA/FT.

La Entidad identificará situaciones que generan riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice. Esto implica evaluar los cambios y la evolución de los controles y de los perfiles de riesgo inherente y residual, en situaciones tales como operaciones con clientes y/o contrapartes, usuarios, productos, canales de distribución y jurisdicción territorial. La identificación puede hacerse a través del examen a los procesos establecidos, o consultando la experiencia y opiniones de los asociados, administradores y empleados.

Una vez identificadas las situaciones que puedan generarle riesgo de LA/FT según las fuentes de riesgo, el Oficial de Cumplimiento debe elaborar una relación y dejar documentado el análisis de cada una, con el fin de implementar los controles necesarios y facilitar su seguimiento.

Todo el personal de la Entidad estará en la obligación de cumplir las políticas, procesos y procedimientos aplicables en el desarrollo, implementación y seguimiento del SARLAFT, orientando sus acciones a la mitigación de los riesgos e identificación de operaciones inusuales, estando obligados a reportar a las áreas de cumplimiento acerca de cualquier situación u operación inusual o sospechosa de la cual tengan conocimiento directa o indirectamente.

Es de Obligatorio cumplimiento que la Gerencia en compañía de la Junta Directiva designe a un encargado del control de Riesgo del LA/FT, y todas las actividades conexas para impedir que se manipule, se vincule, o se ponga en riesgo la estabilidad financiera o el buen nombre de ONCOMEDIC LTDA.

El Gerente a través de su Oficial de Cumplimiento participara activamente en las actividades internas o externas que difundan las buenas y sanas prácticas para la prevención del LA/FT.

ONCOMEDIC LTDA entregará a través de sus encargados la información pertinente a toda autoridad judicial sobre actividades sospechosas que atenten contra el cumplimiento de cualquier norma legal.

ONCOMEDIC LTDA, difundirá a toda persona, natural y/o jurídica que tenga algún vínculo o relación, acerca de las normas, políticas y procedimientos establecidos por la compañía para combatir LA/FT.

ONCOMEDIC LTDA, cumplirá con todas las normas establecidas por los órganos de control y gubernamentales tendientes a la prevención de los riesgos derivados del LA/FT, y así mismo extenderá las medidas para que cualquier persona natura y/o jurídica que tenga vinculo comercial, laboral o de recepción de beneficios indirectos o directos cumpla con los lineamientos de ley.

ONCOMEDIC LTDA se reserva el derecho de realizar transacciones con personas a las cuales no se pueda verificar sus antecedentes o registro de procedencia de fondos o se encuentre involucrada en actividades delictivas incluidas las siguientes: - Aquellas que se encuentren registradas en listas restrictivas. - Aquellas que se tenga conocimiento público por ser personas públicamente expuestas, por el manejo inapropiado de recursos del Estado.

ONCOMEDIC LTDA, a través de su Gerente adelantará todas las medidas necesarias para proveer los recursos técnicos, tecnológicos, económicos o de capacitación que se requieran para velar por que se cumpla íntegramente el presente manual, siempre enmarcado dentro de las normas rectoras que dieron origen al mismo.

ONCOMEDIC LTDA, informará internamente la actualización de la información capturada con el fin de mantener las bases de datos con información veraz y objetiva que le permita presentar a los entes de control todos los requerimientos de que sea objeto, o reportar aquellas actividades sospechosas que deban comunicarse al mismo.

ONCOMEDIC LTDA, ajustara, cambiara o si es necesario reglamentara las acciones encaminadas a controlar manejo de los dineros que se perciban en efectivo mediante manuales, procedimientos o políticas de manejo de cajas menores y cajas generales.

ONCOMEDIC LTDA, garantizará que todos los procesos relacionados con la captura de información de clientes, proveedores, socios o empleados se adapten a la funcionalidad de este manual.

ONCOMEDIC LTDA, ni ninguno de sus colaboradores que realicen parte del proceso de administración del riesgo del LA/FT, pondrán en conocimiento del cliente, proveedor o empleado, o de terceros con la salvedad de que sean entidades de control, el reporte de actividades sospechosas en su nombre o que se está analizando la posible vinculación con el LA/FT.

Políticas de Evaluación y Análisis de Operaciones, Negocios y Contratos

La Entidad se compromete a identificar las fuentes de riesgo, a partir del día a día. Por lo tanto: Se identificarán a las personas naturales o jurídicas antes de celebrar negocios. No se aceptarán nuevos socios o empleados con antecedentes judiciales de lavado de activos o financiamiento de terrorismo. No se admitirán nuevos socios sin verificar previamente el origen de los recursos que aportan. Se evaluarán las operaciones que involucren un alto volumen en efectivo, sin justificación aparente. Los usuarios particulares que no involucren un alto volumen de efectivo en las transacciones, de acuerdo con los parámetros de la política de operaciones en efectivo descrita en el presente manual, no serán objeto de análisis. Se analizarán los negocios a precios considerablemente distintos a los normales del mercado. Se analizarán y evaluarán las donaciones si se llegasen a presentar. Las operaciones, negocios y contratos se soportarán por escrito. Se analizará y evaluará cualquier pago de operaciones con recursos derivados de giros internacionales. Se identificarán las operaciones con subcontratistas. Se identificarán las jurisdicciones designadas por el GAFI como no cooperantes y se tendrán en cuenta en el momento de identificar las Contrapartes. No se negociará con monedas virtuales hasta tanto no existan respaldo de la Superintendencia Financiera de Colombia.

La Entidad incorporará en los contratos que celebre con cualquier contraparte, una cláusula de prevención de LA/FT que la faculte, en lo posible, para dar por terminado el contrato cuando la contraparte sea identificada como causal de riesgo de LA/FT, siempre y cuando el contrato así lo permita.

Políticas de Mercadeo La Entidad se compromete a minimizar la posibilidad de que se introduzcan recursos provenientes del lavado de activos o se financie el terrorismo y a implementar los siguientes mecanismos, cuando se incursione en el mercado:

1. Conocimiento del mercado e identificación de las situaciones que puedan generar a la Entidad riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que se realicen. Cuando la Entidad incursione en nuevos bienes o servicios, el oficial de cumplimiento evaluará el riesgo de LA/FT que ello implica, a través de la Matriz de Riesgos.

2. Deben revisarse todas las operaciones, negocios y contratos que realiza La Entidad, con el propósito de identificar las situaciones que puedan generarle riesgo de LA/FT. Esta identificación implica evaluar las fuentes de riesgo, es decir contrapartes, productos, procedimientos o servicios, canales de distribución y jurisdicción territorial.

Políticas de Debida Diligencia

La debida diligencia es el conjunto de procedimientos y actividades que debe realizar La Entidad para la incorporación de los documentos e información exigida por la Ley en desarrollo del objeto social y en cumplimiento de los controles de constitucionalidad y legalidad, la cual debe ser implementada según las características particulares de la Entidad y la forma de comercialización de los bienes y servicios que presta.

Este proceso se encuentro sumergido en todo el SARLAFT.

Así las cosas, La Entidad se compromete a las siguientes actividades: Aplicación estricta de los procedimientos diseñados para la vinculación y actualización de datos de: clientes, proveedores, empleados, usuarios y demás contrapartes. Conocimiento de personas expuestas políticamente PEPs. Conocimiento de los proveedores Conocimiento de socios Conocimiento de empleados Registro de consultas realizadas y demás evidencias, a través de impresiones, vídeos, fotos, firmas y demás.; y conservación de las mismas. Acreditación con soportes de todas las operaciones, negocios y contratos. Otras medidas de debida diligencia, como visita. Si una negociación no requiere la presencia física de las partes, es indispensable que la empresa adopte las medidas necesarias para la plena identificación de la persona natural o jurídica con quién realizará la transacción.

De otro lado, la Entidad solicitará rut y cámara de comercio cuando aplique, a los terceros que no estén al alcance de ONCOMEDIC LTDA; es decir, a las personas naturales o jurídicas con quienes se realicen cualquier tipo de operaciones o transacciones del rubro contable Efectivo o Equivalentes al Efectivo, pero que no están definidos como Contrapartes. Además, éstos serán consultados en las listas restrictivas.

Políticas en cuanto a la Capacitación Transversal: La Entidad socializará y capacitará el SARLAFT al personal y lo comprometerá con su eficacia. Se realizará la divulgación y socialización de las políticas LA/FT a todos los empleados sobre el concepto y el impacto de lavado de activos y la financiación del terrorismo. El Oficial de Cumplimiento de la Entidad en coordinación con la dependencia encargada del Personal socializará la normatividad vigente, políticas y procedimientos internos, actualizaciones y modificaciones que se relacionen con el SARLAFT entre los administradores, directivos y demás personal.

Programa de Comunicación de políticas: La Entidad socializará y capacitará el SARLAFT al personal y lo comprometerá con su eficacia. Se realizará la divulgación y socialización de las políticas LA/FT a todos los empleados sobre el concepto y el impacto de lavado de activos y la financiación del terrorismo. El Oficial de Cumplimiento de la Entidad en coordinación con la dependencia encargada del Personal socializará la normatividad vigente, políticas y procedimientos internos, actualizaciones y modificaciones que se relacionen con el SARLAFT entre los administradores, directivos y demás personal.

Política de Manejo de Efectivo: En lo posible, la Entidad no manejará operaciones en efectivo con sus Contrapartes. Excepcionalmente y de manera justificada estableció la cantidad máxima de dinero en efectivo que puede manejarse con los diferentes segmentos de clientes/usuarios y demás contrapartes sin dejar registro físico. De todas formas se propende al medio de pago bancario.

