Diferencia entre revisiones de «Adquisicion de Medicamentos y Dispositivos Medicos»

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Línea 1: Línea 1:
= <font face="Arial, sans-serif">Definicion:</font><br>  =
[[Procesos_del_Servicio_Farmacéutico|Regresar a Servicio Farmacéutico]] <br>  
 
<font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">Es
el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico</span></font><font color="#000000"><font face="Arial, sans-serif">de la IPS ONCOMEDIC LTDA</font></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">,
en donde se  permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos
que han sido incluidos en el plan de compras de la institución, con
el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las
necesidades de sus usuarios.</span></font><br>
 
'''<font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">Comité</span></font>''' <font face="Arial, sans-serif">de compras</font>'''<font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">:</span></font>''' <font face="Arial, sans-serif">Aplica</font> <font face="Arial, sans-serif">la política de compras, verifica las cotizaciones que respaldan la</font> <font face="Arial, sans-serif">evaluación de las ofertas y analiza las ofertas con los criterios definidos, para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa de proveedores.</font><br>
 
'''<font face="Arial, sans-serif">Químico Farmacéutico<u>:</u></font>'''<font face="Arial, sans-serif"></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">En
su cargo de director técnico del servicio farmacéutico</span></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO"> <font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">emite</span></font> <font face="Arial, sans-serif">el concepto técnico al comité para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos</font><br></span></font>
 
'''<font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">Comité</span></font></font>''' <font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif">de compras</font></font>'''<font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">:</span></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">Crea</span></font></font>''' <font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"></font><font face="Arial, sans-serif">mecanismos que permitan adquirir los dispositivos médicos y los</font> <font face="Arial, sans-serif">medicamentos que deban utilizarse en las urgencias evidentes, tanto incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS), como aquellos que no estén incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS). </font><br></font>
 
<font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"></font></font>
 
= <font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif">Procedimiento</font></font>  =
 
<font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">El
procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA </span></font><font color="#000000"><font face="Arial, sans-serif"></font></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">
para la</span></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO"> <font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">adquisición</span></font> <font face="Arial, sans-serif">de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:</font></span></font></font>
 
== <font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif">Estimación y solicitud de necesidades para el servicio farmaceutico</font><br></font></font></font>  ==
 
<font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">El</span></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO"> <font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">servicio</span></font> <font face="Arial, sans-serif">farmacéutico</font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">'''&nbsp;'''</span></font><font color="#000000"><font face="Arial, sans-serif">de la</font></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO"> </span></font><font color="#000000"><font face="Arial, sans-serif">IPS ONCOMEDIC LTDA</font></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO"> </span></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que
requiere para cierto período, teniendo en cuenta: el perfil
epidemiológico de la institución, la población usuaria y/o consumo
histórico, comparado con la definición de necesidades determinadas
por los servicios y la oferta de servicios y el presupuesto
disponible</span></font></span></font></font></font></font> <br>
 
'''<font face="Arial, sans-serif">Area: Farmacia</font><br> <font face="Arial, sans-serif">Químico Farmacéutico:</font>'''
 
<font face="Arial, sans-serif">Elabora la programación anual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos medicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales.</font>  


<br>  
<br>  


<font face="Arial, sans-serif">Genera semanalmente en el software, las solicitudes de pedidos de medicamentos y dispositivos medicos, para un periodo de 1 mes, mediante el análisis de existencias. </font>
= Identificación  =
 
<div>
<font face="Arial, sans-serif">Envía al departamento del area financiera , las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos medicos&nbsp; empleando el aplicativos de mensajes en intranet con asunto de&nbsp; Solicitud de Productos&nbsp; </font>
 
<br>  
<br>  


'''Coordinacion Administrativa'''
{| width="665" cellspacing="0" cellpadding="4"
|- valign="TOP"
| width="129" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" rowspan="4" |
<br> [[Image:Oncomedic.png]]<br>


