Informes de Comite

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Procedimiento de Gestión de Comités		MPC5
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2003-01-10	2022-03-30	10

Elaboró: Lucy Ramirez L

Revisó y Autorizó Ultima Versión: Comite de Calidad

Introducción

Los comités son equipo de trabajo que se reúnen dentro de una metodología establecida como lideres de programas institucionales o con responsabilidades que contribuyen a la adecuada prestación de los servicios o a el beneficio de los usuarios internos o externos, mediante la planeación, ejecución, gestión y evaluación de acciones, permitiendo el adecuado desarrollo y el mejoramiento continuo.

• Miembros de un comité: Los comités cuentan con la presencia de lideres que aporten al buen funcionamiento de los programas y acciones objeto del comité su número depende de variables legales o funcionales particulares, otras personas pueden ser invitadas a reuniones específicas, para analizar problemas que afectan ocasionalmente, sin embargo deben estar presentes las personas necesarias para la toma de decisiones, es importante precisar que el trabajo de un comité debe ser expedito, efectivo y eficiente, y que el tiempo de quienes lo conforman tiene un costo para la institución, más aun si se toma en cuenta que Oncomedic es una institución pequeña, el número de miembros de cada comité debe ser el mínimo posible.
• Propósito y Alcance del comité: Los miembros del comité deben tener claro por qué y para qué existe el comité, cuál es el alcance de su acción, el resultado esperado, dentro de lo establecido en la legislación vigente (si la hubiera), el direccionamiento, políticas y objetivos de la institución, por lo que constituye en un órgano fundamental de acción y seguimiento.
• Trabajo para el comité: Con los objetivos y metas específicas el comité clarifica su contribución a los logros de calidad y procede a definir un plan de acción detallado que establezca responsabilidades y medios para hacerlos realidad mediante una matriz 5W-1H que queda reportada en las actas de los comites como instrumento de revisión del cumplimiento. 

1. Que: describir las actividades por realizar para obtener las metas
2. Quien: Indicar las responsabilidades en cuanto a personas.
3. Cuando: el tiempo de ejecución.
4. Donde: espacio.
5. Como: forma de desarrollarlas
6. Por qué debe realizarse la actividad.

De manera complementaria, para que los planes se cumplan y lleven a las metas deseadas es necesario realizar seguimiento permanente con los indicadores definidos para cada meta, de forma sistemática y con una periodicidad definida, y así conocer de manera oportuna si se está logrando o no la meta deseada . Un formato (matriz de informe de tres generaciones) puede ser útil para tal fin.

Objetivo

Establecer los lineamientos de conformación y acción de los comités institucionales como parte integral de los programas y procesos organizacionales.

Alcance

Inicia con la identificación de la necesidad de crear un comite, su caracterización, implementación seguimiento, evaluación y aprendizaje organizacional.

Descripción 

En acta 01052018 del comité de calidad con fecha 2018/05/09 se realiza la revisión de los comités así como el acto administrativo de su instauración para el nuevo periodo.

En acta 001-2007 de Enero 15 de 2007 se instauraron los comités de gestión de Oncomedic ltda de acuerdo a las necesidades de control de programas y procesos de la organización así como los requerimientos legales se estableció su propósito, alcance, perfil y funciones, tiempos de trabajo y personal que lo conforman, posteriormente se sigue la metodología propuesta para tal fin.

Comité Técnico de Calidad

La gestión de la Calidad institucional es fundamental en el desempeño de la organización, razón por la cual requiere la existencia de un comité  encargado planear estrategias de mejoramiento continuo, liderando la ejecución, evaluación y análisis del sistema de gestión de calidad.
El Comité de calidad de Oncomedic ltda fue creado mediante acta 001-2007 de Enero 15 de 2007 donde se establecieron los lineamientos generales, En acta 01052018 del comité de calidad con fecha 2018/05/09 se realiza la revisión de los comités así como el acto administrativo de su instauración para el nuevo periodo.

• Objetivos

1. Coordinar el sistema de garantía de calidad de la institucional mediante la planeación y el análisis del PAMEC y los proceso de auditoria interna y externa y las condiciones especiales que se presenten en el desarrollo institucional.
2. Evaluar la calidad del servicio suministrado dentro de la organización, identificando las principales causas en las desviaciones de calidad en la prestación del servicio.
   

• Alcance

El comité de calidad realiza seguimiento del programa de auditoria para el mejoramiento de la calidad de la organización e involucra todas las áreas  de acuerdo a las estrategias y metas propuestas en dicho programa articuladas con el direccionamiento estratégico.

• Funciones del Comité de Calidad
  

1. Elaborar el Programa de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC), realizando el seguimiento de las acciones contenidas en éste y actualizando sus contenidos y metas.
2. Asesorar otros comités de la organización  formulando recomendaciones para el mejoramiento de la calidad de las diversas areas.
3. Promover la participación de clientes internos y externos de la organización a las líneas de acción e iniciativas institucionales, destinadas a mejorar la calidad.
4. Realizar el análisis de los resultados de los indicadores de calidad de la organización.
5. Promover la realización de encuestas de satisfacción y velar por el adecuado manejo de quejas reclamos, sugerencias, desviaciones.
6. Analizar los temas propuestos ante el Comité y plantear acciones de mejora.
7. Hacer acta de los comités y dar seguimiento a los acuerdos tomados. 
8. Difundir las recomendaciones emitidas a los servicios involucrados y dar seguimiento a las acciones correspondientes.
9. Atender las observaciones derivadas de los procesos de auditoria externa.
10. Instar a la organización al mejoramiento continuo mediante planeación y seguimiento del programa de capacitaciones
    

• Integrantes: El comité de calidad esta conformado por los directivos y en caso de requerirse se solicita la asistencia de personas adicionales.

1. Gerente
2. Subgerente
3. Coordinador de Calidad
   

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

• Presidente: El gerente de la organización es el presidente del comité de calidad sus funciones son:

1. Presidir las sesiones del Comité.
2. Viabilizar el plan de acción del PAMEC dentro de la organización.
3. Vigilar el cumplimiento de la periodicidad de las sesiones.
4. Supervisar el cumplimiento del Orden del día de las Sesiones.
5. Dirigir los debates, recibir las mociones planteadas por los miembros del Comité y decidir la procedencia de las mismas.
6. Resolver las diferencias de opinión que se presenten entre los miembros del Comité y emitir voto de calidad, en caso de empate en las votaciones.
7. Efectuar las declaratorias de resultados de las votaciones.
8. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados.
9. Aprobar y firmar las actas de las sesiones.

• Secretario del Comité:

1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
2. Orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
3. Recibir y dar tramite a las solicitudes de personal sobre aspectos que pueden mejorar la calidad en la atención, presentar los indicadores de calidad para su estudio.
4. Llevar el archivo de las quejas presentadas, dando a la documentación soporte la reserva, custodia y confidencialidad de la información requerida segun el caso.
5. Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.
6. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la empresa.
7. Solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
8. Elaborar informes sobre la gestión del comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la empresa.