Tipo de Cliente	Monto Máximo
Cliente	Menos de 5 millones diarios o 25 millones mensuales
Proveedor	Menos de 5 millones diarios o 25 millones mensuales
PEP	Menos de 5 millones diarios o 25 millones mensuales
Contratista	Menos de 5 millones diarios o 25 millones mensuales
Socios	Menos de 5 millones diarios o 25 millones mensuales
Empleado	Menos de 5 millones diarios o 25 millones mensuales

Toda operación en efectivo que supere los montos anteriores deberá quedar registrada en el formato correspondiente.

Transacciones en Efectivo Se consideran transacciones en efectivo tanto a los ingresos como a los pagos, entendido estas como toda operación realizada en billetes o monedas, las cuales deben reportarse al oficial de cumplimiento, según los montos establecidos en la tabla anterior.

Todo lo que sea tramitado a través de los canales del sistema financiero no está sujeto a dicho reporte ya que quedan por fuera del concepto de efectivo. No obstante, en lo posible se utilizarán los medios de pago que ofrecen las instituciones financieras.

Políticas en cuanto a los Recursos:El Representante legal o la gerencia asignarán los recursos humanos, financieros, técnicos, tecnológicos y logísticos que sean necesarios para la eficacia del SARLAFT. El máximo órgano, representante legal, gerencia y demás cargos de alto rango con poder decisorio destinará los recursos que considere pertinentes en formación y generación de campañas sobre la importancia y la naturaleza del SARLAFT, difusión de políticas y prácticas deseables, controles internos y difusión de casos internos y externos. El Oficial de Cumplimiento contará con las facultades y recursos necesarios para el adecuado ejercicio de sus funciones.

Políticas en cuanto al Recurso Humano: El máximo órgano, representante legal, gerencia y demás cargos de alto rango; acatarán y respetarán la autoridad del oficial de cumplimiento. Así mismo se comprometerán en crear y fortalecer una cultura organizacional orientada a anticipar y gestionar los riesgos de LA/FT de la organización y a crear en los empleados una cultura de autocontrol, mediante habilidades en la identificación y valoración de riesgos operativos, jurídicos y reputacionales a los cuales puede verse expuesta la organización y su recurso humano, por lo cual estos temas serán prioritarios en los procesos de formación del talento humano.

Los directivos y personal en general que incumplan las políticas y procedimientos relativos al SARLAFT serán sujetos de sanciones, las cuales se encuentran descritas en el presente Manual o en el Reglamento Interno de Trabajo.

Políticas Financieras: En la Entidad no se realizarán operaciones con bancos comerciales o con entidades financieras no constituidas legítimamente, que no tengan presencia física o sean bancos simulados, ni con empresas ubicadas en países o jurisdicciones que carecen de políticas adecuadas para controlar y prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo. La Entidad utilizará los medios financieros avalados legalmente.

Políticas sobre Consulta de Listas Restrictivas: La Entidad no realizará ninguna operación financiera, comercial o contrato con una contraparte registrada en las Listas Obligatorias de Verificación en el proceso de debida diligencia; enumeradas a continuación: Listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas. Listas restrictivas emitidas por autoridades nacionales y extranjeras que sean vinculantes para las personas de Colombia. Adicionalmente se podrán consultar otras listas, según amerite como Policía Nacional, Office of Foreign Assets Control OFAC y su Specially Designated Narcotics Traffickers SDNT, entre otras.

La Entidad incorporará en los contratos que celebre, una cláusula de prevención de LA/FT que la faculte, en lo posible, para dar por terminado el contrato cuando la contraparte sea incluida en las listas obligatorias de verificación, siempre y cuando el contrato así lo permita.

La Entidad llevará a cabo las consultas para los siguientes casos, una vez cumpla con las condiciones de consulta:

• Clientes:
  

- Personas naturales.
-Personas no naturales. La Entidad deberá consultar al Representante Legal como mínimo. También podrán consultar en las listas restrictivas a los miembros de Junta Directiva, Revisor Fiscal, socios; si así lo considera pertinente.
-Consorcios, Uniones Temporales y demás negocios conjuntos. Será necesario aportar la información como persona jurídica y de los consorciados o empresas conformantes. Para todos los casos se aplicaran las mismas políticas de vinculación de clientes como si los consorciados o los miembros de la unión temporal se fueran a vincular individualmente.

• Empleados Permanentes y Temporales: Antes de su vinculación, la entidad consultará en las listas restrictivas. Dicha consulta deberá ser efectuada antes de suscribir cualquier contrato y/o acuerdo verbal con el candidato. Se dejara evidencia de los resultados.
  

• Proveedores y Contratistas: Tanto los proveedores y contratistas de la Entidad, así como las personas que figuren en su certificado de existencia y representación legal se consultarán en las listas restrictivas definidas, previo a la suscripción de cualquier contrato, orden de compra y/o servicio;
  

• Socios: Los potenciales socios deberán ser consultados en las listas restrictivas con las que se cuente. Cuando aplique, se consultará a las personas que se encuentren incluidas en el certificado de existencia y representación legal.
  

El oficial de cumplimiento podrá informar sobre resultados de listas restrictivas, a la Fiscalía General de la Nación.

Políticas de Exoneración:Ninguna.

Políticas sobre la Confidencialidad El personal implicado en la detección y reporte de operaciones sospechosas que se hayan intentado o se hayan efectuado en la organización y que se hayan comunicado a la Unidad de información y Análisis Financiero UIAF, deberán guardar absoluta reserva sobre la misma. El análisis de las operaciones de un cliente o usuario, deberá ser de manejo confidencial y por ningún motivo esta persona debe ser informada de los reportes realizados a las autoridades correspondientes.

Política sobre el Tiempo de Conservación de Soportes La Entidad archivará y conservará los soportes de verificación de conocimiento de clientes y demás información que permita identificar a las personas naturales o jurídicas por un término de cinco (5) años.

Políticas Comerciales:La Entidad establecerá una base de datos de aceptación, rechazo, exclusión o desvinculación de clientes y proveedores. Opcionalmente podrán definir cuales mercados no son objetivo, las actividades económicas de riesgo superior, las zonas vulnerables al lavado de activos y en consecuencia las medidas de debida diligencia que deben adoptar.

El conocimiento de los clientes, proveedores y demás relacionados contractualmente, de su moralidad comercial y personal, estilo de vida y origen de sus negocios serán factores de análisis. Se verificará la información suministrada y cualquier duda en estos aspectos se aclararán debidamente antes de realizar contratos de venta o prestación de servicios.

Empresas Constituidas fuera del País:Para las relaciones comerciales con empresas extranjeras o sus equivalentes, es necesario que los documentos aportados por las mismas vengan apostillados por una entidad que tenga la facultad para hacerlo. Se exigirán los documentos equivalentes que aplican para las organizaciones colombianas.

Políticas de Identificación: En cuanto sea posible, se identificarán los riesgos de LA/FT antes de la prestación de un servicio, la venta de un producto o la compra de bienes y servicios.

Se implementará la segmentación a través de la metodología cualitativa de segmentación de expertos.

Políticas de Monitoreo: La Entidad mantendrá monitoreo permanente a todos los factores de riesgo, apoyado en la tecnología que esté a su alcance, revisando los terceros contra las listas restrictivas, así mismo detectar las operaciones que se hayan salido de los parámetros que el Oficial de Cumplimiento haya asignado para las transacciones usuales.

Políticas de Control Entidad reportará cualquier hecho, situación inusual, sospechosa o un intento de lavado de activos o financiación del terrorismo.

Políticas de Tecnología Actualmente ONCOMEDIC LTDA, implementó un software por medio del cual controla la información financiera, bases de datos de clientes, proveedores y empleados y el manejo de operaciones, productos y servicios, que le permiten acceder a la información requerida por el Oficial de Cumplimiento para la elaboración de informes internos y externos y para la consolidación de base de datos en Excel que permiten la evaluación de los indicadores de gestión para perfilar el nivel de riesgo al cual se expone la empresa. A su vez el Oficial de cumplimiento utiliza la plataforma de Excel en la cual puede realizar un análisis global y de esta manera administrar los riesgos determinados en la etapa de Diagnóstico inicial.

Los controles implementados por el Oficial de Cumplimiento, mediante el uso de estas herramientas tecnológicas, que tienen una estrecha relación con el manejo dado para las bases de datos por intermedio del Jefe de Sistemas de la Entidad, le permiten al igual tomar decisiones para que sean consideradas por la Gerencia en cuanto a indicadores de gestión, presupuesto, cronograma de ejecuciones y perfilar el tipo de riesgo clasificándolo por tipo ya sea inherente o residual, y catalogar a la empresa.

También se complementaría con herramientas de software adicionales conforme a la capacidad de adquisición y presupuesto disponible. No obstante y ante la falta de recursos tecnológicos para controlar y monitorear ciertas situaciones que puedan evidenciar riesgo de LA/FT, se adoptarán medidas manuales u ofimáticas de registro de los clientes, así como de las transacciones efectuadas.

Se aplicará la segmentación, las señales de alerta según los factores de riesgo, el monitoreo por consultas de operaciones y la consolidación electrónica de las mismas. Se determinará la información relevante en la consolidación de operaciones por cliente, variaciones en los montos de ingresos y gastos y se confrontará la operatividad por cliente de acuerdo con los factores de riesgo.

