Procedimiento de Vigilancia epidemiologica en cancer

Procedimiento de Vigilancia epidemiológica

Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Procedimiento de Vigilancia Epidemiologica en cancer de mama y cuello uterino		MPVE
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2018/10/12	2023-08-31	2

Elaboró Ultima Versión:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Vigilancia Epidemilógica.

Introducción.

En el protocolo de vigilancia en salud publica para cáncer de mama y cuello uterino código 155 "El cáncer es una patología que afecta a un importante número de personas, el centro internacional de Investigaciones sobre el cáncer (IARC por sus siglas en inglés) reportó en 2012 un total de 14,1 millones de casos nuevos de cáncer en el mundo, excluyendo tumores de la piel no relacionados con melanoma".

"En el mismo año IARC reportó 8,2 millones de muertes atribuibles a la enfermedad neoplásica (2). El cáncer de Seno es el cáncer más diagnosticado en países desarrollados y no desarrollados (3–5) y actualmente es el cáncer más común en Colombia (6,7), en países de medianos ingresos como el nuestro se espera que la carga de esta enfermedad continúe en aumento hasta 2030".

"Por otra parte, el cáncer de cérvix ocupa un lugar igualmente relevante en las patologías neoplásicas en Colombia, ubicándose en el segundo lugar entre mujeres y en el tercero en toda la población (6,7). El cáncer de cérvix es un cáncer priorizado a nivel mundial dado que continuará su incremento durante las próximas décadas."

"En respuesta a la necesidad de información creada a partir de la Ley 1384 del 2010, para alimentar el Registro Nacional de Cáncer, desde el Sivigila se identifican los casos con diagnóstico confirmado por biopsia con estudio histopatológico de cáncer de mama y cáncer cuello uterino, captados por primera vez en las unidades primarias generadoras de datos. De esta manera se genera información sobre la distribución sociodemográfica, perspectivas sobre la oportunidad de diagnóstico e inicio de tratamiento, adicionalmente estos datos representan una oportunidad para los programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad del Ministerio de Salud y Protección Social, las Entidades territoriales, y las EAPB, aportando información válida y confiable para orientar el direccionamiento de las estrategias y las políticas en salud."

Objetivo.

El objetivo a nivel país de la vigilancia en cáncer es

-Estimar la tasa y la frecuencia de los casos de cáncer de mama y de cuello uterino. -Establecer la oportunidad del diagnóstico al inicio de tratamiento de los casos confirmados de cáncer de mama y cuello uterino.

El objetivo organizacional es realizar las actividades requeridas por el sistema de vigilancia en salud publica para la organización.

Marco Conceptual.

Definiciones operativas de caso

• Caso confirmado por biopsia de mama: Mujer o hombre con diagnóstico de cáncer de mama con diagnóstico por estudio histopatológico (carcinoma ductal, lobulillar u otros, insitu o invasivo) confirmado por primera vez (nuevo) con biopsia.

• Caso Confirmado por biopsia de cuello uterino: Mujer con diagnóstico de cáncer de cuello uterino (lesiones intraepiteliales de alto grado, NIC 2 y 3), cáncer de células escamosas, adenocarcinomas o mixtos) confirmado por primera vez (nuevo) con biopsia.

Adaptado de: European Society for Medical Oncology, Primary Breast Cancer ESMO Clinical Practice Guidelines, 2015(35). Este evento NO vigila la mortalidad ni la prevalencia.

Fuentes de datos

• Fuentes Primarias: fichas de notificación de datos básicos y complementarios.
• Fuentes Secundarias: búsquedas activas institucionales (BAI), desde los registros individuales de prestación de servicios (RIPS) con los códigos CIE 10 para mama: C500 – C509 y D050 – D059; para cuello uterino: C530 – C539 y D060 – D069.

Se realiza esta búsqueda por cada periodo epidemiológico para identificar subregistro.

Periodicidad del reporte

Esta vigilancia tiene una estrategia primaria basada en la notificación obligatoria y semanal de todos los casos confirmados por biopsia (Ficha de notificación 155), la ficha es diligenciada en su totalidad por el especialista durante la consulta y entregada al área de calidad para el reporte respectivo en el SIVIGILA. Adicionalmente, se realizará la búsqueda activa institucional por parte de las UPGD, por periodo epidemiológico a partir de los RIPS, para garantizar la notificación del 100% de los casos al Sivigila.

Responsabilidades por niveles

Oncomedic ltda es dentro del Sistema de Vigilancia en Salud Pública, Sivigila, una unidades Primarias Generadoras de Datos (UPGD), tiene la responsables de la captar la inicial de datos y transferirla a las Unidades Notificadoras, las cuales serán responsables de la configuración de casos de los eventos bajo vigilancia en el nivel municipal, departamental o distrital según corresponda; y de estos al nivel nacional para su consolidación en el Sistema de Información para la Vigilancia en Salud Pública” según el decreto 3518 de 2006 actualizado por el decreto 780 de 2016 (36,37). La información procesada por el Sivigila se enviara a nivel nacional a través de SISPRO, para así alimentar el Registro Nacional de Cáncer acorde como lo dicta la Ley 1384 de 2010, “Sandra Ceballos”.

Ficha de notificación individual 155

Actividades

Reporte al Sivigila:

El reporte al Sivigila se debe hacer inmediatamente se recepcione la ficha diligenciada por el especialista, si durante la semana no se presenta ningún caso, el reporte se debe hacer en cero. Esta actividad se realiza los viernes después de las 3:00pm en caso que el lunes de la semana siguiente sea festivo, de lo contrario se realiza el lunes antes de las 10:00am.