• Periodicidad de las Reuniones: El comité se reunirá de manera ordinaria mensualmente de acuerdo al cronograma establecido, citado vía internet: 

1. Lugar y fecha de la reunión
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

• Consideraciones Especiales

1. En caso de requerirse se puede delegar a otra persona para la asistencia al comité de acuerdo a la conveniencia de la situación 
2. Las actas de los comités se encuentran en home/documentos

Comité de Farmacia y Terapéutica

Reglamentado por la resolución 1403 de 2007 y el decreto 2200 de 2002, es un órgano de asesoramiento, consulta, y coordinación de la gestión  de medicamentos y dispositivos médicos dentro la organización, promueve el uso eficiente y racional de los mismos en relación a su efectividad, seguridad, eficiencia y costos, fue creado mediante acta 001-2007 de Enero 15 de 2007 donde se establecieron los lineamientos generales del comité, En acta 01052018 del comité de calidad con fecha 2018/05/09 se realiza la revisión de los comités así como el acto administrativo de su instauración para el nuevo periodo.

• Objetivos
  

1. Promover el uso racional de los medicamentos y dispositivos médicos en términos de efectividad, seguridad y coste, tanto a nivel de institucional y con los usuarios internos y externos
   
2. Fomentar la correcta selección de medicamentos, atendiendo a criterios de eficacia, seguridad y coste.
   
3. Garantizar el cumplimiento de las normas establecidas por el Servicio de Salud y el INVIMA en cuanto a prescripción, dispensación y utilización de medicamentos y dispositivos médicos.
   
4. Impulsar jornadas educación en la correcta utilización de los medicamentos y dispositivos médicos.
5. Liderar los programas de fármaco y tecno vigilancia.
   

• Alcance

El comité de farmacia y terapéutica es el encargado de planear y verificar la adecuada gestión de los medicamentos y dispositivos médicos, desde su adquisición pasando por el almacenamiento, adecuación, distribución, administración y control de la terapéutica, de tal manera que involucra todas las áreas de la organización.

• Funciones del Comité de Farmacia y Terapéutica

1. Promover el uso racional de medicamentos y dispositivos médicos
2. Analizar y gestionar las reacciones adversas, los eventos adversos asociados a medicamentos y dispositivos médicos así como los errores de medicación en la Institución, documentando su gestión de acuerdo a la normatividad vigente y a las políticas organizacionales.
3. Evaluar y seleccionar los medicamentos de uso en la institución permitiendo su anexo dentro del sistema de información asistencial de acuerdo con la reglamentación legal y la interna.
4. Fomentar y realizar intervenciones eficaces para mejorar el uso de los medicamentos y dispositivos médicos (incluidos métodos educativos, de gestión y reglamentarios).
5. Elaborar y realizar seguimiento del Programa de fármaco y tecnovigilancia de la organización.
6. Analizar los temas propuestos ante el Comité y plantear acciones de mejora.
7. Hacer acta de los comités y dar seguimiento a los acuerdos tomados.
8. Difundir las recomendaciones emitidas, a los servicios involucrados y dar seguimiento a las acciones correspondientes
   

• Integrantes: El comité de Farmacia y terapéutica esta conformado de acuerdo al  decreto 2200 de 2005,  resolución 1403 de 2007 

1. Gerente o su delegado
2. Subgerente
3. Químico Farmacéutico
4. Coordinador de Calidad como representante del área científica
5. Representante de la especialidad medica (en caso que lo requiera)
   

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

• Presidente: El gerente de la organización es el presidente del comité, sus funciones son:

1. Presidir las sesiones del Comité.
2. Viabilizar el plan de acción del comité  y los programas de fármaco y tecnovigilancia
3. Vigilar el cumplimiento de la periodicidad de las sesiones.
4. Supervisar el cumplimiento del Orden del día de las Sesiones.
5. Dirigir los debates, recibir las mociones planteadas por los miembros del Comité y decidir la procedencia de las mismas.
6. Resolver las diferencias de opinión que se presenten entre los miembros del Comité y emitir voto de calidad, en caso de empate en las votaciones.
7. Efectuar las declaratorias de resultados de las votaciones.
8. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados.
9. Aprobar y firmar las actas de las sesiones.

• Coordinador del Comité: 

1. Preparar y someter a consideración del Presidente el Orden del día de las sesiones.
2. Dar seguimiento a los acuerdos de las sesiones anteriores.
3. Inscribir y leer las propuestas de los miembros de la Comisión.
4. Computar y registrar las votaciones.
   
5. Orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
6. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
7. Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
   

• Secretario
  

1. Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comite de farmacia y terapéutica, indicando la hora y el lugar de la reunión, de acuerdo a la programación de la coordinación.
2. Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.
3. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la empresa.
4. Solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
5. Elaborar informes sobre la gestión del comité que incluya estadísticas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la empresa.
   

• Periodicidad de las Reuniones: El comité se reunirá de manera ordinaria mensualmente, de acuerdo al cronograma establecido, citado vía Internet con: 

1. Lugar y fecha de la reunión
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

En caso de requerirse se puede delegar a otras persona para la asistencia al comité de acuerdo a la conveniencia de la situación

Comité de Ética Hospitalaria

Reglamentado por la resolución 13437 el comité de ética tiene como finalidad la humanización en la atención en salud y el cumplimiento de los derechos de los pacientes, sirve como un ámbito de reflexión del que hacer de la institución y sus usuarios internos fue creado como comité de Ética y buen gobierno mediante acta 001-2007 de Enero 15 de 2007, de acuerdo a solicitud de la secretaria de salud departamental en la circular 204 2013  se cambio el nombre por comité de ética hospitalaria y se realizaron las adecuaciones pertinentes en el comité de calidad del primero de marzo de 2013.las actas, En acta 01052018 del comité de calidad con fecha 2018/05/09 se realiza la revisión de los comités así como el acto administrativo de su instauración para el nuevo periodo.

• Objetivo
  

1. Proveer un ámbito de reflexión de los problemas éticos en la atención de los pacientes.
2. Analizar casos especiales sobre faltas a la ética en la prestación de los servicios.
3. Propender por el mejoramiento de los servicios de salud tomando como eje el bienestar del paciente y la humanización de la atención.
4. Brindad capacitaciones sobre ética en la prestación de los servicios de Salud.
5. Vigilar la actualización, capacitación y cumplimiento de los derechos y deberes de los Usuarios, que utilizan los servicios de la Institución.
6. Verificar el cumplimiento del código de ética y buen gobierno institucional en todas las acciones administrativas y asistenciales.
7. Promover la formación de la asociación de usuarios de oncomedic.

• Alcance

El comité de ética hospitalaria es el encargado de planear estrategias, verificar y mantener acciones que promuevan la humanización del servicio brindado en Oncomedic Ltda. tomando el paciente como eje de atención de modo que se cumplan todos los principios del código de ética así como los derechos y deberes de los usuarios de tal manera que el alcance del comité incluye toda las áreas de la organización.