Políticas de Buenas Prácticas en las Medidas Tomadas para la Prevención del Riesgo del LA/FT De acuerdo con las disposiciones entregadas por la UIAF, se considera como buenas prácticas las siguientes:

1. Revisar todas las operaciones, negocios, contratos y demás relaciones comerciales que se tengan con personas jurídicas o naturales que puedan generarles potenciales situaciones de riesgo a la compañía.

2. Cumplir la debida diligencia que incluye entre otras:

- Conocimiento de Clientes: Entre otros datos incluirá: Origen de los recursos, identidad del cliente, datos de ubicación y de acuerdo con el tipo de persona se incluirá al igual, fotocopia de la cedula de ciudadanía, certificado de existencia y representación legal, y se establecerá el usuario que suministro la información. - Conocimiento de Personas Públicamente Expuestas: Para el tratamiento de este tipo de personas se debe ser más estricto con la documentación y verificación de la información suministrada, y preferiblemente la autorización de cualquier negociación debe ser verificada por una instancia superior al usuario que realice la atención directa del cliente o proveedor. - Conocimiento de Proveedores: En estos casos al igual que en el conocimiento de clientes se debe realizar toda la verificación correspondiente a la información básica de contacto, la declaración del origen de fondos, tener una cotización previa para evaluar si el servicio o bien suministrado se encuentra con un valor inferior al precio normal de mercado. En el caso de Personas Jurídicas siempre se deberá tener actualizado el contacto con el cual se realiza la negociación o realizar visitas si se considera necesario. - Conocimiento de Socios: Requerir los documentos pertinentes que soporten el origen de sus aportes, y de igual manera conservar la información actualizada de sus datos básicos de contacto. - Conocimiento de Trabajadores o Empleados: tomar las medidas necesarias para el conocimiento integral de sus colaboradores con la captura de información de ubicación y referenciación, adicionalmente realizar mantenimiento a la base de datos con la actualización de la información.

3. Reglamentar el manejo del efectivo recibido en las cajas de ONCOMEDIC LTDA y la capacitación de las personas que realicen la recepción dentro de la Entidad.

Políticas sobre Soportes y Evidencias de Operaciones, Negocios y Contratos La Entidad establecerá reglas específicas que prohíban la realización de actividades, negocios y contratos sin que exista el respectivo soporte interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos de La Entidad, además de constituir el soporte de la negociación y del registro contable, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes

Políticas de Conservación de Documentos: Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento, se conservarán dentro del archivo de gestión durante un año, luego del cual se conservarán en el archivo central durante cinco (5) años, pasado este tiempo y si no se ha efectuado ningún requerimiento al respecto por autoridad competente tendrá como disposición final lo que la norma correspondiente regule en el momento.

La Entidad aplicará los procedimientos establecidos por Archivo, de tal manera que le permiten garantizar el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con el SARLAFT, lo cual garantiza la integridad, oportunidad, confiabilidad, disponibilidad y confidencialidad de la misma.

La Entidad prohíbe la realización de actividades, negocios y contratos sin que exista el respectivo soporte interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos, además de constituir el soporte de la negociación y del registro contable, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes y debe ser adecuadamente conservado.

Cualquier persona natural o jurídica que exija que el negocio o contrato se realice sin dejar huella, sin que medie el respectivo soporte o se altere el valor real para consignar otro distinto, configura una operación inusual que debe ser analizada por el posible riesgo de LA/FT que conlleva.

La presente política interna de la compañía tiene concordancia con las disposiciones o recomendaciones legales y técnicas soportadas en el Archivo General de la Nación o el Código de Comercio para la conservación de la información en medio físico y/o digitalizado, guardando la debida diligencia para que los mismos sirvan con material probatorio que permita la determinación de un delito.

Políticas sobre Modificación Siempre que exista modificación de las Políticas o del Manual SARLAFT, se levantarán actas de Junta firmadas por todos los asistentes, en las cuales conste la aprobación de la modificación, de acuerdo a los requerimientos técnicos preestablecidos por los entes de control

Políticas de Requerimiento de Información por Autoridades Competentes: La Entidad atenderá a través del Oficial de Cumplimiento la entrega de información que le soliciten las autoridades competentes en materia de lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

Políticas sobre la Documentación. El Representante Legal de La Entidad o quien haga sus veces o el oficial de cumplimiento deberán mantener en todo momento, y a disposición de la Superintendencia Nacional de Salud los siguientes documentos:

a) Las actas del máximo órgano social, donde conste la aprobación de las políticas del SARLAFT, así como las actas correspondientes a la aprobación de los ajustes o modificaciones que se efectúen a dichas políticas; b) Los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se llevan a la práctica las políticas y procedimientos aprobados del SARLAFT. Estos documentos deberán ser firmados por el representante legal principal y ser de fácil consulta y aplicación al interior de la organización; c) Los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento; d) Los informes presentados por el Revisor Fiscal sobre el funcionamiento del SARLAFT, cuando aplique; e) Las constancias de envío de los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) remitidos a la UIAF, y demás reportes solicitados por esta Unidad; f) Las constancias de las capacitaciones impartidas a todo el personal de la empresa sobre el SARLAFT; g) Las actas de Junta Directiva en donde conste la presentación del informe del Oficial de Cumplimiento y del revisor fiscal cuando aplique.

Tanto las políticas, como el manual de procedimientos de la Entidad, las bases de datos de clientes y/o usuarios, los requisitos del Oficial de Cumplimiento y demás información, documentación y lineamientos que estén referenciados en esta Circular, deben estar a disposición de la Superintendencia Nacional de Salud para ser revisados y validar que cumplen con lo establecido en la ley. Asimismo, la Superintendencia Nacional de Salud en virtud de sus funciones de Inspección, Vigilancia y Control IVC, podrá requerir dicha información en cualquier momento.

Política de Aceptación o Rechazo de las Contrapartes La Entidad aceptará o rechazará una Contraparte bajo condiciones cuantificables y cualificables.

- Condiciones Cuantificables: La entidad acepta la contraparte bajo los siguientes rangos de calificación, en la base de datos de Análisis y Monitoreo:

• Entre 0 y 50: Contraparte Rechazada
• Entre 51 y 85: Reunión con el máximo órgano para decidir
• Entre 86 y 100: Contraparte Aceptada

-Condiciones Cualificables: Por encima de las condiciones cuantificables de Aceptación, la entidad rechazará una Contraparte de manera objetiva, si así lo cree conveniente para salvaguardarse de los riesgos de LAFT. En el campo Observaciones de la base de datos de Análisis y Monitoreo dejará las objeciones correspondientes.

La base de Datos de Análisis y Monitoreo se encuentra en Excel. Esta información será registrada con la metodología LIFO, facilitando así la trazabilidad. Las contrapartes activas se actualizarán anualmente.

Estructura Organizacional del SARLAFT

Junta Directiva

Le competen las siguientes funciones:

a) Establecer las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que harán parte del SARLAFT, para una posterior aprobación por la Asamblea o el máximo órgano social o quien haga sus veces;
b) Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones;
c) Garantizar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento del SARLAFT, teniendo en cuenta las características del riesgo de LA/FT y el tamaño de La Entidad. Este equipo de trabajo humano y técnico debe ser de permanente apoyo para que el Oficial de Cumplimiento lleve a cabalidad sus funciones;
d) Designar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente. Para efectos de dar cumplimiento a esta Circular la Junta Directiva o quien haga sus veces dará a conocer el nombramiento del Oficial de Cumplimiento a la UIAF;
e) Incluir en el orden del día de sus reuniones, la presentación del informe del Oficial de Cumplimiento, por lo menos una vez al año o cuando este lo determine necesario;
f) Pronunciarse sobre los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento y la Revisoría Fiscal y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas;
g) Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y Reporte de las Operaciones Sospechosas (ROS);
h) Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT;
i) Designar la(s) instancia(s) responsable(s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

Representante Legal

Son funciones de éste:

a) Someter a aprobación de la Junta Directiva, el Manual de Procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.
b) Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas adoptadas por la Junta Directiva.
c) Velar por que se ejecuten las decisiones de Junta Directiva en cuanto a los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
d) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al empleado de cumplimiento.

Oficial De Cumplimiento

- Requisitos Del Oficial De Cumplimiento: El Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

a) Depender directamente del Órgano de Administración o Dirección dentro de la estructura organizacional y funcional de la Entidad.
b) Tener capacidad decisoria frente a los reportes y temas relacionados con la prevención de Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo;
c) Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos, particularmente en el riesgo de LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones autorizadas por el Ministerio de Educación Nacional u otra instancia legal, para impartir formación en dicha materia, en la que conste que la duración del diplomado no sea inferior a 90 horas y el curso e-learning de la UIAF. En caso que sea una especialización, será válida en riesgos en general. Si no tiene ninguna de las anteriores certificaciones o acreditaciones, se pueden certificar cuatro (4) años de experiencia laboral en áreas de administración y gestión de riesgos;
d) No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal que hacen parte del Máximo Órgano Social;
e) Ser empleado directo de La Entidad. En caso de que exista Oficial de Cumplimiento suplente, este debe cumplir como mínimo, los requisitos establecidos en los sub numerales b) al e) del presente numeral.

