Procedimiento de Devolución de Medicamentos y Dispositivos Medicos

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Identificación

	Nombre		Código
	Procedimiento de Devolución de Medicamentos y Dispositivos Medicos		MPF9
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2015-09-04	2023-07-31	4

Elaboró: Servicio Farmacéutico

Reviso y  Autorizó última versión: Comité de Farmacia.

Introducción

Durante la gestión de los medicamento, dispositivo médicos y dosis unitarias (producto de la Central de Mezclas Externa), se realizan inspecciones de control técnico-administrativas donde se puede identificar el incumplimiento de las especificaciones o se pueden presentar eventos asistenciales que impiden el uso de dichos productos,dentro de los cuales se pueden incluir la inasistencia de los pacientes a la aplicación de los medicamentos, cambio de tratamientos médicos, desistimiento al tratamiento o fallecimiento del paciente sin concluir su tratamiento, en apoyo de esta situación se define el procedimiento de devolución del producto al Proveedor, a la ERP, al servicio farmacéutico o su disposición final según el caso.
Es importante tomar en cuenta los siguientes términos:

• Almacenamiento: Es la conservación física de los productos para garantizar su adecuada protección y calidad 
• Cuarentena: propiedad con que se identifica aquel producto que aún no se ha definido su disposición, los productos rotulados como cuarentena no están disponibles para ser usados por el servicio
• Fecha de vencimiento: es la fecha hasta la cual el fabricante estima que el producto conserva sus características fisicoquímicas y sus condiciones de esterilidad de manera integral.
• Material deteriorado: productos (medicamentos, insumos y dispositivos médicos) que se han visto afectados en sus condiciones físicas por factores ambientales, manipulación, transporte o de almacenamiento.
• Producto Devuelto: productos que por diferentes razones son devueltos al Servicio Farmacéutico, incluyen los productos Rechazados por fallas de calidad.
  

Objetivo

Establecer los lineamientos procedimentales que se llevan a cabo cuando se identifican medicamentos, dispositivos médicos o preparaciones farmacéuticas que no cumplen con las características técnico administrativas necesarias para su utilización, o se requiera la devolución de los mismos al servicio farmacéutico por eventos asistenciales, de modo que se realice una gestión apropiada y segura para la disposición de acuerdo a las necesidades administrativas o características del medicamentos y/o Dispositivo.

Alcance

Inicia desde la identificación del incumplimiento de las especificaciones técnico-administrativas del medicamento, dispositivo médico o preparación farmacéutica  en el momento de la recepción, o verificaciones subsecuente, continuando la gestión apropiada de los mismos ubicación en el área de cuarentena según el caso y termina con la entrega de los mismos para su disposición final de acuerdo a los requerimientos particulares técnico-Administrativos.

Descripción de los Procedimientos

• Que: Gestión de medicamentos, insumos y dispositivos médicos recibidos con características técnico administrativas defectuosas.
• Porque: Se identifican productos que no cumplen con los requerimientos para su uso (vencimiento, deterioro, sin cadena de frío, no aprobados por el INVIMA, reportados)
  Formato de devolución , movimiento de inventario, reporte de averías
• Cuando: al momento de la recepción
• Donde: Servicio farmacéutico
• Quién: Regente de farmacia
• Como:

1. Identificar el producto con incumplimiento de las características requeridas
2. Reseñar los medicamentos y/o dispositivos médicos como productos en cuarentena y ubicarlos en el área de cuarentena del servicio farmacéutico

• Quien: Químico farmacéutico,
• Como:
  

1. Verificar las condiciones del producto
   
2. Solicitar de ser necesario información al laboratorio sobre el producto en estudio
3. Liberar el producto y permitir su recepción técnica
4. Realizar una concesión en caso de defecto menor
5. Rechazar el producto y seguir el trámite de disposición final si así se requiere 

• Quién: Regente de farmacia
• Como:

1- Elaborar listado de productos a devolver 2- Diligenciar  el formato de devoluciones en visof teniendo en cuenta la siguiente ruta:
-Ingreso a Visof con su usuario y contraseña
-Clic en Almacén- Movimiento de inventario

-Ir al campo “bodegas” y seleccione la bodega correspondiente, se refiere a la bodega de donde se va a realizar la devolución del medicamento o insumo.

