Programa de Gestión Documental

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Manual de Gestión de Calidad

Identificación

	Nombre		Código
	Programa de Gestión Documental		MGGP
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2010/08/23	2020-02-10	4

Elaboró Ultima Versión:  Lucy Ramirez Coordinadora de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comite de Calidad 

Introducción

El programa de gestión documental es un eje fundamental pues permite establecer, estandarizar y prolocolizar las diferentes actividades que se realizan garantizando la calidad de la atención, el cumplimiento de las normas, la protección de la privacidad y la seguridad de los pacientes, la eficiencia operativa y el éxito general de la institución; cada vez se hace mas importante la gestión veraz, completa, precisa, actualizada de la información que permita el acceso rápido, eficiencia operativa, simplificación del flujo de la información y seguridad de los datos, factores fundamentales dada la altamente confidencial y sensibilidad de los registros.

Oncomedic cuenta con una serie de herramientas en linea que permita acceder a la información en forma ágil y oportuna como son:

• Archivo central wiki.
• Archivo de gestión: documentos servidor, sistema operativo Visof y correo institucional con su componente Drive.
  

Oncomedic ltda ha estado implementando la filosofía del uso racional y apropiado de los recursos tanto físicos como humanos y tecnológicos apuntando sus esfuerzos a ser una institución con el menor uso del papel, lo que le permite mayor agilidad en muchas de sus actividades, esto sumado a la tendencia del trabajo colaborativo y el criterio firme de que el conocimiento es universal y fluctuante por lo que aporta herramientas para que sus diferentes usuarios puedan acceder y aportar la información, lo cual se traduce en procesos y procedimientos actualizados que permiten auditorias en tiempo real dando mayor eficiencia en la ejecución del que hacer institucional.

La responsabilidad u obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos institucionales, así como de su organización y conservación corresponde a cada uno de los funcionarios de Oncomedic ltda pero es liderada por el departamento de calidad institucional.

Es igualmente responsabilidad de todos los usuarios de Oncomedic trabajar sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, conscientes de la importancia de la gestión documental, no solo como la memoria institucional, sino por su importancia procedimental, legal y contractual de acuerdo al tipo de documento, por tal motivo se creo el programa de gestión documental, con el cual se pretende brindar una herramienta para el manejo de la información que permita la adecuada ejecución de las tareas, reduciendo errores dando mayor eficiencia y eficacia no solo en el actuar sino en el evidenciar la labor que cumple la institución.

Promoviendo mayor eficacia, eficiencia y fluidez de la información, Oncomedic ha implementado desde Noviembre de 2008 la Oncowiki, un instrumento descriptivo de la conceptulización organizacional, sus procesos, procedimientos, políticas y programas constituyéndose en un aliado de la calidad, mediante manuales prácticos de consulta libre para usuarios internos y externos con las restricciones propias del carácter de la información .

Políticas de Gestión Documental Oncomedic ltda

Oncomedic se compromete en planear, implementar, verificar y estandarizar el ciclo vital de los documentos que la organización requiera, velando por el adecuado manejo de la información institucional de forma que sea segura, confiable, veraz, que permita la toma de decisiones, mediante la incorporación de una cultura proactiva, que documenta su quehacer desde la planeación hasta la evaluación final, utilizando instrumentos tecnologicos apropiados, minimizando el uso de papel y respetando la reglamentación vigente

Objetivos

General

Proporcionar un sistema de gestión documental con  información relevante, completa, precisa, actual y veraz  para la organización, estableciendo los lineamientos generales que permitan fácil acceso,  integridad, confidencialidad de los bienes documentales que custodia de acuerdo a los principios legales y filosofía de la institución, para que constituya fiel testimonio del quehacer y permita la comunicación de la información, de forma segura, clara, facilitando su uso apropiado de modo que  genere mayor productividad y satisfacción de los clientes.

Específicos

• Implementar un Programa de Gestión Documental en Oncomedic ltda con el fin de cumplir con la normatividad vigente.
• Definir los Procedimiento de Gestión Documental , en términos  ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
•  Estructurar los Procedimientos de Gestión Documental,  que orienten el desarrollo institucional.
• Seguir la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.
  