- Funciones Del Oficial De Cumplimiento: Al Oficial de Cumplimiento y su suplente les corresponde desempeñar las siguientes funciones:

a) Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT;
b) Elaborar y desarrollar los procesos o procedimientos a través de los cuales se llevarán a la práctica las políticas aprobadas para la implementación del SARLAFT;
c) Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que realiza La Entidad;
d) Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza La Entidad;
e) Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos;
f) Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo de LA/FT de La Entidad;
g) Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/ FT y velar por su cumplimiento; h) Proponer a la administración los ajustes o modificaciones necesarios a las políticas del SARLAFT y la adopción de correctivos y actualizaciones al mismo.
i) Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios;
j) Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales, intentadas o sospechosas y realizar el reporte de estas dos últimas a la UIAF;
k) Realizar todos los reportes exigidos por los entes de control;
l) Mantener actualizados los datos de La Entidad y el oficial de cumplimiento con la UIAF, utilizando los canales de comunicación correspondientes;
m) Informar a la UIAF cualquier cambio de usuario del Sistema de Reporte en Línea (SIREL);
n) Gestionar adecuadamente los usuarios del Sistema de Reporte en Línea (SIREL);
o) Revisar los documentos publicados por la UIAF en la página web como anexos técnicos, manuales y utilidades que servirán de apoyo para la elaboración de los reportes;
p) Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT;
q) Analizar los informes presentados por la auditoría interna, externa o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el Revisor Fiscal para que sirvan como insumo para la formulación de planes de acción para la adopción de las medidas que se requieran frente a las deficiencias informadas, respecto a temas de SARLAFT;
r) Elaborar y someter a la aprobación de la Junta Directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de operaciones inusuales;
s) Presentar cuando menos, de forma semestral a los administradores y anualmente a la Junta Directiva o quien haga sus veces, un informe por escrito donde exponga el resultado de su gestión.
Estos informes son confidenciales y deben referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
– Los procesos establecidos para llevar a la práctica las políticas aprobadas, sus adiciones o modificaciones.
– Los resultados del monitoreo y seguimiento para determinar la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.
– Las medidas adoptadas para corregir las falencias encontradas al efectuar el monitoreo de los controles.
– El cumplimiento a los requerimientos de las diferentes autoridades, en caso de que estos se hubieran presentado.
– Las propuestas de ajustes o modificaciones a las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que considere pertinentes.
– El cumplimiento a los ajustes o modificaciones a las políticas de prevención y de control del riesgo de LA/FT aprobados por la Junta Directiva o quien haga sus veces.
– Las últimas normas o reglamentaciones expedidas sobre la prevención y control del riesgo de LA/FT y las medidas adoptadas para darles cumplimiento a las mismas.
t) Certificar ante la Superintendencia Nacional de Salud el cumplimiento de lo previsto en la Circular Externa 009 de 2016, cuando ésta lo requiera.

No podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al Oficial de Cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y Reporte de Operaciones Sospechosas.

La designación del Oficial de Cumplimiento no exime a los administradores y demás empleados sobre la obligación de comunicarle y/o informarle internamente a éste, sobre la ocurrencia de operaciones inusuales, sospechosas o intentadas (anormalidades dentro de las actividades y/u operaciones propias del negocio que realiza La Entidad), de acuerdo con el procedimiento que se haya establecido.

Adicional a las anteriores funciones, el Oficial de Cumplimiento también debe consultar, monitorear y revisar con la debida diligencia las listas sobre sanciones financieras dirigidas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas que den lugar a posibles vínculos con delitos relacionados con Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo. De encontrar algún vínculo con alguna persona natural o jurídica relacionada con La Entidad, el Oficial de Cumplimiento deberá informar sobre este punto en particular, a la Fiscalía General de la Nación.

Revisor Fiscal

Cuando la entidad requiera revisor fiscal y de conformidad con lo previsto en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 207 del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá cerciorarse que las operaciones, negocios y contratos que celebre o cumpla la empresa, se ajustan a las instrucciones y políticas aprobadas por el máximo órgano social.

Asimismo, deberá dar cuenta por escrito cuando menos, de forma semestral al representante legal, del cumplimiento o incumplimiento a las disposiciones contenidas en el SARLAFT.

De igual forma, deberá poner en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, las inconsistencias y falencias que detecte respecto a la implementación del SARLAFT o de los controles establecidos.

Finalmente, deberá rendir los informes que, sobre el cumplimiento a las disposiciones contenidas en la ley, le solicite la Superintendencia Nacional de Salud.

En consecuencia, el revisor fiscal debe establecer las medidas necesarias que le permitan cumplir con lo señalado en este numeral.

Personal en General Son funciones comunes:

Conocer los riesgos y cumplir las políticas y procedimiento LA/FT que son inherentes a sus actividades y ser responsables por adelantar una eficiente gestión, control y reporte interno de los mismos, lo cual debe formar parte de la evaluación de desempeño de cada colaborador.

Participar activamente en las capacitaciones y cursos obligatorios u opcionales que sobre la gestión de riesgos de LA/FT sean puestos a disposición del personal. Evitar y en todo caso reportar todo conflicto de interés, propio o de terceros, que pueda presentarse en cuanto a su responsabilidad frente a la gestión de los riesgos de LA/FT.

Conocer y entender el alcance y sus responsabilidades frente al Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT.

Aplicar las políticas y procedimientos del Sistema de Administración del Riesgo de LA/ FT, de conformidad con sus funciones y responsabilidades y la efectividad preventiva requerida.

Dar cumplimiento a las políticas y procedimientos del Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT.

Acatar los principios éticos y las normas de conducta contenidas en los códigos de ética y buen gobierno.

Anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales

Acatar los deberes de reserva definidos en el Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT.

Informar con la debida oportunidad todas las operaciones inusuales y/o sospechosas que identifiquen, de conformidad con sus funciones y responsabilidades y la efectividad preventiva requerida.

Registrar los posibles eventos de riesgo de LA/FT, así como los que ocurran en el transcurso diario de sus actividades en el aplicativo diseñado para tal fin, de conformidad con sus funciones y responsabilidades.

Participar activamente en las reuniones de riesgo de LA/FT que se desarrollen en cada una de sus dependencias.

Líderes de área, departamento, dependencia o procesoSin importar que la Entidad cuente físicamente con las dependencias descritas a continuación y teniendo presente que los eventos de riesgo de LA/FT se pueden presentar en todas las áreas de la empresa, son funciones y responsabilidades a quien le competa:

• Identificar y validar los riesgos de LA/FT asociados a sus procesos.
• Gestionar su exposición en función de los límites de riesgo establecidos.
• Establecer estrategias propias de administración del riesgo de LA/FT.
• Participar en el control y mitigación de los riesgos de sus procesos.
• Colaborar activamente en la implementación de una cultura organizacional que impulse el recaudo de eventos de riesgo de LA/FT una vez que estos se presenten en el desarrollo normal de las actividades.

Dependencia de Sistemas – TIC o Proveedor Teniendo presente, que buena parte de los controles de LA/FT son controles sistematizados, las funciones y responsabilidades son: • Identificar y definir las herramientas tecnológicas requeridas para el desarrollo del Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT.
• Adecuar la infraestructura tecnológica para aplicar efectivamente el Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT, conforme sea necesaria.

Dependencia Jurídica o Proveedor Teniendo presente que el riesgo de LA/FT es, en principio un riesgo legal y que algunos de sus controles son de naturaleza jurídica, como cláusulas contractuales, declaraciones, entre otros; sus funciones son:
• Brindar asesoría legal a La Entidad sobre los aspectos jurídicos acerca del Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT.
• Responder por la administración de todos los riesgos legales asociados al LA/FT.

Dependencia de Talento Humano o quien haga las veces Ya que el riesgo de LA/FT puede originarse en aspectos relacionados con los empleados, sus funciones son:
• Diseñar y liderar la estrategia y el programa corporativo en materia de recursos humanos, de forma tal, que se garantice el cumplimiento de los procedimientos, las políticas y los principios relacionados con el LA/FT, contenidos en el Sistema de Administración de Riesgos del LA/FT.
• Responder por la administración de los riesgos de personal, asociados al LA/FT.

Dependencia Comercial – Mercadeo o quien haga las vecesTeniendo presente que el riesgo de LA/FT puede originarse en aspectos relacionados con los clientes de la empresa, sus funciones son:
• Dar cumplimiento, dentro del diseño de la estrategia comercial, a los lineamentos para la prevención del LA/FT del Conocimiento de los Clientes.
• Garantizar, en su relacionamiento con los clientes, el cumplimiento de los lineamentos para la prevención del LA/FT, definidos por la empresa dentro de su Administración de Riesgos de LA/FT.

Dependencias Operativas y AsistencialesSus funciones son:
• Brindar el apoyo operativo necesario para el debido funcionamiento de la Administración de Riesgos de LA/FT.
• Planificar, dirigir, coordinar y controlar los procesos operacionales que se deriven de la aplicación de la Administración de Riesgos de LA/FT, a fin de promover el mayor nivel de efectividad y eficiencia.

Dependencias AdministrativasTeniendo presente que el riesgo de LA/FT puede originarse en aspectos relacionados con los “proveedores” de bienes o servicios, sus funciones son:
• Brindar el apoyo administrativo necesario para el debido funcionamiento del Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT
• Planificar, dirigir, coordinar y controlar los procesos administrativos que se deriven de la aplicación del Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT, a fin de promover el mayor nivel de efectividad y eficiencia.
• Dar aplicación a los principios y procedimientos contenidos en el Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT respecto a la contratación con proveedores, adquisición de activos fijos o de servicios y el archivo de la documentación del Sistema.