<font face="Arial, sans-serif">Recibe del Químico Farmacéutico las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositvos medicos&nbsp; y envía a gerencia la necesidad requerida para la Institución,&nbsp; para su autorización.</font>
| width="327" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" colspan="2" |
'''Nombre'''


<font face="Arial, sans-serif">Genera la orden de compra de Medicamentos y dispositivos medicos&nbsp; </font>
| width="64" style="border-top: 1px solid #000000; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0.1cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
'''Código'''


<font face="Arial, sans-serif">Cotiza con los proveedores (laboratorios y distribuidores), los productos requeridos.</font><font face="Arial, sans-serif"></font><font face="Arial, sans-serif"><br></font><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"></font></font></font></font></font></font>
| width="111" style="border: 1px solid #000000; padding: 0.1cm" rowspan="4" |
[[Image:Saludarte.png]]


<font face="Arial, sans-serif"></font>  
|- valign="TOP"
| width="327" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" colspan="2" |
'''Manual de Adquisición Medicamentos y Dispositivos Médicos<br>'''


== <font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif">Recepción de medicamentos y dispositivos medicos</font></font></font></font></font></font>  ==
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
'''MPF6'''


=== <font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO" /></font></font></font></font></font></font>Recepcion de Medicamentos y dispositivos medicos adquiridos&nbsp; por la IPS ONCOMEDIC LTDA ===
|- valign="TOP"
| width="156" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
'''Fecha de Emisión'''


<font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">El</span></font><font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">
| width="163" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
servicio</span></font> <font face="Arial, sans-serif">farmacéutico</font> <font color="#000000"><font face="Arial, sans-serif">de la</font></font><font color="#000000"><font face="Arial, sans-serif">IPS ONCOMEDIC LTDA</font></font> <font face="Arial, sans-serif"><span lang="es-CO">realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la
'''Fecha de Actualización'''
verificación  de las especificaciones técnicas con las que fueron
fabricados los medicamentos y dispositivos médicos así como las
especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad </span></font></font></font></font></font></font><br>


<br>
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
'''Versión'''


'''<font face="Arial, sans-serif">Auxiliar de farmacia:</font>'''  
|- valign="TOP"
| width="156" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
'''2010/04/01'''  


<font face="Arial, sans-serif">Recibe de la transportadora los productos (medicamentos y/o material medico quirúrgico) empacados en cajas, sin verificar el contenido y compara con el número de cajas registradas en la guía transportadora</font>
| width="163" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
'''2022-08-31'''


<font face="Arial, sans-serif">Solicita al Químico Farmacéutico la Orden de Compra generada por la coordinacion financiera. </font><font face="Arial, sans-serif"></font>
| width="64" style="border-top: none; border-bottom: 1px solid #000000; border-left: 1px solid #000000; border-right: none; padding-top: 0cm; padding-bottom: 0.1cm; padding-left: 0.1cm; padding-right: 0cm" |
'''&nbsp; &nbsp; &nbsp; 6'''


<font face="Arial, sans-serif">Revisa el contenido de las cajas y registra en el formato Acta de Recepción Técnica digital&nbsp; la orden de compra, el número de factura, el nombre de la distribuidora; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante y estado físico de los productos; el número de la guía transportadora y el nombre de la empresa transportadora.</font>
|}
</div>
'''<u><br></u>'''&nbsp;  


<font face="Arial, sans-serif"></font>
'''Elaboro:'''&nbsp;Servicio farmacéutico.


<font face="Arial, sans-serif">Nota: Si se presentan novedades en la recepción técnica, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de Recepcion Tecnica digital </font><br> <font face="Arial, sans-serif">&nbsp; Separa los productos con novedad y digita&nbsp; el&nbsp; rotulo de cuarentena digital e identfica el producto</font> <br>
'''Reviso y&nbsp;Autorizo Ultima Versión:'''&nbsp; Comité de farmacia y terapéutica.


