Diferencia entre revisiones de «Programa de Auditoria a Proveedores»

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[[Proceso de Gestion de Calidad|Manual de Gestión de Calidad]]  


[[Contratacion|Regresar a Contratación de Proveedores]]


= <br>Identificación<br> =
= Identificación  =
<div>
{| cellspacing="0" cellpadding="3" border="1" width="463"
|-
| width="77" rowspan="4" | <br>
[[Image:Logo Manual.png]]<br>


<br>
{| width="665" cellspacing="0" cellpadding="4"
|- valign="TOP"
| width="129" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" rowspan="4" | [[Image:Oncomedic.png]]
| width="327" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" colspan="2" | '''Nombre'''
| width="64" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | '''Código'''
| width="111" style="border: 1px solid #000000; padding: 0.1cm" rowspan="4" | [[Image:Saludarte.png]]
|- valign="TOP"
| width="327" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" colspan="2" | Programa de Auditoría de Proveedores
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | PAP
|- valign="TOP"
| width="156" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | '''Fecha de Emisión'''
| width="163" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | '''Fecha de Actualización'''
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | '''Versión'''
|- valign="TOP"
| width="156" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
2013/11/19


| width="273" height="13" colspan="2" |  
| width="163" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">'''Unidad Administrativa'''</font></font>
2024/11/29


| width="93" colspan="2" |  
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" | 3
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">'''Código'''</font></font>
|}


|-
<span style="line-height: 1.5em;">&nbsp;</span>'''Elaboró:'''
| width="273" height="28" colspan="2" |
<span style="font-weight: bold;">Manual Procedimiento de Auditoría de Proveedores</span>  
 
| width="93" colspan="2" |
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">MPC02F</font></font>


{| width="970" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
|-
|-
| width="134" height="14" |
| Blas Alarcon Arteaga<br>  
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">Fecha de Emisión</font></font>  
| Químico Farmacéutico de Calidad<br>
 
| width="133" |
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">Fecha de Actualización</font></font>
 
| width="43" colspan="2" |
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">Version</font></font><br>  
 
|-
|-
| width="134" |
| Lucy Ramirez Londoño<br>  
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">(DD-MM-AA)</font></font>  
| Coordinadora de Calidad Oncomedic&nbsp;
 
2011/09/08
 
| width="133" |
<font face="Arial, sans-serif"><font size="3">(DD-MM-AA)</font></font>
 
No Aplica
 
| width="43" colspan="2" |
1
 
|}
|}
<br></div>
'''Elaboró: '''Luis Carlos Alvarez


<br>'''Revisó y&nbsp;Autorizó Ultima Versión:&nbsp;'''Comité de Calidad, &nbsp; 8 Septiembre de 2011<br>
<br>'''Revisó y&nbsp;Autorizó Ultima Versión:''' Comite de calidad


<br>
= Introducción =


<br>
En el marco de nuestro compromiso con la calidad, la seguridad del paciente y el cumplimiento normativo, hemos diseñado un Programa de Auditoría a Proveedores Externos que busca garantizar que los insumos, medicamentos, dispositivos médicos y servicios suministrados, cumplan con los estándares de calidad y seguridad establecidos por la IPS y las regulaciones vigentes.


== Sustento Teorico  ==
El rol de los proveedores externos en la cadena de suministro es fundamental para mantener la continuidad de los procesos asistenciales, la eficacia terapéutica y la integridad de los productos. Por ello, este programa está orientado a evaluar y supervisar de manera sistemática los aspectos técnicos, operativos y de cumplimiento de cada proveedor, fortaleciendo la relación de confianza y asegurando la calidad en cada etapa del suministro.


=== <br> Proveedor Crítico  ===
Este programa será implementado a través de auditorías periódicas, las cuales se realizarán de manera programada y bajo criterios previamente definidos. Los resultados obtenidos permitirán evaluar el desempeño de los proveedores y tomar decisiones informadas que fortalezcan nuestra red de suministro y aseguren la calidad en el servicio ofrecido a nuestros pacientes.


<br> Aquel de cuyos servicios o productos se beneficia la empresa y que afectan la calidad de sus procesos, servicios o productos. Un proveedor crítico resulta lo suficientemente importante para la gestión de calidad empresa que por tal motivo debe ser auditado, es decir que debe ser sometido a lo descrito en el presente procedimiento. <br>
= Objetivos =


*Proveedores de materias primas
Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios, mediante la valoración de las especificaciones requeridas por la normatividad vigente y auditorias, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas  y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda.
*Empresa encargada de lavado de uniformes
*Laboratorios de mantenimiento y calibración de equipos
*Laboratorios de control de calidad fisicoquímico y microbiológico
*Empresas encargadas de la destrucción de productos rechazados
*Empresas encargadas de la distribucion y suministro de medicamentos y dispositivos


<br>
= Alcance  =


=== Puntos de Inspección Y Autoinspección  ===
La evaluación y auditoria de los proveedores inicia desde el momento mismo en que se seleccionan los proveedores, la valoración de su desempeño cotidiano en el procedimiento de adquisición, el manejo de las posibles desviaciones y quejas que permita la toma de decisiones y la retroalimentación de los procesos de los proveedores y el mejoramiento mutuo.