• Conservar en forma apropiada material documental institucional que permita establecer no solo el contexto histórico, sino también el legal, administrativo y documental.
  
• Garantizará el continuo acceso y actualización de los documentos institucionales.
  
• Establecer los lineamientos de confidencialidad de la información documental que lo requiera, así como velar por el estricto cumplimiento de esta disposición.
  
• Estimular a los usuarios internos y externos para el uso de las herramientas institucionales que permitan la actualización  y conservación de los valores documentales institucionales.
• Identificar los documentos requeridos en cada uno de los puestos de trabajo, con el fin de optimizar su uso.
• Verificar el cumplimiento de las reglas de manejo de los documentos.
• Socializar los documentos institucionales en forma adecuada.

Objetivos de la Oncowiki

• Documentar las bases conceptuales de la organización.
• Describir los procesos, procedimientos, políticas y programas de Oncomedic ltda.
• Dotar a la institución de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente del Plan Estratégico.
• Brindar un documento completo y actualizado de consulta, que establezca métodos estandarizados para ejecutar el trabajo que se realiza en las diversas actividades de Oncomedic.

Alcance

La adecuada gestión de los documentos se aplicara en todas las dependencias de la empresa, y es responsabilidad de todo el personal cualquiera que sea la forma de contratación, a través de las diferentes acciones descritas en el presente programa, destinadas a promover y proteger la información institucional.

Tales disposiciones son de carácter permanente y su cumplimiento esta a cargo del comité de calidad, con la colaboración y asesoría de instituciones encargadas de la vigilancia y el control, como de personas naturales y jurídicas que desarrollan actividades sobre el particular.

El programa incluye todas las fases del ciclo vital de los documentos institucionales desde la planeación del mismo asta la disposición final y regula tanto documentos digitales como los documentos en papel.

Marco Conceptual

Sustento Legal

• Constitución política colombiana, articulo 15 reglamenta como derechos fundamentales el derecho a la intimidad, al buen nombre y el habeas data o derecho a la información personal, así mismo el articulo 20 reglamenta el derecho a la información.

• Ley 1712 de 2014: establece los principios y procedimientos para el acceso a la información pública y promueve la transparencia en las entidades públicas y privadas.

• Resolución 1995 DE 1999: Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica.

La Jurisprudencia de la Corte Constitucional Colombiana (Sentencia T-729/2002) y la Ley 1266 de 2009 reglamentan:

• Habeas Data (Autodeterminación Informática) : “Facultad del titular del dato personal para exigir a la administradora del dato personal el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de divulgación, publicación o cesión de los mismos.” (Sentencia T 792/ 02).
• Principio de Libertad: Los datos sólo pueden ser registrados y divulgados con el CONSENTIMIENTO LIBRE, PREVIO y EXPRESO del titular. Prohíbe la obtención y divulgación de datos de manera ilícita: (i) Sin previa autorización del Titular, (ii) En ausencia de mandato legal o judicial. (Sentencia T 792/ 02).
• Principio de Finalidad: El acopio, procedimiento y divulgación de datos personales debe estar definido de manera CLARA, SUFICIENTE y PREVIA. Queda prohibida la divulgación de datos personales.
  La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
  En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.
  En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:
  

1. Producción
   
2. Recepción
   
3. Distribución
   
4. Consulta
   
5. Organización
   
6. Recuperación
   
7. Disposición final de los documentos
   

Sustento Teórico

El programa de gestión documental busca proteger el patrimonio documental de la organización, garantizar la protección de la información y los mecanismos para su gestión de acuerdo a las características de confidencialidad dadas a cada documento, manteniendo la integralidad y disponibilidad de la información con el debido consentimiento de los dueños de la información

Es importante establecer que dentro documentos organizacionales el grado de confidencialidad requerido para los documentos de acuerdo a la reglamentación legal vigente y a las políticas organizacionales.