• Funciones del Comité
  

1. Mantener actualizado, proteger y divulgar los derechos  y deberes de los Pacientes y el código de ética de la organización.
2. Liderar campañas y programas dirigidos a constituir una cultura de humanización en el servicio.
3. Analizar las inquietudes y demandas sobre prestación de servicios.
4. Asesorar la resolución de los problemas éticos que surjan.
5. Celebrar reuniones de análisis de casos de pacientes.
6. Consignar en las historias clínicas las sugerencias elaboradas en las reuniones, en aquellas situaciones que se considere conveniente.
7. Dictar normas sobre formas de análisis de los problemas éticos y guías operativas sobre problemas en pacientes tipificados.
8. Promover la conformación y mantenimiento de la asociación de usuarios de la organización.
   

• Integrantes:
  Dos delegados de la organización y dos de los pacientes, sus familiares u organizaciones sociales.

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

• Coordinador del Comité: 

1. Liderar las acciones del comité, Orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
2. Dar seguimiento a los acuerdos de las sesiones anteriores.
3. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
4. Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
   

• Secretario
  

1. Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité de ética Hospitalaria, indicando la hora y el lugar de la reunión, de acuerdo a la programación de la coordinación.
2. Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.
3. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la empresa.
4. Solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
5. Elaborar informes sobre la gestión del comité que incluya estadísticas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la empresa.
6. Recibir las solicitudes  para el análisis de los problemas éticos en el Comité.
7. Consignar la asistencia a las reuniones en el acta respectiva

• Periodicidad de las Reuniones: El comité se reunirá de manera ordinaria mensualmente de acuerdo al cronograma establecido, citado vía Internet por la secretario del comité tomando en cuenta:

1. Lugar y fecha de la reunión.
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente

En caso de requerirse se puede delegar a otra persona para la asistencia al comité de acuerdo a la conveniencia de la situación.

Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo

A partir del decreto 1443 de 2014 el Comité de Salud Ocupacional adopta el nombre de Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo; es un organismo encargado de la promoción, divulgación y vigilancia del cumplimiento de las normas, reglamentos y estrategias del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud de oncomedic ltda, propone actividades de capacitación que promuevan en todo el personal de la Institución condiciones de trabajo seguras, sanas e higiénicas, con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Tiene un carácter estrictamente asesor y básicamente es un organismo de coordinación entre empleadores, trabajadores y gobierno que deben actuar dentro de un ambiente de diálogo y armonía dando cumplimiento a la legislación vigente del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo, contemplada en el decreto ley 1295/1994, decreto 614 / 1.984, resolución 2013/ 1.986, 1016/ 1.989 y ley 1562 de 2012.

El Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo fue creado mediante acta 001-2007 de Enero 15 de 2007 se realiza reelección de los miembros de cada 2 años o en caso de presentarse algún requerimiento, se deja evidencia del acto administrativo de instauración para el nuevo periodo en el mismo comité.

• Objetivo

Hacer seguimiento al desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo, al igual que canalizar las inquietudes de salud y seguridad de los trabajadores hacia la administración, mejorando las condiciones de vida y salud de todos los empleados promoviendo estrategias que permitan lograr el bienestar físico, mental y social, previniendo daños en la salud derivados de las condiciones de trabajo mediante el Control de los factores de riesgo.

• Alcance

Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo es el encargado de planear estrategias, verificar y mantener acciones que promuevan un ambiente de trabajo saludable Oncomedic ltda, empoderando a los funcionarios de estas actividades logrando un mayor impacto,  de tal manera que el alcance del comité permea toda las áreas de la organización.

• Funciones del Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo
  
  

1. Promover el cumplimiento integral del Programa Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
2. Promover el bienestar físico, mental y social de los funcionarios de Oncomedic ltda
3. Prevenir en los empleados los daños en la salud derivados de las condiciones de trabajo.
4. Proteger a los funcionarios de los riesgos relacionados con agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales, mecánicos, eléctricos y otros derivados del trabajo
5. Controlar los factores de riesgo presentes en los lugares de trabajo que puedan afectar la salud de los empleados.
6. Proponer a la empresa la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.
7. Proponer y participar en actividades de capacitación acorde a las necesidades de institución 
8. Realizar  el análisis de las causas de los accidentes de trabajo, y proponer medidas correctivas, para evitar la ocurrencia de los mismos.
9. Vigilar el desarrollo de actividades en Medicina, higiene y seguridad industrial.
10. Realizar inspecciones periódicas de seguridad, informando al empleador la existencia de factores de riesgo y sugerir medidas de control.
11. Estudiar sugerencias que presenten los trabajadores en materia de medicina higiene y seguridad.
12. Servir como organismo de coordinación entre el empleador y los trabajadores en la solución de problemas referentes a Seguridad y Salud en el Trabajo
13. Solicitar y evaluar estadísticas de accidentalidad de la empresa
14. Recibir por parte de la alta dirección la comunicación de la política de seguridad y salud en el trabajo.
15. Recibir por parte del empleador información sobre el desarrollo de todas las etapas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Salud en el Trabajo (SG-SST).
16. Dar recomendaciones para el mejoramiento del SG-SST.
17. Participar en las capacitaciones que realice la Administradora de Riesgos Laborales.
18. Revisión del programa de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo.
19. Recibir los resultados de las evaluaciones de los ambientes de trabajo y emitir recomendaciones.
20. Apoyar la adopción de las medidas de prevención y control derivadas de la gestión del cambio.
21. Participar en la planificación de las auditorías.

Integrantes

El Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo está integrado por un delegados de la organización y otro delegado de los empleados. El proceso de selección del delegado de los empleados se realiza a través de votación con escrutinio público por un periodo de dos años que puede ser prorrogado, adicionalmente cada integrante tiene su respectivo suplente.

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

• Presidente del Comité:

1. Preparar las reuniones de los comités y  dar seguimiento a los acuerdos de las sesiones anteriores.
2. Orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
3. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
4. Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
   

• Secretario

1. Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo, indicando la hora y el lugar de la reunión, de acuerdo a la programación de la coordinación.
2. Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.
3. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la empresa.
4. Solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
5. Elaborar informes sobre la gestión del comité que incluya estadísticas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales seran presentados a la alta dirección de la empresa.
   
6. Consignar la asistencia a las reuniones en el acta respectiva

• Periodicidad de las Reuniones: El comité se reunirá de manera ordinaria mensualmente, de acuerdo al cronograma establecido, citado vía Internet por la secretaría administrativa tomando en cuenta:

1. Lugar y fecha de la reunión
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

En caso de requerirse se puede delegar a otra persona para la asistencia al comité de acuerdo a la conveniencia de la situación 

Comité de Registros Asistenciales

El Comité de registros asistenciales  se encarga de velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de las historias clínicas de acuerdo a lo establecido en la resolución 1995 de 1999 del ministerio de salud.

Fue creado mediante acta 001-2007 de Enero 15 de 2007 donde se establecieron los lineamientos generales del comité  y se ha reunido desde esa fecha, En acta 01052018 del comité de calidad con fecha 2018/05/09 se realiza la revisión de los comités así como el acto administrativo de su instauración para el nuevo periodo.