Etapas Del SARLAFT - Gestión Del Riesgo

El SARLAFT se divide en dos fases: Prevención y Control. En La Entidad se aplicará la metodología utilizada por el SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS SAR, recomendada por la UIAF; mediante la cual el Oficial de Cumplimiento realizará un análisis de los Riesgos LAFT, se clasificarán y calificarán en la Matriz de Riesgos para obtener un mapa de riesgos LAFT que permita implementar acciones que mitiguen y controlen este tipo de riesgos.

Diagnóstico del riesgo inherente de LA/FT. La Entidad es una empresa clasificada en la circular 018 de 2015 como C2.

Objeto Social: Prestación de servicios médicos, diagnósticos, tratamiento clínico o ambulatorio, quirúrgico, farmacológico, ortomédicos, entre otros.

Actividad Principal: CIIU 8699 - Otras actividades de atención de la salud humana.

Organigrama

Relación de Cargos

• Gerencia:
  

- Gerente: 1
- Cargo Total: 1

• Revisoría Fiscal:
  

-Revisor Fiscal: 1
- Cargo Total: 1

• Calidad:
  

- Coordinador: 1 Cargo
- Auxiliar de Calidad: 1 Cargo
- Total: 2

• Asistencial:
  

- Coordinador: 1 Cargo
- Especialistas: 5 Cargos
- Auxiliar de Enfermería: 2 Cargos
- Enfermería: 1 Cargo
- Químico: 1 Cargo
- Regente en Farmacia: 1 Cargo
- Total: 11

• Administrativa:
  

- Contador: 1 Cargo
- Auxiliar Administrativa: 1 Cargo
- Auxiliar Facturación: 1 Cargo
- Auxiliar Operativo: 1 Cargo
- Servicios Generales: 1 Cargo
- Total: 5

Resumen de las Principales Funciones De Los Miembros Activos Del SARLAFT

1. Junta Directiva Implementar y establecer las políticas entregadas por el Oficial de Cumplimiento con el fin de garantizar el funcionamiento eficaz del sistema de autocontrol de gestión de riesgo del LA/FT. Aprobar y difundir el Código de Ética dispuesto en el manual del sistema de autocontrol de gestión de riesgo del LA/FT. Definir el funcionario que ejercerá las labores relacionadas con las funciones de cumplimiento. Definir la inclusión o no de socios, o inversionistas de capital que puedan afectar directamente a la empresa por la inyección de capitales de dudosa procedencia, e informar al oficial de cumplimiento para el debido reporte de las operaciones sospechosas que ellos detecten desde su posición con el fin de que el oficial de cumplimiento reporte dichos movimientos a la entidad de vigilancia y control (UIAF). La Junta Directiva deberá solicitar a la Gerencia un informe anual de las medidas, y procesos establecidos tendiente a dar cumplimiento sobre el eficaz funcionamiento del sistema de autocontrol de gestión de riesgo del LA/FT, y de la misma manera el Gerente deberá reportar en nombre de la Junta Directiva a la Asamblea de Socios el informe general de aplicación del sistema de autocontrol y gestión de riesgo del LA/FT, dejando expresa constancia en el acta de asamblea general de socios y de junta directiva. La Junta Directiva en conjunto con la Gerencia aprobará las metodologías empleadas para la ejecución, seguimiento, verificación, comunicación, y capacitación de toda la estructura organizacional para el cumplimiento del sistema de autocontrol de gestión de riesgo del LA/FT, y será una obligación de la Junta Directiva aprobarlos.

2. Gerencia Solicitar al Oficial de Cumplimiento la entrega de informes periódicos, semestrales, a los cuales hará referencia en las actas de Junta Directiva dejando por escrito las observaciones entregadas y haciendo seguimiento a las medidas de mejora tomadas por la compañía. Solicitar a la Junta Directiva, de acuerdo al requerimiento que realice el Oficial de Cumplimiento todos aquellos recursos técnicos, humanos o tecnológicos para implementar el sistema de autocontrol de gestión de riesgo del LA/FT, y será una obligación de la Junta Directiva aprobarlos. Elevar ante la Junta Directiva en coordinación con el Oficial de cumplimiento todos los ajustes, actualizaciones o cambios del presente manual. Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica en donde se almacenen cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.

3. Oficial de Cumplimiento Garantizar el adecuado cumplimiento de todas las etapas del proceso de autocontrol y gestión del riesgo del LA/FT, de tal manera que sean oportunas, eficientes y efectivas. Presentar dos informes a la Gerencia, uno semestral y otro al cierre del periodo fiscal, para que el Gerente comunique a la Junta Directiva los siguientes puntos claves para controlar la efectiva y eficiente aplicación de las políticas diseñadas por ONCOMEDIC LTDA, para el cumplimiento del presente manual.

El contenido de los informes se referirá principalmente a los siguientes puntos: Información de actualización de las políticas de seguridad dictada por los órganos de control interno o externo, para la mejor aplicabilidad del presente manual. Informe de los indicadores de gestión del cumplimiento de la aplicabilidad de la norma a nivel interno, esto incluirá la frecuencia de la presentación de información a la UIAF, indicadores de los riesgos asociados, la efectividad de los métodos utilizados para la detección de actividades sospechosas, las penalidades interpuestas y las acciones de mejora o correctivos tomados por la administración para el cumplimiento integral de la norma del LA/FT.

Efectuar los ajustes, mejoras o correcciones al presente manual, ordenados por la Asamblea General de Socios o por la Junta Directiva, e informar el cumplimiento de las mismas. Realizar la capacitación a todo el personal sobre las políticas y medidas contenidas en el presente manual hacia los directivos y personal en general directo o indirecto para que apliquen todas las disposiciones emanadas desde la administración central. Informar de los cambios o ajustes realizados al presente manual con el fin de que los empleados, proveedores, clientes y demás relacionados estén permanentemente informados y nos les causen incomodidades debido a la desinformación. Realizar la evaluación y clasificación de las deficiencias o faltas al presente manual, para realizar un cronograma de acciones correctivas en medida de la gravedad o no de los hechos presentados. Crear los indicadores de gestión necesarios que le permitan a los órganos directivos y/o gerencia tomar decisiones acerca de negocios que representen un riesgo para ONCOMEDIC LTDA.

Además de las funciones particulares que se le asignen al Oficial de Cumplimiento en el Sistema, este funcionario tendrá las siguientes atribuciones generales:

Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del Sistema. Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al Sistema. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación. Evaluar los informes presentados por la auditoria interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas. Certificar ante la Superintendencia Nacional de Salud el cumplimiento de lo previsto en la Circular Externa 009 de 2016 de la Superintendencia Nacional de Salud, según lo requiera esta entidad de supervisión. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del Riesgo de LA/FT. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y cualquier otro reporte o informe, en los términos de la Circular Externa 009 de 2016 de la Superintendencia Nacional de Salud.

4. Jefes, Directores de Departamento, y Personal Operativo. Cumplir a cabalidad con las políticas y medidas tomadas por la administración central o Gerencia. Informar de actividades inusuales al Oficial de Cumplimiento, o Jefe Inmediato, para que este le dé tramite, con el fin que el Oficial de Cumplimiento verifique, evalúe, y clasifique las acciones a tomar en caso de ser necesario, o valide la no violación de ninguna directriz.

Partes Interesadas Externas • Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF
• Fiscalía General de la Nación
• DIAN
• Los gremios económicos
• Los proveedores
• Los clientes
• Integrantes del SGSSS como EPS, IPS, entes territoriales
• Las personas naturales o jurídicas con las cuales se realizan operaciones de tesorería
• Las compañías de seguros
• Las entidades financieras
• Colaboradores y aliados estratégicos

Partes Interesadas Internas • Los socios o la junta directiva
• El representante legal
• El oficial de cumplimiento
• Los jefes o líderes de cada dependencia
• El auditor de calidad
• El revisor fiscal
• El contador
• Los empleados y demás personas que prestan servicios.

Partes Interesadas Externas

• Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF

• Fiscalía General de la Nación

• DIAN

• Los gremios económicos

• Los proveedores

• Los clientes

• Integrantes del SGSSS como EPS, IPS, entes territoriales

• Las personas naturales o jurídicas con las cuales se realizan operaciones de tesorería

• Las compañías de seguros

• Las entidades financieras

• Colaboradores y aliados estratégicos

Partes Interesadas Internas

• Los socios o la junta directiva

• El representante legal

• El oficial de cumplimiento

• Los jefes o líderes de cada dependencia

• El auditor de calidad

• El revisor fiscal

• El contador

• Los empleados y demás personas que prestan servicios.

Código de Conducta de La Entidad

Introducción ONCOMEDIC LTDA, consciente de las responsabilidades que tiene frente a la sociedad y al país, se ha comprometido en liderar en forma permanente una política seria, transparente y general, guiada por principios de rectitud y honestidad, enfocada en contribuir al desarrollo económico de Colombia bajo un estricto respeto por la ley. Así las cosas, todos sus socios y empleados deben conocer y garantizar el buen comportamiento y la colaboración con la legalidad e integridad de la sociedad.

Por ello, mediante el presente Código de Conducta se enuncian los principios y normas de conducta que buscan guiar la actitud y el comportamiento de los directivos, funcionarios y colaboradores de la Entidad, de tal forma que puedan mantener unas excelentes relaciones, con el personal y contribuir simultáneamente al desarrollo personal de los empleados, al crecimiento de la empresa y el fortalecimiento del Sector.