<br> Aquellos aspectos y lugares que deben prepararse para la auditoria según las instrucciones escritas referentes a la autoinspección e inspección, a fin de establecer un mínimo de normas y requisitos uniformes de auditoría en la que abarquen al menos los siguientes puntos:
= Sustento Teórico  =


a) recurso humano b) instalaciones, inclusive las destinadas al personal c) mantenimiento de edificios y equipos d) almacenamiento de materias primas, medicamentos y productos terminados e) equipos (cuando aplica) f) producción y controles durante el proceso g) control de calidad h) documentación i) saneamiento e higiene j) programas de validación y revalidación (cuando aplique) k) calibración de instrumentos o sistemas de medición l) procedimientos de retiro de productos del mercado m) manejo de quejas n) control de etiquetas, artes, insertos o rótulos (cuando aplique) o) resultados de las autoinspecciones anteriores, y medidas correctivas adoptadas.
== Marco Legal  ==


p) logistica de adquisición y dispensación de medicamentos y dispositivos medicos
La calidad de la atención en el marco del SGSSS y la normatividad vigente se ha definido como la provisión de servicios de salud a los usuarios de forma accesible, equitativa y con un nivel profesional óptimo, considerando el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el fin de lograr la satisfacción de los usuarios, la ley 100 de 1993 establece el desarrollo de un Sistema de Garantía de la Calidad que incluye la Auditoria Médica para las Instituciones prestadoras de servicios de salud.


q) Atención farmacéutica
El decretos 2174 de noviembre 28 de 1996 cobija a todas las personas naturales y jurídicas que integran el sistema general de seguridad social en salud, define las características de la calidad de la atención en salud, las cuales están dadas por el conjunto de atributos técnico-científicos, humanos, financieros y materiales que debe tener la seguridad social en salud, bajo la responsabilidad de las personas e instituciones que integran el sistema y la correcta utilización de los servicios por parte de los usuarios. Las características principales de la calidad de la atención en salud son: la accesibilidad, la oportunidad, la seguridad y la racionalidad técnica.


r) sistema de infromacion del medicamento
El decreto 1011 de 2006 define la auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención de salud como: “mecanismo sistemático y continuo de evaluación y mejoramiento de la calidad observada respecto de la calidad esperada de la atención de salud que reciben los usuarios.”, involucra aspectos como accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la atención todos estos aspectos están impactados por los proveedores de los servicios.


<br> EQUIPO DE AUTOINSPECCIÓN
El decreto 780 de 2016 capitulo No. 10  en el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.


<br> La administración debe designar un equipo de autoinspección formado por personas locales expertas en sus respectivos campos y conocedoras del sistema de gestión de calidad de la empresa. Pueden integrar dicho equipo personas de la compañía o ajenas a ella.  
La Resolución 5095 de 2018, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, establece los estándares y procedimientos para la Acreditación en Salud en el marco del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad (SOGCS). Su objetivo principal es fortalecer la calidad de los servicios de salud en el país mediante la implementación de estándares superiores de calidad para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) y las Entidades Promotoras de Salud (EPS).


Conformar el equipo de autoinspección: criterios para conformar el equipo.  
La resolución 0444 por la cual se adopta el Instrumento de Verificación de Cumplimiento de Buenas Prácticas de Elaboración de preparaciones magistrales y se dictan otras disposiciones.  


<br> FRECUENCIA DE LA AUTOINSPECCIÓN
El decreto número 351 de 2014, por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos generados en la atención en salud y otras actividades.


<br> La frecuencia de la autoinspección dependerá de las necesidades de cada compañía.  
La Resolución 256 de 2016, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, establece el Reglamento Técnico de Habilitación para los Prestadores de Servicios de Salud en cuanto a los requisitos específicos para las condiciones de habilitación de los servicios de salud y las tecnologías en salud, con el fin de garantizar que estos servicios cumplan con los estándares mínimos de calidad para la protección y seguridad de los pacientes.


Elaborar el cronograma de autoinspección. Criterios de para definir las fechas de autoinspección y la periodicidad
La Resolución 3100 de 2019, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, donde se establecen las condiciones y requisitos de habilitación para los prestadores de servicios de salud y las tecnologías en salud. Esta resolución busca garantizar que los servicios de salud ofrecidos en Colombia cumplan con los estándares mínimos de calidad, seguridad y oportunidad, en el marco del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud (SOGCS).


de la misma INFORME DE LA AUTOINSPECCIÓN
La Resolución 1884 de 2023, la cual regula el uso de herramientas tecnológicas y sistemas de información para el seguimiento y control de la gestión de calidad en las IPS, promoviendo la implementación de estándares que permitan el monitoreo eficiente y la mejora continua de los servicios de salud. Esta resolución también refuerza la transparencia y la rendición de cuentas en la calidad de la atención proporcionada por las instituciones de salud.