• Objetivo

Promover la adecuada gestión de las historia clínica  y los registros asistenciales acorde a la normatividad vigente y los requisitos de la organización.

• Alcance

El comité de registros asistenciales busca el adecuado manejo y gestión de los registros asistenciales desde su realización, archivo y difusión de acuerdo a la reglamentación vigente.

• Funciones del Comité de Registros Asistenciales

1. Promover en la Institución la adopción de las normas nacionales sobre historia clínica y velar porque estas se cumplan.
   
2. Realizar recomendaciones sobre  formatos de la historia clínica, así como los mecanismos para mejorar los registros.
3. Realizar seguimientos de calidad de los registros asistenciales
4. Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administración y funcionamiento del archivo de Historias Clínicas.
   
5. Participar en la documentación requerida para el adecuado diligenciamiento de la historia clínica y los registros asistenciales

• Integrantes

1. Gerente
2. Representante del area asistencial
3. Representante del departamento de calidad

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

• Presidente: El gerente de la organización es el presidente del comite sus funciones son:

1. Presidir las sesiones del Comité.
2. Viabilizar el plan de acción del comité  e incentivar el PAMEC dentro de la organización
3. Vigilar el cumplimiento de la periodicidad de las sesiones.
4. Supervisar el cumplimiento del Orden del día de las Sesiones.
5. Dirigir los debates, recibir las mociones planteadas por los miembros del Comité y decidir la procedencia de las mismas.
6. Resolver las diferencias de opinión que se presenten entre los miembros del Comité y emitir voto de calidad, en caso de empate en las votaciones.
7. Efectuar las declaratorias de resultados de las votaciones.
8. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados.
9. Aprobar y firmar las actas de las sesiones.
   

• Coordinador del Comité: 

1. Preparar Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comite, indicando la hora y el lugar de la reunión, y dar seguimiento a los acuerdos de los comités
2. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
3. Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
   
4. Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité con las respectivas evidencias.
5. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la empresa.
   
6. Elaborar informes sobre la gestión del comite que incluya estadísticas  y recomendaciones, los cuales serán presentados a la dirección de la empresa.
7. Recibir las solicitudes de usuarios internos y externos de la gestión de las historias clínicas
   

• Periodicidad de las Reuniones: El comité se reunirá de manera ordinaria Trimestralmente, de acuerdo al cronograma establecido, citado vía Internet por la secretaría administrativa tomando en cuenta:

1. Lugar y fecha de la reunión
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

En caso de requerirse se puede delegar a otra persona para la asistencia al comité de acuerdo a la conveniencia de la situación 

Las Actas de los comités se encuentran en home/documentos

Comité de Gestión de Residuos Hospitalarios o GAGAS Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria

El Comité de gestión de residuos hospitalarios busca el cumplimiento de la reglamentación existente en el tema, liderando la programación, divulgación y ejecución de las actividades del plan de acción del PGIRH de la organización y sus estrategias de identificación, segregación, desactivación, empaque, recolección, transporte, almacenamiento, manejo, aprovechamiento y disposición finalmente los residuos hospitalarios y similares

El Comite de Residuos Hospitalarios  de Oncomedic ltda fue creado mediante acta 001-2010 del 27 de mayo  de 2010 donde se establecieron los lineamientos generales del comite, En acta 01052018 del comité de calidad con fecha 2018/05/09 se realiza la revisión de los comités así como el acto administrativo de su instauración para el nuevo periodo.

• Objetivo
  

Realizar actividades de programación, divulgación y ejecución del plan de acción del programa de gestión de residuos articuladas a todas las actividades realizadas en el interior de la entidad que propicien generación, segregación en la fuente, des-activación, movimiento interno, almacenamiento y entrega de los residuos al prestador del servicio especial, vigilancia posterior a su entrega.

• Alcance

El comité de gestión de residuos hospitalarios incluye todas las actividades y dependencias de la institución pues vigila y reglamenta generación, segregación en la fuente, des-activación, movimiento interno, almacenamiento y entrega de los residuos al prestador del servicio de acuerdo al grado de peligrosidad, mas aun vigila la disposición final posterior a su entrega

• Funciones del Comite de Residuos Hospitalarios

1. Mantener actualizado el activo el PGIRH evaluando la ejecución del plan y tomado los ajustes pertinentes que permitan su cumplimiento
2. Realizar el diagnóstico situacional ambiental y sanitario en relación con el manejo de los residuos hospitalarios y similares.
3. Formular, divulgar y cumplir el compromiso institucional en torno al adecuado manejo ambiental de minimizar los riesgos para la salud y el medio ambiente del que hacer organizacional. 
4. Diseñar y realizar seguimiento el plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares.
   
5. Elaborar informes y reportes a las autoridades de vigilancia y control.
   

• Integrante

El comité esta conformado 3 integrantes de la organización.

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

• Coordinador del Comité: 

1. Preparar las reuniones del comite de acuerdo a los planes de acción
2. Dar seguimiento a los acuerdos de las sesiones anteriores.
   
3. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
4. Gestionar ante la dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
   

Secretario

1. Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comite, indicando la hora y el lugar de la reunión, de acuerdo a la programación de la coordinación.
2. Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.
3. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comite a las diferentes dependencias de la empresa.
4. Solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
5. Elaborar informes sobre la gestión del comite que incluya estadisticas y recomendaciones, que seran presentados a la dirección de la empresa.
   
6. Consignar la asistencia a las reuniones en el acta respectiva

• Periodicidad de las Reuniones

El comité se reunirá de manera ordinaria cada 2 meses , de acuerdo al cronograma establecido, citado por vía internet  tomando en cuenta:

1. Lugar y fecha de la reunión
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

En caso de requerirse se puede delegar a otra persona para la asistencia al comité de acuerdo a la conveniencia de la situación 

Comité de Convivencia

En respuesta a solicitud del delegado del ministerio de protección social del día 17/05/2011 se realiza reelección de los miembros de cada 2 años o en caso de presentarse algún requerimiento, se deja evidencia del acto administrativo de instauración para el nuevo periodo en el mismo comité.

Los lineamientos generales del comité de convivencia de acuerdo al artículo 3° de la Resolución número 2646 del 17 de julio de 2008, del Ministerio de la Protección Social. Se adoptan las disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional así como la definición correspondientes:

• Acoso laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo, conforme lo establece la Ley 1010 de 2006.

Que el artículo 14 de la Resolución número 2646 del 17 de julio de 2008, en mención, contempla como medida preventiva de acoso laboral:

• "1.7 Conformar el Comité de Convivencia Laboral y establecer un procedimiento interno confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las conductas de acoso laboral";

Que al constituirse los Comités de Convivencia Laboral como una medida preventiva de acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo, se estableció su conformación mediante la  resolución 652 DE 2012, resolución  1356 DE 2012 (Julio 18).

• Objetivo
  

Desarrollar actividades que propicien un entorno laboral apropiado, prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo

• Alcance

El comité de convivencia se encarga de prevenir y dar tramite a situaciones de acoso laboral por lo que incluye a todo el personal de Oncomedic ltda.