'''<font face="Arial, sans-serif"></font>'''
<br>  


'''<font face="Arial, sans-serif">Quimico Farmaceutico</font>'''
Nota: Según acta del comité de farmacia y terapéutica del mes de abril de 2013 se divide el manual de recepción y adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, generándose este nuevo documento


Revisa el procedimiento de adquisicion de medicamentos y dispositivos medicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
<br> <br>


<font face="Arial, sans-serif">Verifica los parametros de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena&nbsp; &nbsp;</font>
= Introducción:  =


<font face="Arial, sans-serif">Recibe del Auxiliar de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. </font><br>
En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico, y financiero de la IPS ONCOMEDIC LTDA, luego de realizar una correcta selección del proveedor, con el objetivo de adquirir los medicamentos y dispositivos médicos de calidad los cuales requiere la institución, esta actividad se realiza de acuerdo a la rotación de los insumos en salas de aplicación, consultorios, farmacias y área administrativa de Oncomedic o suministros solicitados por las entidades contratadas, de acuerdo a estas condiciones se realizan si es necesario pedidos diarios, semanales y mensuales mediante el proceso que se describe a continuación, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.  


<font face="Arial, sans-serif">Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios&nbsp; y genera el comprobante de ingreso&nbsp; permanente.</font><br>  
<br>


<font face="Arial, sans-serif">Envía a coordinacion adminisrativa&nbsp; los documentos:&nbsp; comprobante de ingreso, remision.</font><br>
= Objetivo  =


<font face="Arial, sans-serif">Destina&nbsp; a archivo del servicio farmaceutico, los documentos: copia de comprobante de ingreso, acta de recepción técnica digital,&nbsp; la guía transportadora y novedades para la grabacion de los mismos</font>
Garantizar que los productos adquiridos cumplan con las características, técnicas, legales y financieras requeridas para su adecuado uso y desarrollo organizacional


<br>


= Alcance  =


=== Recepcion de Medicamentos y dispositivos medicos adquiridos&nbsp; por la EPS Y ARS<br> ===
El procedimiento se inicia con la identificación de las necesidades de adquisición del producto, descripción de las características requeridas, cotización si es necesario, orden de compra entrega de producto al servicio farmacéutico, gestión de la factura de compra


= Procedimientos  =


El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la recepción de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:


<font face="Arial, sans-serif"></font>'''<font face="Arial, sans-serif">Auxiliar de farmacia</font>'''<font face="Arial, sans-serif">:</font>
=== Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico  ===


<font face="Arial, sans-serif">Recibe del paciente afiliado a la EPS O ARS CONTRATADA&nbsp; los productos (medicamentos y/o dispositivos medicos) empacados en cajas, verificando el contenido y compara con el número de cajas registradas en la autorizacion de EPS Y ARS y Orden medica </font><br>  
El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a:<br>  


<font face="Arial, sans-serif">Revisa el contenido de las cajas y registra en el formato Acta de Recepción Técnica digital,&nbsp; la </font><font face="Arial, sans-serif">autorizacion de EPS Y ARS y Orden medica</font><font face="Arial, sans-serif">, el número de historia clinica; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, estado de la calidad de los productos&nbsp; y el nombre de la EPS.</font>
*Población usuaria y/o consumo histórico


<br>
*Comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios


<font face="Arial, sans-serif">Nota: </font><font face="Arial, sans-serif">Si se presentan novedades en la recepción técnica, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de Recepcion Tecnica digital </font>
*Oferta de servicios y presupuesto
 
*Perfil epidemiológico de la institución
<font face="Arial, sans-serif">Separa los productos con novedad y digita&nbsp; el&nbsp; rotulo de cuarentena digital e identfica el producto</font>
 
<font face="Arial, sans-serif"></font>
 
<font face="Arial, sans-serif"></font>
 
'''Auxiliar de farmacia'''
 
Aplica los intrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspeccion de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos recepcionados&nbsp;


<br>  
<br>  


'''<font face="Arial, sans-serif">Quimico Farmaceutico</font>'''  
'''Regente de Farmacia'''  