Una vez terminada la autoinspección debe prepararse un informe sobre la misma, el cual incluirá: a) resultados de la autoinspección b) evaluación y conclusiones c) medidas correctivas recomendadas
== Marco Referencial  ==


Diseñar el documento de presentacion del informe de la autoinspección
Los proveedores de Oncomedic limitada deben cumplir con los estándares de calidad en los productos y servicios que suministran,  para tal fin se identifican los proveedores críticos, se elabora un cronograma evaluaciones de desempeño y auditorias a proveedores que luego son reportados y evaluados por el comité de compras


<br> SEGUIMIENTO
<u style="line-height: 1.5em;">Proveedores Críticos</u><span style="line-height: 1.5em;">: son los que suministran</span><span style="line-height: 1.5em;">&nbsp;servicios o productos que afectan la calidad de los procesos, servicios o productos de la organización, dentro de Oncomedic Ltda identificamos los siguientes:</span>  


La administración de la compañía debe evaluar tanto la autoinspección como las medidas correctivas necesarias. Obtención de los indicadores de calidad, implementación de los planes de mejoramiento o acciones de mejora para corregir las fallas o errores detectados. hacer los seguimientos al cumplimiento de las acciones de mejora
*Proveedores de medicamentos y dispositivos médicos.
*Empresa encargada de lavado de ropa hospitalaria.
*Empresas de mantenimiento y calibración de equipos. 
*Empresas encargadas de la gestión y disposición final de desechos.  
*Empresa encargada de realizar el ajuste de dosis de medicamentos oncológicos, no oncológicos y reenvase de pre medicaciones.  
*Institución que presta servicio de ambulancia
*Empresa que presta servicio de esterilización


AUDITORIA DE LA CALIDAD
<u>Puntos de Inspección Y Auto-inspección:</u><span style="line-height: 1.5em;">&nbsp;</span><span style="line-height: 1.5em;">Aquellos aspectos y lugares que dada su relevancia deben ser verificados según las instrucciones escritas referentes a la autoinspección e inspección, a fin de establecer las normas y requisitos de la auditoria y que pueden aplicar o no de acuerdo al tipo de servicio o producto que suministra:</span>


<br> Podría ser conveniente complementar la autoinspección con una auditoria de calidad, que consiste en un examen y evaluación de todo o parte del sistema de calidad, con el propósito específico de mejorarlo. Por lo general, la auditoria de la calidad se encarga a especialistas independientes ajenos a la compañía o bien a un equipo designado por la administración específicamente con ese fin. Dicha auditoria puede extenderse también a los proveedores y contratistas.  
#Recurso humano.
#Instalaciones.
#Mantenimiento de edificios y equipos.
#Almacenamiento de medicamentos y productos.
#Control de calidad.
#Documentación.
#Saneamiento e higiene.
#Manejo de quejas.  
#Resultados de las autoinspecciones anteriores y medidas correctivas adoptadas.  
#Logística de adquisición y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos.
#Sistema de información del medicamento.


<br> AUDITORÍA DE LOS PROVEEDORES
= Descripción de la actividad  =


El encargado de la gestión de la calidad y en otros departamentos pertinentes recaerá la responsabilidad de la aprobación de los proveedores a quienes se pueda confiar la responsabilidad de proveer materias primas y de envasado que reúnan las especificaciones establecidas.
<u><span style="line-height: 1.5em;">Planificación</span></u><span style="line-height: 1.5em;">: La planificación de la auditoria &nbsp;inicia con la identificación de los proveedores y de sus atributos crítico, planteamiento de objetivos y alcance de la evaluación, elaboración de un cronograma anual en que se evidencian las actividades a realizar, dentro de las que se deben incluir:</span>


Revisar la politica de auditoria a los proveedores, criterios de evaluación, calificación y selección de proveedores. Elaborar un cronograma de auditorias a proveedores externos. Informes de auditorias a proveedores externos. Definir responsables o conformación del equipo de auditores a proveedores externos.
*<span style="line-height: 1.5em;">Auditorias a los proveedores</span>


CONSIDERACIONES GENERALES Conformación equipo auditor
<span style="line-height: 1.5em;">El comité de compras es el encargado </span>programar las auditorias a proveedores.


<br> Está conformado por el Director Técnico quien audita al los líderes de cada área en sus responsabilidades y viceversa. Se debe trabajar en la formación y capacitación continuada de Auditores internos. El equipo auditor debe mantener la independencia y objetividad de la auditoria, asegurando que los hallazgos y conclusiones se basarán solamente en evidencias verificables del cumplimiento de los procedimientos y la normatividad vigente. Criterios y plazos implementación acciones correctivas para auditorias internas
<u>Preparación de la Auditoria</u>:&nbsp;Grupo auditor:


No conformidad Critica: Es aquella definida como inadmisible en la calidad, seguridad de los productos y el trabajador , se debe resolver en forma Inmediata. No conformidad Mayor: Es aquella que aparece como severa, se debe resolver en un plazo no mayor a 30 días. No conformidad menor: Es aquella que en aparece como Leve, se debe resolver en forma en un plazo no mayor a 60 días.  
*Alista los formatos oficiales de inspección y hojas de verificación.  
*Revisa los registros de la última auditoria, si los hay.  
*Coordina fecha y hora y comunica al auditado para su aprobación.