• Funciones del Comite de Convivencia

1. Evaluar en cualquier tiempo la vida laboral de la empresa en relación con el buen ambiente y la armonía en las relaciones de trabajo, formulando a las áreas responsables o involucradas, las sugerencias y consideraciones que estimare necesarias.
2. Promover el desarrollo efectivo de los mecanismos de prevención establecidos en el reglamento interno de trabajo.
3. Hacer las sugerencias que considerare necesarias para la realización y desarrollo de los mecanismos de prevención, con énfasis en aquellas actividades que promuevan de manera más efectiva la eliminación de situaciones de acoso laboral, especialmente aquellas que tuvieren mayor ocurrencia al interior de la vida laboral de la empresa.
4. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
5. Examinar de manera confidencial, cuando a ello hubiere lugar, los casos específicos o puntuales en los que se planteen situaciones que pudieren tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral.
6. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja.
7. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.
8. Formular las recomendaciones que se estimaren pertinentes para reconstruir, renovar y mantener vida laboral conviviente en las situaciones presentadas, manteniendo el principio de la confidencialidad en los casos que así lo ameritaren.
9. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
10. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir a la persona encargada de la gestión de recursos Humanos, la alta dirección de la empresa,  el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.
11. Presentar a la alta dirección las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control.
12. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones.
13. Atender las conminaciones preventivas que formularen los Inspectores de Trabajo en desarrollo de lo previsto en el numeral 2 del artículo 9º de la Ley 1010 de 2006 y disponer las medidas que se estimaren pertinentes.

Integrantes

El Comité de Convivencia Laboral está compuesto por un número igual de representantes del empleador  y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes para el caso de Oncomedic es un representantes de los trabajadores y 1 representantes del empleador con sus respectivos suplentes, el empleador designa directamente a sus representantes y los trabajadores eligen los suyos a través de votación con escrutinio público.

Los integrantes del comité de convivencia deben contar con competencias actitudinales y comportamentales, tales como: respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información, ética, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo, resolución de conflictos. 

No pueden integrar  el comité trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en los últimos seis (6) meses anteriores a la conformación del comité.

El período de los miembros del Comité de Convivencia será de dos (2) años, a partir de la conformación del mismo, que se contarán desde la fecha de la comunicación de la elección y/o designación.

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

Presidente del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros, un Presidente, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.

3. Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las recomendaciones aprobadas en el Comité.

4. Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.

Artículo 8°. Secretaria del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.

3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia.

5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.

7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la entidad pública o empresa privada.

8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.

9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada.

• Periodicidad de las Reuniones

El comité se reunirá de manera ordinaria cada mes y de forma extraordinaria citado por el delegado de los empleados tomando en cuenta:

1. Lugar y fecha de la reunión
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

Procedimiento Para Gestión de Quejas de Acoso Laboral Ante Comité de Convivencia Laboral en Oncomedic ltda

Las actas del comité se encuentran en home/documentos

Comité de Compras

El comité de compras define políticas de adquisición,  verifica las cotizaciones, evalúa las ofertas, define el plan de compras, tomando en cuenta las recomendaciones del director técnico del servicio farmacéutico para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos. Realiza la selección y seguimiento de proveedores de modo que se puedan tomar las mejores decisiones de inversión de los recursos de la institución, priorizando las necesidades y la disponibilidad de los recursos.

El comité de compra inicio en la institución desde abril de 2011, en acta 01052018 del comité de calidad con fecha 2018/05/09 se realiza la revisión de los comités así como el acto administrativo de su instauración para el nuevo periodo.

• Objetivo

Brindar asesoría a la gerencia para la planeación, evaluación y seguimiento del proceso de adquisición mediante la evaluación de las ofertas con los criterios de calidad y cumplimiento de los requisitos legales y técnicos, así como los costos

• Alcance

El comite de compras define los lineamiento generales del proceso de compras evalúa los proveedores verificando el cumplimiento de todos los requisitos tanto desde el punto de vista de la cotización como suministro y evaluación de su actuar de modo que pueda crear alternativas para el mejoramiento continuo de los proveedores y con ello de la organización

Funciones del Comité de Compras

1. Evaluar Trimestralmente la ejecución del Plan de Adquisiciones, el Manual de Procedimientos Específicos de Contratación y formular las recomendaciones a la gerencia.
2. Vigilar que los suministros y servicios obtenidos por la organización cumplan con los requisitos técnicos, científicos y legales que se requieren, al mejor valor del mercado.
   
3. Evaluar regularmente los proveedores de acuerdo a criterios como: la oportunidad en tiempo, calidad técnica y costos de las adquisiciones y establecer planes de mejoramiento.
   

• Integrantes

Según acta de comité del 20101209 se recompone dicho comité quedo integrado así:

• Gerente
• Subgerente
• Químico farmacéutico-

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

Presidente: El gerente de la organización es el presidente del comité sus funciones son:

1. Presidir las sesiones del Comité.
2. Viabilizar el plan de acción del comité 
3. Vigilar el cumplimiento de la periodicidad de las sesiones.
4. Supervisar el cumplimiento del Orden del día de las Sesiones.
5. Dirigir los debates, recibir las mociones planteadas por los miembros del Comité y decidir la procedencia de las mismas.
6. Resolver las diferencias de opinión que se presenten entre los miembros del Comité y emitir voto de calidad, en caso de empate en las votaciones.
7. Efectuar las declaratorias de resultados de las votaciones.
8. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados.
9. Aprobar y firmar las actas de las sesiones

• Coordinador del Comité: 

1. Preparar y someter a consideración del Presidente el Orden del día de las sesiones.
2. Dar seguimiento a los acuerdos de las sesiones anteriores.
3. Orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
4. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.

• Secretario
  

1. Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité, indicando la hora y el lugar de la reunión, de acuerdo a la programación.
2. Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.
3. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité.
   
4. Elaborar informes sobre la gestión del comité que incluya estadísticas  y recomendaciones, los cuales serán presentados a la dirección de la empresa.
5. Recibir las solicitudes del personal  para el análisis 
6. Consignar la asistencia a las reuniones en el acta respectiva
   

• Periodicidad

Se realizaran reuniones ordinarias de manera trimestral o reuniones extraordinarias cuando se requiera mediante citación vía Internet que incluya:

1. Lugar y fecha de la reunión
   
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

En caso de requerirse los miembros del comité pueden delegar a otro funcionario para asistir al comité

Comité de Tumores

El comité de tumores de la institución surge como una respuesta a la ley Sandra Ceballos, ley 1384 del 19 de abril de 2010, en la que se establece como requisito su conformación con el propósito de desarrollar una actividad coordinadora, de control y asesoría sobre la enfermedad, el comité se instauro mediante acta 01102012 del 22 de octubre de 2012. En acta 01052018 del comité de calidad con fecha 2018/05/09 se realiza la revisión de los comités así como el acto administrativo de su instauración para el nuevo periodo.