• Información Pública: Información que puede solicitarse por cualquier persona de manera directa y sin el deber de satisfacer requisito alguno.
• Información Semi-Privada: Presenta para su acceso y conocimiento un grado mínimo de limitación. Sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administración de datos personales.
• Información Privada: Información que sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones.
• Información Reservada: Estrecha relación con los derechos fundamentales del titular —dignidad, intimidad y libertad— se encuentra reservada a su órbita exclusiva y no puede siquiera ser obtenida ni ofrecida por autoridad judicial en el cumplimiento de sus  funciones (“Datos Sensibles“).
  

Metodología de Diseño e Implementación del Programa

Compromiso de la Dirección

Oncomedic se compromete a garantizar una adecuado manejo del ciclo vital del documento, para ello la alta dirección asume los siguientes compromisos:

• Asignar al departamento de calidad la responsabilidad de liderar adecuada gestión documental de la organización.
• Designar en cada funcionario y departamento la responsabilidad de evaluar y gestionar la información requerida y suministrada  en  su área de trabajo.
  
• Brindar el tiempo para que todo el personal que ingrese vinculado o temporal, reciba la capacitación a cerca de los documentos institucionales.
  
• Suministrar a cada trabajador los elementos requeridos para la gestión documental, exigiendo el uso de los documentos en el desarrollo de la labor pero también propiciando los medios para crear conciencia del valor del documento.
  
• Incluir en las reuniones de la gerencia y otros grupos de trabajo, el análisis y la toma de decisiones en la gestión documental.
  
• Realizar los reportes requeridos a nivel interno y externo de forma oportuna.
  
• Evaluar el desempeño de la gestión documental como base para el desarrollo, productividad y la calidad de la institución.
  
• Diagnóstico y evaluación del estado documental frente a las necesidades de todas las partes involucradas en la organización.
• Adopción de estrategias de gestión documental y manejo de contingencias.
• Socialización de las estrategias de gestión documental y manejo de contingencias.
• Establecer la metodología de manejo de la información tanto desde el punto de vista del ciclo vital del documento, como de la gerencia de la información de acuerdo a los requerimientos organizacionales y a la reglamentación existente.
• Socializar la metodología de manejo de la información tanto desde el punto de vista del ciclo vital del documento, como de la gerencia de la información de acuerdo a los requerimientos organizacionales y a la reglamentación existente.
• Priorizar de las necesidades de gestión documental.
• Implementar mesas de trabajo para el diseño, producción y evaluación de los documentos organizacionales de acuerdo a los requerimientos establecidos.
• Crear estrategias de recolección, consolidación y análisis de la información organizacional y realizar el reporte a las partes interesadas y a la dirección.
• Adoptar, socializar e implementar una política de manejo de acrónimos y siglas con el objetivo de reducir el riesgo de errores.

Diagnostico Organizacional

Se realizara el diagnostico del estado de los documentos de oncomedic ltda tomando en cuenta los diferentes archivos con que cuenta la organización

Organización del Programa

• Coordinación del Programa: La coordinación de la gestión documental, esta bajo la responsabilidad del departamento de calidad de Oncomedic ltda, personal designado por la Gerencia ONCOMEDIC.
  
• Funciones del Coordinador de Gestión Documental:
  

1. Coordinar y planificar las actividades del programa de gestión documental.
2. Identificar, evaluar y dar respuesta a los requerimientos documentales de la organización.
3. Oficializar documentos y formatos.
4. Implementar estrategias de transmisión de la información.
5. Llevar registros y estadísticas de los documentos institucionales mediante listado maestro de documentos o tablas de retención documental.
6. Dar a conocer a los colaboradores las normas y procedimientos del Programa de Gestión Documental.
7. Promover conductas para establecer adecuado manejo del ciclo vital del documento.
8. Coordinar en conjunto con los líderes de áreas, la redacción y evaluación de los protocolos y demás documentos requeridos en cada una de las áreas de trabajo.
9. Propiciar la toma de decisiones a partir de la consolidación, análisis y minería de datos.
10. Implementar y mantener tecnologías de la comunicación y la información.
11. Establecer alternativas de contingencia para el manejo de la información.