Revisa el procedimiento de adquisicion de medicamentos y dispositivos medicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
*Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales. <br>
*Solicita mediante correo electrónico a enfermería el pedido de insumos de manera mensual. <br>
*Realiza la solicitud de cotización al proveedor mediante correo electrónico de acuerdo al medicamento o insumos que se requieran para suplir la necesidad del mes.  <br>
*Recibida la cotización, la envía al coordinador financiero para que autorice la compra.
<br>


<font face="Arial, sans-serif">Verifica los parametros de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena&nbsp; &nbsp;</font><font face="Arial, sans-serif"></font>
=== Coordinación Financiera ===


<font face="Arial, sans-serif">Recibe del Auxiliar de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. </font><br>  
*Recibe del regente de Farmacia las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza o rechaza la compra.<br>  


<font face="Arial, sans-serif">Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios&nbsp; y genera el comprobante de ingreso transitorio.</font><br>
=== Regente de Farmacia ===


<font face="Arial, sans-serif">Destina&nbsp; a archivo del servicio farmaceutico, los documentos: acta de recepción técnica digital,&nbsp; l</font><font face="Arial, sans-serif">a autorizacion de EPS Y ARS y Orden medica</font>
*Realiza la solicitud de compra mediante correo electrónico con el proveedor. <br>  
*Continua con [[Recepcion de Medicamentos y Dispositivos medicos|Procedimiento Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos]].  Con una única diferencia y es que al momento de realizar el ingreso a almacén, se debe seleccionar la siguiente ruta:
Ingreso a visof- Almacen- Movimiento inventario- nuevo-documento de compra de insumos y materiales


<br>
= <font face="Arial, sans-serif"></font>Cuadro de Procedimiento  =


{| border="1" cellspacing="1" cellpadding="1" style="width: 888px; height: 164px;"
|-
|
Nombre del Procedimiento.


|
Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos<br>


=== Recepcion de Medicamentos y dispositivos medicos adquiridos&nbsp; por las IPS <br>  ===
|-
|
Objetivo del Procedimiento


| Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas prácticas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirúrgicos.<br>
|-
|
Responsable


| Químico Farmacéutico- Regente de Farmacia
|-
|
Alcance


'''<font face="Arial, sans-serif">Auxiliar de farmacia</font>'''<font face="Arial, sans-serif">:</font>
| El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos <br>
|-
|
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento


<font face="Arial, sans-serif">Recibe de la IPS&nbsp;&nbsp; los productos (medicamentos y/o dispositivos medicos) empacados en cajas, verificando el contenido y compara con el número de cajas registradas en la autorizacion o remision de la IPS contratada&nbsp; </font><br>  
|
*Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Médico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico<br>  
*Orden de compra, factura y/o remisión
*Orden médica y datos del paciente&nbsp;  
*Página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.<br>  
*Sistema Operativo de gestión de Historias clínicas


<font face="Arial, sans-serif">Revisa el contenido de las cajas y registra en el formato Acta de Recepción Técnica digital,&nbsp; la </font><font face="Arial, sans-serif">autorizacion o remision de IPS contratada </font><font face="Arial, sans-serif">; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante y estado de la calidad de los productos; el nombre de la IPS.</font><br>  
|-
| Pasos
|
*Formula y/o Solicitud de medicamentos y/o insumos medico quirúrgico
*Trámite Administrativo de consecución de medicamentos
*Verificación de las BPM de los productos&nbsp;  
*Recepción Técnica<br>


<font face="Arial, sans-serif">Nota: </font><font face="Arial, sans-serif">Si se presentan novedades en la recepción técnica, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de Recepcion Tecnica digital o manuall </font>
|}


<font face="Arial, sans-serif">Separa los productos con novedad y digita&nbsp; el&nbsp; rotulo de cuarentena digital manual e identfica el producto</font>  
<br>  