• Objetivo

Definir y coordinar procedimientos y actividades de prevención, control y asesoría sobre enfermedades neoplásicas en oncomedic ltda.

• Alcance

El comité de tumores es un estamento consultor que tiene influencia en toda la organización desde la implementacion y desarrollo del modelo de atención en salud, hasta las acciones de control que se desarrollan articuladamente con las entidades contratantes, la atención de los pacientes y la vigilancia de los mismos aun después de su egreso y sus controles, todas las actividades del comité de tumores deben estar articuladas con el plan nacional de cáncer 

• Funciones del Comité de Tumores

1. Planear, desarrollar y desplegar el modelo de atención en Cáncer de oncomedic ltda articulado con el plan nacional de cáncer y las politicas locales y sectoriales del control de la enfermedad
2. Desarrollar, implementar y asistir articuladamente con los pacientes y las EAPBS y los profesionales en actividades de formación en promoción y manejo del cáncer
3. Desarrollar e integrarse a los sistemas de información de Cáncer a nivel local, regional y nacional
4. Brindar asesoramiento para el manejo integral del paciente oncologico
5. Estudio y adopción de Protocolos de manejo de patologías dentro de la organización. 
   
6. Analizar casos de interés.

• Integrantes

1. Gerente.
2. Representante del servicio asistencial.
3. Representante del departamento de calidad.
   

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

• Presidente: El gerente de la organización es el presidente del comité sus funciones son:

1. Presidir las sesiones del Comité.
2. Viabilizar el plan de acción del comité 
3. Vigilar el cumplimiento de la periodicidad de las sesiones.
4. Supervisar el cumplimiento del Orden del día de las Sesiones.
5. Dirigir los debates, recibir las mociones planteadas por los miembros del Comité y decidir la procedencia de las mismas.
6. Resolver las diferencias de opinión que se presenten entre los miembros del Comité y emitir voto de calidad, en caso de empate en las votaciones.
7. Efectuar las declaratorias de resultados de las votaciones.
8. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados.
9. Aprobar y firmar las actas de las sesiones
   

• Coordinador del Comité: 

1. Preparar la reuniones del Analizar casos de interés.
2. Dar seguimiento a los acuerdos de las sesiones anteriores.
   
3. Orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
4. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
5. Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
   

• Secretario
  

1. Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité, indicando la hora y el lugar de la reunión, de acuerdo a la programación de la coordinación.
2. Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.
3. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la empresa.
4. Solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
5. Elaborar informes sobre la gestión del comité que incluya estadísticas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la dirección de la empresa
   
6. Consignar la asistencia a las reuniones en el acta respectiva
   

• Periodicidad

El comité se reunirá cada tres meses de forma ordinaria se citara vía electrónica con los siguientes datos:

1. Lugar y fecha de la reunión
   
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

 En caso de requerirse los miembros del comité pueden delegar a otro funcionario para asistir al comité

Comité de Alianza de usuarios

El comité de alianza de usuarios de la institución surge como una iniciativa de integrar a los usuarios al que hacer organizacional, busca aportar a la calidad de vida del paciente su familia y la comunidad en general, su acta inicial o de conformación es del 04-09-2017.

Principios del proyecto Artesana: Mi principal obra soy yo mismo, por eso el primer compromiso es el autocuidado, el respeto y el amor por mi. En este entorno también como usuarios de Oncomedic Ltda daremos recomendaciones para su mejoramiento continuo. Todos tenemos un poder transformador y por difícil que sean los tiempos o por pequeñas que sean las cosas, nuestro reto es transformarlas en beneficio propio y social. Haremos un proyecto productivo que nos permita adquirir recursos para el grupo y para la persona.

• Objetivo

Definir y coordinar procedimientos y actividades de prevención, control y asesoría sobre enfermedades neoplásicas, la prestación del servicio, los derechos y deberes de los pacientes, así como el desarrollo de actividades que promuevan la calidad de vida del paciente y su familia.

• Alcance

El comité de alianza con los usuarios es un estamento consultor que tiene influencia no solo dentro de la organización, su que hacer busca fortalecer la educación y la calidad de vida de los pacientes partiendo de un compromiso activo de ellos mismos y la comunidad en que viven.

• Funciones del Comité de Alianza de Usuarios

Los componentes del proyecto son:

1. Aportar material didáctico y experiencial útil para la página oncologi.co que es un espacio para educación, promoción y difusión de conocimientos y actividades de calidad de vida.
2. Participar en actividades de y para pacientes.
3. Realizar talleres de artesanías, lúdicas y calidad de vida.

• Integrantes

1. Pacientes.
2. Representante de Oncomedic ltda .

• Periodicidad

El comité se reunirá cada tres meses de forma ordinaria se citara vía electrónica con los siguientes datos:

1. Lugar y fecha de la reunión
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

Comité de Atención a victimas de violencia sexual

El comité atención de victimas de violencia sexual es el encargado de brindar herramientas metodológicas y conceptuales con los criterios básicos para la identificación de victimas de abuso sexual, su abordaje inicial y referencia de modo que se garantice una atención con calidad y el restablecimiento de los derechos de las víctimas.

• Objetivo

Liderar el procedimiento de atención de victimas de violencia sexual dentro de la organización

• Alcance

El comité de atención victimas victimas de violencia sexual debe crear estrategias de difusión del protocolo de atención, así como liderar el mismo en el momento que se identifique algún caso.

• Funciones del Comité de atención de victimas de violencia sexual

Los componentes del proyecto son:

1. Aportar material didáctico y educación en la atención de victimas de violencia sexual.
2. Liderar el protocolo de atención de victimas de violencia sexual dentro la organización.

• Integrantes

1. Delegado de la organización para la atención de victimas.
2. Lider asistencial

• Periodicidad

El comité se reunirá cada seis meses de forma ordinaria se citara vía electrónica con los siguientes datos:

1. Lugar y fecha de la reunión
   
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

En caso de requerirse los miembros del comité pueden delegar a otro funcionario para asistir al comité

Comité de Seguridad del Paciente

El tema de seguridad del paciente a sido una prioridad en nuestra organización y a sido tratado en el comité de calidad y en el comité de farmacia y terapéutica dado que se identifico el riesgo mayor en la gestión de los medicamentos, el comité de seguridad del paciente se instituyo en la institución en el mes octubre de 2014, busca el desarrollo y seguimiento del programa de seguridad del paciente. En acta 01052018 del comité de calidad con fecha 2018/05/09 se realiza la revisión de los comités así como el acto administrativo de su instauración para el nuevo periodo.

• Objetivo

Identificar los posibles problemas de seguridad del paciente en Oncomedic ltda, priorizar los riesgos, planear, implementar y evaluar métodos de gestión del riesgo que permitan prevenir la ocurrencia de eventos adversos en los procesos de atención en salud mediante el despliegue de metodologías científicamente probadas y la adopción de herramientas prácticas que mejoren las barreras de seguridad y establezcan un entorno seguro de la atención en salud.