La fecha de plazo cuenta a partir del día de la presentación del Plan de Acción (Máximo 3 días después de presentación del Informe de No conformidades).
<u>Ejecución de la auditoria</u>:


Definir el grado o nivel (clasificación) de las no conformidades  
*El auditor líder&nbsp;presenta a los auditados el objetivo y el alcance de la visita, así como la metodología a seguir durante las actividades de la auditoria. Confirma la disponibilidad de los colaboradores y aclara detalles del plan de auditoria cuando se requiera<br>
*El grupo auditor establecer conversaciones con los auditados, verifica cumplimiento de los requisitos enunciado, revisa los registros y demás documentos pertinentes, hace seguimiento de las auditorias anteriores y verificar su efectividad, registra los hallazgos&nbsp;
*En una reunión de cierre el Auditor el líder presenta a los auditados los aspectos relevantes de la auditoria, así como las no conformidades y/o observaciones.
*Se recomienda a los proveedores la realización del plan de acción y se acuerdan tiempos y métodos para el mismo.
*El auditor líder elaborar el informe y &nbsp;entrega copia al proveedor y al comite de compras
*Seguimiento a los planes de acción y Estado de No conformes según pactado con el proveedor<br>


<br> Criterios y plazos implementación acciones correctivas para auditorias a proveedores


Se aplican los criterios enunciados para auditoria interna pero se establece en común acuerdo con el proveedor el plazo para la acción correctiva. Se define el plazo para la accion correctiva entre el proveedor y el equipo auditor. DESARROLLO


TAREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
<u>Acciones extraordinarias:</u> Ante alguna insatisfacción en la prestación del servicio o entrega de suministros se realiza un reporte en el Formato desviaciones que es informado al proveedor.


Planificación
<br>


<br> Grupo auditor Elaborar en equipo el programa de auditorias internas y a proveedores al inicio del año en el mes de enero y lo registra en el Programa de Garantía de Calidad, el cual será aprobado con firma el Gerente general.
<u>Análisis de resultados:</u> De forma ordinaria el comité de compras anualmente decide de acuerdo a los reportes de auditoria y al desempeño económico de los proveedores continuar solicitando los servicios y productos a los proveedores habituales o cambiarlos, en caso de presentarse fallas graves durante el año se puede hacer cambio de proveedores


<br> Preparación
<br>'''Las auditorías a los proveedores se realizan anualmente'''


Grupo auditor Alistar los formatos oficiales de inspección y hojas de verificación. Revisar los registros de la última auditoria. Coordinar fecha y hora y comunicar al auditado para su aprobación
Evaluación a proveedores:


<br> Ejecución
Las evaluaciones a proveedores se realizan anualmente, este proceso es realizado por el director comercial, quién solicita información al servicio de farmacia, enfermería, consulta y calidad, con el fin de identificar cual ha sido la satisfacción en relación al servicio durante el año y las desviaciones que se presentaron, con esta información, se realiza la respectiva evaluación y se informa al proveedor el resultado.


Auditor Líder Reunión de apertura&nbsp;:  
Los formatos de las auditorias y evaluaciones aplicar se encuentran relacionados a continuación:


El auditor presenta a los auditados el objetivo y el alcance, así como la metodología a seguir durante las actividades de la auditoria. Confirma la disponibilidad de los colaboradores y aclara detalles del plan de auditoria cuando se requiera
[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1iBQK8AWv4k9ab2KgWIOTYIENaNX3fUKUwUOg00NOmRo/edit?gid=391874365#gid=391874365 Formatos]


<br> Desarrollo de la auditoria
<br>  


<br> Grupo auditor Establecer conversaciones con los auditados, verificar cumplimiento de los procedimientos e instructivos, revisar los registros y demás documentos pertinentes, hacer seguimiento de las auditorias anteriores y verificar su efectividad. Registrar las desviaciones detectadas.
==== Cuadro de procedimiento  ====


<br> Reunión de cierre Auditor Líder El auditor presenta a los auditados los aspectos relevantes de la auditoria, así como las no conformidades y/o observaciones. Para el caso de las auditorias internas, el auditado define las causas de las no conformidades y establece el plan de acción (5 días hábiles).  
{| border="1" cellspacing="1" cellpadding="1" style="width: 888px; height: 164px;"
|-
|
Nombre del Procedimiento.  


<br> Plan de Acción Auditado Se realiza un plan de acción preventivo o correctivo según lo indicado el en procedimiento de manejo de acciones correctivas y preventivas
|
Auditoria de proveedores &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp;<br>  


En el caso de las auditorias a proveedores, se define en común acuerdo de las partes quien y cuando se establece el plan de acción.
|-
|
Objetivo del Procedimiento


Informe de auditoría
| Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos, dispositivos y servicios en la cotidianidad, mediante la valoración de las especificaciones requeridas, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento  a los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten.<br>
|-
|
Responsable


Auditor Líder Elaborar el informe que consiste en documentar la verificación de los ítems revisados en el formato de inspecciones oficial que corresponde a una adaptación de las guías ICA-Invima de Buenas Prácticas de Manufactura. Anexo No. 1: Registro de no conformidades
| Comité de compras
|-
|
Alcance


<br> El informe debe contener el consolidado de los Resultados de la auditoria
| La evaluación de los proveedores inicia desde el momento mismo en que se seleccionan los proveedores, la valoración de su desempeño cotidiano en el procedimiento de adquisición, el manejo de las posibles desviaciones y quejas que permita la toma de decisiones y la retroalimentación de los procesos de los proveedores y el mejoramiento mutuo.
|-
|
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento


<br> Conclusión Auditoria (ver formato) donde conste los resultados de No conformes y su valoración en Crítico, Mayor Menor, Observaciones; escribir las conclusiones referidas al cumplimiento de las BPM, nombre y firma de los participantes, fecha de la auditoria y finalmente las firmas de las personas auditadas y auditor.
|
*Cronograma Anual de Auditorias de proveedores
*Formatos de auditorias de proveedores
*Informes de Auditoria a proveedores


<br> Se entrega el informe al Gerente general (para las auditorias internas y a proveedores) y copia del informe al proveedor encabezado por el Gerente general o quien este delegue y que se considere actor de mejoras por parte del proveedor. Seguimiento a los planes de acción y Estado de No conformes Auditor Líder según lo indicado el en procedimiento de acciones correctivas y preventivas
|-
| Pasos
|
*Planificación de la auditoria y/o Evaluación de desempeño
*Preparación de la auditoria&nbsp;y/o Evaluación de desempeño
*Ejecución de la auditoria&nbsp;y/o Evaluación de desempeño
*Presentación de resultados
*Planes de mejoramiento
*Seguimiento de las oportunidades de mejora


MANEJO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
|}
 
Se realiza según lo conforme con el procedimiento de acciones correctivas y preventivas. Personal relacionado con auditorías internas y a proveedores CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS AÑOS 2010 Y 2011
 
AUDITORIA FECHA A REALIZAR RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE LA AUDITORIA Auditoría interna 2011-10-02 Director Técnico
 
<br> Reporte de informe de acciones de mejora de la auditoría interna 2011-10-09 Director Técnico Auditoría a proveedores críticos 2011-12-02 Director Técnico
 
<br> Reporte de informe de acciones de mejora de proveedores críticos 2012-01-15 Director Técnico Auditoría externa del sistema de calidad 2012-04-01 Gerente General
 
<br> Reporte de informe de acciones de mejora de auditoría externa 2012-04-15 Director Técnico Auditoría interna 2012-10-02 Director Técnico
 
<br> Reporte de informe de acciones de mejora de la auditoría interna 2012-10-11 Director Técnico Auditoría a proveedores críticos 2012-12-02 Director Técnico
 
<br> Reporte de informe de acciones de mejora de proveedores críticos 2012-01-15 Director Técnico Documentación
 
Hacen parte de este capitulo toda la gestión documental institucional contenida en
 
    * Manual general de procesos Wiki institucional[1]
* Documentos de Soporte [2]
* Sistema de Manejo de Historias Clínicas [3]
* Modulo de Farmacia Oncolinux
 
Puntos Críticos del Servicio Farmacéutico e Indicadores Y Criterios de Calidad Auditoría de Selección y Adquisición de Medicamentos Auditoría de Calidad en Recepción Almacenamiento de Medicamentos Auditoría de Farmacotécnia en la Elaboración de Medicamentos Auditoria Producto Terminado Auditoria de la Distribución del Producto Fármaco Vigilancia Instalaciones y Equipos Monitoreo de Personal Gestión Documental Auditoria de Investigaciones y Docencia Información Farmacéutica Políticas de Detección de Desviaciones Auditorias Auto-inspecciones Y Auditorías De Calidad
 
El programa de auto-inspección permite detectar cualquier inconveniente en la implementación de las BPE y para recomendar las acciones correctivas necesarias. Las auto-inspecciones deben ser realizadas rutinariamente y tal vez, realizarse en ocasiones especiales, por ejemplo: desvíos a las especificaciones. El equipo responsable para la auto-inspección debe consistir en personal que pueda evaluar la implementación de las BPE objetivamente. Se deben implementar todas las recomendaciones para la toma de acciones correctivas. El procedimiento para la autoinspección es documentado y se realiza seguimiento. Elementos para la auto-inspección:
 
Estos pueden incluir cuestionarios sobre requerimientos de las BPP que cubran al menos los siguientes ítems:


    * Personal
= <span style="font-size: 20px; line-height: 1.5em;">Diagrama de Flujo</span>&nbsp;  =
* Instalaciones que incluyan las destinadas al personal; c. mantenimiento de edificios y equipamiento; d. almacenamiento de materias primas y productos terminados; e. equipamiento
* Preparacion y controles en proceso;
  * Control de calidad;
* Documentación
* Sanitización e higiene
* Programas de validación y revalidación
* Calibración de instrumentos o sistemas de medidas
* Procedimientos de retiro de instituciones de salud
* Manejo de reclamos
* Control de rótulos
* Resultado de auto-inspecciones previas y cualquier acción correctiva tomada.


Equipo De Auto-inspección
[[Archivo:Auditoria_Proveedores1.png]]


La dirección de la empresa debe designar un equipo de auto-inspección formado por personas expertas en sus respectivos campos y conocedoras de las BPE. Pueden integrar dicho equipo personas del centro de preparación o personas ajenas a el. Frecuencia de auto-inspección La frecuencia debe ser establecida en un procedimiento operativo normatizado. La auto-inspección debe realizarse, por lo menos, una vez al año. Reporte De Auto-inspección


Al finalizar se debe hacer un reporte que incluya:


    * Resultados de auto-inspecciones;
* Evaluación y conclusiones
* Acciones correctivas recomendadas.