<br>
<br>


= Diagrama de Flujo  =


 
[[Image:Recepcion Medicamentos.png]]
'''Auxiliar de farmacia'''
 
Aplica los intrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspeccion de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos recepcionados&nbsp;


<br>  
<br>  


'''<font face="Arial, sans-serif">Quimico Farmaceutico</font>'''
Revisa el procedimiento de adquisicion de medicamentos y dispositivos medicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
<font face="Arial, sans-serif">Verifica los parametros de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena&nbsp; &nbsp;</font>
<font face="Arial, sans-serif">Recibe del Auxiliar de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. </font><br>
<font face="Arial, sans-serif">Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios&nbsp; y genera el comprobante de ingreso transitorio.</font><br>
<font face="Arial, sans-serif">Destina&nbsp; a archivo del servicio farmaceutico, los documentos: acta de recepción técnica digital,&nbsp; l</font><font face="Arial, sans-serif">a autorizacion o remision de la IPS <br></font>
<br>
<br>
<br> <br> <font face="Arial, sans-serif"></font>

Revisión actual - 20:23 19 oct 2022

Regresar a Servicio Farmacéutico


Identificación

Nombre

Código

Manual de Adquisición Medicamentos y Dispositivos Médicos

MPF6

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

Versión

2010/04/01

2022-08-31

      6


 

Elaboro: Servicio farmacéutico.

Reviso y Autorizo Ultima Versión:  Comité de farmacia y terapéutica.


Nota: Según acta del comité de farmacia y terapéutica del mes de abril de 2013 se divide el manual de recepción y adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, generándose este nuevo documento



Introducción:

En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico, y financiero de la IPS ONCOMEDIC LTDA, luego de realizar una correcta selección del proveedor, con el objetivo de adquirir los medicamentos y dispositivos médicos de calidad los cuales requiere la institución, esta actividad se realiza de acuerdo a la rotación de los insumos en salas de aplicación, consultorios, farmacias y área administrativa de Oncomedic o suministros solicitados por las entidades contratadas, de acuerdo a estas condiciones se realizan si es necesario pedidos diarios, semanales y mensuales mediante el proceso que se describe a continuación, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.


Objetivo

Garantizar que los productos adquiridos cumplan con las características, técnicas, legales y financieras requeridas para su adecuado uso y desarrollo organizacional


Alcance

El procedimiento se inicia con la identificación de las necesidades de adquisición del producto, descripción de las características requeridas, cotización si es necesario, orden de compra entrega de producto al servicio farmacéutico, gestión de la factura de compra

Procedimientos

El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la recepción de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:

Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a:

  • Población usuaria y/o consumo histórico
  • Comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios
  • Oferta de servicios y presupuesto
  • Perfil epidemiológico de la institución


Regente de Farmacia

  • Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales.
  • Solicita mediante correo electrónico a enfermería el pedido de insumos de manera mensual.
  • Realiza la solicitud de cotización al proveedor mediante correo electrónico de acuerdo al medicamento o insumos que se requieran para suplir la necesidad del mes.
  • Recibida la cotización, la envía al coordinador financiero para que autorice la compra.


Coordinación Financiera

  • Recibe del regente de Farmacia las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza o rechaza la compra.

Regente de Farmacia

Ingreso a visof- Almacen- Movimiento inventario- nuevo-documento de compra de insumos y materiales

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.

Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Objetivo del Procedimiento

Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas prácticas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirúrgicos.

Responsable

Químico Farmacéutico- Regente de Farmacia

Alcance

El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos

Requisitos Generales de Operación del Procedimiento

  • Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Médico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico
  • Orden de compra, factura y/o remisión
  • Orden médica y datos del paciente 
  • Página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
  • Sistema Operativo de gestión de Historias clínicas
Pasos
  • Formula y/o Solicitud de medicamentos y/o insumos medico quirúrgico
  • Trámite Administrativo de consecución de medicamentos
  • Verificación de las BPM de los productos 
  • Recepción Técnica



Diagrama de Flujo



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