• Alcance

El programa de seguridad del paciente involucra a toda la organización en torno a la prevención del riesgo generado durante la atención en Oncomedic ltda.

Funciones

1. Diseñar, ejecutar y evaluar estrategias que permitan disminuir el riesgo en la atención mediante acciones que reduzca el error generado por factores humanos.
2. Diseñar, ejecutar y evaluar procesos, procedimientos de gestión de los riesgos físicos generados por la estructura, los equipos biomédicos y muebles de la institución.
3. Diseñar, ejecutar y evaluar programas de educar a los pacientes y sus familias que permitan el conocimiento y abordaje de los factores que pueden mejorar la seguridad de los procesos de atención.
4. Diseñar, ejecutar y evaluar procesos que permitan identificar, reportar, analizar y realizar planes de mejoramiento a los eventos adversos generados en la organización.
5. Realizar evaluación y seguimiento de los planes de mejoramiento y el aprendizaje organizacional.
6. Comparar los datos sobre seguridad del paciente en la organización y compararlo con otras organizaciones

• Integrantes

1. Gerente
2. Representante del Personal Asistencial
3. Director técnico del servicio farmacéutico.
4. Representante de calidad
5. Medico especialista

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

• Presidente: El gerente de la organización es el presidente del comité sus funciones son:

1. Presidir las sesiones del Comité.
2. Viabilizar el plan de acción del comité 
3. Vigilar el cumplimiento de la periodicidad de las sesiones.
4. Supervisar el cumplimiento del Orden del día de las Sesiones.
5. Dirigir los debates, recibir las mociones planteadas por los miembros del Comité y decidir la procedencia de las mismas.
6. Resolver las diferencias de opinión que se presenten entre los miembros del Comité y emitir voto de calidad, en caso de empate en las votaciones.
7. Efectuar las declaratorias de resultados de las votaciones.
8. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados.
9. Aprobar y firmar las actas de las sesiones
   

• Coordinador del Comité: 

1. Preparar la reuniones
   
2. Dar seguimiento a los acuerdos de las sesiones anteriores.
   
3. Orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
4. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
5. Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
   

• Secretario
  

1. Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité, indicando la hora y el lugar de la reunión, de acuerdo a la programación de la coordinación.
2. Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.
3. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la empresa.
4. Solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
5. Elaborar informes sobre la gestión del comité que incluya estadísticas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la dirección de la empresa
   
6. Consignar la asistencia a las reuniones en el acta respectiva
   

• Periodicidad

El comité se reunirá cada tres meses de forma ordinaria se citara vía electrónica con los siguientes datos:

1. Lugar y fecha de la reunión
   
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

 En caso de requerirse los miembros del comité pueden delegar a otro funcionario para asistir al comité

Comité de Vigilancia Epidemiologica COVE

El comité de vigilancia epidemiologica, es fundamental en el que hacer organizacional pues permite identificar, medir y analizar las características de la población, las patologías y tratamientos atendida en oncomedic, y facilitando la toma de decisiones asistenciales y administrativas e incrementando el impacto de las mismas. Adicionalmente la organización tiene la responsabilidad de informar los casos de interés en salud publica a la secretaria de salud municipal, y estar atenta a las condiciones de salud de los usuarios de las diferentes EAPBS para establecer medidas apropiadas para la atención articulando los esfuerzos. con estos objetivo oncomedic a venido desarrollando actividades de caracterización de la población y del perfil farmacológico de los usuarios dentro del comité de calidad a partir de junio 15 de 2018 se establece el comité de vigilancia epidemiologica.

• Objetivo

Proporcionar información del perfil epidemiologico, condiciones de salud, factores de riesgo y perfiles farmacológicos de la población atendida en oncomedic ltda como base par al toma decisiones, ejecución de actividades y evaluación de los resultados de las acciones.

• Alcance

Las acciones de vigilancia epidemiologica competen a toda la organización pues en ella tiene impacto tanto el personal administrativo que recibe al paciente y lo ingresa a la base de datos, hasta el personal asistencial que lo atiende y los funcionarios que lo analizan y hacen valiosa dicha información.

• Funciones

- Realizar la caracterización de la población y de los perfiles epidemiologicos en asocio con otros comités.
- Detectar y notificar a la secretaría de salud municipal los casos y eventos de declaración obligatoria en salud pública contenidos en el SIVIGILA.
- Realizar investigaciones de casos de interés,
- Depurar y actualizar la base de datos.
- Realizar reunión mensual para revisión de eventos (así sea negativa).
- Participar en los COVES municipales

• Integrantes

1. Gerente
2. Representante del Personal Asistencial
3. Director técnico del servicio farmacéutico.
4. Representante de calidad
5. Medico especialista

Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité

• Presidente: El gerente de la organización es el presidente del comité sus funciones son:

1. Presidir las sesiones del Comité.
   
2. Viabilizar el plan de acción del comité.
   
3. Vigilar el cumplimiento de la periodicidad de las sesiones.
   
4. Supervisar el cumplimiento del Orden del día de las Sesiones.
   
5. Dirigir los debates, recibir las mociones planteadas por los miembros del Comité y decidir la procedencia de las mismas.
   
6. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados.
   
7. Aprobar y firmar las actas de las sesiones
   

• Coordinador del Comité: 

1. Preparar la reuniones
   
2. Dar seguimiento a los acuerdos de las sesiones anteriores.
   
3. Orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
4. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
5. Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
   

• Secretario
  

1. Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité, indicando la hora y el lugar de la reunión, de acuerdo a la programación de la coordinación.
2. Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.
3. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la empresa.
4. Solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
5. Elaborar informes sobre la gestión del comité que incluya estadísticas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la dirección de la empresa, y en los comités municipales
6. Consignar la asistencia a las reuniones en el acta respectiva
   

• Periodicidad

El comité se reunirá mensualmente de forma ordinaria se citara vía electrónica con los siguientes datos:

1. Lugar y fecha de la reunión
   
2. Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
   

En caso de requerirse los miembros del comité pueden delegar a otro funcionario para asistir al comité

Comité de Infecciones

La prevención de Infecciones Asociadas a la Atención en Salud (IAAS) constituyen un reto tanto en la seguridad del paciente como en el cuidado de la salud de los funcionarios, una infección es un evento adverso que puede reducir la calidad de vida, alterar el pronostico e incrementar los costos de la atención, adicionalmente puede afectar a los funcionarios su situación personal y laboral. El comité de infecciones busca liderar y dar seguimiento a las acciones del programa de prevención de infecciones asociadas a la atención en salud, acorde a la Resolución 2471 DE 2022.

El comité de infecciones de la organización se creo mediante acta 01062024 del comité de infecciones

• Objetivo

Realizar actividades de programación, ejecución y evaluación del plan de acción del programa de prevención de infecciones asociadas a la atención en salud, y uso adecuado de antibióticos .