Auditorias de Calidad


Examen del sistema de gestión de la calidad con el propósito específico de mejorarlo. Una auditoria de calidad es conducida, generalmente por especialistas externos o independientes, o un equipo designado por la gerencia para este propósito. Tal auditoria también puede extenderse a proveedores y contratados. Auditoria de Proveedores críticos
'''Nota:''' si se ajusta el diagrama de flujo del proceso, es importante que se agregué una continuidad si presenta acciones de mejora, se debe hacer plan de mejoramiento, luego seguimiento al plan de mejoramiento, cierre de la acción de mejora o hallazgo.


Se entiende por proveedores críticos aquellos proveedores que le entregan a la empresa productos o servicios importantes y definitivos para la calidad de los productos o servicios de la empresa misma.  
'''Indicador:''' Porcentaje de auditorías realizadas en el año.


La contratación de proveedores requiere verificar la calidad de los suministros y de las materias primas y materiales de acondicionamiento que reúnen las especificaciones establecidas y aquellos servicios que afecten directamente o puedan comprometer la calidad del producto y/o las BPE. Los proveedores deben ser evaluados antes de ser aprobados e incluidos en el registro de proveedores aprobados. Para su evaluación se debe tener en cuenta el historial del proveedor y la naturaleza de los materiales y/o servicios a ser provistos. Si se requiere una auditoría, en esta se debe determinar la capacidad del proveedor para cumplir con los estándares de BPP. Proveedores
* '''Fórmula:''' (Número de auditorías realizadas en el año / Número de auditorías programadas en el año) × 100


<br> Se define actualmente que la empresa realizará auditorias o en su defecto calificación de auditores críticos basados en el formato&nbsp;: EVALUACIÓN DE PROVEEDORES CRITICOS en el mes de diciembre de cada año. Los proveedores considerados críticos son los siguientes:
* '''Meta:''' Alcanzar un 95% o más de auditorías realizadas frente a las programadas para el año.
 
    * Proveedores de manejo de residuos
* Proveedores de lavado de uniformes
* Proveedores de materias primas tipo droga blanca, excipientes e ingredientes activos
* Proveedores de materiales de envases y empaques
* Laboratorios de análisis microbiológicosy fisicoquímicos
 
<br>
 
= Actividades de Auditoría Interna y a Proveedores<br>  =
 
== Objetivo  ==
 
Describir las actividades de planificación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas y a proveedores mediante planes de acción como resultado de las no conformidades y observaciones generadas por la auditoría.
 
== ALCANCE  ==
 
*Todas las áreas, procesos y personal de la empresa.
*Proveedores de productos y servicios considerados en el cronograma anual de garantía de Calidad.
 
== RESPONSABILIDAD  ==
 
=== Auditor  ===
 
Preparar la auditoría, dirigir el trabajo del equipo de auditoría, dar instrucciones a los auditores, informar verbalmente al auditado sobre no conformidades y observaciones, informar al auditado y/o al solicitante los obstáculos encontrados en el desarrollo de la auditoria, elaborar y presentar el informe final de auditoría, permanecer dentro del alcance de la auditoria.
 
=== Auditado  ===
 
Informar a sus colaboradores sobre la auditoría, permitir el acceso a las instalaciones, documentos y registros según lo solicite el auditor, cooperar con el auditor para permitir el logro del objetivo de la auditoria y determinar las acciones correctivas basadas en el reporte de no conformidades y observaciones de auditoría.  
 
<br> <br>
 
<br>
 
<br>


REGISTROS DE AUDITORIA
'''Indicador:''' Porcentaje de evaluaciones a proveedores realizadas en el año.


Formato Para la Auditoria
* '''Fórmula:''' (Número de evaluaciones a proveedores realizadas en el año / Número de proveedores contratados) × 100


Análisis de Desviaciones de la Calidad Esperada y la Calidad Observada
* '''Meta:''' Realizar evaluaciones al 90% o más de los proveedores contratados durante el año.

Revisión actual - 18:24 7 feb 2025

Manual de Gestión de Calidad

Regresar a Contratación de Proveedores

Identificación

Nombre Código
Programa de Auditoría de Proveedores PAP
Fecha de Emisión Fecha de Actualización Versión

2013/11/19

2024/11/29

3

 Elaboró:

Blas Alarcon Arteaga
 Químico Farmacéutico de Calidad
Lucy Ramirez Londoño
 Coordinadora de Calidad Oncomedic 


Revisó y Autorizó Ultima Versión: Comite de calidad

Introducción

En el marco de nuestro compromiso con la calidad, la seguridad del paciente y el cumplimiento normativo, hemos diseñado un Programa de Auditoría a Proveedores Externos que busca garantizar que los insumos, medicamentos, dispositivos médicos y servicios suministrados, cumplan con los estándares de calidad y seguridad establecidos por la IPS y las regulaciones vigentes.