Destinatarios Del Código De Conducta Este Código de Conducta se aplica a todos los socios, funcionarios, y de manera incluyente a sus clientes, proveedores y colaboradores.

Valores Corporativos Nuestros valores corporativos son:

- Transparencia: Actuar con ética y claridad, respetando los principios sociales y las leyes. - Integridad: Mantener lo coherencia entre lo que se piensa, se dice y se hace, capacidad de hacer y cumplir compromisos adquiridos. - Respeto: Valorar a lo demás, acatar la autoridad y considerar la dignidad de los demás.

Principios Generales Los destinatarios del presente Código estarán obligados a cumplir no solamente la letra sino el espíritu de la Constitución y de las leyes de la Nación, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades, las normas y las políticas fijadas por la Supersalud y la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF.

Las reglas de conducta y los manuales, no sustituyen el buen criterio, la responsabilidad, el sentido común y la prudencia, indispensables para el mejor desempeño de sus funcionarios en la actividad que desarrollan, pero obviamente sus disposiciones son de obligatorio cumplimiento.

Todas las operaciones y actividades que realicen los directivos, funcionarios y colaboradores de la Entidad en su nombre, deberán estar regidos por los principios éticos establecidos en el presente Código.

En la medida en que todos los destinatarios del Código de Ética sean conscientes de sus responsabilidades y de sus obligaciones morales, legales, laborales, y las practiquen, se puede afirmar que se está cumpliendo con los deberes frente a la comunidad, La Entidad y el país, y la única forma de hacerlo es a través de la ejecución de un trabajo honesto, transparente y legítimo.

Los directivos, funcionarios y colaboradores de la Entidad estarán obligados en todas sus actuaciones a:

a. Obrar con buena fe, con lealtad, con diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y el cumplimiento de la ley, y dando prelación en sus decisiones a los valores de la Entidad.

b. No aconsejar o intervenir en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos, incluyendo aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos de la Entidad, tales como, espionaje, incumplimiento de obligaciones laborales, sociales, sobornos y demás.

c. Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Entidad y de sus clientes. Si el empleado prefiere conservar el anonimato para comunicar dicho hecho, puede hacerlo a través del siguiente procedimiento

d. No hacer parte, ni realizar conductas impropias que atenten contra la sociedad, su buen nombre o su prestigio.

e. Tomar decisiones que contravengan a la normatividad y las leyes vigentes emanadas por el Gobierno Corporativo o el Gobierno Nacional, y propender por denunciar ante cualquier autoridad la falta o concusión de hechos que vulneren a cualquier Persona Natural, Jurídica o a los entes gubernamentales.

f. Publicar el código de Conducta y el código de Gobierno corporativo, así como el de buenas prácticas, en un lugar visible para que sea de conocimiento general, no obstante siempre se propenderá por la inclusión mediante actividades de capacitación a todos los actores que intervengan comercialmente, laboralmente, directa o indirectamente con ONCOMEDIC LTDA.

g. Sancionar por las directivas de la entidad, cualquier conducta que se entienda que transgrede la normatividad para la prevención del LA/FT y se entienda como una falta grave.

h. Implementar todos los sistemas, procesos y procedimientos con el fin de prevenir y controlar cualquier falta u omisión al cumplimiento de las normas que tengan relación con el LA/FT.

Disposiciones Particulares

Los destinatarios del presente Código, deberán respetar y cumplir los siguientes principios:

En el ejercicio de sus funciones: Deberán mantener la mayor objetividad, independencia y conocimiento en la toma decisiones, actuando con buena fe y en cumplimiento de la ley.

Reserva de información: Deberán guardar reserva y discreción sobre los datos de operadores y clientes, que conozcan en desarrollo de sus funciones y labores, evitando que se deriven perjuicios con la divulgación de ciertos aspectos que por razones contractuales, personales o legales no deben ser de libre acceso al público.

En desarrollo de lo anterior deberán abstenerse de:

a. Proporcionar información o suministrar documentación o información de las operaciones, ventas, negocios, clientes, bases de datos de La Entidad la Entidad a terceros, salvo cuando sea requerida por Autoridades Competentes, la cual debe suministrarse por el Oficial de Cumplimiento.

b. Comunicar o divulgar información reservada que pudiera dañar la imagen o el prestigio de la Entidad o de terceras personas.

Información Privilegiada: Entendiendo como información privilegiada aquella información de carácter concreto constitutiva de secreto de la que no ha sido dada a conocer al público y que de serlo, la habría tenido en cuenta una persona prudente para tomar una decisión, por lo que los destinatarios del presente Código deberán abstenerse de:

a. Realizar cualquier operación en provecho propio o de terceros utilizando información privilegiada de la Entidad o de sus proveedores, socios o similares.

b. Suministrar o vender a un tercero, información que no tenga derecho a recibir.

Conflictos de Interés: Se presentan cuando los intereses personales o de un tercero compiten con los intereses de la Entidad, por lo que, cuando se presenten conflictos de interés deberán abstenerse de:

a. Participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la ley, los intereses de la Entidad o que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes, responsabilidades y afectar el buen nombre de la Institución.

b. Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad o enemistad.

c. Abusar de su condición de directivo, funcionario o colaborador de la Entidad para obtener beneficios, para sí o para terceros, relacionados con los productos o servicios que presta en la Entidad, ni para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas, operadores o clientes.

d. Participar en actividades externas que interfieran con el horario de trabajo, con su rendimiento o con el cumplimiento de sus labores, salvo autorización de la Entidad.

En el evento en que se presente una situación en la cual los intereses particulares de los destinatarios del presente Código se enfrenten con los de la Entidad en actividades personales o en el trato con terceros, ya sean proveedores, contratistas, clientes u otros, de tal manera que se afecte la libertad e independencia en la decisión, deberá analizarse la operación con base en las normas legales que la rigen, los manuales y procedimientos establecidos por la Entidad e informar al superior jerárquico antes de tomar cualquier decisión.

Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo: Deberán asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y controlar el LA/FT, para lo cual deberán tener en cuenta lo siguiente:

a. Velar por que todos los funcionarios vinculados a la Entidad reúnan requisitos de calidad y carácter tales que haya siempre una integridad moral reconocida y una actividad lícita y transparente.

b. Cuando se conozca información sobre la actividad sospechosa de un cliente, proveedor, socio, y se considere que no se debe extender la relación contractual entre éste y la Entidad, debe darse aviso inmediato al Oficial de Cumplimiento con el fin de unificar el criterio, prevenir repercusiones desfavorables y enviar los reportes ROS a la UIAF y demás autoridades competentes.

c. Anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas, considerando que es primordial generar una cultura orientada a cumplir y hacer cumplir las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos y financiación del terrorismo.

d. Los empleados, funcionarios y colaboradores de la Entidad que intervengan en la autorización, ejecución y revisión de contratos, pagos y operaciones deberán utilizar los mecanismos e instrumentos establecidos en el manual SARLAFT de la compañía para tales efectos.

Confidencialidad: Deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado. Por tanto, deberán controlar y evitar que en cualquiera de las instancias o dependencias de la compañía se haga uso indebido de dicha información o que la misma sea conocida por personas que no tengan autorización para ello. Así mismo, no revelarán a terceras personas las tecnologías, metodologías, y secretos estratégicos que pertenezcan a la Entidad , a los que haya tenido acceso con ocasión de su cargo. Igualmente, no obtendrán ni intentarán el acceso a información que represente secreto estratégico en forma ilegítima. Estas obligaciones continuaran incluso después de su desvinculación a la compañía.

Uso Adecuado de Recursos: Deberán dar uso adecuado y racional a su tiempo, las herramientas, los equipos y demás elementos de trabajo de la compañía. Se garantiza el derecho a la privacidad siempre que la utilización de la infraestructura de la Entidad obedezca exclusivamente a asuntos de carácter laboral, o una utilización diferente autorizada por La Entidad.

Relación con las Autoridades: Las relaciones de la Entidad con las demás entidades gubernamentales y autoridades públicas deberán conducirse dentro del marco de la ley y bajo los principios descritos en el presente Código de Ética.

Relaciones en el Ambiente de Trabajo: Las relaciones en el ambiente de trabajo deberán enmarcarse bajo normas de cortesía y respeto. Así mismo, deberán buscar que predomine el espíritu de colaboración, trabajo en equipo y lealtad, dando estricto cumplimiento a las normas señaladas por el Reglamento Interno de Trabajo de la Entidad y el presente Código de Ética.

Soborno y Corrupción: Los intereses de la Entidad serán mejor atendidos cuando sus decisiones estén basadas en criterios contractuales y no influidas por factores tales como regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos tendientes a obtener resultados para los destinatarios del presente Código, sus vinculados o familiares. En consecuencia, los directivos, funcionarios y colaboradores de la Entidad no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en la compañía, que puedan influir en sus decisiones para facilitar operaciones en beneficio propio o de terceros.

Prevención de Actos Incorrectos: La Entidad tiene el firme propósito de optimizar sus recursos mediante la identificación, análisis y administración proactiva de riesgos a que está expuesto. Por lo tanto, los directivos, funcionarios y colaboradores deben tener una actitud preventiva, identificando riesgos potenciales en los procesos a su cargo.

Así mismo, deben realizar los esfuerzos necesarios para ejercer control en la totalidad de las operaciones a su cargo, de acuerdo con la ley y las mejores prácticas administrativas. Los directivos, funcionarios y colaboradores deben velar porque los controles definidos sean cumplidos, y que la cultura de autocontrol sea irradiada en la organización.