• Alcance

Las acciones del comité inician con la prevención de las infecciones con acciones de educación, creación y consolidación de una cultura de la prevención de las infecciones tanto para usuarios internos como externos, identificación de las infecciones y el apropiado manejo y gestión de las mismas

• Funciones
  • Coordinar al interior de la organización la ejecución de los lineamientos nacionales y territoriales para la prevención, vigilancia y control de Infecciones asociadas a la atención en salud y las Reacciones Adversas Medicamentosas asociadas.
  • Asesorar a la institución en el componente técnico para la ejecución de las acciones establecidas en el marco del Programa de Prevención, Vigilancia y Control de Infecciones asociadas a la atención en salud y las Reacciones Adversas Medicamentosas asociada y frente a los lineamientos de la Optimización de Antimicrobianos.
  • Asesorar en la formulación y aplicación de iniciativas institucionales de prevención y control de infecciones.
  • Asesorar en la implementación y el seguimiento de la Política de Seguridad del Paciente y las diferentes normas relacionadas con las Infecciones asociadas a la atención en salud y las Reacciones Adversas Medicamentosas asociada y hacer parte activa del componente de auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud.
  • Realizar el análisis institucional frente al abordaje de las Infecciones asociadas a la atención en salud y las Reacciones Adversas Medicamentosas asociada y el uso racional de antimicrobianos, y plantear las acciones necesarias para la intervención oportuna.
  • Socializar de manera periódica el comportamiento de los brotes de infecciones en la institución y las acciones generadas para la contención.
  • Participar en el desarrollo de acciones de formación continua del talento humano, incluyendo los temas establecidos en los programas de control de infecciones y en el programa de optimización de antimicrobianos, en los planes de capacitación institucional en el manejo de las Infecciones asociadas a la atención en salud y las Reacciones Adversas Medicamentosas asociada, en la correcta aplicación del análisis de riesgo según las atenciones que requiera el paciente para fortalecer la capacidad clínica en el abordaje de control de infecciones en los establecimientos de salud, y en uso y prescripción adecuada de antibióticos, antisépticos y desinfectantes.
  • Apoyar la construcción de estrategias de seguimiento y monitoreo de la limpieza y desinfección del ambiente institucional y el cumplimiento de las medidas estándar y precauciones adicionales.
  • Retroalimentar al personal de la institución frente a los resultados producto de las evaluaciones y seguimientos a los indicadores, para definir las acciones de mejora, y compromisos a que haya lugar.
  • Realizar acciones de comunicación del riesgo tanto para el personal de la institución como para el paciente y su familia o cuidador orientadas a la prevención de las Infecciones asociadas a la atención en salud y las Reacciones Adversas Medicamentosas asociada
  • Participar en la elaboración y desarrollo de un plan de acción anual, con objetivos, metas, actividades, responsables, indicadores de evaluación, cronograma de actividades y presupuesto para el fortalecimiento del Programa de Prevención y Control de Infecciones Asociadas a la Atención en Salud-IAAS y Resistencia a los Antimicrobianos-RAM.
  • Analizar y asesorar en la definición de las acciones pertinentes derivadas de los hallazgos del informe anual sobre el desarrollo del Programa de Prevención, Control y Vigilancia de Infecciones asociadas a la atención en salud y las Reacciones Adversas Medicamentosas asociada y de las estrategias para la contención de la resistencia bacteriana y socializarlo a nivel institucional y territorial.
  • Establecer planes de mejoramiento que garanticen la implementación de los Programas de Prevención y Control deInfecciones asociadas a la atención en salud y las Reacciones Adversas Medicamentosas asociada Verificar la implementación y avance de los planes de mejoramiento establecidos por el comité.
  • Establecer programas de uso racional de antimicrobianos a nivel institucional basados en estrategias costo-efectivas y definidas por el nivel nacional.
  • Contribuir, mediante alianzas estratégicas con los diferentes actores, al desarrollo de investigaciones relacionadas con la prevención, vigilancia epidemiológica, control, seguimiento y costos de las Infecciones asociadas a la atención en salud y las Reacciones Adversas Medicamentosas asociada
  • Apoyar la construcción de los informes solicitados por las secretarías de salud de los diferentes niveles territoriales o el nivel nacional.
  • Apoyar la investigación epidemiológica, y recomendaciones de medidas oportunas de intervención de brotes de Infecciones asociadas a la atención en salud y las Reacciones Adversas Medicamentosas asociada que puedan ser identificados al interior de la institución.
  • Asesorar a los arquitectos e ingenieros en caso de remodelaciones, demoliciones construcciones, debido al riesgo de incremento del número de infecciones asociadas a la atención en salud por dichas obras.

• Integrantes: el comité contara como mínimo con:
  • Gerente.
  • Director científico de la institución, Representante de auditoría médica o de garantía de la calidad, responsable del área de seguridad del paciente.
  • Director administrativo de la institución.
  • Profesional de enfermería
  • Químico farmacéutico representante del servicio farmacéutico o un regente de farmacia en instituciones de baja complejidad.
  • Representante de servicios generales

• Responsabilidades de la Secretaría Técnica del Comité Institucional: La secretaría técnica tendrá a cargo las siguientes responsabilidades:

• Citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias a los miembros del comité.
• Proponer el orden del día para cada reunión.
• Coordinar las actividades de apoyo necesarias para realizar las reuniones.
• Verificar la existencia del quórum.
• Elaborar y someter a aprobación las actas de cada reunión.
• Realizar seguimiento a los compromisos definidos en los comités, según la competencia del tema a tratar.
• Administrar los archivos de los documentos del comité.
• Rendir informes que le sean solicitados
• Las demás que le sean asignadas por el comité.

• Periodicidad: se realizaran reuniones mensuales, previa convocatoria realizada por quien lo preside, con una antelación no menor a cinco (5) días hábiles, y, de manera extraordinaria, cuando se considere necesario, a petición de.

Documentos Auxiliares

Formato 14 del Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad, Matriz de Comites Institucionales

Formato 15 del Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad, Plan de Trabajo de Comites

Formato 16 del Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad, Seguimiento a Comites

FMPC05 Formato Manual de Procedimiento de Gestión de Comités Asistencia: se encuentra en home/Documentos/Formatos

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Gestión de Comites
Objetivo del Procedimiento	Establecer los lineamientos fundamentales de conformación y acción de los comites institucionales
Responsable	Coordinador de Calidad
Alcance	Inicia con la identificación de la necesidad de crear un comite, su caracterización, implementación seguimiento, evaluación y aprendizage organizacional
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Direccionamiento estrategico de la organización Politica, programa o reglamentación que defina las necesidades y/o caracteristicas de un comite
Pasos	Creación y caracterización del comité Planeación de actividades del comité Implementación de actividades propuestas por el comité Evaluación de actividades propuestas por el comite Aprendizaje organizacional

Puntos Críticos e Instrumentos de Verificación

Los comités permiten realizar seguimiento de las actividades de la organización en cumplimiento de los planes de trabajo propuestos dentro de los programas o las estrategias organizacionales, en si mismo los comités son instrumentos de verificación del cumplimiento, su evidencia son los cronogramas, los seguimientos que se realizan de ellos y las actas de los comités.

Diagrama de Flujo