Campo de Aplicación del Programa

El programa de gestión documental es transversal a toda la empresa de tal manera que todos los documentos generados o gestionados por ella estén acordes con los principios organizacionales, de tal manera que es compromiso de todos los funcionarios de oncomedic, el conocimiento  y cuidado de nuestro acervo documental.

Estrategias Acciones y Responsables

El programa de gestión documental incluye diversos Procesos fundamentales dentro del ciclo vital de los documentos de la organización así:

Proceso de Disposición Final de los Documentos

Resultado Esperado Indicadores y  Metas

Con la implementación del programa de gestión documental se pretende tener actualizada la documentación procedimental de la organización así como contar con un archivo apropiado de la información que permita su uso racional para la toma de decisiones.

Indicador	Meta
Numerador: Número de documentos revisados y actualizados hace menos de 2 años X 100 Denominador: Número total de documentos	70%
Numerador: Número documentos solicitados                X100 Denominador: Número de Documentos Elaborados.	70%

Tiempo de Ejecución y Revisión del Programa

El programa de gestión documental es permanente, anualmente se realiza el diagnostico del estado del componente documental de la organización identificando los requerimientos al respecto, para luego ser priorizados y enunciados en un plan de acción de gestión documental que debe estar integrado con el direccionamiento estratégico y con los demás programas de la organización.

Recursos del Programa

• Recursos Humanos: La persona encargada de liderar el programa de gestión documental es el coordinador de calidad con el apoyo de el comité de calidad, sin embargo todos los colaboradores de la institución son responsables de la adecuada ejecución del programa de gestión documental.
• Equipos y Elementos: Se cuenta con material escrito,  software y hardware para el desarrollo del programa.
• Listado de Hardware

EQUIPOS	CARACTERíSTICAS TÉCNICAS
Servidor Principal de plataforma Web	Contratado con Visof.
Servidor Local	Equipo de Cómputo con una Board EI7, HD de un Tera y Ram de 16Mgb con conexión permanente a la red interna y externa de acceso interno por localhost y externo por ssh.
Equipos o estaciones de trabajo	Estas máquinas son catalogadas autónomas o dependientes. Esto varía desde el punto de vista de acceso gráfico contando con procesos autónomos locales de Red.
SISTEMA DE RED
Moden de conexion a Web	Se cuenta con dos módems por proveedores diferentes que permiten un acceso continuo a las plataformas web. Para una velocidad de 6 Gb.
Equipo de Balanceo	Es un equipo que hace la interfaz entre los servidores de DNS y la red Interna es el encargado de dar DHCP internas.
Swiche de 36 puertos	Es el que se encarga de repartir e intercomunicar todas las estaciones de trabajo con el equipo de balanceo
Gabinete y protección de red	Es donde se almacenan los equipos anteriores y sale el cableado estructural especificación 6 para hacer comunicaciones o por LAN o WLAN.
Equipos de Impresion
Kyocera KM2810	Maquina Multifuncional que permite el escaneo, copia e impresión de Documentos tipo tonner.
Epson 810	Maquina que apoya las tareas de impresión de Facturación y documentos administrativos.
Epson 300	Maquina que apoya las tareas de impresión de Farmacia y de Notas de Aplicación.

Características Técnicas

Plataforma Web	En el servidor remoto se encuentra con plataformas SQL, PHP, SSH y HTML lo que le permite un acceso remoto y seguro.
Sistema operativo Local	Debian Versión 6.0 en algunas maquinas esta con entorno escritorio y en otras esta solo acceso terminal. (Licencia_GNU)
Plataforma documental asistencial y administrativa	Visof-Oncomedic
Plataforma documental administrativa y de Ofimática	Se utiliza el servicio Apps de Google docs esto permite un manejo rápido, oportuno y en tiempo real del manejo de los documentos.
Plataforma de Comunicación	Sistema Apps de Google Chat que permite una interacción permanente entre todos los funcionarios lo mismo que el manejo de dispositivos móviles.

• Recursos Físicos: Se cuenta con salón de estantes y cajas para el archivo.
• Recursos Financieros: Anualmente la gerencia y el área administrativa destina recursos para el desarrollo del programa de gestión documental