Procedimiento de Elaboración de Programas Institucionales

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Producción de Documentos		PGD1B
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2010/08/23	2020-02-10	4

Elaboró Ultima Versión:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad  

Introducción

Un programa es una secuencia ordenada de acciones necesarias para operar, gestionar, administrar, promover, ejecutar política organizacional mediante el despliegue de estrategias alineadas con los objetivos organizacionales y los cambios del entorno, integrando a todo el personal hacia los objetivos propuestos mediante la asignación de tareas articuladas, uso controlado recursos, medición de resultados.

El despliegue de políticas tiene su origen en la metodología japonesa "Hoshin Kanri",  filosofía gerencial que permite mediante un proceso participativo establecer, desplegar y posteriormente auto controlar los objetivos de la organización garantizando los medios y los recursos necesarios para asegurar su alcance en todos los niveles de la organización.

Objetivos

Establecer los lineamientos fundamentales que se deben seguir en la redacción de un programa

Marco Conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

Sustento Teórico

El diseño de un programa institucional requiere una serie de actividades que permitan articular el que hacer organizacional, para lo cual en Oncomedic LTDA se sigue el siguiente proceso:

 

• La alta dirección fija póliticas lo que se traduce en el que el concepto clave a desarrollar, así mismo asigna el personal para que busque las estrategias de despliegue y cree los programas que se requieren para tal fin
• La dirección intermedia o los delegados de la dirección desarrolla junto con el personal el cómo mediante un diagnóstico organizacional del tema  tomando en cuenta las partes interesadas, es decir todas las personas que se pueden afectar por la politica identificando necesidades y oportunidades de mejora, jerarquizandolas y priorizadolas y estableciendo mediante un programa de despliegue las estrategias y planes de acción 
• A nivel operativo se analizan acciones que se pueden realizar mediante diversas alternativas por ejemplo lluvia  de ideas.
• El análisis de todas estas variables permite la elaboración de los planes de acción mas específicos
• Acuerdo con la alta dirección en cuanto a las metas y los recursos necesarios 
• Cada unidad operativa se constituye en un equipo de ejecución que se articula con la dirección en la implementación de las medidas que llevarán a alcanzar las metas.
• Evaluación de los resultados obtenidos
• Ajuste del programa de acuerdo con los resultados

Partes

Los programas institucionales se integrarán con los siguientes apartados:

 

Identificación

Cuadro de identificación

El cuadro de identificación permite obtener la primera información del manual  incluye:

1. Logo institucional la casilla izquierda del cuadro.
   
2. Unidad operativa (Administrativa o asistencial), Margen superior zona central
   
3. Nombre del Programa enunciado con la primera letra de cada palabra en mayúscula, en la zona central inferior a la información de la unidad
   
4. Fecha de emisión, tomando en cuenta enunciarla  año, mes, dia en la zona central inferior
   
5. Fecha de actualización, tomando en cuenta enunciarla año, mes, dia en la zona central inferior
   
6. Código se realiza utilizando un sistema alfa-numérico aprobado por la organización
   
7. Versión indica la cantidad de modificaciones que a tenido el manual luego de su autorización inicial
   

	Unidad		Código
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version
	(AMD)	(AMD)

Elaboró:

Se anotará el nombre  de la persona o de  unidad responsable que haya elaborado el documento para la versión vigente.

Revisó y autorizo:

Se anotará  el nombre del comité evaluador del documento y la fecha de la ultima  revisión.

Introducción

El propósito de la introducción es explicar al lector del programa los motivos que se persiguen con él, describe un el diagnostico organizacional y del medio al que responde el programa, indica su contenido y la forma en que deberá utilizarse y actualizarse, así mismo, señala la metodología implementada para su elaboración.

Considere los siguientes lineamientos para elaborar la introducción:

• La redacción debe ser concisa y clara.

• Se recomienda elaborarse en un máximo de dos párrafos.

• Deberá incluir información acerca del ámbito de su aplicación y de quienes son los destinatarios o usuarios del manual.

Política

Orienta ideológicamente la toma de decisiones para la consecución de los objetivos organizacionales, debe ser descrito en términos claros precisos y concisos

Objetivo del Programa.

Es la expresión cualitativa de los propósitos que pretende alcanzar, la unidad administrativa o clínica con la aplicación del programa, el objetivo debe responder a las preguntas: ¿qué?, ¿mediante que? y ¿para que?

El objetivo deberá iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.

Debe incluir el objetivo general y los objetivos específicos

Alcance.

Detalla claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de cumplir el objetivo del programa con las características y especificaciones solicitadas, los criterios de aceptación.

Marco Conceptual: 

Describe los lineamientos del programa e incluye

Marco o Sustento Legal:

En el que se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos jurídico - administrativos en vigencia, que se utilizan en la ejecución de los procesos, sub-procesos y procedimientos operativos, considerar exclusivamente los más importantes y que influyen directamente.

El orden de aparición de los ordenamientos será el siguiente:

• Constitución Política de Colombia

• Leyes

• Reglamentos

• Decretos

• Acuerdos

• Documentos normativos (Normas, lineamientos, programas y proyectos institucionales, manuales, guías, y catálogos, entre otros).

• Otras disposiciones aplicables (se anotarán los documentos que por su naturaleza, no pueden ser incluidos en la clasificación anterior).

Los ordenamientos deberán presentarse cronológicamente y se citará el numero de título, capítulo, artículo, fracción y letra del inciso con las descripciones correspondientes, la fecha de expedición o bien de publicación en el Diario Oficial.

Marco Referencial

Describe acpectos generales como el diagnostico y las presiciones sobre la situción actual de la organización frente al programa que se va a desarrollar, adicionelmente puede darse unos lineamientos generales que se tomaran en cuenta en el diseño, del programa

Metodologia de Diseño e Implementación del Programa

Compromiso de la Dirección:

Enuncia el grado de compromiso de las directivas de la organización frente al programa, lo que permite evidenciar la viabilidad de su ejecución

Diagnóstico y Autoevaluación Organizacional

Todo programa debe partir del conocimiento de la situación de la organización prente al tema que pretende resolver el programa, en este apartado se debe enunciar la metodología que se llevara a cabo para contextualizar el programa y los resultados obtenidos como diagnostico.

Organización del Programa

Reune información mas relevante del plan de acción que se requiere implementar y documentar para el despliegue del programa, debe responder al ciclo PHVA

Coordinación del programa  y Funciones del coordinador

Enuncia el cargo del funcionario encargado de coordinar el programa y describe en forma precisa y clara las funciones que debe cumplir el funcionario encargado de la ejecución del  mismo

Estrategias, Acciones y Responsable

Se debe describir

• Estrategia. 
• Acciones puntuales para el despliegue de cada estrategia, con su respectivo alcance y responsable, debe responder a las 5WH (Que, quien, como, cuando, donde, porque)
• Establecer los punto críticos de control y éxito

Resultado esperado, Indicadores y metas

Se deben crear los respectivos instrumentos para valorarlos apropiadamente

Recursos del programa

• Recursos Humanos
• Equipos y Elementos
• Recursos Físicos
• Recursos Financieros
  

Componentes Adicionales

Describe los subprogramas o procesos que se requieren en la implementación del programa