-Clic en nuevo
-Inmediatamente se evidencia un formato nuevo, ir al campo “documento” y seleccionar “devoluciones a EAPBS NC (DEA)”, en el campo “CC/Nit: “ colocar el número de identificación del paciente del cual va hacer la devolución y en el campo observaciones, colocar la información relacionada con el motivo de la devolución y toda la información que considere pertinente la cual aclare el motivo.

-El bloque “Registro de los productos a incluir en el documento” seleccione la manera en la cual va a buscar el medicamento (nombre, principio, atc)
-Seleccionar el lote del medicamento o insumo a devolver
-Colocar la cantidad de medicamento a devolver
-Si es mas de un producto dar clic en agregar producto y diligenciar la información (sucesivamente a la cantidad de medicamentos a devolver)
-Luego de verificar que la información de los medicamentos a devolver sea la indicada dar clic en grabar.

Clic en grabar y descargar y se obtiene el formato para imprimir o enviar digital.

3-Realizar el reporte director comercial y químico farmacéutico.

4-Gestionar las devoluciones con el proveedor, farmacia que trae el producto o ERP que autoriza el medicamento, o en su defecto, gestionar para su disposición final según requerimientos administrativos y técnicos.

• En caso de ser devolución de medicamentos que no se suministraron a pacientes por diferentes motivos (paciente fallecido, paciente con cambio esquema quimioterapéutico, paciente con desestimiento informado, paciente ausente por circunstancias desconocidas), la gestión se debe hacer con la EAPBS, mediante correo electrónico, enviando el formato de devolución descargado y las observaciones respectivas,

Que: Gestión de medicamentos, insumos y dispositivo médicos de la ERP identificados como sobrantes

• Porque: paciente fallecido, paciente con cambio esquema terapéutico, paciente con desistimiento informado, paciente ausente por circunstancias desconocidas, que tiene los medicamentos dentro de Oncomedic.
• Cuando: Máximo tres días luego de verificar la imposibilidad de la aplicación.
• Donde: Área Administrativa servicio farmacéutico
• Quien: Regente de farmacia
• Como:

1. Identificar los productos en custodia sin aplicación viable al paciente
2. Elaborar listado de productos a devolver
3. Diligenciar el formato de devoluciones
4. Realiza el reporte al coordinador director comercial y químico farmacéutico.
5. Gestionar la de devoluciones a la EAPBS o disposición final con la empresa de recolectora de desechos en un plazo no mayor de un mes, según Manual de Disposición Final de Medicamentos y Dispositivos Médicos

• Que:Retorno de productos rechazados a la central de mezclas externa.
• Porque: Productos que han sido adecuados en la Central de Mezclas externa y que no fueron administrados debido a la suspensión de la infusión o inconformidad del producto.
• Cuando: Inmediatamente se presente la inconformidad o la suspensión de la aplicación
• Donde: Servicio de enfermería
• Quien: Auxiliar de enfermería durante la aplicación o regente de farmacia durante la recepción de las mezclas
• Como
  

1. Identificar los productos que no cumplen con los requerimientos o que no pueden ser aplicados por condiciones asistenciales
   
2. Informar por medio de correo electrónico al servicio de farmacia la novedad presentada con el producto.
3. Entregar el producto a la regente de farmacia la Central de mezclas en el empaque con el fin de evitar contacto directo con las superficies del recipiente y la subsecuente contaminación por derrame

• Quien: Regente de farmacia
• Como: 

1. Identificar como “PRODUCTO DEVUELTO” y la Fecha de Llegada y Nombre de quien Recibió.
2. Informar al químico farmacéutico sobre la devolución del producto.
3. Almacenarse temporalmente el producto en el área de cuarentena informar a la central de mezclas externa la novedad presentada para que procedan a la recolección de la mezcla. .