Los destinatarios de este código deben comprender la legislación, la regulación concordante y en general la normatividad externa e interna de prevención y control de LA /FT que están obligados a cumplir en sus áreas de trabajo; adicionalmente, deben asumir su responsabilidad por los bienes, recursos y procesos que son asignados a su cargo.

Por último, todas las sospechas de actos incorrectos deben reportarse de manera oportuna por los canales dispuestos para ello por la Entidad, y debe colaborarse con las eventuales investigaciones de la Entidad y de las autoridades, contestando sus requerimientos con la totalidad de los hechos y la verdad, en cumplimiento del deber legal que compete a todo ciudadano.

Descripción de Actos Incorrectos: Se entiende por acto incorrecto el incumplimiento de las normas legales y específicamente con las normas de Anti LA/FT y de las disposiciones generales y particulares de este código, así como cualquier intento o actuación de un directivo, funcionario o colaborador de la Entidad de obtener un provecho indebido para sí mismo o para terceros, abusando de su posición, y aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos de la Entidad. Los actos incorrectos pueden involucrar a empleados, ex empleados, proveedores, directivos, socios, clientes, entre otros. Las principales categorías son las siguientes:

a. Apropiación indebida de recursos, incluida la información. En esta categoría se incluyen, entre otros:
- Hurto en sus distintas clasificaciones
- Abuso de confianza
- Desviación o uso indebido de información privilegiada
- Malversación y destinación diferente de recursos

b. Malversación de activos, se define como el acto intencional o culposo de disponer de los activos de La Entidad o aquellos por los cuales ésta sea responsable, en beneficio propio o de terceros; de tal manera que ello cause un detrimento. Dicha malversación comprende:

- Apropiación física de bienes, sin la respectiva autorización
- Apropiación de dinero o similares, así sea de manera temporal
- Realización de gastos no autorizados, en beneficio propio o de terceros
- En general, toda apropiación, desviación o uso de los bienes de propiedad o bajo responsabilidad de La Entidad para ser destinados a fines diferentes de aquellos para los cuales hayan sido específicamente adquiridos o recibidos.

c. Corrupción, definida como el requerimiento, aceptación, ofrecimiento u otorgamiento, por o hacia un directivo, funcionario o colaborador de la Entidad, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios como dádivas, favores, promesas o ventajas de cualquier clase para sí mismo o para otra persona, a cambio de la realización u omisión de cualquier acto relacionado con su trabajo, tales como:

- Aceptación de un beneficio personal o para terceros como forma de influenciar una decisión administrativa.
- Cualquier pago hecho a un empleado de parte de un tercero a cambio de un tratamiento favorable a este último.
- Aceptación de dádivas, regalos e invitaciones de cualquier naturaleza de terceras partes con las cuales la Entidad tiene relaciones contractuales.
- Sobornos a funcionarios públicos o privados por realizar una determinada acción u omitir una actuación.

d. Falsos reportes, tendientes a distorsionar la realidad del desempeño propio o de terceros. Incluye la supresión de información material y otros casos como:

- Suministro de información falsa para encubrir desempeño deficiente o para acceder a bonificaciones.
- Realizar falsos reportes para engañar a la Entidadx o a las autoridades estatales.

e. Incumplimiento de obligaciones legales. Por ejemplo:

- Presentación de falsos reportes de cumplimiento de regulaciones legales
- Ocultamiento deliberado de violaciones legales

f. Abuso tecnológico, incluyendo el acceso no autorizado a sistemas de cómputo, violación de licencias de software, implantación de virus u otro código dañino, o cualquier tipo de sabotaje.

Canales De Información: Este Código contiene unos lineamientos generales que permitirán evaluar gran parte de las situaciones a las que se podrían enfrentar los destinatarios del presente Código, pero no detalla necesariamente todos los problemas que pueden surgir en su día a día. De este modo, eventualmente, podrán surgir dudas sobre cuál es la conducta a ser adoptada, en estos casos se deberá consultar al superior jerárquico antes de tomar cualquier decisión o con el Oficial de Cumplimiento.

Factores de Riesgo de LA/FT en La Entidad: Para efectos del SARLAFT de manera estandarizada se tiene en cuenta los siguientes factores de riesgo:

Clientes/usuarios/contrapartes
Productos/servicios/procedimientos
Canales de distribución
Jurisdicciones

Para efectos de La Entidad, se tendrán en cuenta los siguientes factores de riesgo:
Contraparte
Producto/Servicio
Canal de Distribución
Jurisdicción

Los agentes generadores del riesgo LA/FT, deben ser identificados por la ENTIDAD para poder segmentar el mercado e implementar el Sistema de Administración del Riesgo LA/FT.

Así las cosas, es indispensable analizar, cada uno de los factores de riesgo a los que están expuestas las entidades, por su actividad, su ubicación geográfica, sus clientes y por los negocios y procesos que desarrolla.

Es importante entender lo siguiente:

Las Contrapartes: Son las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, con las cuales la Entidad tiene algún tipo de relación legal o contractual en desarrollo de su objeto social principal o conexo. Mientras que un usuario es ocasional y no establece una relación habitual o contractual, la Contraparte es todo lo contrario.

Junta Directiva
Socios
Clientes
Proveedores
Empleados
Contratistas
PEPs
También se podría dar el caso de asesores o temporales practicantes.

Los productos, servicios o procedimientos: Son las operaciones realizadas por la Entidad en desarrollo de su objeto social y que en efecto está ofreciendo a sus clientes.

Prestación de servicios de salud: consultas, procedimientos y medicamentos.

Los canales: Es el medio por el cual se ofrece el producto o servicio,.

Instalaciones de ONCOMEDIC LTDA.

Las áreas geográficas o jurisdicciones: Son las regiones, zonas, áreas o países en los que opera la Entidad o en donde se encuentra el cliente o contraparte.

Departamento de Tolima.

La Entidad tiene en cuenta en la matriz de riesgos las áreas geográficas que le sirvan para determinar el riesgo inherente de las distintas contrapartes, así como también la ubicación geográfica donde se presta el servicio y se legaliza la relación comercial con el cliente o usuario.

Algunos de los criterios que se tienen en cuenta al evaluar el nivel de riesgo de la jurisdicción, es decir, la ubicación de la entidad es:

• Número de ROS
• Índice de operaciones de lavado de activos
• Zona de frontera
• Índice de criminalidad
• Concentración de grupos ilegales
• Actos terroristas
• Áreas de cultivos de coca
• Índice de transparencia departamental - corrupción
• Índice de pobreza
• Índice de inseguridad.

Identificación de los Riesgos

La Entidad aplicará la metodología de segmentar, identificar, medir y controlar el riesgo de LA/FT, a través del procedimiento de la Matriz de Riesgos.

Se aplicará la metodología cualitativa de segmentación de expertos.

La Entidad identifica los factores de riesgo que se puedan presentar en la operación comercial que efectúa.

Una vez identificado los riesgos en cada uno de los factores, estos se llevan a una matriz de riesgos en la cual se realizan las siguientes actividades:

• Identificar la probabilidad de ocurrencia del riesgo. • Medir el grado de Impacto del riesgo en la Entidad. • Identificar el riesgo asociado: Reputacional, legal, operativo o de contagio.

Para clasificar el grado de riesgo se utilizan las siguientes clasificaciones: Aa) Alto riesgo b) Medio riesgo c) Bajo riesgo

Se enumeran los eventos de riesgo, se define ¿qué puede suceder? Y se determina ¿cómo y por qué puede suceder?

Medición y Evaluación de los Riesgos

Esta etapa tiene como principal objetivo medir el riesgo inherente frente a cada evento de riesgo, para lo cual se aplica el procedimiento Matriz de Riesgos

La medición se lleva a cabo, sobre cada uno de los eventos de riesgo identificados en la etapa anterior, teniendo en cuenta los diferentes procesos, contratos o relaciones con las respectivas contrapartes. La medición del riesgo inherente de LA/FT, involucra calcular la probabilidad o posibilidad de ocurrencia de cada uno de los eventos de riesgo identificados, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados.

Las consecuencias y probabilidades se combinan para producir el nivel de riesgo. La mejor forma y la más idónea para medir o evaluar el riesgo de LA/FT, es mediante estimaciones cualitativas derivadas de análisis de tipologías, el conocimiento de expertos, la experiencia relevante y las prácticas y experiencia del sector que reflejen el grado de convicción de que podrá ocurrir un evento o resultado particular.

Criterios para la medición de los riesgos

• Probabilidad: Se refiere a la posibilidad de que las fuentes potenciales de riesgo lleguen realmente a materializarse.

1	Raro
2	Improbable
3	Posible
4	Probable
5	Casi seguro

Para determinar la probabilidad, La Entidad puede considerar la siguiente información:
• Experiencia del sector
• Experiencia de la entidad
• Opinión de expertos
• Experiencia del Oficial de Cumplimiento y de los asesores
• Historial de eventos anteriores
• Información publicada

Impacto: Se refiere a los efectos o daños sobre La Entidad.

1	Insignificante
2	Menor
3	Moderado
4	Mayor
5	Crítico

Control del Riesgo, Adopción de Controles – Medidas Preventivas

Esta etapa tiene como principales objetivos tomar las medidas conducentes a controlar los riesgos, detectar operaciones inusuales y proveer un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos, que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes. Al igual que en las etapas anteriores, se aplicará el procedimiento de la Matriz de Riesgos.