El rol de los proveedores externos en la cadena de suministro es fundamental para mantener la continuidad de los procesos asistenciales, la eficacia terapéutica y la integridad de los productos. Por ello, este programa está orientado a evaluar y supervisar de manera sistemática los aspectos técnicos, operativos y de cumplimiento de cada proveedor, fortaleciendo la relación de confianza y asegurando la calidad en cada etapa del suministro.

Este programa será implementado a través de auditorías periódicas, las cuales se realizarán de manera programada y bajo criterios previamente definidos. Los resultados obtenidos permitirán evaluar el desempeño de los proveedores y tomar decisiones informadas que fortalezcan nuestra red de suministro y aseguren la calidad en el servicio ofrecido a nuestros pacientes.

Objetivos

Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios, mediante la valoración de las especificaciones requeridas por la normatividad vigente y auditorias, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda.

Alcance

La evaluación y auditoria de los proveedores inicia desde el momento mismo en que se seleccionan los proveedores, la valoración de su desempeño cotidiano en el procedimiento de adquisición, el manejo de las posibles desviaciones y quejas que permita la toma de decisiones y la retroalimentación de los procesos de los proveedores y el mejoramiento mutuo.

Sustento Teórico

Marco Legal

La calidad de la atención en el marco del SGSSS y la normatividad vigente se ha definido como la provisión de servicios de salud a los usuarios de forma accesible, equitativa y con un nivel profesional óptimo, considerando el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el fin de lograr la satisfacción de los usuarios, la ley 100 de 1993 establece el desarrollo de un Sistema de Garantía de la Calidad que incluye la Auditoria Médica para las Instituciones prestadoras de servicios de salud.

El decretos 2174 de noviembre 28 de 1996 cobija a todas las personas naturales y jurídicas que integran el sistema general de seguridad social en salud, define las características de la calidad de la atención en salud, las cuales están dadas por el conjunto de atributos técnico-científicos, humanos, financieros y materiales que debe tener la seguridad social en salud, bajo la responsabilidad de las personas e instituciones que integran el sistema y la correcta utilización de los servicios por parte de los usuarios. Las características principales de la calidad de la atención en salud son: la accesibilidad, la oportunidad, la seguridad y la racionalidad técnica.

El decreto 1011 de 2006 define la auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención de salud como: “mecanismo sistemático y continuo de evaluación y mejoramiento de la calidad observada respecto de la calidad esperada de la atención de salud que reciben los usuarios.”, involucra aspectos como accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la atención todos estos aspectos están impactados por los proveedores de los servicios.

El decreto 780 de 2016 capitulo No. 10 en el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.

La Resolución 5095 de 2018, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, establece los estándares y procedimientos para la Acreditación en Salud en el marco del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad (SOGCS). Su objetivo principal es fortalecer la calidad de los servicios de salud en el país mediante la implementación de estándares superiores de calidad para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) y las Entidades Promotoras de Salud (EPS).

La resolución 0444 por la cual se adopta el Instrumento de Verificación de Cumplimiento de Buenas Prácticas de Elaboración de preparaciones magistrales y se dictan otras disposiciones.

El decreto número 351 de 2014, por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos generados en la atención en salud y otras actividades.

La Resolución 256 de 2016, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, establece el Reglamento Técnico de Habilitación para los Prestadores de Servicios de Salud en cuanto a los requisitos específicos para las condiciones de habilitación de los servicios de salud y las tecnologías en salud, con el fin de garantizar que estos servicios cumplan con los estándares mínimos de calidad para la protección y seguridad de los pacientes.

La Resolución 3100 de 2019, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, donde se establecen las condiciones y requisitos de habilitación para los prestadores de servicios de salud y las tecnologías en salud. Esta resolución busca garantizar que los servicios de salud ofrecidos en Colombia cumplan con los estándares mínimos de calidad, seguridad y oportunidad, en el marco del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud (SOGCS).

La Resolución 1884 de 2023, la cual regula el uso de herramientas tecnológicas y sistemas de información para el seguimiento y control de la gestión de calidad en las IPS, promoviendo la implementación de estándares que permitan el monitoreo eficiente y la mejora continua de los servicios de salud. Esta resolución también refuerza la transparencia y la rendición de cuentas en la calidad de la atención proporcionada por las instituciones de salud.

Marco Referencial

Los proveedores de Oncomedic limitada deben cumplir con los estándares de calidad en los productos y servicios que suministran, para tal fin se identifican los proveedores críticos, se elabora un cronograma evaluaciones de desempeño y auditorias a proveedores que luego son reportados y evaluados por el comité de compras

Proveedores Críticos: son los que suministran servicios o productos que afectan la calidad de los procesos, servicios o productos de la organización, dentro de Oncomedic Ltda identificamos los siguientes:

  • Proveedores de medicamentos y dispositivos médicos.
  • Empresa encargada de lavado de ropa hospitalaria.
  • Empresas de mantenimiento y calibración de equipos.
  • Empresas encargadas de la gestión y disposición final de desechos.
  • Empresa encargada de realizar el ajuste de dosis de medicamentos oncológicos, no oncológicos y reenvase de pre medicaciones.
  • Institución que presta servicio de ambulancia
  • Empresa que presta servicio de esterilización

Puntos de Inspección Y Auto-inspección: Aquellos aspectos y lugares que dada su relevancia deben ser verificados según las instrucciones escritas referentes a la autoinspección e inspección, a fin de establecer las normas y requisitos de la auditoria y que pueden aplicar o no de acuerdo al tipo de servicio o producto que suministra:

  1. Recurso humano.
  2. Instalaciones.
  3. Mantenimiento de edificios y equipos.
  4. Almacenamiento de medicamentos y productos.
  5. Control de calidad.
  6. Documentación.
  7. Saneamiento e higiene.
  8. Manejo de quejas.
  9. Resultados de las autoinspecciones anteriores y medidas correctivas adoptadas.
  10. Logística de adquisición y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos.
  11. Sistema de información del medicamento.

