Manual de Novedades

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Gestión de Novedades de Nómina		MGR4
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2012-02-29	2019-08-10	3

Elaboró: María Del Pilar Villanueva

Revisó y Autorizo Ultima Versión:Comité de Calidad

Introducción

Gestión de los Recursos tiene contemplado el siguiente protocolo para reportar una novedad de nómina y una novedad por prestación de servicio, para tal fin es preciso aclarar los siguientes terminos

Accidente de Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
Autorización: Concesión de autoridad, facultad o derecho para hacer algo, Documento en el que se autoriza una cosa o una acción
Enfermedad:Se denomina enfermedad al proceso y a la fase que atraviesan los seres vivos cuando padecen una afección que atenta contra su bienestar al modificar su condición ontológica de salud.
Trabajador: Un trabajador o trabajadora es una persona que con la edad legal suficiente, y de forma voluntaria presta sus servicios retribuidos
Incapacidad: La Incapacidad jurídica es la carencia de la aptitud para la realización del ejercicio de derechos o para adquirirlos por sí mismo
Novedad de Nómina: Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina
Nómina: Listado general de los trabajadores de una institución, en el cual se asientan las percepciones brutas, deducciones y alcance neto de las mismas; la nómina es utilizada para efectuar los pagos periódicos (semanales, quincenales o mensuales) a los trabajadores por concepto de sueldos y salarios

Objetivo

Informar a los funcionarios de ONCOMEDIC LTDA, las pautas que se deben tener en cuenta para reportar una novedad en la nómina

Alcance

Aplica a todas las áreas de ONCOMEDIC LTDA incluyendo personal con contrato laboral y por prestación de servicios

Descripción de los Procedimientos

Identificación del Tipos  de Novedad

ONCOMEDIC LTDA, tiene contemplada las siguientes novedades:

• Ingreso.
• Retiro.
• Incapacidad de origen común.
• Incapacidad por Accidente de Trabajo.
• Permisos Remunerados.
• Permisos no Remunerados.
• Licencias de maternidad.
• Licencia remunerada.
• Licencia NO remunera.
• Novedades de prestador de Servicios.
• Tiempo Extra.
• Suplencias.

Ingreso y Retiro

Las novedades de ingreso y retiro son reportadas a la Dirección de Gestión de los Recursos y validadas por la Dirección Administrativa y Financiera o en su defecto por la Gerencia de acuerdo a los procesos de gestión del talento Humano. Estas novedades son llevadas al cuadro de Novedades para que sean tenidas en cuenta en la realización de la liquidación de la nómina por parte del departamento de Contabilidad.

Formato de Reporte de Novedades

Incapacidad de Origen Común

La novedad de Incapacidad de origen común, se debe hacer llegar transcrita por las EPS del funcionario a la cual se encuentra afiliado. Estas novedades deben ser entregadas a la Dirección de Gestión de los Recursos y sean incluidas en el cuadro de novedades para ser tenidas en cuenta en la liquidación de la nómina.

Formato de Reporte de Novedades

Incapacidad por Accidente de Trabajo

La novedad por Incapacidad por Accidente de Trabajo, deben llegar transcritas por la EPS o por la ARL y deben ser entregadas al área de Gestión de los Recursos para luego ser llevadas a cuadro de novedades. Esta incapacidades se cancelan al 100%.

La gestión de esta incapacidad se realiza de acuerdo a el Protocolo de Manejo de Accidentes Laborales

Formato de Reporte de Novedades

Permisos Laborales Remunerados, No Remunerados, Licencia Remunerada, Licencia NO remunerada

Las novedades por Permisos remunerados, ya que son un acuerdo en tiempo con el jefe de área,no se descontará de sus días laborales, de este permiso debe quedar un soporte de la autorización por el jefe inmediato por medio de un correo electrónico o documento físico, donde indique su autorización y el tiempo autorizado.
Las novedades NO Remuneradas, son aquellas en las cuales se obtiene un permiso personal y en el que se descontará de su día laboral. Estos permisos no Remunerados son enviados por el Jefe de área indicando: día, hora, motivo y nombre del funcionario que solicitó el permiso no Remunerado. Estas novedades son llevadas al área de Gestión de los Recursos, para luego ser incluidas en el cuadro de Novedades para ser tenidas en cuenta en la liquidación de la nómina.
Licencias de Maternidad, son aquellas generadas luego del parto, deben ser entregadas físicamente, con la copia del registro de nacido vivo a la Dirección de Gestión de los Recursos para ser incluidas en el cuadro de novedades y luego tenidos en cuenta en la realización de la nómina y pagos de seguridad social, las EPS son las encargadas de realizar el pago de las licencia de maternidad y paternidad, el encargado de realizar el trámite de las reclamaciones ante la EPS es el empleador.

Tiempo Extra

Deben ser solicitadas por anticipación y por escrito a la Dirección Administrativa y financiera quien dará su aval para utilizar el tiempo de descanso del funcionario en tiempo laborado y pagado de manera extra.
La solicitud debe incluir:

• Fecha de solicitud
• Razón por la cual el funcionario debe permanecer en la institución un tiempo adicional y su duración

La dirección Administrativa y Financiera deberá contestar la solicitud de manera escrita aceptando o denegando o incluyendo observaciones si así lo requiere.

Formato de Reporte de Novedades

Novedades por Prestación de Servicios

Los jefes de área quienes tengan a su cargo la verificación de un contrato de prestación de servicio, y que deban cancelar una actividad adicional la cual no está incluida en el contrato, deberán solicitarlo a la Gerencia, en los casos en que el personal trabaje por actividad específica de días, solo se recibirá las novedades enviadas por el jefe de área hasta el día 25 de cada mes. Las novedades que se presenten del día 26 y siguientes, se tomarán para la liquidación del siguiente periodo. La única persona autorizada para incluir novedades después de la fecha anteriormente mencionada es la Gerencia.

Suplencias

En caso de ser necesario por alguna eventualidad un cambio de roles en algun proceso o procedimiento debe asegurarse la idoneidad del personal que asume la responsabilidad asi como la conservación de los perfiles, autoridades y autonomia del procedimiento descrito a  fin de conservar el proceso

Tiempo de Diligenciamiento de las Novedades

Las novedades (cualquiera que se genere), debe hacerse llegar a la dirección de gestión de recursos hasta el día 25 de cada mes; las novedades que se presenten a partir  del día 26 se tomarán para la liquidación del siguiente periodo. La única persona autorizada para incluir novedades después de la fecha anteriormente mencionada es la Gerencia.

Forma de Reporte

Los jefes de área deben enviar un correo electrónico al área de Gestión de los Recursos indicando la novedad y autorizando la inclusión de las novedades a ser liquidadas por el departamento de contabilidad.

Formato de Reporte de Novedades

Cuadro de procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Manual de Novedades
Objetivo del Procedimiento	Informar al personal, la metodología que se utiliza para realizar las novedades de pago.
Responsable	Gestión de los Recursos
Alcance	Aplica a todas las áreas de Oncomedic Ltda
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	El personal que presente la novedad debe ser aprobado por un coordinador de área.
Pasos	Identificación del tipo de novedad Informe al Coordinador de Gestión de los Recursos Verificación la novedad con el respectivo jefe de área Gestión de la noveda y reporte a nomina.