El procedimiento para el reporte es el siguiente:

Ingresamos al aplicativo Sivigila y damos clic en la opción Notificación Individual, se evidencia una ficha, damos clic en “nuevo” y nos activa los campos para diligenciar:

-En el caso que sea una notificación de un paciente se debe colocar el código 155 y dar continuidad al diligenciamiento de todos los campos de la ficha, de acuerdo a la información registrada en la ficha física o en la historia clínica realizada por el especialista. En caso que la notificación sea negativa en el campo código del evento colocamos 000 (tres ceros).
-En el campo fecha de notificación se debe colocar la fecha del sábado anterior (en caso que se realice el día lunes), si la notificación se realiza el día viernes se deja la fecha de ese día.
-Cuando la notificación es en cero, luego de la fecha nos trasladamos al campo “ nombre de quien diligencia la ficha” y luego al campo “teléfono de quien diligencia la ficha”Aparece un cuadro de información, el cual, luego de revisar que la información sea correcta, damos clic en “Si”

Aparece un cuadro de información, el cual, luego de revisar que la información sea correcta, damos clic en “Si”
Cuando la ficha es de un paciente individual se debe diligenciar el espacio de “Datos complementarios”

La información a registrar en estos campos la tomamos de la ficha diligenciada por el especialista o de la historia clínica, si es necesario se debe pedir el resultado de la patología del paciente para corroborar o completar la información.

Luego de diligenciada la totalidad de la ficha damos clic en guardar.

Clic en salir

En ambos casos (cuando la notificación es de paciente o en cero) damos clic en Datos-recepción y transferencia de archivos planos -Transferencia / Notificar.

Se despliega una ventana de resumen de datos

Clic en aceptar.

Se evidencia la ventana de transferencia donde colocamos el número de la semana a reportar.

Antes de dar clic en “Generar” se debe revisar que las fechas del reporte sean las de la semana a reportar.
Clic en Generar
Se genera la ventana de archivos planos

Clic en aceptar

Clic en salir.
Los archivos planos se encuentran en la carpeta en Documentos – Sivigila 2018- Archivos planos, esta carpeta se envía a la secretaria de salud Municipal inmediatamente se realice el reporte en el Sivigila, de igual manera se debe cargar en la pagina Web del Sivigila [1]

Búsqueda activa Institucional (BAI)
Para realizar la Búsqueda activa Institucional se realiza a partir de los RIPS, en este sentido, se realizar el cargue de los RIPS al Sivigila, el proceso se realiza de la siguiente manera:

Ingresamos al Sivigila con el usuario y contraseña asignada
Seleccionamos la opción SIANEPS RIPS – Importar RIPS
Clic en “Ruta de carpeta”

Seleccionamos la ubicación de la carpeta donde se encuentran ubicados los RIPS consolidados (los que se envían a la secretaria de salud Municipal). La extensión de estos archivos son en TXT.
Clic en Iniciar-Clic en terminar (tomar pantallazo y guardar evidencia).

Enviamos Rips al siguiente nivel dando clic en “procesos RIPS” - Notificar/ enviar Rips al siguiente nivel.

En el cuadro de notificación de RIPS colocamos la fecha del primer día del mes a reportar (del mes inmediatamente anterior) y la fecha de terminación del mes.

Clic en generar- terminar
Inmediatamente damos clic en “búsqueda activa institucional”

Seleccionamos “no transmisibles”

Colocamos el código del municipio – la fecha desde el 01 del mes a buscar hasta el último día del mes a buscar.

Clic en procesar

Aparece el total de Rips procesados y el total de registros de interés (tomar pantallazo y guardar evidencia)

Seleccionamos la opción de “Generar XLS y luego clic en terminar.

Seleccionamos la opción de “SALIR”

El resultado del cargue de archivos planos los encontramos en la carpeta que cargamos de los RIPS inicialmente, esa información sirve de evidencia del cargue, pero no se envía a la secretaria de salud.

Los archivos planos los encontramos en la carpeta SIANIESPRips – Archivos Planos en el equipo de computo donde esta instalado el Sivigila.

El consolidado del BAI se encuentra en la carpeta SIANIESPRips – Archivos XLS, esa información se debe trasladar al formato BAI solicitado por la secretaria de salud Municipal.

Este formato se debe diligenciar con la información requerida, pero no se envía a la secretaria de salud Municipal, es una información interna, la cual se entrega solamente si es requerida por el ente de control.

Se revisa cada una de las historias clínicas de interés, con el fin de identificar si el paciente es nuevo o antiguo en la institución, en caso de ser un paciente que en ese mes asistió a la primer cita en la institución, se debe revisar detenidamente la historia clínica, e identificar si viene remitido de otra IPS donde ya le estaban haciendo algún tratamiento relacionado con su diagnostico. Al identificar que es un paciente que luego de recibir el resultado de la patología fue remitido a consulta a Oncomedic Ltda, se debe realizar el reporte al Sivigila, diligenciando la ficha en el sistema de acuerdo a lo relacionado en este documento.

La información sobre el resultado del BAI se socializa mensualmente en el comité de vigilancia epidemiológica.

Fuente

Protocolo de vigilancia en salud pública cáncer de mama y cuello uterino Código: 155