Es importante resaltar que una cosa son los “controles preventivos” propios de un proceso de gestión del riesgo de LA/FT, con fines de prevención, y otros son los “controles detectivos”, que se aplican para cumplir con la obligación legal de hacer seguimiento a las operaciones de los clientes, que puedan ser una alerta y constituirse en operaciones inusuales o sospechosas que deban ser reportadas a las autoridades.

Calificación y Valoración de los Controles Aplicables a los Riesgos de LA/FT Los controles del Sistema de Administración del Riesgo de LA/FT, se calificarán de acuerdo con sus tipos y formas, así como frente al estado de su implementación.

Tipos de controles: Por la naturaleza de los riesgos a gestionar, los tipos de controles son los siguientes:

• Preventivo
• Detectivo

Control preventivo: Se aplica sobre la causa del riesgo y su agente generador, con el fin de disminuir la posibilidad de ocurrencia. Es el control que, por excelencia debe aplicarse para prevenir el riesgo de LA/FT. Permite prevenir y resolver los problemas.

Control Detectivo: Es una alarma que se acciona frente a una situación anormal, como lo son, por ejemplo, las señales de alerta.

Formas de los controlesFormas de los controles: Las formas de Control son las siguientes:
• Manuales
• Automáticos

Controles Manuales: Son las acciones que realizan las personas responsables de un proceso o actividad.

Controles Automáticos: Son procedimientos aplicados desde un computador, en un software de soporte, diseñados para prevenir, detectar o corregir errores o deficiencias, sin que tenga que haber intervención del hombre en el proceso.

Clasificación de los controles en relación con su implementación Los controles se clasifican en cuanto a su implementación de la siguiente forma:

• Implementado: El control requerido existe y funciona de manera adecuada. • En desarrollo: El control existe, pero aún no surte los efectos requeridos. • No existe: El control no se ha diseñado.

Efectividad o Valoración de los Controles La valoración final, resultante del análisis de la efectividad y el estado de implementación de los controles en La Entidad, será la siguiente:
• Fuerte
• Moderado
• Débil.

Fuerte: Los controles son adecuados y operan correctamente Moderado: Existen debilidades con respecto a su diseño y/o implementación y se requieren modificaciones – oportunidades de mejoramiento. Débil: Los Controles no son de nivel aceptable.

Opciones de Tratamiento – Determinación de Controles Las opciones de tratamiento de los riesgos de LA/FT, pueden ser las siguientes:

1) Evitar el riesgo: La entidad decidirá evitar el riesgo y no realizar la actividad que probablemente los generaría, si su tratamiento no es efectivo para llegar al nivel de “riesgo aceptable” por La Entidad o la implantación de los controles resulta muy costosa.

Cuando la entidad decide evitar el riesgo, se sugiere, que no se identificó ninguna opción de respuesta que redujera el impacto y probabilidad hasta un nivel de “riesgo aceptable”.

2) Reducir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos o reducir las consecuencias: La Entidad adoptará políticas, procedimientos, actividades o medidas (controles), tendientes a reducir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo y/o minimizar la severidad de su impacto, para aquellos riesgos detectados que no se encuentren dentro del nivel de riesgo aceptable.

Dada la naturaleza del impacto de los riesgos asociados al LA/FT, en la gran mayoría de ellos no es mucho lo que se puede hacer para reducir o controlar las consecuencias, por ello la prioridad en el tratamiento de los riesgos, es trabajar en las acciones para controlar la probabilidad.

Sin embargo, en aquellos casos, en los que sea posible adoptar acciones tendientes a reducir o controlar las consecuencias o el impacto, La Entidad adoptará las acciones pertinentes.

3) Aceptar los riesgos: La Entidad sólo aceptará los riesgos asociados al LA/FT que tengan un nivel bajo.

La aceptación de un riesgo asociado al LA/FT, sugiere que el riesgo inherente ya está dentro de las tolerancias del riesgo, o que después de tratado, el riesgo residual de LA/FT, se encuentra dentro de un nivel bajo o “riesgo aceptable”.

La Entidad podrá aceptar los riesgos inherentes bajos (es decir, aceptables) y los monitoreará, con el fin de confirmar que se mantienen dentro de dicho límite, esta actividad hace parte de la Etapa de Seguimiento. Para otros riesgos inherentes que no sean aceptables, La Entidad desarrollará e implementará un plan de administración específico, para el diseño y adopción de un control que los lleve a un riesgo residual aceptable.

4) Transferir los riesgos: Transferir un riesgo implica, que otra parte soporte o comparta el riesgo. Los mecanismos incluyen el uso de contratos, arreglos de seguros y estructuras organizacionales.

Por la propia naturaleza del riesgo de LA/FT, no es posible legalmente transferir estos riesgos a terceros.

Divulgación, Capacitación y Documentación

Su objetivo es que el personal conozca los conceptos básicos del SARLAFT, esté en la capacidad de identificar cuándo una operación es intentada, inusual o sospechosa, cuándo debe reportarse, el medio para hacerlo y a quién; teniendo en cuenta un soporte documental organizado.

En esta etapa:

1. Se provee un sistema de documentos y registros de las etapas y elementos del Sistema de Administración del Riesgo de LA/FT, que garantice la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información en él contenida.

2. Se aplicará el procedimiento de Capacitación.

3. Se impondrán sanciones a toda persona de la Entidad que incumpla las disposiciones legales, las normas o procedimientos internos que soportan el SARLAFT.

Así las cosas, se incluirán amonestaciones y sanciones a los funcionarios de ONCOMEDIC LTDA, además de las conocidas e informadas en el Reglamento Interno de Trabajo.

Las sanciones pueden ser administrativas, laborales y penales.

Sanciones Administrativas (Personales o Institucionales) Son las que aplican la Superintendencia Nacional de Salud, la Unidad de Información y Análisis Financiero o cualquier otro órgano gubernamental, cuando el máximo órgano, administradores, directivos, representantes legales, revisores fiscales, miembros de los órganos de control social o empleados, autoricen o ejecuten actos violatorios de las leyes, de los estatutos sociales, del presente manual, de reglamento o de cualquier norma legal a la que la Entidad deba sujetarse en el desarrollo de su objeto social.

Estas sanciones pueden ser:

1. Multas legales
2. Remoción inmediata del infractor
3. Cárcel

Sanciones Laborales: Se aplican cuando los representantes legales, empleados o personal contratado de la entidad han violado alguna disposición legal, o cuando se evidencian hechos u omisiones a que se refieren las disposiciones legales o normativas que se mencionan en los diferentes capítulos del presente Manual, o de los hechos u omisiones que modifiquen o se adicionen a tales normas. Cualquier incumplimiento enlos procedimientos y políticas descritas en el presente Manual se considera como falta grave según el reglamento Interno de Trabajo.

Se tienen entre otras las siguientes:

Cuando un funcionario limite, distorsione o cambie información acerca de una operación inusual o sospechosa, o si con la misma información perjudicare a un tercero, será responsable personalmente ante las autoridades competentes, para responder en debida forma de acuerdo a los lineamientos legales establecidos por el Gobierno Nacional.

Si la violación se considera o encuentra enmarcada en un incumplimiento a este manual, y a sus políticas o las políticas internas de la compañía debe tomarse como falta grave al código sustantivo del trabajo y en merito a esto se deberá disponer de las sanciones más fuertes contenidas en el mismo.

El desconocimiento de las presentes políticas no eximirá de la responsabilidad en ningún caso a aquel o aquellos funcionarios que violen o transgredan las políticas internas creadas con el fin de salvaguardar los intereses de sus socios o demás funcionarios. No obstante las medidas internas que se puedan tomar, ONCOMEDIC LTDA, presentará ante autoridades competentes todos los soportes o pruebas que considere en contra del empleado o funcionario que haya participado en la inclusión, omisión, o violación a la normatividad interna o externa.

Investigaciones de Carácter Penal Sin perjuicio de las acciones tomadas por cualquiera de los órganos de control estatales o por la Entidad, el Oficial de Cumplimiento, Gerente, Administrador, Directivo, Representante Legal, Revisor Fiscal, miembro de órgano de control social, empleado o contratista, podrá verse abocado a investigaciones de tipo penal por parte de la justicia ordinaria, si con su actuación ha infringido la Ley Penal.

Seguimiento y Monitoreo del Riesgo La etapa de monitoreo en la gestión de riesgos del SARLAFT, tiene como propósito realizar seguimiento a los riesgos, la efectividad del plan de tratamiento, las estrategias y el sistema de administración que se establece para controlar la eficaz implementación y el mejoramiento continuo.

Los riesgos y la efectividad de las medidas de control, necesitan ser monitoreadas para asegurar que las circunstancias cambiantes no alteren las prioridades de los riesgos, dado que pocos riesgos permanecen estáticos.

Como los factores y eventos de riesgo pueden cambiar, resulta necesario repetir con regularidad el ciclo de gestión de riesgo.

Para cumplir con esta etapa se definió un procedimiento para la realización de actividades de monitoreo o seguimiento del Sistema de Administración del Riesgo de LA/FT.

Establecimiento y Aprobación de las Políticas y del Manual de Procedimientos

El presente Manual de Políticas, Procedimientos y Metodologías para la implementación del sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SARLAFT, fue aprobado por la Junta Directiva de la Entidad mediante Acta 999, el 7 de Mayo de 2019.

Edwin Alexander Montoya Meneses Representante Legal