Descripción de la actividad

Planificación: La planificación de la auditoria  inicia con la identificación de los proveedores y de sus atributos crítico, planteamiento de objetivos y alcance de la evaluación, elaboración de un cronograma anual en que se evidencian las actividades a realizar, dentro de las que se deben incluir:

  • Auditorias a los proveedores

El comité de compras es el encargado programar las auditorias a proveedores.

Preparación de la Auditoria: Grupo auditor:

  • Alista los formatos oficiales de inspección y hojas de verificación.
  • Revisa los registros de la última auditoria, si los hay.
  • Coordina fecha y hora y comunica al auditado para su aprobación.

Ejecución de la auditoria:

  • El auditor líder presenta a los auditados el objetivo y el alcance de la visita, así como la metodología a seguir durante las actividades de la auditoria. Confirma la disponibilidad de los colaboradores y aclara detalles del plan de auditoria cuando se requiera
  • El grupo auditor establecer conversaciones con los auditados, verifica cumplimiento de los requisitos enunciado, revisa los registros y demás documentos pertinentes, hace seguimiento de las auditorias anteriores y verificar su efectividad, registra los hallazgos 
  • En una reunión de cierre el Auditor el líder presenta a los auditados los aspectos relevantes de la auditoria, así como las no conformidades y/o observaciones.
  • Se recomienda a los proveedores la realización del plan de acción y se acuerdan tiempos y métodos para el mismo.
  • El auditor líder elaborar el informe y  entrega copia al proveedor y al comite de compras
  • Seguimiento a los planes de acción y Estado de No conformes según pactado con el proveedor


Acciones extraordinarias: Ante alguna insatisfacción en la prestación del servicio o entrega de suministros se realiza un reporte en el Formato desviaciones que es informado al proveedor.


Análisis de resultados: De forma ordinaria el comité de compras anualmente decide de acuerdo a los reportes de auditoria y al desempeño económico de los proveedores continuar solicitando los servicios y productos a los proveedores habituales o cambiarlos, en caso de presentarse fallas graves durante el año se puede hacer cambio de proveedores


Las auditorías a los proveedores se realizan anualmente

Evaluación a proveedores:

Las evaluaciones a proveedores se realizan anualmente, este proceso es realizado por el director comercial, quién solicita información al servicio de farmacia, enfermería, consulta y calidad, con el fin de identificar cual ha sido la satisfacción en relación al servicio durante el año y las desviaciones que se presentaron, con esta información, se realiza la respectiva evaluación y se informa al proveedor el resultado.

Los formatos de las auditorias y evaluaciones aplicar se encuentran relacionados a continuación:

Formatos


Cuadro de procedimiento

Nombre del Procedimiento.

Auditoria de proveedores                   

Objetivo del Procedimiento

Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos, dispositivos y servicios en la cotidianidad, mediante la valoración de las especificaciones requeridas, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento a los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten.

Responsable

Comité de compras

Alcance

La evaluación de los proveedores inicia desde el momento mismo en que se seleccionan los proveedores, la valoración de su desempeño cotidiano en el procedimiento de adquisición, el manejo de las posibles desviaciones y quejas que permita la toma de decisiones y la retroalimentación de los procesos de los proveedores y el mejoramiento mutuo.

Requisitos Generales de Operación del Procedimiento

  • Cronograma Anual de Auditorias de proveedores
  • Formatos de auditorias de proveedores
  • Informes de Auditoria a proveedores
Pasos
  • Planificación de la auditoria y/o Evaluación de desempeño
  • Preparación de la auditoria y/o Evaluación de desempeño
  • Ejecución de la auditoria y/o Evaluación de desempeño
  • Presentación de resultados
  • Planes de mejoramiento
  • Seguimiento de las oportunidades de mejora

Diagrama de Flujo 



Nota: si se ajusta el diagrama de flujo del proceso, es importante que se agregué una continuidad si presenta acciones de mejora, se debe hacer plan de mejoramiento, luego seguimiento al plan de mejoramiento, cierre de la acción de mejora o hallazgo.

Indicador: Porcentaje de auditorías realizadas en el año.

  • Fórmula: (Número de auditorías realizadas en el año / Número de auditorías programadas en el año) × 100
  • Meta: Alcanzar un 95% o más de auditorías realizadas frente a las programadas para el año.

Indicador: Porcentaje de evaluaciones a proveedores realizadas en el año.

  • Fórmula: (Número de evaluaciones a proveedores realizadas en el año / Número de proveedores contratados) × 100
  • Meta: Realizar evaluaciones al 90% o más de los proveedores contratados durante el año.
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