• Quien: central de mezclas externa (actividad recomendada al cliente externo)

1. Realiza verificación de las condiciones en que fue entregada la preparación
2. Liberar el producto y permitir su almacenamiento temporal en caso de que la estabilidad y las condiciones del medicamento así lo permitan
3. Realizar una concesión en caso de defecto menor o si es posible autoriza el reproceso para hacer el producto aplicable en condiciones de seguridad 
4. Rechazar el producto y seguir el tramite de disposición final si así se requiere
5. Enviar el producto a disposición final.
6. Si el producto se puede ajustar de manera segura, se realiza la entrega nuevamente al servicio de enfermería, firmando los formatos de entrega con las novedades respectivas.

Que: Gestión de devoluciones al fabricante de medicamentos próximos a vencer

• Porque: Se requiere evitar el vencimiento de los medicamentos dentro de la organización
• Donde: Área administrativa servicio farmacéutico
• Quien: Regente de farmacia
• Como:

1. Identificar los medicamentos próximos a vencer según Manual de Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos medicos
2. Activar el protocolo cuando se identifiquen medicamento con fecha de vencimiento cercana a los dos meses.
3. Elaboración del listado de productos a devolver
4. Diligenciar  el formato de devoluciones y realiza el reporte al director comercial y químico farmacéutico
5. Gestionar de devoluciones al fabricante, ERP o disposición final con la empresa de recolectora de desechos
   

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Devolución de Medicamentos y Dispositivos Medicos
Objetivo del Procedimiento	Establecer los lineamientos procedimentales que se llevan a cabo para que los medicamentos y dispositivos médicos, que no cumplen con las características técnico administrativas necesarias para su utilización, no ingresen al servicio farmacéutico o sean entregados para su disposición de acuerdo a las necesidades administrativas o características del medicamentos y/o Dispositivo.
Responsable	Químico farmacéutico
Alcance	Inicia desde la identificación de las especificaciones técnico-administrativas del producto en el momento de la recepción o en la revisión para verificación de fechas de vencimiento y/o condiciones que muestren deterioro, la ubicación en el área de cuarentena de aquellos productos que no cumplan los criterios para hacer el uso correspondiente y termina con la entrega de los mismos para su disposición final de acuerdo a los requerimientos particulares técnico-Administrativos
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Condiciones Para Iniciar el Procedimiento Medicamentos, insumos y dispositivos médicos recibidos con características técnico administrativas defectuosas o erróneas. Medicamentos, insumos y dispositivo médicos de la ERP identificados como sobrantes por motivos de no uso en el paciente (paciente fallecido, paciente con cambio esquema quimioterapéutico, paciente con desestimiento informado, paciente ausente por circunstancias desconocidas) Medicamentos, insumos y dispositivo médicos vencidos y/o deteriorados. Recursos Necesarios Recursos humanos: Químico farmacéutico, regente de farmacia y auxiliares de farmacia Recursos físicos: internet, computador, teléfono, fax, impresora, papelería, termohigrometros, columnas de almacenamiento, recipientes de residuos , software, contratos con la empresa recolectora de residuos, contactos de las ERP
Pasos	Identificar los productos que no cumplen con los requerimientos del servicio farmacéutico: El regente de farmacia verifica al momento de la recepción o al hacer una revisión de rutina, el incumplimiento de las características requeridas para el uso de los productos (vencimiento, deterioro, en custodia sin asignación viable a pacientes) Acta de recepción de medicamentos, hoja de inventario, reporte de averías Alistamiento de productos para cuarentena: El regente de Farmacia reseña los medicamentos y dispositivos médicos como productos en cuarentena y ubicarlos en el área de cuarentena del servicio farmacéutico Elaboración del listado de productos a devolver: El regente de farmacia elaborar un listado de medicamentos y dispositivos médicos que requieren ser destinados para su devolución o disposición final, diligencia el formato de devoluciones y realiza el reporte al Director comercial y regente de farmacia Gestión de devoluciones al fabricante, ERP o disposición final con la empresa de recolectora de desechos: El coordinador del servicio farmaceutico realiza el contacto con el proveedor (ERP o Fabricante) y la solicitud de devolución de los productos vencidos y /o deteriorados para su disposición final Respuesta: Cambio de productos, entrega responsable de los productos a la ERP, esperar la confirmación del momento de la recolección de los productos para la disposición final

Diagrama